新时期基层单位档案室安全体系建设浅析

2022-10-21李美蓉

兰台内外 2022年1期

文/李美蓉

大数据、互联网技术一经产生就得到迅猛发展。信息技术的飞速发展，带给人们前所未有的工作生活体验，也给各行业带来了巨大的冲击，在带来发展便利的同时，也埋藏了安全隐患。系统瘫痪、数据泄露、个人信息非法售卖等各种信息安全问题屡屡出现，严重影响了社会安全和居民生活。随着中国进入社会主义发展新阶段，各行各业都要有新作为，对档案信息安全管理亦提出了新的要求。

档案室是各级机关、企事业单位集中管理档案的机构，是机构组织中的组成部分之一。从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构，数量大、分布广、类型复杂，其保存的档案资源亦是国家档案资源的重要组成部分。

1 基层单位档案室安全现状及存在问题

基层单位档案室不同于国家综合档案馆，其在人员、设备、财力等方面都明显配置不足。为了适应大数据时代的建设和发展，档案室亦在克服各种困难，加大信息化建设力度，但在安全问题上除了传统档案管理中出现的安防、消防等问题外，在保障数字档案室运行安全方面依然存在诸多风险和隐患。

1.1 档案专业人员和信息技术人员缺乏

长期以来，档案工作效益的隐蔽性、滞后性特点，不利于档案价值的即时显性发挥，对档案人才的职业发展和成长也造成了直接的影响，使得档案专业人才和信息技术人员不愿意从事档案工作，或者从事工作不够积极主动。在基层单位档案室，这种表现尤其明显，员工都想方设法调入其他业务部门，档案部门一度成为安置老弱病残和关系户的热门去向，这直接打击了档案专业人员的工作积极性。

另外，由于档案整理工作的繁琐性、耗时性，很多单位将档案整理外包给第三方进行，或直接将档案寄存到第三方，这些都对档案实体安全及信息安全构成了威胁。

1.2 档案信息管理制度和标准很难落实到位

大数据时代，档案信息资源增长速度极快，其管理无论是在归档、保管还是利用，任何一个环节均有可能出现病毒入侵、数据丢失或泄露等风险，面临新的安全管理境遇。虽然《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价方法》等诸多标准、制度和办法已陆续出台，但所涉及的系统建设、身份认证、智能检索、电子签章、操作跟踪、信息加密等新技术，其标准、规范和要求均大大超出传统档案工作的范畴，有些必须跨行业、跨部门合作才能完成，基层单位档案室在单位中的边缘化地位使得这些制度和标准的执行很难到位。

1.3 硬件设施不到位

档案室因其工作效益的隐蔽性和滞后性，很难引起领导者的足够重视。“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”是很多基层单位对档案工作的认识和态度。因此，在档案室的建设方面普遍存在着类似的问题，如：人才引进难、建设投入少、功能用房压缩、规划设计弱及空间利用不合理等状况。档案库房是否设计合理、安防消防措施是否落实到位，是否配备消毒机、防磁柜、干燥机等设施，均会严重影响档案的实体安全。对于新型载体档案需要有特殊专用的保存设备及储藏环境，且一般花费不便宜，很多基层单位对此类设备更是缺乏。

2 新时期基层单位档案室安全体系的内容与要求

档案安全一般包括档案实体安全和档案信息安全。在大数据时代和云计算环境下，档案信息安全正迎来更多的新风险、新挑战。除了传统的档案管理“八防”安全政策、档案库房安全管理（包括库房建筑设计、安全设施设备、消防安全管理等）、档案数字化外包项目安全管理、档案利用服务安全管理、档案实体全过程安全管理问题外，还应当包括档案信息安全保障体系、档案数据库安全管理、档案网站安全管理等内容。

2.1 档案实体安全

档案实体安全需考虑的因素有很多，主要包括：一是档案室库房的安全，即是否充分考虑各种载体尤其是特殊载体档案的保管要求，建设符合特殊档案保管要求的标准库房，采用合适的档案装具等；二是保管环境的安全，即如何有效防止各种介质档案的破损、褪色、霉变，磁盘光盘能否持续可读；三是档案利用安全，即在档案利用过程中，如何采取恰当有效的措施来保护档案原件，以及在利用特殊载体档案时如何保护载体的安全，使其不被损坏、弄脏、丢失。

2.2 档案信息安全

网络信息技术的广泛使用，使得基层单位档案室普遍使用了档案管理系统，但它是一把双刃剑，在给档案整理、查找利用工作带来便利的同时，也带来了安全隐患。如档案管理系统和电子文件归档平台能否安全、有效运行，如何保障数据信息在网络传输和利用过程中的安全，是否有效保障非公开信息和个人隐私信息能够合法、安全使用等问题，这些技术问题需要专门的信息技术人才来处理，但基层单位档案室往往缺少这种专业人才，这是需要档案管理人员去思考和解决的问题。

2.3 人员安全

主要包括三个方面的内容：一是档案室工作人员自身，他们对工作的粗心疏忽或违规操作，可能会引发信息泄露、甚至信息丢失的风险；二是档案外包人员，很多基层单位都会将档案室的收集整理工作阶段性地进行档案外包或请高校实习生来做，对外包人员和实习生的管理是否到位，直接关系到档案的安全；三是查阅档案的人员，档案室一方面需要引导档案利用者在合规合法的范畴内线上线下利用档案，另一方面要考虑人流量、人员的多样性和复杂性，要确保来查阅档案的人员不损坏档案、不泄露不该公开的档案信息。既要保证工作人员的人身安全及行为安全，又要保证来查阅档案人员的人身安全及行为安全。

3 新时期基层单位档案室安全体系的建设

档案室安全体系的建设是一项复杂的综合性、系统性工程，具体可从以下几个方面着手：

3.1 档案安全制度建设

建章立制，用制度来管人管事。档案室要要充分借鉴先进单位的工作经验，并根据单位实际情况建立安全组织体系，建立健全各项安全制度，并狠抓落实。默默无闻、踏实肯干是社会对档案人员的固有印象。这诚然是一种美德，但在新时期，档案室工作人员更应主动作为，充分展现档案的重要性，充分参与到单位的各项工作中，给单位中心工作予以充分支持，积极引导单位管理者重视档案安全工作，将档案工作列入单位发展计划中，将档案工作目标考核有效融入到单位年终考核指标中，并将单位内各部门负责人纳入制度体系的构成部分，要形成事前有制度、事中有跟进、事后有考核的全过程管理，这有利于制度的落实到位和档案工作的整体推进。

3.2 档案工作人员责任意识建设

档案室安全体系的建设，主要责任还在档案工作人员。因此，档案工作人员应有高度的责任感，不但自身要加强档案安全制度的培训与学习，而且还要在本单位进行档案知识及档案安全知识的培训与推广，包括单位内部人员、外包人员及实习人员，提高单位的整体安全意识。为了将安全制度落实到每个细节，还应将安全制度的落实纳入年终考核、职称职务晋升等体系中，进行刚性约束。

3.3 档案运行安全建设

档案从形成到归档、整理、保管、利用是一个动态运行的过程，其中任何一个环节的疏忽都可能给档案造成不必要的损失。数字档案室的高效运行，依赖于有一个安全稳定的档案管理系统。其正常运行同样需要一个安全稳定的环境和后台的持续保障。因此，档案室应配备良好的硬件设备，加强系统的管理和维护，同时要对系统使用实行分级管理和预警监控，定期对系统用户进行身份验证、权限检查，防范各种非法侵入、超越权限的访问等现象发生。除了要进行日常的安全管理外，还应建立突发事件应对制度，并定期进行应急演练，确保安全万无一失。

3.4 档案专业人才队伍建设

人是一切生产力要素中最重要的因素，设备的配备、制度的建立完善是档案室安全体系建设的重要组成部分，但归根结底还是要靠专业的人才在其中发挥作用，才能完成体系的建设这个任务。因此，建立一支档案专业人才队伍是重中之重。一是要引进适应大数据背景下数字档案室建设，能把握大局的档案工作带头人；二是需要既懂信息技术又有档案知识的复合型专业人才；三是加强培训，档案室人员可以通过邀请专家讲学、组织人员外出参观学习、进修等方式，有效加强对单位现有员工的档案知识及档案管理系统的培训学习，这样既能缓解档案室工作人手的不足，又能成果共享，实现共赢。

4 做好新时期基层单位档案室安全体系建设的必要性

档案室安全体系的建设，必然需要耗时耗财耗力，但不管要耗多少的财、多大的力，耗多长的时间，都必须要开展这项工作，原因如下：

4.1 这是国家关于档案事业三个体系建设的重要内容之一

早在2008年，中央档案馆馆长、国家档案局杨冬权局长在全国档案工作会议上提出档案工作要实现“两个转变”，建立“两个体系”——档案资源体系和档案利用体系。2010年5月，全国档案安全体系建设工作会议在四川召开，部署“建立确保档案安全保密的档案安全体系”。之后，“三个体系”建设被国家档案局列入当前和今后档案工作的主要内容和努力方向。因此，作为档案事业重要组成部分的基层单位档案室，也应紧跟国家政策走向，将档案室安全体系建设列入单位档案工作规划中，积极协调统筹各类资源，做好新时期的档案室安全体系建设。

4.2 这是基层单位档案工作的重要组成部分

档案工作由收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计等八大环节组成。其中，保管是档案工作的基础工作，对于保管工作的首要要求就是安全、完整。在信息时代，档案的安全不仅仅指传统意义上的纸质档案载体上的安全，更包括了档案信息的安全。而做好安全体系建设，是确保档案安全的重要内容和保障。档案的价值在于开发利用，只有在收集、整理、保管等档案基础工作做好了之后，有了这个前提条件，才能进入到下一步工序：进行档案的开发利用。因此，档案室安全体系的建设是基层单位档案工作的重要组成部分。

4.3 这是档案工作人员专业价值的体现

众所周知，档案的重要价值就在于其唯一性，安全是档案工作的生命线。从档案产生的条件来看，自从有了文字和国家，就有了档案。在古代，档案被作为统治者的政治工具，是广泛用于国家治理的利器和手段，档案工作人员被赋予了崇高的社会地位。随着社会的进步和发展，到现代，档案工作依然是国家治理体系的重要组成部分，各级国家档案馆（局）是政府管辖的机关事业单位重要部门，各级国家档案馆中保存的大部分档案是同级政府工作中形成的，占了馆藏的绝大部分。馆藏量的增加和社会民主进程的跟进，对档案的保管和利用提出了更高的要求。这就更需要专业的档案工作人员来从事档案工作，以保证档案工作的效率和水平。

社会是由一个个组织、机构、单位构成的，社会的进步与发展需要文化的延续与传承。档案作为一种记录符号，并经过专业鉴定与妥善保存，是文化传承与记录的重要载体之一。基层单位在业务发展过程中，也需要文化的凝聚与传承，而文化是一种虚渺的精神存在，它需要借助档案等有形载体进行物化，供后人学习与传承。对基层单位来说，留存档案，以备开发利用，既是对当代人负责，更是给后代人留个传承的根。因此，做好档案室安全体系建设，确保档案的安全保管和有效利用，是档案工作人员职责所在，更是专业价值的体现。