水利勘察设计企业档案数字资源建设要点分析

文/贵州省水利水电勘测设计研究院有限公司 马继萍；贵州省交通规划勘察设计研究院股份有限公司 吴珊

2020年修订的《档案法》新增“档案信息化”篇章，专门对档案信息化、数字化建设提出了明确要求，并将传统载体档案数字化纳入档案数字资源的重要组成部分。2017年，国家档案局发布《企业数字档案馆（室）建设指南》（以下简称《指南》），强调“数字档案资源建设是企业数字档案馆（室）建设的重点任务。”因此，“资源为先”就是要优先考虑数字档案资源建设需求。《指南》中将数字档案资源建设划分为三个方面：一是传统载体档案数字化，二是电子文件归档，三是专题数据库建设。本文将其归纳为“三化”：存量数字化、增量电子化、利用网络化。勘察设计工作主要为水利工程建设前期“项建至初设”阶段的地质勘察、方案设计、建设移民征地、专题报告、施工图设计等工作，具有涉及专业多、工程规模大、质量要求严等特点。因此，只有加快档案数字资源建设，才能整合企业的核心数据资源，为地质勘察设计及数字化转型提供有力的知识、数据支撑。

一、存量数字化

存量数字化，即对历史、存量的传统档案载体进行数字化加工。数字化过程是一项耗时长、投入人力、物力大的工作。但此项工作却是档案数字化建设最核心和最基础的工作，因为只有保证一定量的档案数据，才能推动数字档案室发挥效用。《指南》中明确规定：“存量档案数字化率宜达到70%以上。”

（一）依据“重要性、紧迫性”原则进行数字化。馆藏档案资源需依据“重要性、紧迫性”原则，有选择、有步骤地数字化。应对重点水利项目以及即将进行档案专项验收的工程档案优先进行数字化。首先，应结合实际需求制订计划，确定需要进行档案数字化的种类、数量、范围和结构，成立由档案部门与业务部门组成的档案鉴定专项小组，进一步明确优先扫描的档案类型及数量。这样既能精准地了解库藏档案，又能节约扫描时间和成本。其次，结合档案利用率、档案保管期限、项目重要程度等要素，筛选不同批次进行数字化加工的项目档案。

（二）统一数字化标准、规范加工流程。为了确保数字化加工的技术标准，规范加工流程、严控数字化成果质量，国家档案局先后颁布《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《档案服务外包工作》（DA/T 68.1-2020）等多个行业规范。从数字化设备、加工流程、数字化成果存储、网络部署、数字化服务外包等方面，加强管理理念、优化工作方法。纸质档案作为最主要的载体形式之一，是数字化加工的重点。依据《纸质档案数字化规范》，档案数字化加工流程主要有：前期准备（调卷——编页——目录数据著录）——档案扫描——图像处理——图像存储——数据挂接——数字化成果验收及移交。前期准备需要对档案数字化对象开展档案调卷、编页核页、目录数据库著录等工作。要制订详细的数据著录规则，涵盖数据字段长度、字段类型、字段内容等。档案扫描，要根据不同的纸张幅面选择相应规格的图纸扫描仪进行扫描，根据不同的档案类型、纸质状况确定扫描色彩模式及扫描分辨率。图像处理，要对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，对不符合质量要求的图像重新进行处理。数据挂接，要对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，并对挂接结果进行抽检核验（详见图1）。

图1 档案数字化加工流程图

（三）做好数字化成果质检及管理。应成立专项验收组，对纸质档案数字化成果进行质检和验收，可采取计算机自动检验与人工检验、一次校验与二次校验相结合的方式。质检内容主要包括档案目录数据、数字图像、元数据、存储载体等方面。具体来说：1.目录数据验收主要是对条目的内容、格式、准确性等。2.数字图像验收主要是包括数字化参数、存储路径、命名规范、图像质量、排列顺序等。3.元数据验收主要是元数据的完整性及赋值规范性。4.存储载体验收主要是载体的安全、可用、完整等。因此，在检验和移交过程中，要详列质检项目，形成移交。

二、增量电子化

增量电子化，即对新增的电子文件进行归档、接收和管理。

（一）实现电子文件在线归档。电子文件归档异于纸质档案归档之处：电子文件归档需基于系统流程，在计算机业务系统或办公自动化系统中形成、办理、且以信息包（内容数据+元数据）的形式进行传输、封装、归档，更加注重业务流程的前段介入和全程控制，以确保电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。国家档案局自2005年以来至今已出台多部规范：《电子文件归档及电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)、《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020)，详细规定电子文件从计算机系统产生或形成，直至转换成电子档案进行管理的具体要求。电子文件的归档流程，一般可分为“文件形成——文件整理——文件归档——档案管理”四个阶段。文件形成主要是在业务流程中直接产生形成的，业务部门通过捕获、录入等方式进行文件整理，整理完毕后的文件以归档信息包进行预归档，档案管理部门对预归档电子文件进行鉴定接收，最后形成电子档案进入档案管理系统。

（二）完成电子文件向电子档案的转化。1.超前控制，确保数据的完整准确。设计过程是水利设计企业管理信息系统的核心，是数字档案资源建设的基础。只有对项目设计全过程进行管理和控制，才能有效地完成电子文件向电子档案的转换。电子文件归档流程与实现电子档案管理，是一个完整的闭合流程，电子文件归档的业务过程不能随意删减：如归档前的收集、筛选、整理、鉴定、分类、编目等环节不能少，归档过程中的盖章、移交、身份认证、接收、确认（合法、有效、完整、真实）、核对、鉴定等工作同样不能随意删减。一旦忽视电子文件归档环节或是将归档环节前移、后移都是不妥当的，因为这些做法可能导致电子文件不可逆地退化为电子资料，而之后的管理者无论负载多少信息，采用何种技术措施，都无法将其转化为电子档案。2.实现图纸、报告等电子文件信息自动收集。勘察设计单位，作为工程建设项目前期的参建单位，会产生大量的原始记录、图纸、报告等。涉及水工、地质、水文、电气、环保等多专业。因此，需要从文件生产到归档进行全程控制。设计人员在设计过程管理系统完成图纸校审后，调用电子文件归档系统的批量自动打印接口将DWG图纸及签名人员信息送至打印归档服务。打印归档服务在服务器后台对DWG文件进行拆分，每幅图生成唯一标识的条形码，根据签名人员信息，从电子签名库中调出电子签名文件批签到DWG文件，再将有电子签名的DWG文件转换成打印机识别的格式传递到打印机进行打印，同时转换TIF（或PDF）文件，将DWG文件和TIF（或PDF）文件一起归档到数字资源。一方面，大大减轻了归档信息反复著录的过程；另一方面，优化了企业设计成果的归档效益，全面实现在线一体化电子文件的形成及归档，同时也省去了将大量纸质档案扫描成数字档案复制件的过程。

（三）形成资源集成管理系统。形成资源集成的数字档案管理系统，就是达成“一个集中”“两个统一”“三个实现”总体目标。1.建成一个集中管理档案实体及数字化资源的综合性档案信息管理平台。实现档案从收集、管理、利用等全过程的信息化管理系统，这是一个面向服务和管理的稳定系统，具有业务支持和管理功能。2.统一用户管理机制、统一档案数据管理接口。首先，要统一业务前端与归档后端相对应的管理数据流规则。其次，要统一档案数据管理所匹配的端口类型，如文件图像处理工具与硬件接口、条形码系统接口、数字化扫描上传接口等，使系统具有良好的兼容性和可扩充性。3.实现全面化、规范化、标准化管理。首先，要实现全面的系统功能。主要有三个层次：一是面向用户的前端管理系统，包括了档案收集（预立卷、收发文管理）、档案检索、档案借阅、档案数字化展示等功能；二是面向档案管理业务处理的后台管理系统，包括档案整编、查询利用、鉴定及销毁、数据统计、档案编研、系统维护等功能；三是系统维护及数据服务功能。其次，要实现规范的数据管理。规范地存储档案数字资源、水文数据资源、标准规范资源，结合不同类型的数据资源进行存储格式、命名方式的统一。最后、要实现标准化管理。借助系统进行标准化控制，解决整编管理过程中理解有偏差、规则有区别而导致的档案整编不统一、数据统计精细程度不一致等情况。

三、利用网络化

利用网络化是档案数字档案资源建设目标的最直接表现。企业数字档案资源一般是建立在局域网或专网下权限范围内查询使用。查询既要实现单库查询、又要实现多库高级查询及模糊查询。在线利用要实现权限范围内的多方式利用，对不同的利用方式实施不同的审批流程，如条目式查询对外开放、电子文件查看及下载采用不同的管理和技术控制手段，确保利用有依据、下载有记录。确保档案数字资源通过网络化实现充分利用，为进一步提高查阅利用效率，提升数字资源整合能力奠定基础。