事业单位人事档案管理创新与服务模式改革探讨

2022-10-08福建省泉州市公安局警务辅助中心沈晓容

办公室业务 2022年18期

文/福建省泉州市公安局警务辅助中心沈晓容

人事档案记录了个人信息，是单位选人用人的主要依据，也是人力资源管理的重要内容。近年来，随着市场经济体制的发展和完善，传统的人事档案管理理念、制度和模式暴露出弊端，必须进行创新和改革。对事业单位而言，人事档案资料具有参考、凭证、依据的作用，在转正定级、申报职称、办理社会保险等工作中均要使用档案。新形势下，通过信息资源整合与开发利用，提供优质的档案信息服务，成为人事档案管理的发展方向。以下结合工作实践，探讨人事档案管理的创新与服务模式的改革事宜。

一、人事档案管理工作创新改革的必要性

（一）适应事业单位体制改革需要。随着时代的发展，事业单位体制也在深化改革，改革的前提是了解单位发展历史，通过查看工作报告和档案信息，为改革工作提供决策支持。这其中，人事档案扮演了重要的角色。然而，传统的人事档案管理模式不再适用，甚至会为改革工作带来阻碍。创新管理工作，就是结合实际工作需求和特点，采用新理念、新技术、新方法，提高档案管理效率，从而加快事业单位的改革进度。

（二）满足档案信息化发展的趋势。信息技术的发展和普及，已经走进人们的日常生活中。在档案管理领域，传统的纸质档案逐渐被电子档案取代，不仅方便档案资料的查询和使用，而且能延长保存时间。基于此，创新人事档案管理工作，满足档案信息化发展的趋势，要求单位充分利用计算机、互联网、大数据等技术，为人事档案的保存、检索、使用提供服务，充分发挥电子档案的优势。

（三）促进人才在单位岗位间流动。事业单位进行人事档案管理，对于领导干部、专业人才的选拔和任用具有重要作用。对管理服务模式进行创新，一方面能对人员的经验、能力、特长进行分析，明确岗位职责，激发人员潜能，达到人尽其用的效果。另一方面，从人事档案的收集、整理等细节入手，助力单位更好地开展人才服务工作，促进人才在单位岗位间流动。

（四）提高人事档案的利用价值。新公共服务理论从市场和经济学的角度出发，对行政理念和价值进行重新塑造，建成一套新的理论体系。该理论强调：事业单位应为公共利益服务，服务是工作核心。相对应的，人事档案管理工作，也应该突出服务这个核心。创新人事档案的管理和服务模式，首先要对档案资料进行深度整合开发，提高人事档案的利用价值，更好地服务于单位人事工作，发挥出事业单位的职能作用。

二、事业单位人事档案管理现存的问题

（一）管理理念滞后。档案管理工作的开展，对管理者和事业单位均产生了正面影响，认识到档案的重要价值。但是，相比于其他业务工作，档案管理的投入仍然不足，尤其管理理念滞后。具体表现：1.管理者对于人事档案的管理，停留在档案接收、保存层面，并没有进行开发利用；2.业务工作和档案管理完全分离，未将档案管理纳入年度规划，只是被动性地提供档案信息查询服务；3.档案信息收集不全面，影响后续开发管理工作，并对绩效考核、档案资源整合等带来困扰。

（二）管理不够规范。人事档案管理工作不够规范，其原因主要有两个：1.管理机制落后。单位内的档案管理制度不完善，难以落实日常管理规定，例如一些单位的奖惩制度缺失，管理者工作创新缺乏动力，习惯沿用传统的管理制度，出现管理不规范、不科学的现象。2.管理方法落后。人事档案涉及的内容较多，其中包括人员个人信息，具有较强的隐私性。对人事档案资料进行管理时，应该划分涉密等级、设置访问权限。因单位的技术手段应用不足，配套管理制度缺失，影响实际工作效率，造成管理不够规范的问题。

（三）信息化程度低。相比于纸质档案，电子档案具有许多优点，事业单位为了满足改革需求，加快了信息化建设速度。但是，信息化程度低的问题尚未完全解决：1.部分单位依然采取人工管理模式，档案数据不全，不仅更新较慢，而且查询时困难大。2.单位引进了信息技术设备，但在实际应用环节缺少人才支持，数据采集、整理、存储、维护等环节存在问题，没有发挥出信息技术的优势。3.系统安全风险大，缺少必要的防御手段，因内部控制、安全防护不到位，存在档案信息泄露、黑客攻击、病毒入侵等风险。

（四）服务功能欠缺。事业单位的职能转变，并非一朝一夕就能完成的，从管理者变成服务者，不仅需要外在形象的转变，更需要主观意识上的转变。目前的主动服务制度欠缺，现有服务流程和档案利用需求不相符，提供的档案服务质量差、体验差，服务模式的改革阻力大。例如：单位领导的思想守旧，没有认识到人事档案的服务功能，相关的宣传工作不到位，管理者的管理活动受到影响。

（五）专业人才不足。1.事业单位从事档案管理的专业人才数量少，不少基层岗位由实习生或兼职人员担任，因缺少必要的知识和技术，档案管理质量不高。2.人事档案的内容本身比较复杂，人员频繁流动造成传递、审核不规范等现象，进一步增加了管理工作量，这也是影响管理质量的一个原因。3.缺少专业档案管理人员，不利于新技术、新方法的推广，给档案信息化建设带来阻碍。

三、人事档案管理创新与服务模式的改革途径

针对以上问题，结合事业单位人事档案的特点和管理需求，我们从理念、流程、技术、服务、人员五个方面提出针对性措施，助力管理创新与服务模式改革。

（一）更新管理理念。针对管理理念滞后问题，应更新管理理念。1.变被动管理为主动管理。新时代背景下，管理者应树立主动管理的理念，将人事档案管理和人才建设、日常业务、发展决策相结合，深入挖掘档案信息的价值，提供完善的信息保障。2.注重团队协作。管理者以个人为单位开展人事档案管理工作，虽然满足信息采集和保存利用的要求，但服务功能没有发挥出来。管理者应从档案资源开发的角度入手，围绕管理、技术、行政岗位，组建人事档案管理团队，以团队为单位开展管理工作，为单位发展提供数据支持。3.强化部门沟通。人事档案管理过程中，档案部门应和其他部门加强沟通，消除部门壁垒和信息孤岛，实现信息资源的互联共享。遇到管理困境时，从其他部门获得帮助和支持，推进档案管理体系的创新，提高管理效率和质量。

（二）规范管理流程。针对管理不够规范的问题，应规范管理流程。1.健全管理制度。事业单位建设人事档案管理制度条例时，可以从国内外先进的管理经验中汲取养分，寻找成功的管理方法为我所用。例如：对电子档案进行整理时，严格执行规章制度，保证信息的真实性和完整性；如果电子档案需要长时间保存，要和纸质档案同时归档；具有保密要求的档案，应采取合理的保密技术手段等。2.优化管理流程。人事档案管理工作的顺利推进，需要有整体规划，要求管理者深入分析部门特点、发展目标，开展调查论证工作，建立可行的管理计划方案。以电子档案的管理为例，建设信息化管理系统时，应兼顾时效性、灵活性、可拓展性，才能对管理流程进行梳理和优化，改善档案使用者的体验。

（三）推广信息技术。针对信息化程度低问题，应推广信息技术。1.建设人事档案数据库。结合事业单位的规模，确定数据库的架构和功能；前期准备时应收集、完善人事信息，作为建立电子档案的基础，利用数学模型测试可能存在的管理问题；然后对问题进行总结和处理，不断完善数据库，从而提供更好的管理服务。2.加强信息化宣传。大数据时代，信息技术不仅用在人事档案的管理上，还能用在其他类型档案的管理上，以及单位日常业务活动的管理上。基于此，应大力宣传信息技术的优势，充分利用宣传栏、官网、微信公众号等媒介，营造出良好的信息化环境氛围，对职工产生潜移默化的影响，积极配合信息化建设。3.落实安全管理工作。将信息技术应用在人事档案管理中，虽然提高了效率和质量，但也带来了风险隐患。第一存储安全方面，采用备份和恢复机制，数据丢失能及时找回，保证档案资源的完整性。第二使用安全方面，将单位网络分为内网和外网，调用人事档案时需要使用内网；外网用户需申请账号、密码，数据库设置访问权限。

（四）完善服务体系。针对服务功能欠缺问题，应完善服务体系。1.利用人事档案开展线上、线下服务时，单位可在档案法、档案工作条例的指引下，编制《人事档案服务手册》，为服务工作的开展提供政策保障。同时，对管理者进行培训，转变服务意识，采用标准化、精准化的管理方法，为档案使用者提供良好的服务体验。2.对服务方式进行创新。在单位领导的带头下，组织档案管理部门所有人员，以利用率较高和职工需求密切相关的档案为核心，开通就地查询、馆社联动、全区通办等服务项目，提高档案资源利用率，促使档案资源惠及更多人。3.建立并完善人事档案的服务制度，从安全保管、开发利用等方面入手，确保服务制度和实际工作需求相吻合。

（五）提高人员素养。针对专业人才不足问题，应提高人员素养。1.专业人才招聘环节，应按照单位人事档案管理的实际要求，对人才提出对应的要求，既要有扎实的理论知识，又要具备必要的技术技能，同时有良好的人际沟通能力、团队协作精神等。2.现有管理团队“传帮带”。新职工的优势是工作热情高涨，具有较强的创新意识；老职工的优势是管理经验丰富，掌握了一定的工作技巧。通过老带新、熟带生，可以提高整个管理团队的综合业务能力。3.根据人事档案管理工作的要求，单位应定期组织档案管理者进行培训学习，从理论知识、技术方法、职业素养等多个方面入手，采取多样化的教育形式，例如讲座、竞赛、进修等，激发管理者的主观能动性。

四、实例分析

以某高校为例，对人事档案管理现状进行梳理，明确存在的问题，分析问题原因，并提出针对性的解决对策，以创新人事档案管理、改革服务模式。

（一）存在的问题。某高校属于公立大学，是省属工科类高等职业院校，人力资源管理采用聘用制，人员流动逐年递增，导致档案管理工作难度提高。目前存在的问题主要有：1.为了争夺人才，档案重建现象时有发生，导致部分流动人员出现一人多档的情况，不仅影响相关规定，而且带来人力管理风险。2.档案资料收集不完整，在应届学生中，档案材料缺少项目有：学籍材料、党团材料、报到证等；在工作人员中，档案材料缺少项目有：离职证明、工资表、聘用合同书等。3.档案利用率不高，一是定期存放职工个人档案材料，没有全部进行数字化处理；二是档案具有保密性，查阅使用限制多，审批手续繁琐，尚不能提供高效的查询服务。4.档案管理过程中，没有突出服务功能，管理者被动提供服务，缺少必要的激励措施，服务时缺乏热情、责任感不强，没有全身心投入档案管理中。

（二）原因分析。针对以上问题，分析原因在于：1.档案管理意识淡薄，分散管理和多头管理存在弊端，导致监督工作不到位，影响人力资源的合理配置。2.管理制度本身滞后，以档案代理制度、管理制度双轨制为例，负面效应产生双重标准，一旦出现大范围人员流动，档案转移时会出现混乱。3.管理方法长期未更新：一是缺少长期性的规划布局，二是硬件设备跟不上，三是缺少复合型管理人才。4.管理工作执行过程中存在不规范现象。

（三）解决对策。结合该高校的实际情况，在人事档案管理中制订的解决对策如下：1.完善管理制度体系。一是调整收集范围，完善收集制度，保证人事档案资料的完整性，做到材料齐全、系统成套、数量适当。二是保证档案材料的真实性与及时性，做好审核工作，严格按照要求转递人事档案，履行移交手续。三是规范管理，避免错放他人档案，清理重复或不需归档的内容，存档材料放原件，归档手续要完备等。四是利用信息技术对档案开发利用，将档案材料数字化，实现人事档案纸质和数据格式共存；做好网络信息安全工作，对有档案保管权利的部门设置访问权限，通过网络调阅档案。2.建立服务管理模式。一是树立公共人事档案理念，档案材料尽量全面反映出当事人的技能、品德、绩效、廉洁等信息，为单位及个人提供便利服务。二是创新服务模式，档案使用不再局限于单位的人事管理部门，可以在政策允许范围内探索社会服务化管理模式。三是在政府主导下，建设高校人事档案中心，政府、高校、档案管理中心通过分工协作，更好地发挥出人事档案的社会服务功能。