电子档案单套制管理的困境与对策研究

文/武汉市自然资源和规划信息中心 危娅婷 曾婷 芦茜

在大数据时代，电子文件已成为信息生产、记录、流转、保存和共享的主流形式，是当前时代档案信息资源的重要组成部分。面对井喷式增长的电子文件，如何有效保管和利用，档案机构如何实现档案管理的数字转型，是当前档案行业在理论和实践方面面临的难题。在国外，例如美国、英国、加拿大等国家，均逐步推进或已经实现了单套制管理实践。在我国，电子档案单套制政策正在逐步推行，试点正在逐步实施，电子档案单套制已势不可挡，但国家对于该模式的推行处于谨慎的态度，这源于实践中面临着诸多困境。

一、电子档案单套制的内涵及研究现状

（一）内涵。当前，档案界存在“单轨制”和“单套制”两种概念，也存在对两种概念争论的研究，在这里有必要对这两个概念先行进行辨析。“单套制”和“单轨制”都是相对于“双套制”和“双轨制”来说的。其中，“轨”分为模拟轨和数字轨，记录在光盘、磁盘、U盘上的是模拟轨；记录在纸张等载体上的称为数字轨。“套”是在确定“规”的基础上的载体类型，如果是模拟轨，其载体为光盘、磁盘、U盘等类型；如果是数字轨，其载体则为纸质、缩微胶片等类型。“单轨制”是指仅以电子文件的形式在业务系统中流转、办理然后归档，强调文件的原生形态是电子形式，也同样仅以电子形式进行流转。相对于双套制，电子档案单套制是指文件仅以电子形式进行鉴定、整理、存储、利用和长期保存的一种管理模式，主要关注于文件作为档案保存的后端阶段，以电子文件单轨运行为前提条件。

（二）研究现状。笔者在中国知网分别以“电子文件+单套制”“电子文件+单轨制”“电子文件+单套制”“电子档案+单套制”“电子档案+单轨制”为主题进行高级检索，检索近十年相关文献（检索时间为2021年11月15日）。检索结果如表1所示。

表1 国内电子档案单套制研究论文（2011～2021年）

从表中的数据可以看出，单套制研究起步较晚，发展时间不长，近5年才引起档案界的关注。其中，管先海、李兴利对当前学界关于电子档案单套制管理的一些观点进行了整理，提到了电子档案单套制管理的优势、试点策略、政策保障、技术保障，以及电子文件法律证据效力问题等。目前，我国关于电子档案单套制研究侧重于概念辨析与界定、可行性与必要性探讨、实现和改进路径等方面，研究较分散，尚未形成完整的体系。

二、电子档案单套制管理的困境

（一）意识困境——电子档案信任受到挑战。在古代，档案是统治阶级的产物，其保存地石渠阁、架阁库等神圣并神秘，在这样的历史属性下，档案馆作为档案保管机构，其存在是社会认可的产物。但是在信息时代，电子档案的信任却受到挑战。新西兰国家档案馆在2007～2008年开发数字档案馆的工作时，对电子文件形成者和管理人员进行调查，研究表明，尽管档案工作者在管理纸质文件时被赋予信任，但这一层级的信任并未自动带入电子文件管理中。此外，电子文件的信息与载体分离，使得电子文件信息极易被篡改，这异于传统载体档案的存在形态，颠覆了社会对档案及其凭证性的认知，无法继承甲骨文伊始的信任，并且相应的政策和技术支持还未站稳脚跟。在现有文化背景、社会习惯和公众心理等各方面因素影响下，电子档案单套制管理显得十分困难。

（二）知行困境——理论与实践发展不平衡。电子档案单套制在电子文件归档和电子档案管理发展到一定阶段且“双套制”出现诸多弊端的环境下被提出，优势显而易见，目前国家层面的试点正在逐步开展，然而当前形势却不容乐观。冯惠玲指出：“单轨制电子文件管理正在各地各界得到越来越多的认同，实践项目正在逐步推开，但相对于全国范围的电子文件管理而言，还只是浩瀚天空的星辰，光芒闪耀星星点点。”在电子档案单套制理论研究中，档案学界逐渐开展研究形成研究热点，但是在实践过程中却举步维艰，这并不是政策的保守，而是在实践过程中需要面对各种具体问题，需要更多细致、系统的考量。例如单套制政策难以彻底执行；电子文件的档案化处理缺乏标准和规范；电子档案的质量检查不够全面；电子档案的入库处理和数据库建设不够精细；电子文件在线归档系统的功能不够全面、自动化处理程度不够强大等。带有“理想色彩”的理论研究与直面诸多复杂问题的实践发展处于不平衡的关系，然而由于面对的问题过于复杂，难以在短时间内找到一种平衡理想与现实关系的“两全其美”的策略。

（三）行为困境——单套制多要素供力不足。当前，电子档案单套制管理正在逐步开展试点，该模式作为一项系统工程，在实践中各要素已经出现了一些的问题，主要包括电子档案真实和长期保存问题、技术存在的困难、责任主体职责划分不明确等。首先，解决电子档案真实和长期保存问题是电子档案单套制管理落地必须解决的核心难题。在当前信息环境下，电子文件和电子档案内容在流转期间极易通过技术手段被修改且不易发现；电子档案在未来的长期保存、迁移等过程中，其真实性和完整性如何确保，也是当前仍未解决的难题。其次，电子档案单套制的开展完全依赖计算机和存储系统，而档案管理系统以及迁移、存储、备份和安全保障等技术还未达到最终标准，这也是电子档案信任受到挑战的原因之一。最后，在电子档案单套制管理推行过程中，各责任主体需要承担的责任并没有清晰地指出和划分，尤其是业务主体和管理主体之间职责出现重叠、遗漏等，而政府主体与管理主体之间的主体职责也处于模糊的状态。

三、电子档案单套制管理的对策

（一）更新思维，构建和深化数字记忆观。社会对电子档案的不信任是在当前文化背景、社会习惯、公众心理等多重因素影响下出现的，这是新型事物发展的必然阶段，需要社会和档案学界的共同努力。从档案学界层面来说，电子档案被社会认可，除从制度、管理、技术等方面着手外，还需要改变传统载体档案记忆的思维，将电子档案引入档案记忆观，有利于社会公众认清发展新形势，接受新生事物。法国著名历史学家雅克·勒高夫说：“到了20世纪，尤其是1950年之后，种种变化掀起了一场真正的记忆革命，电子记忆只是其中的一个因素，但无疑也是最显眼的。”同时揭示了电子记忆的本质：“电子记忆仅是依照次序和人类的程序而工作的，而人类记忆却保存着一块巨大的不可‘信息化的’区域，电子记忆和历史上所出现的一切形式的自动记忆一样，仅是一种辅助，是人类精神以及记忆的仆人。”将电子档案引入档案记忆观，构建信息化背景下的数字记忆观，使得档案学界和社会共同认识到电子档案的信息价值所在，接受记忆信息资源发展带来的新形式，接受电子档案单套制管理模式。

（二）互动创新，平衡理论与实践发展。坚持理论指导和实践探索的辩证统一，电子档案单套制管理作为信息化社会的新事物，在实践探索中需要理论指导，而理论需要从实践中获取，两者在互动过程中共同创新发展。电子档案单套制理论研究近几年才引起档案界的关注，其成果不多，尚未形成体系，需要继续向前发展。对“单套制”可能性的关注和研究，会促使人们认识和分析可能性存在和转化的规律，从而指导人们在实践中解决存在的问题，发现更优的方向和途径。在实际探索中，电子档案单套制才刚起步，存在诸多不良因素，并且这些不良因素会存在一段时期。在这种环境下，电子档案单套制应继续保持谨慎态度，正是这种态度，会提醒人们在实践中关注和立足现实，不断突破种种困境。

（三）合力并进，建立多要素协同管理模式。电子档案单套制管理是一项系统工程，需要法律、政策、制度、技术、人员等要素协力，需要档案部门、业务部门、法律部门、技术部门以及相关领导的密切配合和通力合作，才能达到一种理想的效果。这不是档案部门一家的独角戏，需要连同业务部门、法律部门、技术部门合力并进，围绕目标和功能定位形成多要素协同管理模式。以目标协同为前提，政府主体要开展电子档案单套制管理顶层设计和统筹规划，建立资源主体、管理主体和技术主体的协同机制，实现业务、档案和政务信息化目标的统一；以制度协同为保障，国家及各级档案主管部门要自上而下建立各级电子档案单套制法律法规、标准规范以及实施细则，引导各行各业电子档案单套制管理的落地与推进；以管理协同为根本，以全生命周期理念为指导，档案部门要建立与业务部门的联通，对前端电子文件形成、整理和归档进行监督与指导，对后端电子档案的长期保管和共享利用进行保障；以技术协同为核心，档案部门要连同技术部门通过追踪电子文件归档和电子档案管理的流程节点，应用电子签章、身份验证、审计、迁移、备份等技术和手段，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

四、结语

在信息化社会发展的背景下，电子档案管理模式从双套制向单套制转变是必然趋势，但是单套制管理模式目前处于起步阶段，在理论研究方面还未建立成熟的体系，在实践过程中面临着一些困境。在探索该模式的过程中，需要从思维意识更新、理论与实践互动、多要素协同管理等方面进行突破，提升我国档案管理数字化、智能化水平，助力我国档案工作实现数字转型。