医院档案管理中权变管理理论的运用研究

秦基石 河南省人民医院

权变管理理论起源于20 世纪的美国，其核心观念在于管理者在开展管理的过程中，重视其内部之间的联系，灵活调整管理方案，提升管理效率。医院档案由于其自身特点，具有较大的复杂性，管理难度较大。可引入权变管理理论，有针对性地开展管理工作，促使医院档案管理朝向规范化方向发展。本文分析权变管理含义，指出权变管理理论在医院档案管理中应用的积极作用，并提出医院档案管理中权变管理理论的运用策略，以期为今后开展档案管理提供参考。

一、权变管理理论概述以及医院档案特点

（一）权变管理理论

权变管理理论由美国学者提出，其要求在开展管理的过程中，将组织中的环境因素纳入到研究范围中，强调在开展管理时需根据外界环境的变化有针对性地采取管理模式，以此带动管理效率的不断提升。从具体内容来看，首先，权变管理理论在立足于系统观的基础之上，即站在整个系统上来全面认知管理行为；其次，由于组织环境在发展中呈现出复杂以及动态的特点，这就使得在开展管理时应根据实际情况灵活调整管理模式，避免管理模式固化导致管理效率下降；最后，权变管理理论在具体实施过程中兼具灵活性以及程序性，这就使人们在运用权变管理理论开展管理的过程中需避免固化采用某种方式，而是在二者之间尽量协调，选择折中方式进行。

（二）医院档案的特点

1.内容多

医院由于其自身特点，在长期发展中会形成种类较多的档案。而随着我国医疗水平的不断提升，医院的档案数量也呈现海量化发展。医院档案一般包括医院内部管理机制、业务条例等具有指导价值的数据和信息，而这类信息在医院升级或者职工流动的过程中具有极为重要的现实意义。其次，医院档案中还包括有医院组织和参与的各类会议的相关信息以及影像等，如国家卫健委下发的各项条例以及医院需贯彻落实的相关法律法规等。最后，医院档案中还包括有医院在发展过程中所发生的重要事件等，如医院获得的荣誉和表彰、签发的文件以及医患矛盾等内容，医生的选聘信息以及晋升档案记录等也包含在医院办公室档案内。

2.类型较多

在医院中，档案类型较多，除常规档案文献之外，还包括许多类型。首先为文字档案，文字档案作为医院档案中最为常用的一种档案记录模式，记录载体一般为纸质档案，其包含的内容十分复杂，如病历、医院人事档案以及会计档案等，医院内部的报刊和杂志等具有医疗知识的内容，也是医院档案中常见的部分。其次为影像档案，如图片档案、音频档案以及视频档案等，这种档案在记录医院参加或者组织某种会议或者活动时较为常用，一些广播电视媒体中报道的医疗类内容档案也较为常见。影像档案相较于纸质档案，可完整记录医院在会议或者学习时的整个过程，更能真实还原当时场景，在医院档案中占据重要地位。最后为网络档案，随着互联网普及率的不断上升，互联网由于其开放性，在信息传输中占据关键地位。而随着人们对于健康问题重视程度的不断提高，医院也开始在网络上传输一些医学知识，这就构成了医院档案中的网络档案。

二、权变管理理论在医院档案管理中的积极作用

（一）提升管理效率

在医院的长期历史发展进程中，会生成数量极大的档案，医院的档案相较于各个企业或者是事业单位等，具有较大的特殊性，通过查阅档案可全面掌握医院的发展历程、相关基础设备设施建设、病人病历以及某个病种的研究情况。医院档案可为医院今后开展相关研究提供扎实可靠的依据，应用价值十分广泛。而医院档案由于随着医疗信息的变化而出现变化，具有极强的动态性。因此，在开展档案管理的过程中需随时与外界信息保持相同频率，才能更好地开展管理。这也符合权变管理理论中的因地制宜原则，为应用权变管理理论打下坚实的基础。

并且在医院开展档案管理的过程中，由于传统对档案管理重视程度较低，医院在相关管理制度以及责任制上并不完善，导致部分档案没有及时整理并归档，而是零散分布在各个科室职责，档案在管理上以及信息收集上存在较大问题。并且在档案管理专业人员的配备上也存在较大问题，缺乏专业档案管理人员，档案管理效率不高。而应用权变管理理论开展医院档案的管理，可促使医院在开展档案管理时按照规范化的要求进行，有利于解决医院在开展档案管理时存在的问题，提升档案管理效率和医院档案的利用率。

（二）打造医院文化

在医院的日常工作过程中，除提升医疗水平之外，医院中的文化建设也是其中的重要工作内容。在医院文化建设中，档案也起到极大的促进作用。医院档案中记载着较多自医院成立以来在医疗卫生事业所取得的成就和进展，其集中反映了医院文化建设内容。并且随着社会的不断发展，医院文化建设的内容以及形式也得到不断丰富，促使医院在精神文化的建设中完美传承医院精神。而在权变管理理论应用到医院开展档案管理的过程中，可促使医院的档案管理朝向规范化方向进行，有利于提升医院中档案资源利用率，更有利于管理人员利用档案为医院文化建设提供参考，促使医院精神文化建设的顺利进行。

三、医院档案管理中权变管理理论的运用策略

（一）运用在管理观念的转变上

当下，档案管理的重要性不断凸显，作为医院来说，更应重视档案工作的重要作用，不断改革档案管理模式，提升档案管理水平，促使医院实现长远发展。随着权变管理理论不断被运用到医院档案的管理中，由于权变管理理论要求在开展档案管理的过程中需随着外界环境的变化而灵活调整管理模式以及管理理念。这就要求在开展医院档案管理的过程中，需积极转变传统管理理念，提升对档案管理的重视程度。在具体的实践过程中，首先，需提升对其重视程度，完善档案管理工作各项所需，建立健全相关管理制度，从公立医院实际情况出发，根据自身特点及未来发展需要，完善已有的档案管理相关制度，将其与公立医院日常开展业务相结合，或建立新的符合时代发展和公立医院发展需要的最新制度。对不合理的规章制度要及时加以修正，以适应新时代发展所需。在制定相关制度时，需从实际出发，科学制定管理制度，使其真正落实到实处，能够科学有效地指导公立医院开展日常档案管理工作。工作人员在开展工作时，需严格遵循制度要求，科学开展档案管理的各项工作，提升管理效率，更好地保障公立医院档案管理工作实现规范化与标准化，提升医院的档案管理水平。

在提升重视程度的同时，更要注重提升档案管理的服务水平。公立医院可向上级主管部门提出申请，要求上级部门给予资金支持，完善各项基础设施的搭建，加强对档案的管理手段，不断创新优化管理模式，使档案管理更好地为医院开展各项工作而服务，实现今后长远发展而服务。

（二）运用在管理模式的完善上

传统医院档案以纸质档案为主，由于档案内容较多且涵盖内容较多，覆盖范围较广，这就使得医院档案内容呈海量化发展，给管理和保存带来较大难度，档案管理人员工作量较大，人力成本较高。且在开展档案管理时容易出现遗漏，给后期查阅带来较大问题。随着权变管理理论的普及率不断提高，在医院开展档案管理的过程中，也需按照权变管理理论的要求，将档案管理从多个角度来看待。一方面，需将档案管理当作封闭工作，做好档案的保管工作，并保持档案的完整性与隐私性；另一方面，又要将档案管理看作开放工作，引入多元化的管理模式，便于更好地提升档案的利用率。随着科学技术的不断发展，计算机互联网已经渗透到人们生产和生活的各个领域之中，极大地改变了人们生产和生活的方式，提升了生产效率，更便利了人们的生活。在医院推动档案管理规范化与创新化的过程中，更要注重信息化的重要作用，积极推动信息化建设。一方面，需积极推动纸质档案和电子档案的融合，来提升档案管理的工作效率。可在医院中实施纸质档案和电子档案共存，将纸质档案作为正本，电子档案作为备份副本，提升档案管理效率的同时也提升档案检索效率，更对档案的存储及管理起到了极大的保障作用。在具体的实践过程中，医院需加大在档案管理方面的投入，引入最新科技手段，落实集成数据的采集、检索和分析工作，在数据采集时，运用数字化上传处理数据，并进行分类细化；在检索时，智能设计类别、职能及关键词等检索信息，提升检索速度和检索效率；在数据分析时，智能规划检索信息，有效运用档案信息，真正意义上提升医院的档案信息化水平。医院也可成立专门的信息部门，聘请专业计算机人才，明确岗位职责，服务于医院各个部门的相关信息化工作，搭建数字化档案信息平台，并在后期使用中对其进行维护与更新，确保医院整体信息化的水平得以提升，使医院顺应时代潮流，真正意义上实现医院的长远发展。

另一方面，需认识到档案的隐私性，加大对档案信息安全的重视程度，引入信息加密技术，在管理系统中做好各项加密手段，如访问权限和身份识别、人脸识别等，更应注重网络安全，在系统中设置各类防火墙，安装杀毒软件，并随时对其进行升级和更新，来提升其预防能力。对于医院来说，由于档案中涉及较多个人信息，极易被不法分子盗用来进行非法牟利，更应按照保密要求中的各项规定，对各类文件进行专业整理和归档，确保其安全性。在数据库建立后，医院需要求档案管理人员及时更新数据库，上传最新信息，并随时对数据库进行监督和管理，以期更好地为人们提供信息化服务。在档案室中设置专门储存位置，并配备各类档案管理基础设施，如档案柜、红外监控、除湿器和消防基础设施，更大程度上提升档案的安全性，提升公立医院中档案管理水平，促使其实现规范性与创新性的共同发展。

（三）运用在管理人员的培训上

医院利用权变管理理论开展档案管理工作的过程中，需重视档案人才的作用，打造高水平高素质的档案管理队伍。可在招聘时，选拔档案管理专业的优秀毕业生，提供其发展平台，使其利用所学的专业知识为医院的档案管理工作服务；在已有的档案管理工作人员中，定期组织培训，加强人员专业水平和职业素养，在培训内容中不仅需要包括档案管理知识，更要包括计算机技术及相关医学知识，全面提高档案管理人员的综合水平，使其更好地为医院的档案管理事业服务；鼓励档案管理人员外出学习，借鉴别的医院优秀档案管理经验，结合医院自身实际情况，建立符合医院发展的档案管理制度和档案管理平台，全面提升医院档案管理水平，促进医院的全面发展。

四、结语

随着我国社会的不断发展，档案的重要性不断凸显出来，尤其是在医院中，其作为我国医疗卫生服务体系中最为重要的组成部分，积极做好档案管理模式改革可对医院实现长远发展起到至关重要的作用。而在医院开展档案管理中积极引入权变管理理论，可极大地提升医院中档案管理的效率，更推动医院中文化建设的顺利进行，有着极为重要的积极作用。针对于此，医院需提升对档案管理的重视程度，积极引入权变管理理论，打造专业管理人员队伍，更要引入多元化的档案管理模式，保证档案管理的顺利开展，最大限度地发挥档案的促进作用，使其更好地为医院的长远发展而服务。