人事档案数字化加工策略研究

文/山东省德州市平原县公共就业和人才服务中心 于爱荣

人事档案记录内容十分广泛，加强数字化加工可提升管理效率和管理质量，也能针对性化解人事档案信息管理存在的滞后问题。相关单位和企业可加强对影响因素的总结，借助总结契机了解人事档案管理思路，创新管理方向，以此明确人事档案信息化加工模式，推动人事档案数字化加工工作的创新。相关单位既应加强对档案管理工作的重视，也应为档案管理工作优化提供相关人力和物力支持，才能实现人事档案数字化管理工作的创新发展。

一、价值意蕴：人事档案数字化加工的意义

数字化时代人事档案管理工作面临新的发展契机，将传统纸质档案进行数字化处理，有利于资源共享，更能借助电子化处理，生成系统性人事档案，方便统一管理。与此同时，借助数字化加工打破时间限制，提升人事档案的利用率，可进一步利用不同时间线的人事档案。例如，现阶段企业对近一年人事档案利用率较高，而之前的纸质档案会归档入库，利用率不高，又需要专人负责管理。数字化人事档案建设可基于时间线对人事档案进行统一数字化加工，相关企业及部门可基于自身发展需要或相关文件规范处理数字化档案，并明确档案文件目录，以方便后期查找和运用。档案管理人员可基于工作规范加工人事档案，系统会自动扫描人事档案并自主归档。系统性录入人事档案有利于强化对人事档案的统一管理，更能提升检索效率和检索质量，确保档案管理工作效率提升。人事档案数字化加工过程中，需基于企业业务对内容进行自动化整理。强化有效分类才能提升人事档案的利用率。感受人事档案数字化加工的价值意蕴，强化对人事档案数字化加工的重视和关注，有利于企业现代化发展在我国转型阶段确保企业和相关单位提升工作效率，从而为区域经济发展贡献力量。

二、发展目标：人事档案数字化环境建设思路

（一）优化网络环境，明晰数字化建设原则。人事档案数字化建设需有网络环境作为支撑，才能促进企业现代化发展。互联网是推动人事档案数字化建设发展的核心要素，相关企业或单位需积极促进网络普及，加强网络环境建设才能推动人事档案数字化加工流程优化，并为人事档案管理改革提供助力。可借助互联网将人事档案数字化加工转化为流水线模式，以此节省人力资源，提升档案数字化加工效率，确保各工序的有序运转。优化网络环境能为人事档案数字化加工提供助力，更能打破传统单机作业局限，实现不同工序间的数据流通，以此推动档案管理工作优化。与此同时，优化网络环境时明晰数字化加工原则，基于规范性、可靠性、共享性等原则，加强人事档案数字化建设。规范性原则是指人事档案数字化加工时需明确档案标准。例如，可对人事档案的编码规则以及目录分类进行提前明确，以此增强人事档案数字化加工的规范性；可靠性原则是指构建数字化档案库时应构建安全可靠的网络空间，确保信息的安全性，才能在提升工作质量的基础上增强人事档案管理效率；共享性原则是指人事档案数字化建设过程中，需构建明确的共享机制，既要满足不同部门的数据需求，也要基于不同人员的账号权限适当开放相关档案检索权，才能在满足不同部门需求的基础上实现数据的有效共享。

（二）加强流程追踪，强化数字化设备建设。人事档案数字化加工过程中，为确保加工质量和加工效率，可在加工流程中设置不同节点，强化对档案扫描和数据转换等工作的全方位认知，以此展开质量检查，能从人员建库和原始图像等不同方面进行加工，更能及时了解技术规范，确保及时发现错误，强化对错误的有效化解。加强流程追踪能提前预知风险，将风险率降到最低。强化网络建设既能提升工作效率和工作质量，又能提升工作的连续性，但这会使相关监管存在滞后问题。为提升监管质量与监管效率，可设立单独的流程监管软件，在不影响其他工序的基础上运转监控软件，以此及时纠正数字化加工中的问题。因此相关单位和企业需强化数字化建设，既要为人事档案数字化加工发展提供相关资源支持，也应不断引入专业设备，推动档案数字化加工工作的优化。例如，相关企业和单位需为不同独立岗位配备专业计算机或扫描仪器。相关岗位工作人员需具备单独工作的能力，既要熟悉不同硬件及软件设备，也要具备数据分析和共享能力，才能在一网联通的环境下提升工作的熟练度，优化工作流程。与此同时，数字化设备建设时可充分参考相关员工意见，并不断收集使用人员对数字化加工软件的意见，以此及时优化数字化建设软件和硬件设施。虽然从短期来看，完善数字化设备需投入一定资金，但以长期来看，完善数字化设备能节省相关人力物力资源，更能提升人事档案的利用率，可有效为企业长期发展保驾护航。由此可见，企业领导需正确认知人事档案数字化加工的重要性，才能积极为人事档案数字化加工提供相关人力与物力资源，确保企业向着现代化的方向前进。

三、探索与新生：人事档案数字化加工策略

（一）明确加工流程，完善人事档案数据库。纸质档案加工为数字化档案时，需明确加工流程，完善人事档案数据库，才能使人事档案发挥应有的作用与价值。首先，应基于人事档案的分类和专业号进行仔细清点，拆卷过程中，既要了解其中是否有漏页或者缺项，也要检查其标注是否准确。开卷后需进行档案扫描，一般文字清晰的档案可直接进行连续扫描，而一旦档案出现磨损的情况，便需要人工单张扫描。其次，扫描人员要确保电子档案与纸质档案效果相同，并在扫描过后核对总页数。档案管理人员需要在扫描后进行修图，确保图像清晰无杂质，并利用上传和备份完善档案数据库。最后，对纸质档案进行装订还原。还原后工作人员应基于相关手续要求，将档案进行归库。人事档案数字化加工时需完善数据库才能有效推动数据录入工作优化。一方面，相关单位和人员需基于企业制度明确档案录入规范，并完善数据库不同模块的功能。例如，档案数据库中应具备存储功能、检索功能、备份功能等，不同功能的作用不同，完善功能模块既能方便工作人员强化对相关数据的查找，也能尽量选择简洁的形式录入数字化档案。完善流动人员人事档案基础信息数据库工作时间紧、任务重，为确保电子数据库和纸质档案保持一致，可聘请专业人员对档案进行校对，避免出现遗漏和错误。数据库建立时应分前后台操作系统，方便不同部门查找与检索相关人事档案。完善人事档案数据库能为人事档案数字化加工工作奠定良好基础，更能使工作人员明确数字化加工流程，提升数字化加工的规范性，以此增强人事档案储存质量，确保强化对人事档案的有效利用。例如，平原县公共就业和人才服务中心为强化服务提升效能，做好做响“一点通”服务品牌，持续深入推进“一次办好”和“零跑腿”；深入实施流动人员人事档案服务事项“跨省通办”；健全完善“24小时不打烊”网上办事平台。平原县公共就业和人才服务中心现有档案1.2万多份，按照应采必采的原则，力争26个必采信息项如期完成，尽力充实82个可采信息项。做到入库档案不漏一份，应采信息不落一条。现已完善基础信息数据1200余份。

（二）强化统筹规划，提升信息管理的安全性。人事档案数字化加工时需提前对数字化加工工作进行统筹规划，建立统一的数字化加工标准，才能方便统一管理或统一检索，为后期档案管理工作创新奠定良好基础。人事档案数字化加工与档案管理部门相关，但也与其他业务部门相关。明确数字化加工标准，能方便不同部门进行数据共享，更能确保不同部门基于需要，针对性检索相关人事档案。了解人事档案数字化加工的复杂性，征求各部门意见，明确数字化档案建设规则，强化科学规划，能确保数字化加工工作的有序运行，更能有效提升人事档案数字化加工质量与效率。例如，相关企业和单位可在人事档案数字化加工时，提前明确不同档案的划分范围，并基于划分范围对其逐层次展开数字化加工。不同企业发展模式不同，部分大型企业人事档案材料繁多，无法快速实现全部数字化加工。因此，需对人事档案进行分类，并明确必须数字化加工的内容，以此明确工作的重点和难点，推动数字化加工工作有序开展。提前加强统筹规划，明确录入标准，有利于提升数字化加工质量，也能为后期信息管理奠定良好基础，相关单位和企业在推动人事档案数字化加工过程中，需提升信息管理的安全性，既要通过先进的互联网技术保证人事档案数据安全，又要基于数字化建设推动人事档案管理多层次发展，以此满足不同部门不同需求。互联网技术发展时相关的病毒和木马程序也在逐渐升级。为确保信息的安全性，应加强对企业员工的培训，既要助力其了解正确的软件使用办法，又要有专业技术人员定期进行病毒查杀。相关单位与企业的人事档案信息涉及个人隐私问题，企业内部信息共享时，应加强对相关信息的保密，既要提升信息利用效率，又要避免因信息泄露而对员工造成影响。

（三）规范工作标准，培养信息化加工人才。人事档案数字化加工对企业提出很高要求，企业需进一步规范数字化加工标准，培养多元信息人才，才能在信息化时代推动人事档案管理工作向现代化发展。例如，企业可依据国家宏观政策和区域性标准明确档案数字化加工标准，并借助相关标准细化企业制度，以此确保人事档案数字化处理的科学性。不同企业发展方向和发展模式不同，因此人事档案的信息化加工流程有所区别，这对企业员工提出更高要求。企业应尽量招聘高素质复合型档案管理人才，才能推动人事档案数字化发展，并优化管理效率与管理质量。例如，企业可加强对档案管理工作人员的定期培训，既要引导其了解先进的管理模式，提升其管理素养，也要不断加强针对性培训，引导其加强对互联网技术的全方位了解，促使数字化加工能力不断增强。与此同时，企业可适当提升人才招聘要求，完善档案管理人才服务架构，以此引进人才。为确保企业内部形成良性竞争机制，单位需对档案管理人员进行定期考核，既要了解其工作质量和工作态度，又要快速了解人事档案数字化加工中存在的问题，才能强化对员工的针对性培训，并基于员工的优势和特长对其进行适当调岗，确保员工在适合的岗位上发光发热。人才发展需要企业和学校以及政府的共同努力，企业可积极加强与学校的合作，向学校提出人才招聘要求，借助订单式培养等模式，吸引高素质复合型人才前来就业。不仅如此，学校还能为企业提供员工培训场所。企业可利用招聘的复合型人才，进一步规范数字化加工工作标准，确保在校企合作过程中推动企业管理模式不断转变，以此促使企业的核心竞争力增强。

（四）提升重视程度，定期维护现代化系统。国家治理现代化征程中，企业领导需加强对人事档案数字化加工工作的重视，强化对数字化加工系统的维护，才能推动人事档案管理工作进一步优化。一方面，企业领导应了解人事档案管理工作的重要性，并基于企业发展需要不断完善数字化管理软件，以此确保企业内部对人事档案进行时时检索查阅。企业领导的重视能使各部门转变对人事档案管理工作的态度，更能确保相关制度有效落实，确保人事档案数字化加工的规范化。另一方面，企业可对数字化加工系统进行定期维护，定期维护能避免病毒入侵，也能提升信息的安全性。例如，企业可与相关单位签订长期合作，对相关软件设施进行不断革新。与此同时，人事档案加工人员培训时，也要引导其了解基础的软件维护工作，确保其不断基于网络运行环境进行木马病毒查杀，才能避免外界环境对人事档案管理工作产生较多影响。例如，人事档案管理工作中需要使用的档案盒、碎纸机、双面打印机等硬件都应不断进行维修和养护，才能确保有完善的硬件支撑工作发展。定期维护现代化系统，能为人事档案管理工作现代化转变奠定良好基础，更能充分发挥人工智能、云计算等技术的优势，推动企业管理工作向现代化转变。人事档案管理工作数字化加工能增强其开发价值，更能使企业领导进一步了解企业架构，感受企业人事档案信息化加工的重要性，基于定期维护了解人事档案管理工作中存在的问题，加强针对性化解，能构建具有我国特色的人事化档案数字化加工模式，又能在企业发展过程中减少人力和物力支出，以此确保企业在发展过程中提升核心竞争力。数字化档案中不仅包括相关图片和文字信息，也包括一些视频和音频等资料，为确保相关资料存储的科学性，企业可明确录入标准，利用统一格式对相关文件进行管理，为后期维护工作奠定良好基础，避免因软件卡顿而出现数据丢失的现象。

四、结语

科学技术在不同行业的渗透使人事档案管理工作改革迫在眉睫。企业在改革中摒弃传统管理思想与管理理念，加强对互联网技术及计算机技术的有效利用，提升人事档案使用价值能确保提升档案资料保存的完整性，更能为企业管理发展提供更多数据支持。人事档案管理工作的与时俱进，是企业发展所需。强化单位定位，基于定位目标明确信息技术应用模式，弥补传统人事档案管理局限，真正完善企业管理架构，推动企业的现代化发展。