新形势下专业档案馆面临的发展机遇和履职挑战

■陈佰川 余林夕 徐文斌

一、新形势下的专业档案馆现状

（一）专业档案和专业档案馆

在探讨新形势下专业档案馆的发展情况之前，首先要明晰专业档案和专业档案馆的含义。专业档案包括专门档案和部门档案，是“各级各类专业机构和个人在各种专业活动中形成的不同内容和形式的档案”，其分类标准更侧重于所在的专业“领域”，无关档案本身存在的载体和形态，与“综合档案”相对应。

专业档案馆包括专门档案馆和部门档案馆，是“为了某一行业档案的集中管理和利用需求而设立的、管理特定范围专业档案的档案馆”，通常由中央和国家机关或地方的专业主管部门设立。专门档案馆以及部分承担公共服务职责并经档案主管部门认定的部门档案馆均为国家档案馆。

（二）新形势对专业档案馆职能的新要求

党的十八大以来，中国特色社会主义进入新时代。国家体制机制不断深化改革，经济社会稳步发展，新一代信息技术突飞猛进，人民的美好生活需要日益增长。新修订《档案法》以及《“十四五”全国档案事业发展规划》等档案工作宏观政策陆续颁布实施，这些新形势推动着档案事业的变革和进步，专业档案的内涵不断丰富，其外延也随着经济社会的发展而不断改变。档案资源及其载体的更新迭代，大量的、多种类型的专业数据不断形成，使得专业档案的表现形式和数量较传统档案更加丰富，管理难度也随之提升。新形势下专业档案馆传统的“收、管、用”职能面临着前所未有的挑战，此时的专业档案馆应该“收什么、管什么、怎么用”，甚至自身还存在着“会不会”“行不行”的问题。同时，“信息中心”“数据中心”“云端数据库”等专业数据管理和服务机构如雨后春笋般涌现，其建设和运行已经对专业档案馆的职能定位和社会地位造成了一定影响。

新形势和新环境不可避免地冲击着专业档案馆以履行传统职能为主的现实，其长远发展也面临着诸多问题和挑战。目前来看，专业档案馆的建设和发展情况，还无法满足国家、社会和公众对专业档案的需求和期望，对专业档案的挖掘和利用水平尚有不足，缺乏与时代要求相适应的职能定位和服务能力，亟需进行职能拓展和转型升级。

二、新形势下专业档案馆面临的发展机遇

近年来，国家对档案事业的发展愈发重视，国家和社会各界对专业档案馆的需求日益提高。新形势和新环境为专业档案馆职能的完善和拓展创造了新条件，现代信息技术的发展也为专业档案馆的资源建设和利用服务提供了广阔平台，专业档案馆的发展正处于机遇与挑战并存的转型关键时期。

（一）宏观政策的指引

专业档案馆是国家档案机构的重要组成部分，在服务党和国家、社会公众和专业需求等方面扮演重要的角色，国家各类宏观规划和法规政策也为专业档案馆的发展指引方向。习近平总书记对档案工作作出的“四好”“两服务”重要批示，是新形势下专业档案馆职能定位的根本遵循，更是档案事业创新发展的行动指南。国务院印发的《科学数据管理办法》明确了科学数据管理分工负责体制，为专业档案馆主动融入大数据治理战略提供了思路。新《档案法》的颁布和实施，为专业档案馆的信息化工作和文化传播等职能的创新发展提供了充分的法律保障。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出的“治理、资源、利用、安全”四大体系和“多元协同、有效监管，优化结构、数字转型，扩大开放、共享利用，落实责任、强化管理”八个关键词，构成了新时代中国档案事业行稳致远的“四梁八柱”。

（二）信息技术的发展

当前，“数字中国”建设已经迈入了新的发展阶段，“互联网+”、5G、云计算等新技术与社会各领域的发展深度融合，档案信息化也成为了引领档案事业创新发展、推动档案工作数字化转型的重要力量。新一代信息技术的发展，一是为专业档案馆全面融入数字经济、数字社会和数字政府建设提供了技术支撑，提升专业档案管理的数字化、网络化、智能化水平，助力专业档案工作实现数字转型。二是为专业档案馆履行电子档案管理职能提供了解决方案，促进电子文件“应归尽归”，实现电子档案“应收尽收”，逐步实行电子文件的单套制管理模式。三是为专业档案馆履行专业数据管理职能创造了有利条件，使其集合传统档案和专业数据管理的双重优势，实现专业数据的价值增值和共享利用。

（三）社会需求的增长

从社会层面上来说，档案工作是一项对历史负责、为现实服务的崇高事业。新形势下社会公众的科学文化素养和档案意识逐渐提高，国家机构和相关个人对专业档案的利用需求相比以往大幅提升，各行业领域对专业数据的共享也有着强烈的需要，这些已经成为了专业档案馆长远发展的最现实、最迫切和最鲜活的动力。社会各界对高效、便捷、高质量的专业档案利用需求则更多地体现在：档案查询服务、文化服务、知识服务、教育培训服务、创意产品服务和休闲娱乐服务等方面。这就要求专业档案馆要充分发挥自身优势、抢抓机遇，不断提高管理能力和服务水平，在普及档案知识、专业知识，编研专业档案文化产品等方面作出新的更大贡献，以满足人民群众对专业档案日益增长的需求和期望。

三、新形势下专业档案馆面对的履职挑战

（一）专业档案馆管理的体制机制亟需理顺

专业档案馆的资源服务有限制，受多头行政管理，与国家档案整体工作的协同和联系还不够密切。其主要问题体现：一是专业档案馆通常挂靠在某个独立的法人单位或作为专业主管机关的内设部门存在，这样的运行机制缺少制约，管理主观意识较强，档案和专业主管部门两者间协调难、管理难、共进难。二是专业档案馆的职能定位尚没有在国家层面上得到落实，部分专业主管部门对其所属档案馆的职能要求未能从国家档案工作实际需求出发，没有给予足够的重视和资金支持。三是国家对专业档案馆的政策、制度供给明显不足，专业档案馆建设运行和长远发展缺少全面的、统一的权威支撑。四是国家档案主管部门对专业档案馆的指导、监督和检查力度还不到位，档案工作大部分止步在专业主管机关的层面，其深度和广度相对不足。在当前国家大力推进治理体系和治理能力现代化的大背景下，政府、社会和公众都对专业档案馆的治理能力和职能定位提出了新的更高要求。

（二）专业档案和专业数据管理机制尚不明晰

当前，专业档案与专业数据之间的管理逻辑较为复杂，档案和数据通常“两条腿”并行。针对理应纳入专业档案范畴内的专业数据，其管理和共享机制尚不明确，这对大数据时代下专业档案馆自身职能的充分发挥带来了重大挑战。一是数据需求的时效性和档案服务的滞后性，专业数据管理和档案系统管理之间的矛盾时有发生。二是专业档案馆和相关数据管理中心之间普遍存在数据分散管理、交叉重复和“打架”的情况。三是各学科、各部门的专业数据生成格式和处理标准不一，数据保存形式多元化，不利于专业档案馆对其统一管理和共享利用。在信息化和大数据的时代，档案工作也正在经历从管理传统档案实体向新时代管理档案数据转变的关键阶段。因此，必须处理好档案和数据之间的逻辑关系，才能真正实现专业档案框架内专业数据的价值体现和共享利用。

（三）专业档案馆亟需实施信息化升级改造

新形势下档案工作最鲜明的特征之一就是“信息化”。面对信息载体多样化、档案资源数字化等新发展形势，数字档案资源被曝光和被篡改的可能性更高，档案的原始性和真实性面临挑战。目前我国专业档案馆的信息化现状呈现出以下特点：一是信息化能力薄弱。主要工作仍然停留在传统纸质档案的数字化、数字化档案查询检索等方面，专业档案的管理水平和服务能力偏低，限制了履行职能的质量和效率。二是信息化建设难度较大。档案信息化工作是一项系统工程，所需前期投入较多，而且专业档案馆的专业性强，“个性”多于“共性”，需要研究和解决的技术难点也更多、更杂。三是专业档案的信息化配套制度缺失。在涉及电子文件和专业数据管理等方面，缺乏从前端采集、传输、管理等全过程一系列的配套制度，难以约束和确保信息化过程中对档案效力的有效保障。从以上现实情况来看，我国专业档案馆的信息化水平还存在差距，亟需进行现代化升级改造。

（四）专业档案的人才结构和传统观念亟需转变

专业档案人才队伍是实现专业档案馆健康有序发展的内在支撑。但是，现阶段我国专业档案馆的人员队伍并不稳定，专职档案人员没有从知识结构、个人素质等方面进行科学合理的配备。科班出身的档案工作者由于缺乏各领域的专业知识，在对专业档案后续的编研和利用环节就显得力不从心，缺乏服务的针对性、主动性和有效性。此外，专业档案工作者在职业认可度方面也存在较大差距。很多从事档案工作的人员，尤其是非档案科班出身的各领域专业技术人员或兼职档案员，在专业档案的收集整理环节中经常会产生做这些“有什么意义”“有什么前途”的质疑。其原因就是各专业领域的技术人员对档案工作了解甚少，档案意识淡薄，存在轻视和抵触情绪。档案工作本身的“服务属性”，一定程度上淡化了各专业领域对档案工作人员的“专业属性”认知，专业档案工作者也因缺乏社会认可度和动力支撑而情绪低落，极大地影响着专业档案馆的可持续发展。

四、新形势下专业档案馆的职能发展方向

（一）跳出“自治”圈子 推进制度建设

专业档案馆是国家档案馆网布局中的重要组成部分，而在档案资源建设、基础设施建设和运行能力保障等方面，专业档案馆通常在专业领域内的“自治”体系下运行。因此，专业档案馆要推动实施《“十四五”全国档案事业发展规划》中规定的“档案制度规范建设工程”，积极探索和总结专业档案管理工作中的标准规范和成功经验，将专业档案馆的制度法规建设融入国家档案工作法规体系中统筹考虑，提升专业档案馆配套制度层级，在健全专业档案法规体系上狠下功夫。凡涉及专业档案资源流向、档案开放利用和服务等有关民生和国家利益的，应由国家档案主管部门和专业主管部门联合研究制定。综合考虑专业档案工作制度的可行性和全面性，确保能够指导和约束专业档案馆工作的各个环节，支撑其全面履行职责。此外，还要建立专业档案馆的制度备案和执行反馈机制，加强跨馆际、跨系统、跨领域间的档案工作业务交流，根据反馈结果对各类标准规范进行及时的修正和完善，努力把档案法规制度转化为档案治理效能。

（二）应用信息技术 “档+数”协同管理

新修订《档案法》中增加的“档案信息化建设”专章，对包括专业档案馆在内的国家各级各类档案馆的职能定位提出了新要求，为专业档案馆履行专业数据档案管理职能提供了法律依据，也为新形势下专业档案馆的能力建设提供了行动指南。在管理档案实体逐步走向管理档案数据的信息化时代，专业档案馆要充分发挥其专业性特长，抢抓机遇、顺势而为，主动学习和充分运用新一代信息技术，集合自身传统档案和专业数据管理的独特优势，提高专业档案和专业数据的管理协同能力，加快实现专业数据在档案层面上的有效收集、处理、存储、挖掘和利用，实现专业数据的共享利用和价值增值。进一步规范电子文件的形成、收集、归档和移交等工作，积极申报机关业务类和建设项目等领域的电子文件归档和管理试点，切实推进来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件实行单套制管理。

（三）转变传统观念 优化人才结构

专业档案工作并非是专职档案人员的独有工作。专业档案馆应加强对各领域专业技术人员的档案知识培训，让他们意识到：在科研活动中产生的数据、报告和图集等均属于专业档案范畴，各专业领域的从业者其实都是专业档案形成环节中的一份子，每一个岗位都是不可缺少的“螺丝钉”。只有在全面认识专业档案工作、正确树立档案意识的基础上，才能更好地完成各自领域的本职工作，留存好国家宝贵的专业档案资源，促进专业档案的完整收集和高效利用。同时，专业档案馆还要不断优化专业档案人员结构，建立完善的奖惩和激励机制。在学科知识比较匹配的基础上，吸收一定比例的、高素质的、有专业领域工作经验的技术人员加入档案工作队伍，建立将专业知识和档案知识融合的、相对稳定的复合型人才队伍。根据服务对象的需求，提供更为知识化和专业化的专业档案编研产品，提高服务的主动性和及时性，以科学合理的人才队伍保障专业档案馆的长远发展。

（四）明晰职能定位 拓展“专业职能”

新形势下我国专业档案馆的职能发展方向，应在综合档案馆履行的“五位一体”的“基本职能”基础上，再增加三项“专业职能”定位设计。一是基于很多专业（专门）档案馆与专业数据管理中心分别隶属于同一机构的不同部门，且在履行相似职责的情况，专业档案和专业数据管理存在很多重合和关联，增加其“专业数据管理和服务中心”的职能定位。二是基于专业档案馆丰富的行业资料馆藏和社会公众的精神文化需求，增加其“专业知识普及和宣传基地”职能定位。三是基于专业档案馆中的很多部门档案馆，实际承担的各领域档案管理研究、实践和指导工作，增加其“专业档案工作管理支撑”的职能定位。以此构成新形势下我国专业档案馆“两个方面、八个方向”的新型职能定位格局。

五、结语

新形势为专业档案馆带来了新的发展机遇和新的履职挑战。习近平总书记对档案工作“四好”“两服务”的重要指示，就是新时代中国特色社会主义档案工作的行动指南。专业档案馆要紧抓新形势带来的发展机遇期，正视面临的各项挑战，加快拓展和落实与时代发展相协调的“两个方面、八个方向”职能建设新要求，不断推进体制机制改革、谋求政策供给、强化组织协调、转变工作理念、完善标准规范、加强能力建设。确保专业档案馆自身的职能得到充分发挥，满足健康长远发展要求，让专业档案彰显出应有的价值和时代特色。