资源共享视角下如何推进物流档案数字化建设

文/济南市口岸物流事业发展中心 王伟

物流档案对物流规划、建设、运营、管理发挥着重要的作用，随着电子商务飞速发展和现代物流业逐步形成，对物流档案的工作要求也日益提高。档案数字化是借助数字信息化技术进行档案信息转化的一种技术，可以将文字和图像信息转化为数字信息。现代物流业的发展，使信息技术在物流行业得以广泛应用，也促进了档案数字化的进程。物流档案数字化的互联共通又能促进物流业的飞速发展。因此，加快物流档案数字化共享建设，加速档案资源科学整合，优化档案管理方式，提升档案管理技术，对于充分发挥物流档案助推经济社会发展具有重要的意义。

一、大数据时代物流档案呈现出的特征

物流原意为“实物分配”或“货物配送”，是供应链活动的一部分。《中华人民共和国国家标准物流术语》对物流的定义为“物品从供应地向接收地的实体流动过程。根据实际需要，将运输、储存、装卸、搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等基本功能实施有机结合。”物流档案是在物流整个过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、数据、票据、合同等不同形式和载体的重要历史记录。物流档案不仅记录物流业的发展轨迹和历史，而且反映了经济的发展情况和特点，同时也是国家档案的重要组成部分。现代物流发展使物流业朝着供应链管理、绿色物流、信息化、智能化的方向发展，相应物流档案突破传统，呈现新的特点。

（一）物流档案内容日益丰富、来源广泛。现代物流产业由于其交叉融合的特殊属性，涵盖公路、铁路、航空、水港、海港等不同的运输方式，涉及交通、海关、邮政、保税、机场、港口、码头、物流企业等不同主体，物流档案主体众多，内容也非常庞大丰富。

（二）物流档案呈现数字化、多样化特点。随着网络信息技术的不断发展，各行各业联系越来越紧密，在信息技术的推动之下，很多物流部门和企业注重信息化建设，更好地服务于当前物流产业发展。大数据背景下，物流管理工作形成了大量有价值的信息数据，产生的数据信息越来越多。物流档案种类繁多、载体多样，包含政策、科研、运输、仓储、装备、招商、供应链、金融、保险、通信等各个门类，档案载体除传统的数字档案外，还有照片档案、录像档案、录音档案等。

（三）物流档案具有私密性和复杂性。物流企业档案管理的主要目的是为企业自身的经营和决策等工作提供服务，具有很强的保密性和排他性。物流企业大多数是民营企业，不论是档案形成、收集、分类还是档案维护的情况都比较复杂，而且这些企业产生的档案具有私有性。物流档案内容很多涉及商业机密，比如：接单业务、客户信息、合同、对外报价单等等，都是物流企业竞争的核心数据。

（四）物流档案具有集成性和共享性。现代物流企业的竞争最终是信息的竞争，物流档案是物流企业赖以生存的基础和获得利润的前提。而现代物流着重于将物流与供应链的其他环节进行集成，各主体和环节间有关信息的无缝对接和共享决定整个物流体系的效率和价值，从推动整个物流的发展角度来说，物流档案共享是必然的趋势。

二、物流档案数字化共享建设的意义

（一）有利于提高物流档案管理质量。数字化档案建设实现计算机自动化编目、电子检索、自动分析、自动统计等，档案信息组织形式从纸张线性方式转变为电子计算机的网状方式，大大提高了用户检索效率，海量的数据信息为档案的利用开发提供了坚实的保障。

（二）有利于掌握物流行业规律，做出科学决策。档案的一项重要功能就是以史资政，服务经济社会发展大局。档案能够把各种现象真实记录下来，成为人们可以反复观察和研究的信息和资料，为人们寻找事物发展规律提供可靠的依据。以丰富的档案信息支持决策者，可以避免或者降低因信息失灵而导致的市场缺陷和决策失误，有利于经济朝着健康稳定的方向发展。例如：依托济南国际区位优势和铁路、公路、航空、水运、信息“五网合一”的互通网络和当时的市场需求，2018年，济南市政府提出打造交通枢纽、物流枢纽和供应链枢纽三大枢纽，以功能完善的国际内陆港核心区引领济南国际内陆港中心城市建设，实现了“打造全国区域性物流中心”的城市发展战略目标。

（三）有利于提升物流企业信誉度和竞争力。物流档案对商品从接单、装运、转运、卸载、仓储、签收等信息都有着详细的记录。数字化物流档案能够为物流企业日常运营带来极其重要的保障，大大增强企业的抗风险能力，能够及时有效防范恶意欺诈，维护企业的信誉。当前，信息资源的竞争已成为企业竞争的重要阵地，档案是企业获得信息资源的重要手段，依靠档案信息能提高企业核心竞争力、扩大企业规模，并为企业谋求稳定发展。档案信息资源的合理利用对企业调整结构、加快发展、促进收益等都有着实际影响。例如：合同、协议、票据等等。

（四）有利于推进物流供应链快速发展。大数据时代，作为物质实体的物流与网络中的虚拟数据物流，正在时刻影响日常生产生活。虚拟物流与信息流融合为一体，成为社会信息的一个组成部分。随着现代物流的发展，虚拟物流的作用将日趋重要，物流行业的发展更多的是信息资源的发展。物流档案的数字化发展，有利于更快更有效地获取具有价值的信息，推动物流供应链更快更好发展。

三、物流档案数字化共享建设的现状和不足

（一）物流档案数字化建设不均衡。大多数物流企业实施了信息化建设，投入大量人力、财力配备基础设施设备，例如：济南的大型物流企业佳怡供应链企业集团，建立了专业的信息化系统，全面保障了供应链物流主营业务的优势。山东大舜医药物流有限公司、济南零点物流、盖世物流园、壹米滴答奔腾物流等大型企业都建立了自己的物流档案信息系统，并且利用这些系统促使企业占据竞争的高地。但部分物流企业是夫妻档，或者家庭式的经营模式，没有专门的物流档案，更不用说信息化建设。不同部门的档案管理理念、管理模式、重视程度、管理条件等往往都不相同。

（二）缺乏统一联通的物流大数据平台。物流工作涉及行业多、范围广，相关单位内设部门多且相对独立，档案信息共享困难重重。济南市口岸物流办公室负责牵头推进全市口岸物流事业的发展。由于缺乏统一的信息平台，公、铁、空、水、邮等多种运输方式、不同业务领域的数据相对分散，从各部门、各企业获取数据不便：一是流程繁琐时间慢，尤其制订产业规划和政策时，需对各种货运方式、货运量、往来城市等基础信息重新梳理，耗费人力物力。二是难以掌握实时数据，产业运行情况难以充分掌握。如：不同运输方式只知其整体货运量、周转量等，没有更具体的货物流向、流量信息等，难以实时动态了解济南的运力分布和货物集疏运情况。

（三）技术上的瓶颈影响数据共享开发。一是云共享技术利用滞后，档案管理系统与其他信息系统之间仍然存在数据壁垒，文件在传输过程中仍然需要各个节点的工作人员手工操作，难以实现一站式管理的目标。二是数据安全性保障技术水平仍需提高。由于铁路、海关等单位的信息系统自成一体，涉及安全和机密的问题，无法给其他信息平台开端口，因此数据的对接只能是各相关部门手动拷贝再发送，操作费时费力而且存在安全隐患。物流企业自己的信息系统关系到企业的商业机密和核心竞争力，对于平台采集数据的安全性、保密性及合法合规性如何保障还有疑虑。三是对平台大数据增值开发利用不凸显。接入平台后能享受哪些功能、服务以及政策优惠不是很明确，因此物流企业接入统一物流大数据平台的意愿不是很强烈。

（四）档案管理制度需要不断完善提升。许多物流企业对于档案信息资源收集工作并没有制订详细的制度和操作规范，有些虽有规范，但规范较为宽泛，缺少实际操作性。有些规范的制订较早，有些条款不符合目前大数据背景下的应用，亟须更新调整。

（五）复合型的专业档案人才短缺。物流行业涉及运输、金融、保险、制造、会计等多门类的专业知识，而信息化建设涉及计算机网络相关知识，单一知识背景的传统档案管理人员已经无法满足现代物流发展的需求，复合型的专业档案人才短缺制约了档案信息化建设。

四、物流档案数字化共享建设的路径

（一）深化新技术应用，搭建互联共享的物流大数据管理平台。做好企业档案管理工作是适应我国经济市场发展的必然要求。一是利用新技术打通技术壁垒。要充分利用大数据、云共享、云计算技术的优势，在信息检索、信息利用方面对档案资源进行快速识别、分类，并打通档案管理系统、办公系统以及其他业务系统之间的数据壁垒，结合档案使用主体的具体需求，建立不同类型的检索模型，让档案数字化建设成果惠及整个物流行业的发展。二是需求导向、分类推进。对不同规模、不同类型、不同业务模式的物流企业，综合考虑其信息化基础和个性化需求，制订差异化的企业上平台方案。与中小微物流企业实现平台服务模块开放共享，与大型、专业化物流企业实现业务数据互联，与制造业、供应链链主企业实现物流需求互通，与金融、保险机构实现交易数据互信。济南市口岸物流办强化口岸物流数据采集互联互通，推动发改、交通、商务、公安、大数据等市直部门数据共享，加强铁路、航空、港口、海关等部门数据互通，实现物流企业、物流园区数据实时对接。加快与国家枢纽和重点城市物流平台的对接，实现信息互联互通，提高平台的开放性。三是提升安全保障体系，确保信息安全。加大对物流档案数字化信息安全管理相关理论的研究，对存在的潜在问题提前预判分析；采用先进的信息技术手段筑起信息安全屏障，及时对系统硬件、软件进行维护升级，防止病毒和黑客侵害；增强档案管理人员的安全意识，严格落实各项安全制度。

（二）立足企业需求，深化开发增值共享服务体系。共建统一物流大数据平台最终目标是推动产业发展，如何最大限度利用数据提升增值服务是重中之重。济南市口岸物流办在物流信息化大数据平台设置的增值服务中心主要包括供应链金融、融资担保、物流保险、物流装备、通信运营商支持、物流大讲堂、智慧物流信息化服务7个功能模块，为物流企业提供金融、装备、通信、培训和信息化等方面的线上拓展服务。一是在采集数据的基础上，建立起较为精准的企业画像及动态业务模型，企业通过在平台建立的成长体系争取更多的政府公信力背书。二是生产型企业在进行物流招标时，可通过平台获取物流企业运行数据，以此来实现业态融合。三是通过平台与企业之间建立起即时沟通的桥梁，及时发布政府动态政策；组织物流专家大讲堂，提升企业管理水平；提供在线教育培训，提升物流人员从业素质。四是通过平台的政府公信力，集成整合国内一流的信息化、云服务、金融、保险、装备等服务商，以此让入驻平台的企业享受到更优惠、更优质的服务。

（三）完善档案数字化共享管理制度。物流档案数字化建设必须有相应的制度规章作为保障和依据，这样才能有效地规范档案管理人员的思想和行为，进一步提升物流数字档案建设效率和质量。一是要完善档案收集、信息采集制度。明确数字档案收集范围，明确各个环节具体要求。二是建立完善档案数字管理制度。明确管理流程，确保各项工作合理推进。三是建立档案联络员制度。牵头单位联合物流相关政府部门和各大物流企业，设立物流档案联络员，明确责任，定期联系，以便推进统一物流数据大平台建设工作。

（四）加强档案管理队伍建设。人才是决定档案信息化工作成败的基础。积极树立“人才兴档”的理念，让档案管理工作焕发勃勃生机。一是聘请第三方专业机构辅助提高档案数字化建设的水平。二是可以利用招聘、人才引进等方式引进复合型档案人才。三是畅通人员晋升渠道，在职称评审和员工待遇等方面予以保障，使其积极主动发挥推动进步和经济发展的作用。

随着现代物流的发展，对物流档案数字化共享建设提出更高的要求，应该顺应企业发展需求，培养引进人才，不断完善档案管理体系，主动运用大数据、云计算、区块链等新技术，进一步应用、开发、利用物流档案，智慧化地使物流档案发挥最大价值，惠及各个物流企业，更好地服务经济社会发展。