新时代公路档案信息化管理研究

文/王建鹏

公路档案包括公路勘测设计、建设施工、管理养护及科研等活动中产生的、记录公路部门职能活动，具有凭证、查考和利用价值，反映公路面貌的各种文件、图表、声像等资料。近年来，随着公路事业的快速发展，由此产生的档案数量和规模呈现出快速增长态势。面对这种新的情况和问题，我们应积极推进公路档案信息化管理，更好地为公路事业发展提供服务。

1 公路档案管理面临的挑战

1.1 管辖公路点多、线长，养护要求高

以山东省临沂市公路事业发展中心为例，该中心承担着管辖区域内国道、省道、市道公路的管养工作，以及部分道路的建设管理工作。截至2020年底，全市干线公路通车里程达2494.1公里，其中，高速公路687.3公里，普通国省道1806.8公里，基本形成了以6条高速公路为骨架，19条普通国道、省道为脉络，干支相连、四通八达的干线公路网络。“四好农村路”建设加快推进，全市公路总里程达到30856.4公里，其中，农村公路28362.3公里，居山东省首位，行政村通硬化路率达100%，全市路网密度高。随着全市经济社会的快速发展，以及城乡一体化进程加快，道路的使用率、改造率都在持续提高，公路建设、管理、养护质量要求越来越严。全市公路状况在全省也处于领先地位，公路档案管理积极参与全市公路建设及管养，发挥了积极作用。

1.2 档案形式多样、丰富，数量增长快

近年来，随着经济社会快速发展，全市公路管理的内涵丰富、业务众多。“十三五”期间，全市建设脱贫道路1589公里，贫困村客运站点1082个，贫困地区镇村开通公交线路28条，公路档案范围日益广泛、内容日益丰富，数量持续增加。改扩建、新建国道省道主要干线公路，城市、农村公路“白改黑”，“四好农村路”建设，镇村公路提档升级工程等，产生了大量文件资料，既有纸质档案，也有照片档案，还有视音频资料，归档的主体日益多元，且数量呈现出持续增长态势。从中心档案馆统计的数据来看，近三年来，全市每年形成公路档案1950多卷，截至2020年底，馆藏档案总量达63171卷，基本涵盖了文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等多种类型。

1.3 档案来源多源、广泛，收集难度大

公路档案来自交通主管部门、建设单位、监理单位、施工单位、设计单位等，公路档案来源渠道多加剧了后期档案的收集难度，公路档案内容有公路项目建设档案、公路项目管养档案、监理档案和勘察设计类档案等，载体形式有声像类、电子类、纸质类等。公路项目档案来源渠道多，有的文件资料存放于公路管养工程指挥部，有的存放于长期承包管理单位。此外，公路档案从其立项、勘测、建设到移交，周期往往为数年，周期长是其另一特点，众多不确定因素极易加大公路档案丢失、损坏风险。

1.4 档案利用量大、多样，需求多元化

公路项目建设完成后，公路改造、扩建、管理维护、等级提升，都需要查询馆藏档案资料。此外，还涉及审计、纪检等部门对公路管理中档案的取证、考核、查询，社会不特定群体对公路项目档案查询、利用需求量持续增加。既有公路管理主管单位查询、利用，也有设计单位、施工单位、监理单位，以及审计、纪检，甚至是公检法等司法部门的查询。档案查询利用量大、主体多样，需求多元也增加了档案保管的安全风险，给公路档案管理提出更高要求。

2 公路档案信息化管理的主要特点

新时代，公路档案信息化借助公路业务管理系统与档案管理系统同步完成档案资料收集、整理、归档，在信息化的同时达到公路档案数字化目标，即利用公路业务管理软件直接生成PDF/A格式电子文件入库，利用扫描设备、软件等配套工具快速将纸质档案拆分扫描归档入，通过图文管理软件将PDF、Excel、Word等软件生成的电子文件收集存储，同步转化为PDF/A格式归档入库。公路档案信息化管理有如下明显特点。

2.1 文档一体化

通过公路档案业务管理信息系统，从公路建设之初便可实行与档案同步收集，在公路项目完成后同步实现档案数字化录入，并对档案自动进行分类、汇总、编号。公路项目业主单位、建设单位、施工单位、监理单位将其掌握的工程档案录入，便可实现在系统内信息共享，各单位根据其权限查询到所对应的档案信息，简化档案查询、利用审批手续，提高工作效率。公路档案数据录入后生成相应的案卷目录，并自动生成卷内目录、案卷目录、全引目录和汇总表等索引，管理系统可自动形成目录统计、利用统计、查询统计等报表，规范工程项目竣工档案管理。

2.2 管理精细化

公路档案数量多、要求高，建立在制度、人员基础之上的信息化管理，可实现公路档案管理精细化目标。利用Web2.0将各种碎片化的公路档案进行信息化聚合，剔除冗余信息，从档案资料收集的源头就实现管理精细化。无论是业主单位、施工单位，还是监理单位，均可登录档案信息管理系统，根据不同用户的权限进行登录、访问，实现档案资源共享。即便公路需要管养和运维，也可直接登录档案管理系统，导出相应的档案资料，实现精准化查询、利用。

2.3 档案电子化

根据《“十四五”全国档案事业发展规划》，公路档案信息化管理系统应本着统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、确保安全的管理原则，利用大数据、云计算、互联网、物联网、计算机通信技术等，将档案管理系统与公路项目业务管理系统无缝衔接，以电子形式移交、存储公路档案，简化档案移交归档工作。

3 公路档案信息化系统方案

目前，公路档案管理的依据主要有《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》 《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》 《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》 《科学技术档案案卷构成的一般要求》等。针对公路档案的特点和这些规范要求，近年来各地完善公路档案信息化系统方案，加快了公路档案信息化建设进程。

3.1 设计原则

应坚持五个原则。一是三同步原则。按照同步开工、同步实施、同步交工的原则，将事前介入、中间控制、事后检查和验收贯穿于公路档案管理全过程。二是全过程原则。公路档案信息化系统应基于公路项目设计、勘测、施工、验收，以及文件和档案生命周期全过程管理进行优化设计，涵盖每一个环节公路档案管理。三是统一性原则。公路工程档案范围广、种类多、周期长，应基于公路工程档案特点编制统一的标准和规范性要求，统一公路工程档案资料收集、整理、编研、利用等全过程质量标准。四是可扩展性原则。一方面，公路档案信息系统设计应包括各部门、单位分级分层设计，另一方面，也要秉持可扩展性原则，基于灵活的自定义、自调整设计，满足后期公路部门职能变化的现实需要。五是安全性原则。公路档案信息化系统设计及应用应确保其系统运行平稳、高效和安全。

3.2 系统结构

根据公路档案特点，其信息化系统设计应包括五个子系统和三个平台。五个子系统，即公路工程报表管理子系统、公路工程现场报表填报及审批子系统、公路文件资料管理子系统、OA办公应用子系统和系统权限及公路档案数据管理子系统。三个平台，即公路工程现场档案资料管理平台、网络化管理平台、档案管理平台。其中，公路工程现场档案资料管理平台主要是接受公路项目各参与方档案资料的填报、审查、流转、检索和利用等，重点是解决因公路项目周期长、流转时间久、资料难收集的难题，通过建立较为完备的资料管理系统，做到项目档案事前、事中、事后全过程管理，实现对公路文件、资料和报表的填报、审查、归档等信息化管理。网络化管理平台则是解决公路项目公文来往及业主、监理、施工等行政办公方面业务所产生的档案资料。档案管理平台则是将公路档案分类管理、检索、利用等进行统一操作，便于访问和查询利用。

3.3 业务步骤

根据公路档案管理系统的设计原则及结构组成，其功能模块主要包括十个方面：档案收集、档案检索、档案编制、电子借阅、纸质借阅、在线服务、往来公文、数字档案、数据交互、汇总统计。实现这十个方面的模块步骤，主要包括收集、整理、扫描、索引、组卷等流程。（1）收集。根据公路项目特点，按照公路工程划分资料收集范围和要求，以及施工和监理单位/分部/分项工程、文件类等，收集文件原件。文件收集内容包括收集计划制定、文件资料移交、文件收集鉴别、录入文件条目。施工及监理单位应将收集的资料报业主单位。（2）整理。公路档案收集后，按照单位/分部/分项工程、文件类排序依次整理，工程文件原件则按照文件排序标准进行整理。（3）扫描。收集到的纸质档案资料，需进行数字化扫描、纠偏、去黑边、质检和条目挂接等操作。（4）索引。公路档案扫描完成，需要将扫描后的文件与公路工程文件挂接，在档案管理系统中建立相应的文件索引链接。应检查电子文件与原件是否一致，公路工程信息、文件著录项、文件题名是否准确等。（5）组卷。按照《纸质归档文件装订规范》 《数码照片归档与管理规范》 《会计档案案卷格式》等，利用计算机信息技术提升自动组卷质量和效率。

3.4 技术路线

公路档案信息化系统本着用户体验和实际管理需要，采用C/S+B/S混合技术路线，即，C/S（客户端/服务器）结构+B/S（浏览器/服务器）结构模式。其中，C/S结构具有维护便捷，操作效率高的优势，B/S结构则具有很好的交互性，公路档案业主单位采用C/S结构，负责公路档案管理，监理、施工的单位则选用Win32单机系统运行。B/S结构主要用于系统检索，满足不同用户需求。软件开发选用MVC模式，其中M为模型层，V为表现层，C为控制层，MVC模式具有很好的可扩展性和系统配置灵活性，满足后期新增公路档案栏目的需要。数据规范采用XML标准定义，这也是目前档案界在信息化应用过程中普遍采用的数据规范，可以实现公路档案管理信息无缝衔接。系统应支持WEB服务标准，可在系统授权范围内远程调用功能模块。

4 公路档案信息化管理推进措施

4.1 树立公路档案信息化思想观念

应充分认识到公路档案信息化建设和管理的重大意义和必要性，将公路档案信息化管理纳入公路工作的重要议事日程，与其他业务工作同部署、同落实、同检查、同考核，切实在思想上转变公路档案信息化管理理念，将公路档案信息化管理作为推动新时代公路事业发展的战略性任务，列入公路部门综合管理目标和部门信息化建设考核内容之中，加大推进力度。

4.2 把握公路档案信息化发展趋势

公路工程标准化、档案数字化、办公自动化是当前公路事业发展的重要特点，也标志着公路建设与管理步入了数字化时代。档案管理也进入数字化云管理时代，由传统的纸质档案管理迈向了文件电子化、档案信息化管理。从公路档案查询、利用的现实需要看，无论是公路的改建、扩建还是翻建，都需查询原始数据，借助信息网络技术和平台查询、复制电子文本的利用者越来越多，公路档案信息化越发必要。

4.3 做好公路档案信息化顶层规划

将公路档案信息化建设纳入公路部门事业发展规划，制订公路档案信息化管理短中长期发展规划，分步实施。做好人、财、物支持和保障，根据公路档案信息化管理需要，添置必要的计算机、服务器、刻录机、扫描仪等设备，及时升级档案管理软件系统，保证档案信息化的正常推进和发挥作用。

4.4 夯实公路档案信息化基础工作

从硬件和软件两个方面持续夯实公路档案信息化工作基础。硬件方面，主要是加快档案信息化馆室等物质基础建设，添置信息化所必需的信息设备。软件则主要是开发或者完善档案管理信息系统，满足档案管理功能需要，确保信息系统及档案信息安全。还应建立健全档案信息化管理各项规章制度及考核办法，明确相关的操作规则和标准规范等，做到有章可循。

4.5 推动公路档案信息化落实

一分部署，九分落实。公路档案信息化建设贵在坚持、重在落实。应加快公路电子文件资料的归档，确定公路电子档案信息归档范围及其保管期限，明确不同系统电子数据的归档时间、归档方法、归档程序和归档要求，保存于专用服务器，确保数据安全。加快馆（室）藏档案数字化进程，尤其是纸质等传统档案数字化，必要时委托第三方进行专业技术管理和档案数字化，确保数字化进程。