谈谈档案的征集范围、征集方式和征集线索

■张 倩

征集工作是《中华人民共和国档案法》赋予档案馆的一项重要职能，是丰富和扩大馆藏的重要手段，也是档案资源建设的重要途径。近年来，随着综合档案馆传承民族记忆、弘扬中华文明的重要功能不断提升，征集工作丰富馆藏、改善门类、优化结构的作用也日益凸显。那么在实际工作过程中，究竟怎样把握征集档案资料的范围，通过什么方式进行征集，怎样搜集征集线索，并将线索最终转化为征品入藏，就成为档案征集工作的重点。

一、确定征集范围要在固定框架下兼顾灵活

2021年，我馆（办）制定了《河北省档案馆（河北省方志办）档案方志资料征集工作规范》（下称《工作规范》），将十大类档案资料纳入了征集范围。可以说，《工作规范》中所划定的征集范围已经较为全面地涵盖了我们所要征集档案资料的主题和内容，为档案资料的征集范围搭建了一个大的框架。但是在实际开展工作的时候，我们则不能简单照抄照搬《工作规范》，而是需要根据所征集对象不同的情况和所需档案不同的作用，而对征集范围进行有针对性地调整和细化。今年我们发布了多个征集公告，其中有面向我党光辉历史的，如红色档案资料和团史资料；有面向人民的，如我省杰出妇女代表、全国劳模、退役军人及驻村第一书记；有面向重大事件的，如2022年北京冬奥会、冬残奥会；还有面向一整个文化产业的，如非物质文化遗产。每一次在拟定公告时，我们都要对征集的内容和范围进行认真的调研和讨论，在征求各方意见的基础上，针对征集对象的不同，梳理出各门类载体的档案资料内容，建立相关类目和条目，最后再根据所需档案发挥的不同作用进行取舍，从而形成最终的征集范围版本。如为了配合我馆冬奥档案展，在征集冬奥档案资料时，我们将征集范围和对象主要划定在实物档案中；而面对驻村第一书记和全国劳模的时候，我们的征集范围又主要关注他们工作中的笔记、日记、获奖的证书和工作照。应该说，每一次征集范围的调整真实体现了征集工作的复杂性和多样性，需要我们在工作中不断摸索规律，总结经验。

二、确定征集方式要在严格流程中兼顾灵活

目前，我馆征集档案的方式主要有以下几种：

（一）无偿捐赠。鼓励和接受公民、法人和其他组织将其所有或持有的对国家、社会具有保存价值的档案资料无偿捐赠给省档案馆。

（二）有偿收购、征购。有较大商品和文物价值且属个人所有的档案资料,持有者愿意出售给省档案馆的,经双方协商,可进行有偿收购、征购。

（三）原件复制。有较大收藏保存价值但持有者不愿意捐赠和出售的珍贵资料,在征得持有者同意后,可采取数字化扫描或者对原件仿真复制的方式进行征集。

（四）档案资料寄存。在不便收购和征购的情况下，鼓励持有者采取委托保管的方式将具有较大研究利用价值的档案资料寄存进馆。

在近几年的工作中，我们征集的档案资料主要采取的是无偿捐赠的方式，这种方式相对在捐赠流程上比较简单，一是签订《捐赠协议》，明确双方权利义务；二是将捐赠档案资料接收入馆；三是向捐赠者颁发收藏证书。也有寄存这种方式，如衡水饶阳的抗战老兵尹永勋将他两枚珍贵的纪念章寄存我馆，在捐赠流程上唯一不同的是签订《寄存协议》，双方权利义务有所不同，档案资料的所有权归捐赠方所有。而其他诸如有偿收购、征购和原件复制等方式在实际工作中还没有实施过。其实，不论采用哪种方式，征集工作的最终目的都是将档案资料征集进馆为“我”所用，在严格按照征集流程规定的步骤完成相关工作的过程中，我们会根据捐赠人的不同情况和要求来适时调整确定征集方式。有些捐赠人对档案馆有很高的认同感，具有很强的档案意识，对于将个人财产转化为国家记忆感到无尚的荣幸和光荣，他们在捐赠档案资料时，往往倾向于无偿捐赠；有的捐赠人，非常珍惜自己手中的档案资料，这些资料承载着他们的荣誉，饱含着他们对父母兄妹的情感，记录着他们的过去和经历，原件捐赠万分不舍。这时我们就改换策略，建议以复制或者寄存的方式将这些档案资料征集入馆，捐赠人既能保有对原件的所有权，捐赠品有良好的保管条件，同时档案馆又能对这些档案资料进行最大限度地开发利用，一举多得；有的捐赠者手中的档案资料具有较高的文物和商品价值，需要支付一定的资金进行购买。对于这种情况，我们就更加审慎，需要引入第三方专家对所征购档案资料进行价值鉴定，再通过出具审核意见和相关审批手续才能最终完成。

三、确定征集线索要在明确思路中兼顾灵活

寻找和搜集征集线索一直是征集工作中比较难的一环。虽然同为馆藏档案资源的两个入口，与接收相比，征集工作一个显著的不同就是缺乏档案来源的确定性和稳定性。可以说，接收这个“输入”持续而稳定，而征集则来源目标分散，资源数量难以估算。为了攻克这个难题，我们在工作中也进行了一些探索，如发动身边的同事、朋友和亲戚提供征集线索；利用新闻媒体，将我们的征集需求“广而告之”，扩大全社会的知情面，让社会大众提供征集线索；联合相关单位，特别是一些我们关注的工作或群体的主管单位，帮助我们提供征集线索；通过我们工作人员多听、多看，主动去发现征集线索。以上这些探索，为我们今年的征集工作收获了诸多线索，通过这些线索，我们也征集到了很多珍贵的档案资料。但是从一条线索被我们知道，到它最终转化成征集入馆的档案资料，还是要经过一段曲折的历程。

今年我馆开启了名人档案的征集工作，我国当代著名作家、剧作家，《小兵张嘎》的作者徐光耀先生成为我馆首位进行征集的名人。当我们刚一接触这条征集线索时，心里也有些茫然，征什么，怎么征，按照一条什么思路把线索转化成现实，是摆在我们面前迫切需要解决的问题。在馆领导的亲自部署下，我们明确了工作思路，即征集徐光耀所有档案资料，逐步建设徐光耀档案资料库，为建设名人馆摸索方法，总结经验，提供示范。在这条工作思路的指导下，我们灵活调整工作方法，一步步将线索转化为征集的档案资料。如从开始将征集的目标只聚焦于徐光耀先生的各种书籍、笔记、日记、书法作品等，扩展到包括征集徐先生亲人、朋友、研究者等与他相关的各种档案资料；从开始只满足于收集徐先生的纸质档案资料扩展到对他进行口述档案的采录和制作；从开始只采录徐先生第一手音像资料扩展到采录他的朋友、亲人等讲述和评价徐先生的音像资料；有时到现场去征集，扩展到邀请相关人员到单位进行座谈。这一步步的改变是针对工作的改变所作出的积极主动的回应和调整，正是这些回应和调整让我们不断丰富着徐光耀先生的档案资料，也正是这些回应和调整，让我们将一条条线索转化成了征集的成果。

征集工作的复杂性体现在工作的每一个环节，怎样在合法合规的前提下，最大限度地将体现河北历史根脉和文化风貌的珍贵档案资料征集进馆，丰富馆藏内容，调整馆藏结构，建设具有河北特色的档案馆，是我们一直要追寻的。