大学生党员档案管理水平提升研究——档案治理共同体视阈下

文/东北大学秦皇岛分校档案馆 曹传伟 刘宁

大学生党员档案管理在大学生思想政治教育和学校基层党建工作中发挥着重要作用，是衡量高校基层党建和档案工作的一个重要标准，党员档案是党员入党过程中形成的一系列相关的文字记录档案，大学生党员档案反映了大学生党员在校期间的思想政治修养和综合素质水平，具有很强的政治功能，对高校党建情况和人才培养情况提供了重要的参考依据。因此，高校要加强对大学生党员档案的管理并发挥其教育和监督功能，以适应新形势下高校党建工作和档案工作的要求，落实“立德树人”根本任务。

一、档案治理以及档案共同体的含义

（一）档案治理。近年来，“档案治理”在学界获得持续关注。从宏观上看，当前学术成果的理论体系比较成熟和系统。档案治理是在党政机构的领导下，由档案行政机关主导，各级各类档案机构、社会组织参与，在一定的制度下合作，共同促进档案事业发展和提升档案工作服务社会发展水平的过程。本文借助这个观点进行探讨。

（二）档案治理共同体。档案治理共同体是在档案治理过程中，由党政领导、档案部门主导、各单位协同、跨机构合作、社会组织协作和参与等所有档案相关者共同形成的上下联动、横向协同的档案治理组织团体。档案治理共同体的特征是多元性、协同性、法治性、民主性、阶段性。笔者结合高校档案工作特点阐述档案治理共同体的特征。1.多元性特征。高校档案治理共同体建设要坚持学校党委领导、高校档案馆主导和监督，高校内部各单位实现共同参与、协同治理，推动高校档案工作有序进行。2.协同性特征。高校的档案治理共同体，实际是一个有机生命体，需要高校档案馆与学校各部门相互协同，积极配合。高校档案馆应积极加大与各党群行政部门、各二级学院、各科研机构的合作力度，在加强档案信息化建设的过程中，整合档案信息资源，发挥系统性的整体效能，并主动面向学校广大师生进行调研，通过问卷调查、代表座谈、意见箱等方式参与和监督档案工作，增加治理动力。3.法治性特征。高校的档案治理通过建立档案工作制度体系，形成科学有效的监督机制，确立档案馆、各单位、师生个人在档案领域的责权分配并维持相应秩序，调节各方利益，使各单位、师生个人的行为处在一种彼此有序而适当的位置上，形成高校档案事务的共治和善治良好局面。新《档案法》为高校档案治理共同体建设提供了法律依据，也为破解建设中遇到的难题提供了法律思路。高校档案馆要以新《档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规为依据，明确以高校档案馆为主，学校各单位协作配合的高校档案工作组织架构。4.民主性特征。高校档案工作要始终贯彻落实“以人为本”的发展理念和“立德树人”的根本任务。新《档案法》为档案治理奠定了民主基调，高校档案馆要以新《档案法》为指导，同学校内的各部门积极协作，鼓励广大师生参与，支持档案事业，最终实现共治、共享的治理目标。5.阶段性特征。高校档案治理需要经过一个逐步提升和完善的发展历程，需要面对一系列的阶段性问题。高校档案馆要在治理的实践中发现和解决问题，渐进式发展。

二、加强大学生党员档案管理的意义

（一）有利于提高大学生党员的质量。大学生党员在思想、团学工作、学业、择业等诸多方面起到引领作用。大学生党员档案是党员综合表现的原始记录，真实反映了党员各个阶段的成长过程，加强大学生党员档案管理有利于提高大学生党员发展的质量。

（二）有利于提升高校党建工作水平。党员档案对党员的培养、教育、管理和监督起着重要作用，政治性很强。发展党员过程中的一项重要工作就是对其档案材料进行严格审查，真实和完整的档案材料是考察和发展党员的重要依据。大学生党员档案材料的完整性、填写的规范性、管理的科学性是高校基层党建工作水平的重要体现，加强学生党员档案管理，可以提升高校党建工作水平。

（三）有利于为党和国家选拔优秀、可靠的干部。大学生党员这个群体毕业后，很多都会成为工作团队中的骨干。大学生党员档案具有客观性、可靠性、权威性，为党和国家为选拔优秀、可靠的干部提供重要的参考和依据。

（四）有利于全面落实“立德树人”根本任务。高校大学生党员是社会主义事业的合格建设者和可靠接班人，是高校思想政治教育工作的一项重要任务。高校党委加强对大学生党员档案的管理，有利于全面落实“立德树人”的根本任务。

三、大学生党员档案管理存在的问题

（一）建档和归档不标准。当前，由于大学生党员档案未纳入学生学籍档案和人事档案的管理范畴，导致建档和归档方面没有统一标准，随意性较强。首先，不同省份、不同高校要求的归档材料清单各不相同，导致建档标准不统一；其次，材料填写内容不规范。除了《入党志愿书》有统一的填写要求外，其他材料的填写随意性较大；再次，材料归档不及时，突击补写的情况时常出现，导致档案材料的时间记录和真实情况有出入，甚至出现前后矛盾。

（二）管理载体单一化。很多大学生党员档案管理载体仍然为单一的纸质档案，数字化程度较低，已落后于时代发展的步伐。一是纸质档案材料一旦出现丢失，则无法再现；二是难以进行档案信息化管理，导致大学生党员信息录入不及时，档案信息利用率较低，没有真正发挥大学生党员档案的育人功能。

（三）管理体制不规范。首先，很多高校没有明确由哪个部门进行管理，各院系根据实际情况保管，缺乏审核和监督。目前，很多高校的大学生党员档案由所在党支部保管，学生支部书记一般为辅导员，辅导员缺乏专业的档案管理知识，而且日常工作繁杂，无法对学生党员档案进行科学管理；其次，大学生党员档案由于缺少审核和监督，材料填写滞后，突击补写，材料遗留、遗失的情况时有发生。此外，很多材料中对党员的评价等记录千篇一律，流于形式，缺少真实性和针对性。

（四）信息利用率低。很多大学生党员档案没有发挥信息价值，利用率低。当前，大学生党员在转正后，其党员档案在形式上齐全，但档案的使用功能没有得到充分发挥。当前大多数高校的大学生党员档案是纸质载体，没有数字化，所以难以实现大学生党员档案的服务利用功能，很难展现大学生党员个人的素质和风采，很难为高校、用人单位和全社会及时提供有用的、有价值的信息材料和人才信息。在大学生党员档案中，会发现一些爱国爱校、服务社会、服务师生的先进事迹，还会挖掘出反映共青团员成长为共产党员过程中思想和行为的成熟经历。目前，这些宝贵的信息资源很少被开发和利用，尚未发挥出档案的育人作用。

（五）存放单位设施简陋，安全得不到保障。很多高校的大学生党员档案存放在二级学院。大多数二级学院没有独立的档案室，将其存放于学生工作办公室。而且，档案材料和其他归档材料混放在一起，档案的安全性和保密性较差。大学生党员档案存放的硬件和环境都不达标，其安全得不到保障。

四、大学生党员档案管理优化路径

大学生党员档案管理是学校档案馆作为主导，在党委组织部、团委、学院分党委等多部门合作和联动下完成的。笔者通过对一些高校的档案管理部门、学生党支部书记、大学生党员的调查结果进行分析，并根据李宗富等学者提出的档案治理共同体建设思路，提出大学生党员档案管理的优化路径，以期提升大学生党员档案管理水平。

（一）形成科学民主的治理闭环机制。大学生党员档案管理不是将全部事务交由档案馆去做，而是要求各相关部门、各学院对学生党员档案相关事务进行协作、建议、协商、决策、监督、反馈、改进，形成一个闭环结构，确保每一个环节准确无误，确保每一项工作及时反馈，逐步完善学生党员档案管理流程，形成科学的档案治理机制。首先，要加强学校党委在大学生党员档案管理中的领导作用，强化党委对大学生党员档案管理中的组织能力和统筹能力，让党委把方向、促落实，促使大学生党员管理不断发展；其次，切实发挥档案馆的主导作用，协同党委组织部制订大学生党员档案管理制度；再次，积极发挥党委组织部、团委、学院分党委等部门的协同联动作用，充分调动发挥高校档案治理共同体各单位的积极性和主动性，各司其职、各尽其能，共同提升大学生党员档案管理能力和水平。

（二）坚持依法治档。高校应当将《档案法》《高校档案管理办法》《中国共产党发展党员细则》等作为管理党员档案的管理准则，并结合自身实际情况，制订本校的大学生党员档案管理实施细则以及工作评估标准体系，内容上涉及归档范围、材料目录、审核、移交、查阅、责任追究等几个方面，明确相关部门的责任，将其纳入年度考核，逐渐形成科学有效的大学生党员档案管理和监督机制，形成大学生党员档案共同治理局面，保证大学生档案实时有效。

（三）加强大学生党员档案信息化建设。按照发展大学生党员的具体要求，在培养的各个时间节点，在本校的档案管理系统中及时录入大学生党员信息。同时，将纸质的档案材料进行数字化扫描，并在做好安全涉密防护的前提下，将电子档案载入本校的档案管理系统中。在档案馆的主导下，保存好纸质档案，并做好数字化加工，实现大学生党员档案的“双套制”管理。大学生党员电子档案的建立，为大学生党员考核和思想政治教育提供及时而全面的参考，会大大提高大学生党员档案的资源利用。

（四）提升大学生党员档案管理人员综合素质。首先，建立专业化的工作队伍。大学生支部书记和组织员是大学生党员档案管理的执行者，档案馆和党委组织部要定期开展专项培训和督查，加强指导和监督，积极培养既精通党务工作又懂得档案管理常识的行家里手，不断提升大学生党员档案工作人员业务水平；其次，做到专人专柜管理大学生党员档案，明确管理人员的责任，确保移交、归档、保管、利用、转递等各个程序无缝衔接，井然有序，并做好防火、防盗、防潮、防虫等“八防”工作。

（五）加强大学生党员的档案意识。首先，高校档案馆、党委组织部应该利用入党积极分子、发展对象、预备党员培训等时机，讲解党员档案管理要求，教育和引导大学生党员严肃对待党员档案，准确、规范地填写材料，提高大学生的档案意识、纪律意识；其次，在大学生党员毕业离校前，开展大学生党员档案转接专题培训，督促大学生党员积极办理党组织关系转接和党员档案转递相关手续。提高大学生党员档案管理工作的有效性和规范性。

（六）加强对学生党员档案资源的开发利用。基层党组织要重视大学生党员档案资源的开发和利用，发挥好档案的育人功能。首先，要定期查阅大学生党员档案，及时总结大学生党员的培养经验及问题；其次，利用大学生党员档案，创新发展对象的公示形式，展示发展对象的先进事迹，同时让其接受全体师生的监督，使党员发展工作更加公平公正，更加规范有序。再次，从大学生党员档案中挖掘具有教育意义的素材，将这些宝贵的素材加以宣传，用感人的事迹激励和引领广大学生，发挥好档案育人的作用，落实好“立德树人”的根本任务。