新形势下高校审计档案工作探讨——以A大学审计档案为例

章 庆

（长江大学，湖北 荆州 434023）

目前，我国高等教育事业的发展不断向高质量发展推进，高等教育如何进行高质量发展是高校发展的重点工作，高校审计档案工作如何适应新形势、新要求既是机遇也是挑战。高校审计部门应当以新《档案法》《审计法》为依据，进一步理顺审计档案管理流程、夯实审计档案基础工作、施行数字化审计，充分发挥审计档案作用、实现审计档案信息化电子化管理，加强审计档案人员培训，不断提升业务水平，助力高校审计档案管理水平提升，推进高校各项事业的稳步发展。

1 高校审计档案管理存在的问题

高校发展正面临从规模发展向内涵发展的转变，更加注重发展质量，对各项工作提出了新的要求，现有的审计档案管理模式无法适应高校审计业务活动的发展变化。存在问题如下：

1.1 与审计业务活动衔接不够

高校审计部门在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的原始记录称为审计档案。高校审计档案按性质分为综合管理类和业务类，综合管理类是指各类审计法律法规通知办法等，业务类档案包括常规性审计和专项审计调查两大类[1]，常规性审计档案是指经济责任审计、预决算审计、内部控制审计、基建维修工程结算审计等档案，比如预算执行审计与财务预算管理脱节，预算编制是否科学、完整，在预算执行中调整频繁等问题时有发生，加大了审计档案归档难度，而审计业务是有起止时间要求的，特别是审计发现需要整改的问题，要跟踪到底，一查到底，一问到底的，这些审计业务往往会跨年度，造成审计档案工作与审计业务活动衔接不够，不便于审计档案工作开展，导致审计档案的佐证作用无法体现。

1.2 信息化水平有待提高

互联网的广泛普及应用，信息化时代的到来，物联网、人工智能等新技术层出不穷，在这样的数字时代，电子审计档案应运而生，形式越来越多样化。高校内部审计活动主要是按资金流向进行全覆盖无死角跟踪审计的，在此期间产生的电子审计档案内容丰富、数据量大，往往在审计项目进行过程中不可能在线归档，还没有形成可共享的审计档案信息化管理系统，就不能更好地为审计业务本身服务，审计档案的价值体现不充分，将会弱化审计档案的功效。

1.3 利用率不高

高校审计部门会对学校及各二级单位的预算、决算，财务收支、经济效益、内部控制和专项资金等方面工作进行审计，这些审计项目一个接一个，都要查资料、看现场、出审计报告，对审计发现的问题，比如财务审计需要反复查凭证，整改时又会形成新的凭证，利用现有财务、采购、资产管理等业务信息系统收集审计档案手段不多，并没有形成单独的审计数据信息系统[2]，具体操作是由各业务部门从其业务系统中转换出来的，导致审计档案利用率不高。

1.4 人员业务能力有待提升

高校实行岗位聘期考核制度，每3～4年进行一次全员聘任，审计档案人员大多数是兼职档案员，特别是审计档案专业性连续性较强，审计档案人员工作量大，不仅需要熟悉和掌握相关法律和法规、也要有审计所需的专业知识、职业技能和必要的实践经验，还需要有现代的审计技术方法和审计实务发展变化的能力，适应审计档案工作的变化，审计档案人员的业务能力更应该保持和进一步提升。

2 高校审计档案工作探讨

2.1 理顺审计档案归档流程

依照新《档案法》《审计法》及《A大学档案管理暂行办法（修订）》《A大学各立档单位归档范围与保管期限表》等的若干规定，以A大学审计档案为例，结合审计项目实际情况，梳理了审计档案归档范围及流程，遵循“应收尽收，应归尽归”原则，经过收集、整理、核对、移交等环节，将上级机关下达的针对本校审计工作的指示、规定、办法、通知；学校关于审计工作的规章制度、计划、总结、会议记录及重要报表；基建、维修工程审计材料及复查材料等6项材料进行归档，每个审计项目启动之际也是审计档案同步收集的开始，落实审计档案归档，确保审计档案材料应归尽归[3]。具体归档流程如图1。

图1 A大学审计档案归档流程

2.2 强化审计档案基础工作

A大学审计部门严格落实审计档案工作的分管领导，安排2名兼职资料员、1名兼职档案员，专人负责工程审计、经济责任审计项目的资料签收、装订、保管、移交、查询等事宜。实行审计项目主审负责制，负责审计项目档案的及时完整收集，避免了归档过程由于责任划分不清导致的责任推诿，提高了工作的效率和质量；实现从收集、保管、利用等全过程的规范化程序化管理体系，确保审计档案的安全与完整；落实审计档案管理房间，完善消防安全措施，建立审计档案移交、借阅等规定，夯实了审计档案管理工作基础。

2.3 运用数字化审计，提高审计档案利用率

时代在发展，高校内部信息化程度在逐步提高。随着网络信息技术在审计工作中的全面应用，审计档案全面电子化已成为大势所趋，以A大学审计档案为例，把审计档案管理融入审计全过程，高校内部审计逐步从以往“查账”为主的监督评价，转向运用“电子数据+分散核查”的数字化审计模式，充分发挥电子审计档案价值，让电子审计档案“数据”说话，让审计报告“管用”。围绕审计档案作用发挥，改进审计报告、审计档案信息质量，注重反映改革中出现的问题[4]，提出建设性意见和建议，为学校提供宏观决策服务。

2.4 实现审计档案信息化、电子化管理

以A大学审计档案为例，受学校组织部委托，对离任领导干部进行经济责任审计，克服疫情影响，在被审计单位人员无法到位的情况下，及时调整审计工作方式，采取网络测评的方式进行履职尽责情况调查，并通过网上发布审计公告、收集电子资料、网上反馈交流等途径，与第三方会计师事务所密切配合，逐条核对审计报告中的数据，逐一落实审计中发现的问题，确保所有数据和问题有理有据，对这些审计项目信息实行全过程信息化管理，同时将数据信息整理形成电子审计档案，保证数据真实、准确、完整，并按学校档案馆的格式排列打包上传，移交电子清单，实现了审计档案归档信息化、电子化管理。

2.5 提升审计档案员业务能力

当前，审计环境、对象和内容都发生了深刻变化，审计档案人员如果不保持学习能力，不开展调查研究，仍墨守成规、按部就班，就不可能适应当前的审计档案工作，首先，要加大对审计档案人员的培训力度，通过培训更新审计档案人员知识体系，同时掌握当前新的审计档案技术[5]。其次，审计部门内部，经常召开审计档案工作研讨会，对一些难点问题进行研讨，发挥集体智慧，寻找解决途径。