办公室精细化管理中工作效率的提升途径

2022-10-21潘勇国网襄阳供电公司

管理学家 2022年11期

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办公室作为综合管理部门，为其他部门提供相应的服务，从内部、外部为企业发展提供服务。办公室涉及工作内容较多，日常工作十分复杂，尤其是新时代对办公室管理提出了更高的要求。精细化、信息化、规范化的管理模式是企业竞争发展对办公室部门提出的需求。办公室部门也要积极思考提高工作效率的方法，贯彻落实精细化管理理念，提高管理质量。

一、办公室精细化管理概念

精细化管理概念大都应用到行政管理之中，结合企业或者单位实际的运行情况落实具体的管理办法。精细化管理更加注重管理细节的完善，通过制定管理细则、管理手段、管理策略，落实具体的管理措施，降低管理成本，提高办公室工作、服务的系统性与整体性。精细化管理更加注重科学理念、信息理念、效率思维、效益提升等内容，适应经济发展、社会发展的客观需求，符合时代特征。精细化管理模式涉及内容较多，形式也比较复杂，在落实精细化管理模式期间需要不断思考管理策略与企业之间的适应性，促进各部门、人员、业务之间的协调。企业也在思考如何具体落实精细化管理模式，其在办公室管理期间仍延续着传统的管理模式，存在一定的弊端，缺乏精细化管理理念，具有广阔的工作效率提升空间。以下是办公室管理模式中可以提升的内容，并通过积极探讨精细化管理理念应用对具体工作落实提出的要求。

二、办公室管理模式存在问题

（一）管理目的不明确

精细化管理对管理目标要求更加明确。企业没有采用量化的指标落实管理办法，办公室部门管理目标并不明确。例如，在人员管理中，企业虽然制定了考核标准、考核内容，但考核管理的最终目的是判断个人参与工作的态度以及能力，并没有思考如何通过考核在企业内部形成良好的竞争氛围，促进工作效率的提升。办公室的行政管理工作涉及职位管理时，管理目标与职位之间的协同性不足，致使管理办法落实期间出现混乱，工作效率难以达到最优化。

（二）管理意识滞后

精细化管理意识要求应用现代化管理理念，落实规范化、系统化的管理措施，具备精细化管理意识。然而就目前而言，办公室管理由于意识滞后，管理体系中部分内容仍沿用传统管理模式，很多具体的管理工作在具体实践工作中无法落实，导致很多地方存在漏洞，管理效率无法得到保障。

（三）管理办法不科学

精细化管理要求应用具体化的管理办法，落实具体的管理制度，制定并执行管理细则与管理方案。由于办公室涉及工作任务量较为庞大，管理制度、管理指标等落实缺乏量化标准，对具体的管理要素很难进行细致的划分，常常出现管理失衡问题。不科学的管理办法导致办公室工作效率无法得到最大保障。

三、办公室精细化管理路径优化

（一）细化管理内容

精细化管理要求在以往办公室管理内容、管理方向的基础上进一步细化，结合企业实际发展与业务管理形式，明确具体管理内容。例如，常规性的管理模式中办公室同时负责企业的行政管理内容与后勤管理等内容，并将多项工作融合在一起，各个管理内容之间缺乏衔接性，导致管理状态长期处于朦胧、模糊的阶段。通过进一步细化管理内容的方式，可以使得各项内容之间相互协调、划分明确，使得各项管理内容更加具备层次性、条理性，按照工作内容性质、工作内容的重要性对其进行分类管理，减少形式主义管理模式的存在。企业按照办公室的工作内容对管理内容进行进一步细化，每个员工分别负责不同的工作，落实相应的职责。岗位职责优化是精细化管理模式提出的主要内容，也是落实精细化管理制度的内在要求。具体而言，以科学合理的岗位分配与职责优化，来提高员工的工作效率。

（二）优化管理理念

精细化管理模式落实应充分贯彻落实现代化管理理念，认识到先进管理理念对于企业发展的积极意义。企业应改变传统管理理念，学习现代化、精细化管理理论，改变以往传统落后的管理理念，使其符合当下时代的发展需求。管理理念优化可以采取以下措施。

1.引进管理理念

引进是指将其他企业、其他组织办公室管理的精细化管理先进理念引入到本企业办公室管理模式之中。对于企业单位而言，引用现有的管理理念可能与企业发展之间存在不适应，需要进一步进行改良或者完善，使其与自身发展相适应。管理理念决定着办公室管理模式，是影响办公室工作效率的意识形态。如何引进、完善是企业需要着重考虑的内容。以某供电企业为例，结合自身现有管理模式与人员构成，可以引进现有的系统化、标准化、流程化管理理念，将办公室业务内容进行分解，学习股份有限公司的办公室管理模式，将现有的工作进行分解，如后勤保障工作中包括办公室资源补给、办公室垃圾清理等，行政管理包括人员管理、档案管理、资料分配等多项工作。引进先进的管理理念将其他发展良好、办公室精细化管理理念应用较好的企业作为标杆，尝试将其管理理念应用到企业之中，探索该理念与自身之间的契合性，对其进行改良、优化。

2.学习先进理念

引进与学习均是优化现有管理理念的重要内容，引进与学习不同，前者是将其他的先进理念引入到本企业办公室管理之中，而学习是企业学习新的知识、新的模式，尝试将其应用到办公室管理之中。受企业性质与业务范围影响，同样的管理理念在不同企业之间也具有不适应性。企业应派遣专门人才参与社会座谈会、先进企业管理经验交流会、社会知名人士讲座，学习先进管理理念，将其应用到办公室管理中，判断其对工作效率提升是否有积极作用。

目前，智能技术、大数据技术等在管理中的应用效果越来越好，其对于精细化管理模式的完善具有积极作用。优化管理理念，应学习现代化、信息化、数字化管理理念，将其与企业精细化管理模式相结合，制定出更加完善、优质的管理策略，提高办公室工作效率。

（三）建立绩效管理制度

建立绩效考核制度是指应用量化指标实现办公室管理目标，应用精细化的指标作为管理人员、工作人员评估考核标准，全面提高办公室工作效率，调动管理人员与工作人员的思维积极性。将绩效作为衡量管理人员管理策略是否科学、工作人员工作质量是否满足要求的重要指标，需要对其进行细化、细分，这样才符合精细化的管理理念。评估绩效考核应坚持周期考核机制、采取量化指标，并设定相应的奖惩机制，充分落实精细化绩效管理模式。

1.明确考核周期

绩效管理考核周期应以月考核、年考核的方式执行考核标准，评估员工的月表现与年表现。通过设计每个月的员工工作内容、工作性质与工作方法，确定月考核内容，并将绩效考核评估内容进行综合，制定年评估考核内容。以月为周期的考核周期可以调动员工之间的良性竞争，调动员工参与办公室工作积极性。以年为标准的考核周期制定可以实现对全年管理工作与业务工作的总结，找到不足之处，进行完善，在下一年更好地开展工作。

2.制定量化指标

量化指标是指将绩效考核内容进行评估，制定精细的评价细则，按照内容与重要程度进行细分，制定量化的绩效考核指标。量化指标是指将评估考核与绩效管理内容进行细分，按照一定的权值对工作人员的工作效率、工作情况以及工作态度等进行评价。基于量化指标将精细化管理内容进行细分，作为绩效评估考核的基础内容。根据量化指标开展具体的办公室管理工作，将各大指标细化在日常的工作之中，可以有效提高办公室人员工作效率。

3.优化奖惩措施

将绩效考核与奖惩措施相结合，通过奖励、惩罚手段在办公室管理中形成良好的氛围。如精细化管理人员及办公室职员表现较好，日常规范、工作质量、职业素质均满足实际的管理需求，分值达到80分以上，给予一定的奖励；达到60 分以上，则降低相应的奖励；在60 分以下，则给予相应的惩罚。将奖惩措施进行细化、细分，实现精细化分层管理，可以调动办公室员工的积极性。

（四）强化责任管理意识

强化责任管理意识是精细化管理模式对办公室管理提出的要求，办公室各阶层人员、各业务人员应明确自身的岗位职责，承担相应的义务，强化自身的责任管理意识。繁重的工作对于管理人员而言可能影响工作效能与协调性，管理人员需要统一思想、统一理念，建立契合的办公室文化，使其可以发挥引导员工参与工作，落实具体职责的作用。

具体而言，责任管理意识应落实责任管理制度，采用制度化的管理方式对管理细则进行优化、细分，使其符合精细化管理的客观需要。责任管理制度中应明确办公室中人员数量、人员负责内容、日常工作规范，按照岗位和职责对管理进行划分。当办公室工作出现一定的漏洞或者问题时，相关人员应按照岗位职责结合职责管理制度追究个人责任，找出问题、解决问题，实现办公室精细化管理目的。

从领导阶层而言，其也需要具备办公室管理的责任感与使命感，将身心投入到如何开展办公室精细化管理工作之中。管理阶层需要具备敏锐的洞察力以及良好的沟通能力，采取刚性的责任管理制度与柔性的组织文化渗透方法，刚柔并济开展管理工作，以责任、态度、认真、高效等作为组织文化管理内容，提高办公室的团结性。

（五）精细化管理制度建立

办公室精细化管理必须建立与之匹配的管理制度，结合企业实际发展情况与未来战略发展目标，落实管理制度内容，为企业长效发展奠定基础、提供保障。传统管理制度虽然具有一定的滞后性，但其与企业发展模式之间具有一定程度的契合性，办公室管理制度也是如此。精细化管理制度建立需要以以往的管理制度为基础，不断进行细化、完善，添加一些新的理念、新的内容，使得管理制度更加精准、高效。例如，将办公室工作细节融合到管理制度之中，将各项业务内容的工作规范与工作目标与实际管理工作相结合，确保办公室组织管理的每项工作任务均有章可循。

精细化管理制度的建立是以办公室职员为基础的，管理人员可能对职员现下工作中的难点、重点了解程度不足，需要将办公室全部职员纳入到具体的制度建立之中，鼓励和引导办公室职员参与到管理制度优化之中，确保制度内容更加完善，确保其符合办公室工作任务落实的具体需求。

（六）重视管理型人才培养

目前，企业之间的竞争不仅仅是业务之间的竞争，也是人才之间的竞争。越来越多的企业重视复合型人才、成长型人才、综合型人才的培养与应用，企业在落实精细化管理目标时也要充分发挥人才在此间的作用，培养与自身相适应的复合型、管理型人才。人才培养大致分为两种，一种是内部培养，另一种是外聘，两种模式均具有一定的优势和弊端。企业可将两种人才培养模式相结合，派遣内部专业人才前往其他大型企业进行学习，提高人才对精细化管理知识的理解。也可以引进具备高素质、高能力的社会人才，采用社会招聘的方式引进人才，使其可以满足办公室工作效率提升的客观需要。