职业院校档案管理存在的问题及规范化途径

2022-10-28李建利

档案天地 2022年10期

■李建利

职业院校档案的管理与建设，无论从历史还是现实的角度都是不可缺少的，但是大多数职业院校对档案管理的重要性认识不足，日常工作形成的档案资料没有得到系统收集整理与归档，致使学校在短期的发展中似乎没有受到多大影响，但从长远角度看，没给职业院校今后的持续发展留下较为详实和可供借鉴的档案资料，使得后续发展乏力。相反做好职业院校档案管理，是对学校工作的一个全面认识，并且在实施的过程中能发掘学校在发展过程中的一些内在规律，对学校的长远发展有重要的指导作用。

一、存在问题

（一）领导重视不足，档案意识薄弱

大多职业院校只重视与办学直接相关的学科建设和设施建设的投入，优先考虑亟待解决的问题。他们既认为日常的档案管理工作不能为学校的活动、教学开展提供有效的帮助，也认为档案工作短期内不会对学校的建设和发展带来负面影响，因此对档案管理工作、管理人员、管理设备等都缺乏相应的投入。久而久之工作人员的积极性也逐渐被打消，认为档案管理就是把一些资料装订规整，对现实工作没太大作用，规整后也不会再有人看。由于认识不足，导致实际操作中也不会重视，缺乏对档案的保护，使得很多重要档案得不到及时收集、归档而流失，致使很难实现标准化规范化的档案管理。

（二）管理模式落后，服务意识不强

一方面，职业院校档案工作大都手动处理，依然停留在纸质档案的录入，工作效率低，且手动操作容易出现错误，造成后期档案查找困难，降低档案利用的效率。另一方面，由于经费投入不多，档案管理设备落后，工作技术装备达不到信息化管理的要求，仍是处于单机运行的状态，档案工作依旧停留在计算机辅助建档、目录检索、查阅管理的水平上，忽略了档案的编研、开发、利用，也没有建立校园网，或是网站形同虚设没有发布档案信息资料，很多有价值的档案被遗忘在角落，未能发挥其应有的作用。

而且这种传统的管理模式造成管理人员大量的工作量和繁琐的工作流程，致使管理人员缺乏足够的时间和精力去做档案编研等深入开发，严重阻碍了档案信息的利用与共享。

（三）档案人员素质参差不齐，缺乏专业性

信息化和网络化的发展，要求档案管理人员有很强的业务水平和专业技能。但是职业院校专职档案管理人员大都由一些非专业的人来完成，一方面缺乏相应的档案管理经验和技能，在计算机应用及网络应用方面能力不够强，在对声音、图像、影像等多媒体资料的处理方面缺乏经验；另一方面也不熟悉国家有关档案管理的法律法规。而且学校对档案管理人员的培训不到位，缺乏相应的进修机会，对新技术、新知识的学习较少，缺乏创新与活力。

另外，职业院校兼职档案员队伍更换频繁，工作交接不完善甚至不交接，新档案员不能及时认识文件材料的重要性，不能按照档案管理办法进行严格的操作，文件材料的归类整理存在随意性，使得档案管理制度的力量严重削弱，这不仅不利于管理工作的正常开展，而且在档案归类时，每个人对类别的理解存在差异，不可避免地产生分类不准的现象，严重影响档案质量，给管理工作和后期检索利用造成了不便。

（四）职业院校学生档案管理复杂

职业学校在招生形式、办学形式、学制、专业设置方面差别很大。招生对象主要是初中、高中毕业学生，生源不同，学业程度不同。技校是培养各类技能型、应用型的人才，注重实践技能的提升，这就使得职业院校学生档案与普通院校存在很大的不同，除了学生的在校学习材料，还包括学生的技能鉴定、工厂实习、社会实践等有关学生技术水平、实际操作的材料，这些材料具有很强的实用性和参考价值，所以也不能缺失。

另外，学生进入私企、自主择业情况较多，由于学生个人和用人单位档案意识薄弱，很多学生离校后不能及时将个人档案转出，使得学校滞留往届学生档案越来越多，给技校档案管理带来极大不便。

（五）教学档案工作量大

职业院校承担给国家培养专业能力强、技术过硬的技工人才的使命，专业设置与国家的经济建设和社会发展紧密相连，由于这一独特性质决定职业院校专业设置不断改进，不断增加新型专业，学生数量又逐年增多，管理难度越来越大。此外，专业课程种类和数量也在不断增加，而每年的教学档案都需要筛选，不断更新，频繁的变动就极大地增加了工作量。

（六）档案收集阻力大

很多部门教职工认为没有必要将重要文件材料上交学校档案室保管，认为借阅不方便。同时，他们也担心材料上交后档案管理人员会将自己的材料弄散、丢失甚至毁坏，后期使用带来麻烦。这种意识使得学校档案室在资料收集中非常被动，收集阻力很大，很多真正有价值的文件材料仍分散在各部门保存或者在个别老师手中保管，这就导致档案的建档、归档工作难以顺利开展，而且可能这些资料会伴随教职工的离职而随之丢失。

二、途径规范化

（一）提高职业院校对档案工作的认识

职业院校领导必须认识到，档案的好坏体现学校的真实面貌，是教育评估的基础和依据。档案管理体现一个学校的管理水平，是学校各种数据的体现形式，是评价学校综合业务水平的“窗口”，为学校发展发挥不可估量的作用。领导对档案重要性认识后，能有效防止很多重要档案的损坏和流失。

（二）规范公文制，提高档案质量

公文是档案的前身，档案由公文转化而来，那么公文的质量就直接影响日后档案的质量。因此，学校在公文的制发中必须注意解决好规范化、标准化的问题，为提高档案实体质量，为实现档案工作规范化、标准化打下牢固基础。这就要求公文首先纸质要好，符合国家有关规定，其次公文标题、发文字号、落款、正文排版格式要规范，公文签发审批流程完备，行文不乱用简称等，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

（三）建立健全的档案管理制度

设立专门的综合档案室，配备专业管理人员，有计划、有目标的开展工作。形成以校长办公室牵头，各职能部门配合的网络管理模式，把档案工作分配到各职能部门，各部门配备兼职档案员，形成档案管理为各科室服务，各科室主动支持搞好档案管理工作的格局。同时，不仅要将档案管理相关工作要求列入工作职责、考核内容之中，做到考核结果与奖惩结合；也要把档案工作列入学校工作计划及各部门计划管理中，依据计划抓落实，逐渐形成工作习惯，以便档案工作正常开展。

另外，要健全规章制度。制定适合本校的一套科学、系统、完整的档案管理制度和实施细则，明确归档范围、保管期限、分类等程序，尤其为杜绝档案在收集、整理、保管等过程出现差错，应建立完善的档案移交、借阅、鉴定、销毁等制度，总之从档案管理的各个环节入手，确保档案管理顺利进行。

（四）培养专业档案管理人员

档案管理具有很强的专业性、技术性和连续性，是一个比较复杂的过程。档案是学校各项活动的重要记录和体现，这就要求档案管理人员具有较强的业务能力和职业素养。加强对管理人员的档案专业培训，明确档案管理要求，熟练掌握档案材料收集、整理、归档、借阅等业务，系统掌握档案管理的知识和技能。而且，档案管理不仅是管理，也要注重档案的利用服务，正确的服务观也是管理人员必不可少的。通过长期这样的学习历练和档案观念的树立，一定能培养出职业素养较高的档案管理人员。

然而，许多院校视档案管理为边缘业务，待遇较低，人员流动频繁。因此要适当提高档案管理人员待遇，确保档案管理队伍的稳定，这样才能使得档案管理经验不断积累，也增强了档案管理员的责任心和主动性。同时要制定档案管理人员的职业提升规划等激励机制，以激发管理人员工作积极性。建立科学合理的薪酬机制和晋升激励机制能有效提高档案管理队伍的稳定性。

（五）建立现代化综合档案室

随着信息化技术的快速发展，信息化、网络化是技校档案管理的发展方向。传统的档案管理方式存在信息流通不畅、纸张浪费、查询方式繁琐、文件归档工作量大等弊端。而且传统的信息处理时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要。信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求。

建立信息化档案管理系统，一是可有效降低档案信息记录的错误，提高管理效率。通过各部门的专人收集、上传，保证学校的档案材料能够及时建档和归档，对各项电子档案进行多元化备份管理，丰富档案管理的形式与内容。二是既减轻纸质档案管理的工作量，也节省出很多空间。三是运用计算机技术进行检索，查找、借阅更加便捷，可大大提高速度和准确性，用户通过查询终端就可方便快捷地查询所需的信息，不必像过去从一卷卷的文件中翻找。四是利用信息化档案管理系统还可以将非保密的规章制度、科技成果等档案通过网络进行共享，有效地提高档案资源的利用，达到主动服务师生的目的。信息化档案管理系统的运用，既保证了档案的安全性和完整性，又提高办公效率和管理水平。

在硬件配置方面，领导还应积极支持并配置档案管理的基本设施，如温湿度计、灭火器、消磁柜、除湿机及安全报警系统等。

（六）加强档案的开发利用

一方面加强档案的编研工作。丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的前提，做到多途径广泛收集、门类齐全，为档案编研提供较为详实的基础材料。针对市场的发展趋势和用户的需求特点，增加特色档案的个性化服务，通过鉴别筛选、加工整理、编目汇集成用户需要的档案信息资料，提高档案的利用价值。同时，档案管理人员根据学校实际情况，编制全引目录、分类目录、专题目录等各类检索工具，以便提供更加便捷的查找服务。

另一方面建立多元化的利用服务方式，为学校工作服务、为师生服务。开创信息利用新局面，提供档案阅览服务、外借服务、复制服务、目录服务、检索服务、网上服务等服务方式。例如，在档案的阅览服务方面，其学校历年的科研、教学和文体等各类竞赛中获得的奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物档案，定期在校园进行必要的展览宣传，对增进学生钻研创新的热情和提高学校知名度有很好的效果。在档案目录服务方面，根据用户需要开发专题性的档案目录，如学生就业状况目录、专业培养目录、教科研目录等内容，最大极限地满足用户的需求。