对中学电子学籍档案管理的研究

范雪菲 上海理工大学附属储能中学

中学学籍档案作为记录中学生的在校情况以及成绩信息等重要档案文件内容，是学校实施管理工作的重要依据。在传统的学籍档案管理过程中，容易出现因人为管理致使档案丢失或是工作效率低下的问题，严重影响了中学学校的相关服务建设，因此，在现代化信息技术的发展过程中，需要更加广泛地应用智能化的技术手段，实施电子学籍档案管理，在更加智能化的档案管理工程中，保障更加精准地实现学籍档案管理工作的价值，避免影响到中学学校的各项建设进程。

一、中学电子学籍档案管理的意义

档案信息作为在社会前进发展过程中所形成的，对各种事件信息的记录，借助于文字文明的发展而构成的社会现实反映，是社会发展中必然存在的事物。而在信息技术飞速发展的进程中，促使档案信息的储存管理逐渐进入到了智能的信息化环境中，基于纸质版档案以及无纸版档案的存在形式，为社会的档案信息管理提供了更加便捷的管理方式。无纸档案逐渐成为档案信息管理的必然趋势，通过现代化的信息技术应用，借助于互联网以及计算机等，形成综合应用的档案设备，将档案信息以光盘、磁盘以及多种不同形式进行储存，并借助相应的显示设备显现相关内容。改变了以往的档案管理环境，在全面先进的档案管理工作的过程中，不断促进管理效率的提速以及管理质量的提升。在新兴技术的发展成果中，逐渐成熟的计算机技术应用到社会的方方面面。而作为档案信息管理中最为重要的内容，中学的学籍档案管理逐渐凸显出了一定的弊端。传统的学籍管理难以跟随时代的发展步伐，促使电子学籍档案管理成为必然，实施电子学籍档案管理能够保障在更加简便的管理流程中，解决难操作以及复杂的流程问题，保障能够为中学教育提供更为及时客观的数据内容。

中学的学籍档案管理具有较强的事务性，并且大量的学生信息使得档案管理较为繁杂，以储能中学的实际情况为例，其下设28 个教学班，至少能够容纳1000 名学生，学校经过多次撤并，撤并前各校的历史学籍档案混乱，使储能中学的学生学籍复杂，新生的不断增加，也给学校的学籍管理增加了难度。在原始的传统学籍档案管理工作中，构建的小型数据库以及半人工操作的方式使得学校的学籍档案管理难以适应越来越多的学生人数以及学校的实际管理需求。在庞大的学生信息量基础上，学籍档案管理必须能够及时地开发出更加先进智能的管理形式，才能提升学生管理工作效率。借助于先进的信息技术以及计算机设备等，开发适合储能中学的学籍档案管理系统，保障实现更加规范化的学籍信息资料建立，更加便捷地对学生的相关信息进行录入、检索、统计等，便于对学生的各项情况进行全面的了解，并实现储能中学有关学生信息资源的共享管理，保障学校的各个部门都能够及时获取到相关的学生信息，达成信息化的管理效果，有助于学校的规范化建设与现代化发展。

二、中学学籍档案管理中的问题

（一）缺乏管理重视

由于在储能中学传统的学籍档案管理工作中，相关工作人员并非专职人员，对于学籍档案信息的管理缺乏专业化的知识理论，大多数情况下是由学校中其他部门的教师或是主任等进行兼任管理的，因此，在实际实施学籍档案管理的过程中，管理人员难以付出大量的时间与精力实现更加规范化的管理效果。长此以往，促使学校的领导干部对于学校的学籍档案管理存在较为严重的认知偏差，认为只需要简单地整合学生的信息即可，简单的信息管理事务不需要进行优化完善，在应付查档的观念下构建学籍档案管理工作，难以保障学籍档案管理发挥应有的作用。大多数的领导人员难以了解重视学籍档案管理的意义，导致在实际实施工作的过程中难免会出现各种失误与偏差，无法适应现代化教育发展的实际需求。

（二）随意性管理

由于储能中学近年来发展规模逐渐扩大，学生人数逐渐增加，促使学校的部门等更加复杂，因此在繁重的教学管理任务中，学校选择了主要经营建设教务工作，包括教学计划、课务管理、教材管理以及成绩管理等。在现阶段全面重视学生的素质发展过程中，学校不得不将注意力集中在学生的教学发展中，因此存在对于学籍管理较为忽视的现象。并且，由于储能中学的学生信息资料众多，实施学籍档案管理工作较为艰难，部分工作人员在将信息传输到计算机设备后，由于疏忽没有及时保存，造成各种资料信息的丢失，影响了学籍档案信息管理工作的开展。

（三）不明确的管理程序

现阶段，在储能中学实施学籍档案管理工作存在着明显的弊端，由于不明确的管理程序，使得众多学生的学籍信息等储存在不够安全的载体中，严重影响了学籍档案管理工作进度的同时，也会造成学籍档案信息存在一定的遗失或是泄露风险。由于学校无法对学籍档案管理实施更为明确的管理程序建设，较为分散的储存管理流程，使得计算机系统一旦发生任何问题都将会影响到系统中的信息资料安全。并且在实施档案的电子化存档管理过程中，难以针对其构建更加安全的保障环境，无法有效辨别相关信息的真假，使得档案信息的真实可信度下降，严重影响对实际学籍信息档案管理的效率与作用。

三、电子学籍档案管理的优势

（一）储存空间相对较小

电子学籍档案管理，能够有效摆脱以往的纸质版文件储存，在更加先进的智能化设备管理中，代替原有的纸质版文件，将各种学籍信息资源集中整合在计算机设备以及互联网环境中，更好地节约空间。在储能中学实施的电子学籍档案管理中，众多电子档案以光盘、U 盘、磁盘等形式进行储存，这种储存方式具有容量大、密度大、储存速度快以及读取便捷的优势。相较于以往纸质版学籍档案信息管理，电子档案管理能够实现更加良好的节约空间效果，一个U 盘储存量最少能够达到25G 左右，能够将350 万张A4 纸上的信息，或是数十万页的图像信息等集中收录在内。电子学籍档案信息的管理方式为中学的档案管理提供了更加便捷的管理渠道，促使学校的整体管理水平得到了提升。

（二）便捷的操作方式

电子学籍档案管理主要是借助于计算机设备以及互联网技术共同组合作用下实施的，因此，在实际进行学籍档案管理的过程中，仅仅需要熟悉相关的操作流程即可完成有关学生信息的基础操作。对于信息的储存录入以及查询调取等，在更加简洁鲜明的板块指引下，始终能够保持较为整洁的版面，避免了以往在纸质版档案的录入或修改过程中造成了混乱现象。电子学籍档案管理的实施，使得电子档案在更加安全的储存环境中进行修改等操作。

（三）快捷的资源共享

在电子学籍档案的管理中借助于先进的计算机设备，不仅能够实现信息的文字形式储存，更是能够形成多样化的信息录入，例如在对储能中学的学生进行秋季入学的信息录入过程中，以更加智能化的照片与影像等方式进行录入，与文字内容互相搭配丰富电子档案，形成更加全面且生动的信息。互联网技术平台的搭建，使得信息的查询与传输更加高效，处于电子移动设备终端中的信息以及统一网络环境中的各个设备之间能够实现快速的共享资源，使得学籍档案信息的使用能够突破时间与空间的限制。学校中的任意部门在急需调取相关学生的信息时只需要进入到对应的系统并输入正确的查询指令即可实现对学生信息的查询，更加方便快捷，避免了以往信息传递共享的局限问题。

四、中学实施电子学籍档案管理的举措

（一）健全完善的管理制度

在储能中学实施学籍档案管理的电子化模式，首先需要保障管理制度规章的完善，才能够形成更加良好的管理效率。实施电子学籍档案管理的过程中，要始终明确具体分工，基于网络化结构管理形式，要求储能中学能够实事求是地对工作中的各项信息内容进行记录。实施学籍档案管理不仅仅是针对于学生的学籍信息进行管理，更是需要基于学校整体的实际发展状况，将学校中的各项工作活动以及教师与学生的工作学习成绩等完善地记录在内，作为学校发展的经验总结，是学校实施正确的发展决策的关键性汇总内容。因此，需要储能中学能够基于学校实施电子学籍档案管理工作中实际涉及的各个部门实施更加明确的分工建设，在充分保障档案信息的收集、整理、归档以及汇总之间具有良好的协作关系的基础上，形成科学良好的管理效果，保障电子学籍档案管理工作能够为学校的健康发展提供有效参考。电子学籍档案的管理过程中，收集档案信息作为首要环节，将会影响到后续实施档案管理的有效性。因此，作为学籍档案管理工作的基础所在，在收集信息的环节中，需要学校能够制定更为严谨的工作制度，保证相关工作人员都能够在更为严谨的规范工作环境中有序地进行信息的采集整合。及时对收集来的信息进行拷贝处理，避免丢失遗漏现象的发生。健全文件管理的审核制度，避免各项学籍信息等出现严重的错漏现象，需要在完成收集的第一时间进行详细的核对，避免在后续的工作中由于信息的错误增加工作量。

（二）做好先进技术的应用

做好中学电子学籍档案管理，需要全面借助于先进的信息技术，以实现相对较高的工作效率。基于实际，主要是从两个不同的方面来实现先进技术的应用。首先，结合现代化的先进技术设备应用，保障电子学籍档案管理更加智能化，摆脱了以往人工操作模式下落后的工作方式，以更加先进的智能化设备作为基础，例如应用到计算机检索以及智能的扫描、传真等相关技术的应用，促使档案管理工作实现了真正意义上的现代化发展，能够为中学的整体管理提供更好的参考，促使其他管理工作也能够借助于这样的智能化技术手段实施更加高效的管理。其次，在现代化的信息技术应用过程中促进学籍档案信息管理呈现出一体化的管理效果，在移动互联网的构建下，促使中学中学籍档案管理的电子平台之间能够实现有序的连接，保障统一的系统操作下，分设不同的子系统，集中管理档案信息，实现更加规范的管理流程。保障档案信息在先进信息技术的构建下能够自动归档，基于不同班级有效分类管理，形成信息化服务中心。

（三）强化管理细节构建

储能中学实施有效的电子学籍档案信息管理工作，包括档案信息的归档管理、档案查询、借阅与归还等，需要分别形成相应的记录信息，并保障在管理系统中实时更新储存。在档案管理中设定固定的管理人员，对不同文档的归类、创建、增删等实施有效处理。查询与借阅需要首先向档案管理人员提交申请，申请通过后，才能够在有限的时间中对相关文档进行提取浏览。并且针对于档案信息的重要程度进行分级管理，同时对不同的用户查询进行权限设定，在权属范围内才能够对相应的信息进行获取应用，避免出现任何影响到信息安全的行为出现，加强电子学籍档案的细节管理，能够维护电子学籍档案管理建设的有效意义。

五、结语

基于储能中学实施电子学籍档案管理的实际案例，全面分析了基于电子学籍档案管理实施的有效意义，保障中学的学籍档案管理工作效率得到有效提升，促使其为中学的发展建设贡献力量。