信息化背景下医院档案数字化管理的应用

孙宏 潍坊市中医院

在新时代，医院档案的核心作用不但在于记录患病情况、患者就诊信息，还会贡献研究技术与文献记录，这也凸显出医院档案管理的关键作用。档案管理的完好程度也会对医院的服务质量、工作效率、科研发展带来显著影响。基于信息化背景，计算机技术也为数字化发展带来重要技术支持，其有利于医院高效率、高质量地保存个人档案资料信息，强化档案查询、档案应用的有效性、便捷性、高效性。数字化管理也可有效保存各类不易于保存的档案资料，尽可能展现其应用价值。基于此，围绕医院档案数字化管理进行深入探究具有重要意义。

一、医院管理特征

（一）医院档案载体

医院档案涵盖丰富，其内容涉及诸多部门。围绕医院档案所选用的传统管理方式通常是将纸张作为核心载体，这种方式具有显著优势；但是，在科学技术持续发展的背景下，传统管理方式逐渐难以满足社会各界的实际需求，也渐渐地被电子档案所替代，而电子档案需要完成解码方可阅读。科技的进步正推动着档案载体多元化发展，也使得档案管理载体出现显著变化，但其内容与本质依然没有出现本质的变化。基于传统信息载体，载体与信息均无法独立存在。目前，电子档案可完全实现分离式管理。基于计算机技术迅猛发展的大背景，医院应持续更新档案信息，进而可全面、完整地保存档案资料。

（二）时效性特征

对医院档案管理工作而言，其实效性极其重要。医院的各项工作均有显著实效性。比如在一段时间后，病菌会失去活性，而档案也具有同种的特征。若不进行长期储存，档案也很可能失效。若医生依然结合失效资料诊治患者，则很可能带来严重后果。在信息化背景下，数字化档案管理已呈现出较强的时效性，其在查询、更新、储存方面均极为便捷。社会各界也可依托搜索引擎快速查找档案信息，保障档案时效性。而医生也不会参考过期信息，这对于医院、患者均具有积极意义。

（三）共享性特征

当前，大部分档案信息具有共享属性，任何医院均可同步获取档案资料，这也保障了档案信息传递效率与质量。医院所开展的传统档案管理工作主要将纸张作为主要的承载物，但这难以实现有效、快速的共享。基于信息化背景，计算机技术的更新发展正在快速促进档案管理工作的便捷、高效发展，也为共享提供了有力的技术基础。基于上述背景，在巡诊时，医生可及时掌握患者最全面、最新的就诊信息，有效规避信息错误，大大降低误诊率。

二、档案数字化管理所具有的应用特点

（一）档案管理与文件管理的差异

档案信息的核心属性是文件，但是文件却不一定是档案。档案管理有别于传统文件管理。多数档案是立足于文件基础而转化的，这意味着文件也能够变为档案。在围绕档案开展数字化管理时，工作人员应优先选取最具价值的文件，将其作为档案进行保存。换言之，文件的存储具有显著应用价值。无论是在医院科研领域存在价值，还是对于就诊患者存在价值均凸显出档案保存价值。简而言之，医院应优先选取有意义的文件开展保存活动，有效节约院内的数字化资源。

（二）档案管理与文件管理的关联性

档案管理与文件管理具有一定关联性。对于档案管理而言，文件管理是核心基础。而文件管理促进档案管理的持续发展，更凸显其价值。这就意味着文件类型的档案资料可为医院的可持续发展打好基础。在信息技术背景下，医院档案管理人员普遍还不具备较高的素养，很难依靠自我能力对文件价值进行辨别，这就会使得大量重要文件存在遗失、未被合理保存等问题。在围绕文件开展具体管理工作时，医院管理层应引导各部门融入其中，充分发挥各部门的职责与功效，优先选取保存价值较高的文件，做好系统、全面的文件追踪与管理工作，有效保存高价值文件，为档案管理提供双保险。

（三）医院档案数字化管理内涵

根据上述分析，可以发现文件管理与档案管理对于医院来说既存在相同处，也具有不同点，两者具有紧密联系。立足于医院档案开展数字化管理工作，即引入信息技术，可增强档案关联性，实现对于大量医院档案的妥善管理，保障档案管理工作的全面性、高效性、安全性。当前，针对档案所开展的一体化管理较为流行，该种方式可有效统一档案管理与文件管理。相应地，医院在完成文件管理工作时，也可同时完成相对应的档案管理工作，避免遗失重要文件。数字化技术的后保护模式、前端控制模式也可有效处理档案管理暴露出的各类问题，强化档案管理的合理性、科学性。

三、医院档案数字化管理的不足之处

（一）思想理念有待革新

现阶段，医院档案大多数采用文件载体。不同于传统的管理模式，上述方式极大优化了档案载体。如果档案管理人员依然沿用传统理念开展档案管理活动，则很可能引发各类问题，甚至会为医院带来负面影响与不必要的麻烦。在正常的医院运行活动中，医生在完成面诊工作后，其所产生的各类纸张档案资料均会经由档案管理人员进行初次保存。通过应用数字化档案，可将越来越多的资料保存进电脑。若管理人员未能及时更新理念，依然沿用传统理念，则很容易遗忘电脑文档资料，无法保障档案文件的全面性。

（二）影响职能分工

基于传统管理模式，档案管理、文件管理主要由各部门完成，因此各部门应各司其职。数字化模式的普及与应用可逐步统一档案管理、文件管理。基于上述背景，在日常工作中，若部分管理人员依然保有管理理念，很可能使档案管理工作出现不匹配的问题，不利于后续的档案资料收集，更不方便各类人员深入挖掘档案价值。日积月累之后，档案资料很可能丧失持续性，无法有效留存高价值文件资料，既不利于医院科研工作发展，也无法保障患者服务质量。

（三）人员素养有待提升

当前，数字化管理需要依赖于计算机技术、信息技术。上述技术具有较快的更新特点。在素质领域，医院档案管理部门的各岗位人员还不具备较高的专业素养，其无法从容应对技术化的需求与数字化管理模式。过去一段时间，管理人员常常是凭借传统的文件管理经验，指导档案管理工作，无法真正展现电子档案管理所具有的价值，逐渐让档案管理暴露出各类问题。而问题的持续涌现也会对数字化档案管理发展产生重要阻碍，这也要求管理层应正确认知相关工作的重要性。

四、基于信息化背景如何高质高效地开展医院档案数字化管理活动

（一）将档案数字化管理融入到医院发展战略，明确档案管理职能

任何工作的有效开展均无法脱离于整体策略与总体规划，数字化档案管理亦然。在围绕档案资料开展数字化管理时，医院应立足于发展战略与整体规划，始终保持战略目标的一致性。档案涵盖了极为丰富的医学数据、患者数据、科研素材。通过对相关数据进行利用与深入挖掘，可总结归纳并把握各类档案间的联系。医院在开展档案管理工作时，应遵循医院发展战略。基于上述背景，医院领导层应先从思想上高度重视，认识到数字化管理对于档案的重要意义，认识档案的作用，更要了解档案所积累的大量医学数据。这些数据包含长期积累的经验，其蕴含着极高的学术价值、应用价值，更有助于医院各项科研工作的有序开展，可保障医院的可持续发展。医院领导层需要将档案数字化管理融入到整体发展战略，更应使其成为发展战略的关键环节，进而为医院的稳定持续发展贡献巨大力量。

不同于其他管理部门，医院内部的档案管理机构具有一定的特殊性。企业档案管理的各项工作主要服务于企业内部。医院档案需要供给各职能部门、病患、医疗机构、科研部门。因此，医院应建立制度化、系统化的档案管理体系，不可简简单单地将档案管理工作视为普通的信息处理工作，这也要求医院管理层应有意识地摒弃落后的档案管理理念，避免其影响工作的正常发展。为提高医院档案的管理质量与保存质量，医院应深入梳理管理疏漏、档案建制不全等问题，重点解决系统信息不足、关键档案缺失等问题，优化各部门工作流程，防止其对于医院内部工作造成严重阻碍。基于上述背景，医院管理层还应深刻意识到档案管理重要性，引入信息化技术，用数字化管理手段重新归纳整理档案资料，围绕数字化搭建查有实据、条目清晰、制度规范的档案资料库，逐步完善数字化的档案管理工作。

（二）优化人才队伍

为有效开展数字化档案管理工作，各部门岗位人员首先应明确信息化时代所提出的各项要求，积极引入高素质人才，科学规划团队结构，优化现有的人员构成。医院管理层与各管理部门应重视员工建设工作。同时，由于医院所开展的数字化管理紧紧围绕计算机，各岗位人员应熟练掌握计算机的应用技巧与使用方法，在招聘领域，医院也应积极引入高素质的信息化人才，密切关注受聘人员的计算机能力。基于信息化背景，高素质人才逐渐成为医院档案管理以及数字化发展核心基础。信息资源也为人才教育提供了极大便利。信息技术人才、会计人才的相互交融也为医院管理提供更为多元的人力资源。结合时代背景，医院应开展针对性的引导与分析活动，积极储备具有信息化素养的管理人才、技术人才、会计人才。对于医院而言，医院运行发展、科学研究均与档案信息资料密切相关，上述活动涉及的医疗信息、财务数据更关乎医院患者数据、员工数据，部分财务数据、医疗数据甚至直接关系行业机密。鉴于此，医院管理层应积极组织高素质人才参与系统化培训。既要讲解基础的档案管理知识，还应强化人员对于关于安全意识、信息化管理、保密工作的认知。内部管理层还应定期组织人员参与档案管理与信息化技术培训，围绕档案管理人员开展考核、培训、学习，推动其积极学习信息技术，获取信息素材，强化其信息分析应用与管理能力。通过有机融合数字化技术与传统档案管理，保障档案管理人员可熟练应用信息化技术，逐步完善档案管理体系。值得注意的是，在聘用人才时，医院应针对现存的数字化管理工作以及管理系统建设活动，有针对性地选聘高素质人才与信息化人才，充实人才队伍，优化人才结构，逐步建立年轻高素质、系统化的人才队伍。

（三）完善数字化档案管理标准，增加信息化管理投入

技术的迅猛发展使得社会正逐步进入信息化时代。围绕档案所开展的数字化管理活动也需要具有较高标准。比如，针对档案所开展的价值挖掘与信息保存活动必须依赖于相关软件。医院档案类型也逐渐呈现出多元化特点。档案管理人员需要构建系统、科学、合理的档案管理标准，针对档案管理提供可靠的参考依据。同时，管理人员还应结合文件类型开展分类管理，为后续的档案应用、档案查询提供便利，保障档案管理工作的高效性、便捷性。

在围绕医院档案开展信息化管理活动时，管理活动必然会遇到诸多问题。这些不但会威胁档案数据安全，还会影响档案应用，无法展现档案的作用与价值。医院档案的类型多样，其涵盖繁多的档案数据，且档案资料直接影响医院服务与病患诊治。那么，医院管理层应重点围绕档案管理运用数字化技术开展监督与巡查工作，落实各项档案管理制度，明确主体管理责任，深化各岗位人员对于档案以及数字化技术的认知、理解，全方位搭建数字化医院档案体系，强化管理效率，同时，医院管理层也应明确各岗位人员的职责，增强宣传工作的针对性，落实各岗位管理人员的具体管理职责，强化管理方法的科学性，防止档案信息出现丢失问题。在此基础上，在针对医院档案管理开展数字化管理时，医院也应从个体着手，积极组织各层级管理人员参与培训活动，外出学习，助力档案管理的信息化发展。立足于医院档案资料，医院管理层应融合网络安全技术、数字化技术，给予相关工作高度的重视，持续强化全体岗位人员的防控意识，向档案管理部门渗透防控意识，构建成熟的工作体系，强化系统保护效果。

五、结语

综上所述，作为档案管理人员应正确认知信息化技术的价值，了解其对于档案管理工作的积极意义，深入剖析信息化档案管理的不足之处。通过将档案数字化管理融入到医院发展战略，优化管理队伍，完善数字化档案管理标准，可切实增强数字化档案管理水准，提高医院的发展水准，助力医院可持续发展。