应用大数据技术开展企业档案编研工作

□ 北京 管 博

“大数据”是人们描述和定义信息爆炸时代产生的海量数据提出的新概念。大数据概念诞生于计算机行业中，是有影响力的技术革命。如今，大数据的价值已被大众所认可，大数据技术正在逐步走进各行各业中。企业可以通过对数据的分析，挖掘出其中的价值，成为其战略决策、科研生产的重要依据。企业在生产发展过程中产生了大量的原始档案，这些原始档案中蕴藏着宝贵的信息，拥有一定的价值，是无形的财富。如何应用大数据技术将这些价值挖掘出来，并以一定的形式加以应用，是我们值得思考的问题。

企业档案编研是将零散的文件材料通过收集、归纳、整理、摘编、分析等步骤将档案信息发掘出来，形成企业档案编研成果，将静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的加工制作过程，是企业档案资源开发利用的一种有效途径，充分利用好这些丰富的档案资源，发掘档案资源的价值，加强企业档案编研，有利于企业的发展。大数据是有影响力的技术革命, 企业档案编研是企业档案资源开发利用的一种有效途径，将两者结合起来，具有重要意义。

一、大数据概述

大数据指的是大小超出常规的数据库工具获取、存储、管理和分析能力的数据集。大数据是云计算、物联网之后IT行业又一大颠覆性的技术革命。大数据并非单指海量的数据，它更是一种新的思维方式，即“在多样的或大量的数据中迅速获取信息的能力”。大数据包含5个特征：第一，数据体量巨大。指收集和分析的数据量非常大，从TB级别，跃升到PB级别，但在实际应用中，很多企业用户把多个数据集放在一起，已经形成了PB级的数据量。第二，处理速度快，需要对数据进行近实时的分析。第三，数据类别大，大数据来自多种数据源，数据种类和格式日渐丰富，包含结构化、半结构化和非结构化等多种数据形式，如网络日志、视频、图片、地理位置信息等。第四，数据真实性。大数据中的内容是与真实世界中的发生息息相关的，研究大数据就是从庞大的网络数据中提取出能够解释和预测现实事件的过程。第五，价值密度低，商业价值高。尽管大数据的价值密度不高，但是能从中挖掘出含金量更高的价值。无论是商业、经济或其他诸多领域中，管理层的不少决策与方案确定均是通过挖掘大数据中的有用信息而定的，这就是大数据的价值所在。

二、企业档案编研工作的意义

企业档案编研工作是为了满足企业生产经营和管理活动的实际需要，选定特定的专题和题目，对企业档案信息进行分析和综合，形成二次、三次企业文献的一项档案业务工作。企业档案编研是企业档案开发利用的重要形式和途径。通过编研，可以围绕某一个专题，全面、综合地反映与之有关的事实、数据、取得的成果，以及产生的经济效益和社会效益，集中体现一个企业在技术、市场等方面所取得的重要成就，有利于宣传企业，提升企业的社会知名度。通过编研，还能够提高企业档案工作者的业务水平和知识水平，有助于发现企业档案管理中的漏洞和问题，及时纠正和解决。

中共中央办公厅、国务院办公厅在《“十四五”全国档案事业发展规划》中提到推出一批主题鲜明、内容丰富、形式多样的编研成果，推进数字化、网络化宣介展示，生动反映新时代取得的历史性成就，展现中国力量、中国精神、中国效率。同时还提及加大档案资源开发力度。统筹馆（室）藏资源，积极鼓励社会各方参与，围绕重要时间节点、重大纪念活动，通过编研出版等方式，不断推出具有广泛影响力的档案文化精品。开展全国性档案开发利用优秀成果征集活动，集中展示推荐优秀档案开发利用成果。加强档案文化创意产品开发，探索产业化路径。基于这些要求，企业档案编研的价值主要体现在以下几个方面。

1.促进企业发展。企业在发展过程中通过历史来指明发展方向。企业自身形成的档案是企业在各项活动中形成的历史记录，起着不可或缺的参考和凭证作用。通过对企业过往的分析，总结历史经验，得出带有前瞻性的结论，可促进企业的发展。

企业档案编研工作能为企业提供决策支撑作用。企业档案信息资源的数据具有真实性和可靠性，它能够对企业在发展过程中起到有针对性、有目的性的指导，从而减少企业决策失误。看似零散孤立的文件资料里面实则蕴藏着潜在的企业发展规律，充分利用这些档案资源，综合各方面的数据信息，发掘其中蕴藏的潜在规律，能够为企业的发展提供决策支持，厘清发展思路，为今后的发展和规划提供方向和目标。

2.传播企业文化。一个企业能够长久地发展，就要有自己特色的文化并一脉相承。企业档案是企业文化的真实记录，管理好档案是保护好企业文化的重要工作。档案编研工作可以记录企业的发展历史，通过历史展现企业文化并传承下去，对内可以增强员工的凝聚力、自豪感、责任感和使命感，对外可以显示企业核心文化价值，提升企业的知名度。

反映一个企业发展历史的档案编研成果能够使企业人员回顾历史，了解过去，珍惜现在，展望未来，以更加热情的姿态投入到企业未来的发展中。档案馆作为宣传阵地的中坚力量，可充分利用企业档案文件资料，对企业发展历程进行总结和梳理，形成企业发展历程档案编研成果，使企业人员了解企业的发展历史，重温前辈们的奋斗历程，珍惜现在优越的生活条件，激发大家干事的奋斗激情，营造良好的、积极热情的工作氛围。

3.宣传档案工作。档案工作在企业的发展过程中虽不是主营业务工作，但也是不可或缺的。当企业遇到战略决策、财务分析、法律援助等一系列问题时，都需要查阅原始档案来核实，档案的重要性不言而喻。档案编研将零散的信息整合并加工，其成果的价值大于零散档案的价值，帮助企业更好地认识档案工作对企业发展的重要作用，为企业档案工作赢得更多的认同与支持。

三、档案编研工作现状的问题

目前在企业档案工作中，档案编研意识弱，编研人员精力和能力有限，档案编研成果少，类型单一，档案深层次开发意识不强，档案编研的专业素质有待提高。

档案编研包含两方面，一是“编”、二是“研”。“编”是把档案原始信息进行简单地整理，编写起来较为简单，耗时短，所需精力相对较少。“研”是通过对原始信息的分析，以不同的体例将内容表达出来，编写起来较为复杂，耗时多，所需精力相对较多。当前的档案编研工作大多数方式是以“编”为主，“研”的成分较少。档案编研成果形式大多为资料性汇编、摘编、汇集等，服务形式单一，没有深度挖掘、分析、研究档案资料。有的档案编研成果是为“编”而“编”，而不是为“用”而“编”，编写后利用率低，往往保存在库房中束之高阁，其现实意义和经济价值得不到充分体现。

档案编研工作是一项脑力劳动，档案编研成果的质量一是取决于材料的本身，二是取决于编研人员的水平，所以要增强编研队伍的力量。编研队伍素质的提高要吸纳高学历高素质人才，并结合当前以大数据技术为主的新兴技术有针对地进行培训，使人员掌握新技术应用手段。传统编研成果载体主要以纸质为主，应多结合新媒体技术，丰富编研形式。

四、大数据技术与企业档案编研工作结合的价值

随着社会变革和企业机构改革的不断深化，档案工作也随之发生改变。企业对档案工作的需求越来越强，提出了更高的要求和更加精细化、科学化的目标。档案部门要充分利用大数据时代的技术优势更好地开展档案工作，充分发挥档案资源的作用。档案编研工作是针对用户的需求，划定匹配的档案范围，提取原始档案信息并将其加工、研究、输出，形成档案编研成果为用户提供服务的工作。大数据时代下，对信息资源的开发利用能力已经成为企业竞争力的重要体现，大数据技术与企业档案编研工作相结合势在必行。大数据技术是现代社会处理资料挖掘信息的新方法、新手段。在企业档案编研工作中，如何用大数据技术对档案进行深度的开发，从中挖掘出对现实、对历史、对社会有重要意义的内容，成为发挥档案作用的一个新方向。

1.推动企业档案数字化发展。大数据时代的到来促进着档案工作模式的创新。档案数字化工作日益兴起，它已成为档案馆由传统档案馆步入数字档案馆的基础，档案工作效率的提升以及管理的规范化离不开数字档案馆的支撑。随着现代信息化及网络化进程的不断深入，档案信息资源的数字化工作不断推进，应充分利用其技术优势和人员素质优势，不断推进档案信息化工作的开展，努力提高档案资源信息化管理水平和档案资源数字化水平。

2.提高企业档案编研效率。大数据技术提高了原有数据处理的效率，可以及时利用挖掘的信息开展编研工作，避免因加工周期过长而降低信息的价值。大数据时代使得档案信息快速的收集、整理、加工变为现实，这一环境下，档案电子编研更能满足当前企业发展的新形势。大数据技术与企业档案编研工作的结合为档案编研工作人员提供了一种新的思路，利用大数据技术可使档案编研工作从全人力加工转化为半自动化生成。首先从企业大量的数据中提取出有价值的信息，再对其进行分析、加工，最终形成编研成果。此成果的形式不再局限于纸质载体，利用电子载体形式可使其传播范围更广泛，影响力更大，从而实现深层次、多元化、实用价值高的开发编研。

3.拓宽企业档案编研平台。企业档案工作已逐步向数字档案馆转型，档案数字化加工是转型期的基础工作。随着档案数字化加工的开展，企业积累的数字化档案信息日益增多，各单位、行业间的联系也不再受时间、空间的限制，数字档案信息资源可在允许的条件下相互共享，有助于联合编研。而且，数字档案编研成果便于用户的查询与利用，提高档案利用效率，加快推进工作进程。

五、应用大数据技术开展企业档案编研工作的有效途径

1.对企业数据进行分析，开展深度档案编研。大数据技术有利于对企业数据等信息进行综合分析，深度挖掘档案数据的价值，开展企业深度档案编研工作。随着大数据技术的广泛应用以及企业对档案工作的日益重视，部分企业已经开始利用云计算、数据挖掘等先进大数据技术，创新性地形成电子编研成果进行展示。企业将档案中的文字、照片、视频等信息进行融合，利用电子图册、新媒体技术等进行展现，全方位地展示企业概况、历史沿革等内容；将业务方面的数据通过时间线贯穿起来，建立对比表、增量图等统计分析图表，为企业领导决策提供依据，为部门管理提供信息支持，充分实现企业档案的价值。这种简单方便的电子编研成果，通过档案管理系统进行在线展示，打破了时间和空间的局限性，开创了档案开发利用的新模式。大数据技术的发展使得数据分析能力得到极大提升，将大数据技术应用于企业档案编研中，利用大数据技术对档案利用规律、档案内容信息、各类档案数量信息等进行分析处理，能够发现其中的规律，为总结各项工作发展趋势，发现工作中的问题，寻找解决思路等工作提供强有力的支撑。

2.依据用户需求，有针对性地开展档案编研。大数据技术，是从各种类型、未经加工的海量数据中快速获得有价值信息的技术。目前，数据采集、数据存储、数据处理和数据呈现等技术的快速发展更好地推动了大数据的发展。大数据处理的关键技术主要有：大数据采集、大数据预处理、大数据存储及管理、大数据分析及挖掘、大数据展现和应用（大数据检索、大数据可视化、大数据应用、大数据安全等）。大数据技术中的数据分析及挖掘技术，可有助于固化编研模式，完成电子编研成果的展示。数据挖掘就是从大量的、未经加工的、随机产生的、并不精确的实际应用数据中，找到潜在的、从表面发现不了的但又极可能具备利用价值的信息和知识的过程。数据挖掘可以从用户的访问历史中，判断出用户的兴趣爱好，相应地推荐其有可能感兴趣的档案信息，类似于微博、抖音等新媒体中给用户推送感兴趣内容的方式。企业可以对用户历史借阅记录、查询记录进行统计，分析用户的查询习惯、重点关注的内容、借阅档案频率等信息，针对用户的喜好、需求对档案数据进行电子编研，并主动推送给用户利用。数据挖掘还可以根据用户的需求，针对性地选取所需数据，并加以分析归纳，呈现出综述、分析报告等形式，作为电子编研成果，提供给用户决策参考。

六、企业档案编研工作在大数据环境下的趋势

在大数据技术不断进步的背景下，衍生出各式各样的数据处理库和软件，能够有效实现对海量信息的处理。企业应充分认识到大数据技术的优势，并积极进行应用，不断提高企业档案编研工作的效率，从而创新其工作模式和方式，促进自身的可持续发展。档案编研本质上是对档案信息的分析、整理和再加工，是对原始档案的开发与利用，对于企业甚至行业的影响，在战略决策、信息支撑等方面都起到一定的作用。传统的档案查询方式耗时长，效率低，难以既全面又准确地找到对企业有价值的信息，大数据技术的引进对挖掘海量信息价值提供了良好的契机与支持。我们需要正确认识到应用大数据技术开展企业档案编研工作的必要性及其重要价值，积极探索档案编研管理的信息化、科技化和数字化的发展轨道，为企业纵深发展提供重要支撑。

大数据时代为档案编研工作提供了先进的工具和技术手段，在社会档案意识不断增强的环境中，档案人员应顺应时代的发展趋势，具有“大编研”的意识。档案人员可以充分地利用大量、丰富的档案信息，利用各种数据分析方法，找出信息之间的关系，发掘出其潜在的价值，做出精品编研成果。