计算机技术在办公自动化中的应用探究

2022-10-18杨文丽

华东科技 2022年9期

文/杨文丽

在计算机科学和信息技术深入发展的时代，计算机技术已经在各个领域得到了普及。办公自动化是当前应用范围最广的计算机应用方案，优化了综合办公模式，受到了企业领导层和基层工作人员的欢迎。而计算机技术作为办公自动化中的核心，其应用会对企业的发展带来直接影响，需要企业对此引起重视。鉴于此，本文围绕企业办公自动化的内容，简述了办公自动化的内涵和计算机技术应用的意义，详细分析了其具体应用的几个层面。

计算机技术以提高工作效率、减少人力成本为目标，为各个行业的发展做出了巨大贡献，也为办公自动化模式的创新和改革带来了更多的可能性，能够帮助其突破技术限制，实现多种类型办公模式共同发展的目标。因此，企业若想切实解决办公模式分散的问题，便要以计算机技术为基础，构建高效的办公自动化机制，进而满足自身的经营和发展需要。

一、办公自动化的内涵

办公自动化即在信息技术的辅助下，在办公环境中使用计算机相关软件、硬件设备，实现对传统人力操作的数字化、智能化升级。在传统的办公环境中，信息交互、存储、查询以及工作流程的转接等，均通过人工、实体的方式进行，其存在工作量较大的问题，且工作成效在很大程度上取决于工作人员的自身能力。伴随企业规模的扩张，信息数量也在迅猛增长，对企业的信息处理与传递工作带来了阻碍。为了应对这一问题，企业会投入更多的人力成本，使更多工作人员参与到信息处理工作中。而办公自动化的出现突破了这一困境，在信息的采集、保存、加工、传输等环节中，均可使用计算机完成任务，获得更高的工作成效，有助于降低企业在内部办公中投入的人力成本，也能使企业通过提升信息处理的效率，为自身发展增添更多动能。办公自动化建设的核心要义在于办公自动化类软件的应用，可有效提升各种业务的可靠性和准确度，为企业创造更多价值。

二、计算机技术在办公自动化中应用的意义

在经历了长期发展后，计算机的应用范围逐渐扩大，在企业运营和管理等工作中，计算机技术的重要性更加凸显。将计算机技术应用于办公自动化中，可促使企业拥有更高的现代化程度，降低企业运行投入的成本。计算机技术中丰富的软件可替代传统人工办公，缓解了工作人员的压力，也能间接提升生产工作的安全性，节约更多生产成本。以往的办公环境相对有限，但在办公自动化中灵活运用计算机技术，可突破时空局限，便于工作人员根据个人情况优化办公环境，实现多个领域资源的有效整合。

三、计算机技术在办公自动化中的具体应用

（一)信息处理技术

1.Web 2.0技术

信息处理技术是计算机技术中的一分子，也是办公自动化中的关键技术，可从根本上提升企业的办公水平。从办公自动化现阶段的发展趋势来讲，Web 2.0技术已经接近成熟，在企业中获得了广泛应用，也是信息处理方式中的先进手段，可为办公人员提供优良的服务平台。在具体的办公过程中，工作人员可通过专门的应用程序平台进行互动和交流，或在平台中构建客户交流群组等，为客户提供更加优质的服务，从而降低办公活动的地域局限性，使办公效率和质量得到明显提高。

2.B/S型结构

B/S型结构是信息处理技术中的重要组成部分，由以往的C/S型结构发展而来，是一种新型计算机信息处理结构，对网络环境的要求相对严格，若出现了网络中断的现象，则会对正常办公带来一定的影响。该结构主要涉及接口、Web服务器、数据服务器三层。在第一层接口方面，可维持操作系统和用户间的信息连接，在相关结构程序的辅助下，便于用户随时接入网络利用浏览器上网。当接口服务的请求被发出后，第二层Web服务器则能够接收到相应的信息，根据特定的程序向用户及时回复和反馈信息。该结构的数据库可以和Web服务器协同配合，达到对用户获得数据信息加以保存的目的。在办公自动化过程中，工作人员可利用该结构，使网页浏览更加便捷、高速、精准，或结合实际工作需要，用浏览器登录结构控制面板后发送工作请求。Web服务器接收到信息后会高速处理信息，尽快将处理结果反馈给工作人员。由此可见，B/S型结构在办公自动化中的应用优势明显，有利于提升办公信息的处理速度，完成实时访问浏览器等任务。若需要对信息进行转化或处理，安装数据库、服务器管理软件即可。与传统信息处理技术相比，B/S型结构操作更加简单，便于工作人员随时切换局域网和广域网等，且对办公设备的要求较低，促进了办公自动化的广泛应用。

（二)文字处理技术

在企业日常办公内容中，文字是最基础的载体，工作人员可以利用文字进行信息传递，且几乎所有的工作流程中的复杂信息传递，都需要借助文字文档加以实现。在办公室中，工作人员通常会面对数量众多的档案、文件等。对这些文字资料进行审批处理，传统人工式的办公会消耗大量的时间与精力，也会降低整体办公效率。为了简化此类办公流程，使工作能够在尽可能短的时间内完成，企业的所有工作人员都要高度重视文字处理技术的应用。

伴随计算机软件行业的发展，协助文字处理技术的相关软件也得到了更新和升级。我国常用的文字处理技术主要以Office类办公软件为载体，其供应商繁多复杂，每种类型的文字处理软件功能和特性也不尽相同。大众较为熟知的是Microsoft Office Word，能够满足企业基础的文字处理需要，但其缺点也较为显著——伴有非开源、必须绑定整套Office使用、支持文档类型有限等问题，由此便诞生出众多类型的Microsoft Office Word“替代品”。比如我国金山软件自主研发的WPS套件，其具有兼容性强、易于操作、功能强大等优势，除了在Windows操作系统中占据了较大市场外，也是许多印度、巴西等国Linux发行版中的系统自带软件。但其缺点为部分功能局限于会员使用，以及占用较高系统资源等，不适用于配置较低的电脑使用。为解决跨系统支持、开源和免费、低端电脑适配性等问题，较多更适合此类用户的文字处理软件相继诞生。目前，被公认为Linux系统中使用量最多的是LibreOffice，其Writer软件支持市面上的“三大系统”，也登录了Android和iOS移动端系统，还具有支持自由文档类型转换、多语言操作界面支持等强大功能，逐渐成为亚洲地区以外众多有开源、免费需求的办公企业的首选。图1为LibreOffice Writer的GUI示意图。

（三)数据表格处理技术

在办公室日常工作中，数据表格处理技术也较为常见，且支持该技术的软件通常包含在Office套件中，工作人员可利用此类软件提升制作表格和数据计算的速度。比如，在事业单位办公环境中，每天都会出现大量数据，从经济收入、财政支出到员工的工资发放等，都要以表格的形式管理这些数据。传统的人工处理方法容易造成计算错误等问题，且人工处理速度较慢，无法保证工作质量。利用数据表格处理软件后，工作人员便可通过点击相应的功能按钮完成对数据的分析和处理。在需要查阅、调用表格之时，工作人员可使用文件管理器进行文件传输，真正实现办公自动化的目标，也让数据的使用效率得以提升。经过该技术处理后的数据表格，也可降低后期表格修改、调整、维护等工作的难度，便于工作人员操作，从整体上提升企业的运行效率。与文字处理软件类似，不同类型的数据表格处理软件在功能上存在差异，但其宏观层面的优势和上文提到的文字处理软件相同。大众熟知的软件有Microsoft Office Excel，以及LibreOffice和OpenOffice旗下的 Cal， SoftMaker Office的 PlanMaker、OnlyOffice SheetEditor、Calligra Sheets和独立的Gnumeric等。