大数据视角下高职院校学生档案信息化管理策略研究

余亚浩 河南护理职业学院

2021 年《教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》提出：教育信息化的主体部分是教育管理信息化，其包含的基本因素有以信息为载体的系统、以数据为对象的资源和以硬件为基础的设施，并通过运用信息技术改变管理理念、创新管理方式、提高管理效率，支撑教育决策、管理和服务，实现教育管理的现代化历程转变。而学生档案信息化是教育管理信息化的基础，因此发展学生档案信息化，有助于推动教育现代化进程。高等职业教育是我国高等教育体系发展中不可或缺的部分，势必会响应时代号召，改革与创新机制，为服务“中国制造2025”等重大战略提供技术技能人才支撑。

大数据提供的信息是个性化的数据服务，在实际生活中越来越多的应用，例如短视频App、购物App。因此大数据结合学生档案的重要性显而易见，这也充分体现了国家“与时俱进”和“以人为本”的思想以及对高校学生的高度重视和人文关怀。档案管理在高职院校的发展中本应受到的重视，但在现实中却无法保证地位，使得高职院校档案信息发展受到了挑战，出现了矛盾，正因为矛盾的存在，也使得高职院校的学生档案管理成为学术界一直研究的重要课题。而高职院校学生档案信息化随着社会的发展逐步成为档案的新兴领域，成为引领档案新科技的方式。

一、研究现状

（一）国外研究现状

日本学者提出来信息化的概念，美国凭借其得天独厚的优势——科技、人才、资金，抓住了档案信息化发展的重要时机，使档案信息化在美国得以快速发展并成长为信息化领域的“标杆”。美国档案与文件机构早在20 世纪90 年代共同组建了档案信息系统，成为世界信息化的代表。早期发展的代表国家还有英国，因其拥有强大资本注入，使得档案信息化管理起步顺利、发展较快。截至2011 年，在英国国家档案馆官方网站上，公众可以分享包括一亿多份在线资料，130 多万份共享资料和超过2200 兆字节的数字档案，相当于330 亿页A4纸张的文字记录的电子资源。虽然档案信息化发展在各国较为顺利，但是对于高职院校学生档案信息化管理研究还是较少，并没有针对高职院校的特殊性来研究。

（二）国内研究现状

我国对高校档案信息化管理的研究主要集中在可行性和必要性的研究、现状及存在问题研究、存在问题的原因分析、对策研究等方面。陈芳对高职院校档案管理社会服务功能进行了研究，并拓宽了档案管理社会功能的服务范围。罗丹认为，高校档案信息化管理是信息时代发展的需求、有利于档案永久保存、有利于档案信息资源的高效利用、有利于科学归档和建档。陈丹指出了推进高校档案信息化管理的四个策略：增加信息化基础设备、对档案信息化管理制度进行有效创新、对档案管理工作理念进行有效创新。综上所述，可以看出关于高校档案信息化管理的研究在国内已有较为广泛的开展，但是研究很少从高职院校角度去分析和阐述。毕竟高职院校与普通高等院校的培养层次、办学理念等存在差异，需要将两者分开讨论分析，因此有必要从管理学的高度去研究和分析高职院校学生档案信息化管理，使高职院校档案信息化能够更加顺利开展。

二、将大数据融入到高职院校学生档案管理的必要性

随着国家教育体制的改革，普通高等院校与高职院校发展要按照不同的国家政策和方针执行，高职院校的招生规模从2019 年开始不断地扩大，学生档案的数量也出现短时间激增的现象。而在此之前由于学生档案管理工作的不重视，导致学生档案内容存在缺失，而且在传递和保管过程中也出现各种各样的问题。高职院校学生档案管理工作和社会主义结构的建设有着息息相关的联系，是输送高技能人才的重要通道之一，和高职院校学生毕业后的就业方向、人生规划有关。将大数据融入到高职院校学生档案管理中十分必要，不仅能够促进学生档案信息化地快速发展，还能够让学生体验档案信息化便捷所带来的益处。

学生档案当中记录了学生家庭情况、学习成绩、政治思想表现以及身体状况等，统一经文字方式所记录，还包含学籍、人事、党团材料等，是学习阶段当中的一个缩影。其中详细描述了当中毕业生登记表以及普通高中学生学籍管理等各项资料。现如今国内各大高校对档案大数据的定义尚且停留在治疗数量规模较大且无法通过目前主流软件工具在合理时间内达到截取、管理、处理并整理为有效信息的一个阶段。现阶段大数据在档案管理当中所发挥的作用具有一定的局限性，档案数据只需要记录产生和管理过程中的活动轨迹，和档案密切相关且有利用价值的各项信息则无法及时录入到档案管理当中，无法在规定时间内对所采集的数据进行分析，因此完成学生档案信息化发展亟待解决与大数据融合的问题。

例如：学校在录入学生档案信息的过程中，在登记好学生个人信息的基础条件下，还需要及时地对档案信息进行更新和维护，确定信息数据的完整性和准确性。实现档案信息共享化，以便学生在日常的学习生活中，也能够通过校园网对个人信息进行查询。设立专用的反馈邮箱，将网络上的遗漏信息或错误信息及时进行更新和补全，确保学生档案管理的完整性。大数据与学生档案信息化融合不仅仅是时代所需，也是社会形势发展的必然选择，高职院校学生档案信息化的特殊性也决定了学生档案信息化与大数据融合会更加贯通、完整。

三、高职院校学生档案信息化存在的问题

（一）体制陈旧、观念淡薄

纵观高职院校的发展史，随着我国社会的不断发展，高职院校培养的专业性人才在社会分工中的位置日趋突出。即高职院校培养的技能型人才在未来社会就业中占据了中坚力量，而直接影响高职学生就业很重要的一方面是学生档案。以河南护理职业学院为例，该院校学生的档案一般保管在各系部办公室，也会有学生档案保管在辅导员办公室的情况，档案信息的安全性根本无法得到保证，偶有发生因教师管理失误出现学生档案丢失的现象。此外，学院档案室保管的毕业学生档案信息不完整，如学生的毕业证号只保存了最近二十年的资料，2000 年以前保存的学生档案不是存在档案信息有误的情况就是存在档案资料保存不齐全的状况，导致档案资源保管缺失。正是因为管理制度的落后、观念的淡薄，对目前高职院校学生档案信息化的的发展带来了障碍。

体制的陈旧与观念的淡薄是目前高职院校发展档案事业的“通病”，是限制档案信息化发展的关键。只有转变管理体制和管理理念，高职院校的档案信息化发展才有根本动力，才有发展潜力。

（二）服务意识薄弱，利用观念不强

高职院校档案室处于学校行政部门的边缘化地位，是档案室服务意识薄弱的主要原因；学生毕业后若没有及时就业或不需要利用学生档案，是档案利用观念不强的主要因素。服务意识和利用观念的薄弱共同造成了档案信息化发展前进不动局面；导致档案最主要的功能无法实现，是学生档案信息化发展的障碍之一。教育部公布的2021 年《职业教育法》修订草案、2019 年—2021年高职连续扩招三百万学生的信息等都在宣布着高职教育高速发展的时代已经到来。档案服务意识薄弱是根源上的档案信息化发展的不足，因此想要保证高职院校学生档案信息化发展能够搭上高职教育高速发展的时代列车，必须要保证档案部门的主体服务意识和利用观念。

以河南护理职业学院为例，学院档案室的发展受到限制其部门本身也应及时自省，档案服务意识直接影响查档者利用状况，所以档案部门应积极提高服务意识，提升档案利用率，使部门工作人员看到档案信息化发展给予日常查档工作带来的便利性，从而提高档案信息化发展的速度。因此，高职院校学生档案资源的信息化发展需要通过提高服务意识、加强档案利用来得到提升。

（三）人员培训不到位、缺少复合型人才

无论什么时期、什么岗位都需要跟上时代的步伐，科技的发展会给各行各业带来翻天覆地的变化，尤其是信息化技术的应用更需要定期由专业人员进行培训，保证档案信息技术能够赶上时代的脚步。

高职院校学生档案是学校档案不可分割的部分，但由于很多院校的档案工作人员是非专业且没有经过系统培训的人员，就会造成档案收集、整理、保管等一系列问题的发生，更不用提档案信息化在高职院校的发展了。以安阳职业技术学院为例，该校档案室隶属于学院办公室，具体工作人员有两名，一名是档案专业的本科毕业生，一名是非专业的人员。按工作人员的专业性来说，安阳职业技术学院有专业优势，但是由于不重视后期工作人员的继续教育培训和档案专业知识信息传递，导致工作人员的知识无法跟上时代知识的更替，使得档案信息化的发展停滞不前。因此档案工作人员的培训是否及时、是否到位，直接影响档案工作的信息化开展是否顺利进行，档案工作不再是“两耳不闻窗外事”的清闲部门，需要保证档案工作的与时俱进。

（四）经费不足导致硬件基础设施欠缺

任何事物的发展必须要有资金的支持，保证事物顺利进展。尤其是与信息技术相关的专业，档案信息化是21 世纪档案发展亟需解决的障碍，要想与世界接轨就要保证档案信息化的前瞻性。高职院校发展面临的主要问题是资金的短缺，很多学校的教学基础设施都得不到保障，更不会将学校档案信息化发展提上日程，这也是目前高职院校发展最主要的问题。很多公办高职院校满足于现状，不主动求变，长久以来一直奉行“稳步”的发展理念，不参与国家级、省级项目发展，导致学校没有得到项目资金，没有得到国家资金上的支持，以至学校各项事业发展缓慢。河南护理职业学院每年划拨于档案室的经费十分有限，仅够档案日常工作开展所需。目前该学校档案室的硬件设施只有四台软件系统为Windows XP 的旧电脑、一台扫描仪、一台高拍仪，以这样的基础设施根本无法满足档案信息化的发展。硬件基础设施欠缺是档案信息化发展的软肋，所以档案信息化必须要保证经费。

四、高职院校学生档案信息化发展趋势

传统的档案管理更多的是以手动操作纸质材料为主，随着科学技术的进步，电子化的档案材料正在逐步占据档案管理的主体。现阶段的学生主体是“00 后”，且国家在2000 年—2010 年生育率是稳步增长的，所以学校学生数量也是不断增加的，带来的直接后果是学校管理的学生信息数量的巨增，结合大数据时代背景下，以前传统的档案管理技术已经不能满足学生档案信息管理需求。在这种背景下，有效地利用大数据技术构建出存储空间无限大且具有整合分析功能的数字化学生档案管理系统，不仅可以提升学生档案管理水平，还可以提升学生档案管理效率。

本论文主要立足于近年来的大数据背景下，高职院校学生档案管理中的实际使用情况，通过调查研究探讨在信息化推进过程中学生档案管理需要做出的新调整与新应对，这样对现实的高职院校学生档案管理更具实际的指导作用。学生档案管理的研究在大数据时代背景下进行，所提出的新思路、新举措、新途径也更具时代性与先进性，对学生档案管理理论和实践的补充和拓展提供了可能。高职院校对档案工作的重视程度、档案管理人员队伍建设、档案管理模式等存在的问题和不足，这些都制约学生档案信息化管理的有效推进。因此探究高职院校学生档案信息化管理对学生档案管理信息化未来发展具有指导意义。