本科教学评估与高校档案管理工作研究

文/广西警察学院 赵梦琪

本科学校的教学评估是高等教育管理的重要环节，是教育部制定宏观管理的重要手段。从2003年开始，我国建立了五年一次的评估制度，致力于实现本科教学评估。在本科教学评估环节，最为重要的是教学条件、教学效果以及教学状态等指标。但是在具体的评估环节，大部分评估项目均需要通过档案材料来实现，以此来实现档案管理。因此，本科教学评估以及高校档案之间具有密切的关系。现阶段，在高校档案管理工作中，在档案管理制度、管理标准、管理技术以及人员素质方面仍然存在一定的不足。尤其是在信息化时代，更加突显人员和技术的重要性。基于此，探究本科教学评估以及高校档案管理工作具有重要的价值。

一、档案管理在本科教学评估中的重要性

（一）高校档案类型。高校档案类型要求电子档案以及纸质档案同步归档管理，主要档案包括11种类型，具体如下：1.党群类档案。主要包括党委等会议文件以及党群管理文件。2.行政类档案。主要包括学校会议文件、行政以及人事管理文件。3.学生类档案。主要包括学生的档案、体检表、党组织关系以及奖惩记录等。4.教学类档案。主要包括反映教学活动的相关文件。5.科研类档案。是指学校进行科研活动的相关档案。6.基本建设类档案。包括高校基础设施建设等相关活动的档案记录。7.仪器设备档案。主要包括学校引进的10万元以上的设备，包括在引进、使用和维修阶段的文件。8.产品生产类档案。主要包括学校产学研阶段出现的文件以及录像。9.出版类型档案。包括学校自主出版的学报、审稿单以及书籍等档案。10.外事类档案。包括国际会议、国际考察、合作和进修等国际活动档案。11.财会类档案。包括高等学校财务类型活动的纸质、电子以及录像等档案资料。

（二）高校档案管理在本科教学评估中的重要性。

在本科教学评估环节，强化高校档案管理具有重要的价值。高校档案是教学、科研和党政管理的重要环节，是衡量学校教学质量的重要标准，其主要意义如下：首先，档案管理时教学评估工作的核心内容。在教学评估环节，需要收集学校的信息，了解学校的教学质量。而评估组则需要对高校的档案进行综合管理，形成全面公开的评价机制。在准确的背景材料基础上，实现对年度工作的总结，进而实现对学校教学工作的准确评估。其次，档案管理是高校教学评估的重要依据。高校档案管理环节，记录了学校的资源、教育和科研等水平，通过档案依据，可以实现对学校基本状况的客观评价，从而有利于学校的资源建设以及学风建设。

二、本科教学评估环节档案管理现状及问题

本科教学评估环节，加强对高校档案的管理具有重要的价值，然而现阶段，高校在档案管理方面，依然存在一定的不足。因此，对档案管理现状以及存在的问题展开深入分析具有重要的价值。

（一）高校档案管理现状。在本科教学评估阶段，高校不断致力于完善自身的档案管理工作。在现阶段档案管理制度建设中，按照《高等学校档案工作规范》中的管理要求，实现三纳入和四同步。将高校档案管理纳入学校规划、教学科研管理以及领导议事阶段。同时实现布置、检查、总结和验收环节的同步。然而具体实施环节，学校并未将档案管理纳入学校整体规划，且在总结和验收环节，存在迟滞的问题，通常在迎检或者年度教学完成后，才将相关工作内容总结到档案中。在高校档案管理过程中，高校均采用11种类型档案划分方式，但是部分高校在受到规模和人数等因素的影响下，档案数量相对较少，如果应用11种类型划分，将会增加档案管理难度，甚至需要浪费大量的人力和物力资源来处理为数不多的档案，造成了资源的浪费。在信息化技术应用方面，学校为了提升管理标准，引进了信息化管理系统，将信息化技术以及计算机记录模式纳入档案管理中，实现对档案的电子化管理。另外，在人员素质方面，主要以档案管理人员的操作为主，各部门的管理者负责配合，共同完成高校档案的制作和管理。

（二）高校档案管理在本科教学评估中的应用问题分析。1.缺乏完善的档案管理制度。在本科教学评估环节，建立完善的档案管理制度，可以显著提升管理水平。在高校档案管理环节，对于档案管理制度的建设并不完善，致使整体的档案管理受到一定的影响。高校目前对于档案的管理，仅仅将其纳入档案管理人员的工作范畴，并未纳入高校整体会议阶段，致使在具体落实阶段，仍然存在迟滞以及档案管理难度大等问题。同时，在档案管理制度建设中，缺乏对档案管理总结阶段的管理，无法实现对档案教学质量以及毕业论文等情况的综合总结，不利于实现对档案管理模式的改进。另外，高校在验收环节，缺乏验收管理经验，在教材以及实验阶段的验收管理中，不能通过档案来实现验收管理。可见，高校在档案管理制度的建设方面，仍然存在一定的缺陷。2.缺乏档案的分类管理标准。高校档案管理阶段，建立完善的分类管理标准，可以提升档案管理水平。然而现阶段，高校在档案管理阶段，分类管理标准的建设存在不足。首先，高校对于档案的划分标准并不明确，在《档案法》中针对高等学校的档案管理，设定了11种类型的档案管理模式，然而在具体实施环节，部分高校的档案数量相对较小，如果依然采用11种档案管理模式，必然会增加学校的成本压力，且同样无法反映学校的实际状况。因而，对高校的档案具体类型划分，成为高校档案管理模式优化探索的必然课题之一。其次，缺乏对档案分类管理的严格实施标准，在确定档案分类标准后，高校缺乏完善的管理细则，档案管理以及建设阶段，依然采用传统的档案管理模式，影响了档案管理效果。3.未与大数据等信息化技术融合。高校教学评估环节，对于档案的管理，与信息技术的结合度存在显著的不足，在一定程度上影响了档案管理质量。目前，高校建立了档案管理制度，依托计算机技术，实现了档案的电子化管理。然而在具体的实施环节，却不能实现统一化的管理。部分高校的档案管理数字化流于形式，仅仅实现简单的记录，甚至采用后记录和补记等形式，导致计算机技术的应用并不理想。同时，学校并未与大数据和云计算等技术融合，无法实现对档案的综合信息化管理。4.全员参与及档案管理人员素质有待进一步提升。在档案管理阶段，高校的档案管理缺乏对全员参与模式的引导。目前，档案建设主要是各部门上报档案，之后由专门的档案管理员负责整理归档。在实际出现缺失以及管理问题时，由档案管理人员负责与部门领导者协商，实现对档案的补录。然而在具体实施环节，却存在各部门沟通不畅以及档案建档准确率待提升等问题。同时，学校缺乏对档案管理人员的综合培训，并未结合当下的档案管理知识以及大数据相关知识进行培训，致使档案管理人员的综合水平偏低，无法满足教学评估阶段的档案管理需求，影响档案管理质量。

三、本科教学评估环节高校档案管理优化

本科教学评估阶段，完善高校档案管理模式具有重要的价值。针对目前高校档案管理的不足，需要从多个角度出发，完善高校档案管理。具体策略如下：

（一）建立完善的高校档案管理制度。高校档案依据管理，要建立完善的制度体系。根据《高等学校档案工作规范》要求，要建立“三纳入”和“四同步”的管理规范，针对现阶段高校档案管理制度体系建设的不足，需要从如下角度出发进一步加以完善。首先，进一步完善“三纳入”管理制度。在高校日常的档案管理工作中，要建立学校整体规划制度，要求学校领导每学年制订一次总体规划制度，每个学期制订具体的档案规划，并且将规划细化到具体的月份，实现档案的制度化管理。同时，每个月要建立档案管理细节会。通过将档案管理纳入全面管理规划，实现对档案管理模式的优化，进而提升档案管理水平。其次，要加强对档案总结阶段的管理。在高校档案管理中，对于布置和检查环节，工作完成相对较为优秀，而针对总结环节，则需要学校领导组织各个科室的管理者，共同完成教学成果、教学质量以及毕业论文的总结，全面掌握阶段性工作的进展，通过及时发现问题，对档案管理工作加以调整。最后，要建立验收工作。在管理环节，针对科研成果以及教材工作，要完善验收管理，确保各个阶段的工作均达到设计的要求，这样有利于完善档案管理工作，提升档案管理质量。

（二）明确档案分类管理标准。在档案管理环节，要进一步明确档案的分类管理标准。《档案法》对于高校档案进行了明确的界定，提出了11种类型的档案，要求高校原则上按照11种类型的档案进行建档管理。但是在实际操作中，部分高校由于规模和经济等多种因素的影响，致使其不能完成11种类型档案的优化。因此，需要根据实际情况，对档案进行分类。按照具体划分，具体建议如下：首先，建立完善的划分标准。根据划分类型，可以将其划分为党群类、行政和业务管理3种。党群类档案模块主要包括党务工作以及群众团体工作；行政档案主要包括行政、人事和财产管理类档案。业务管理档案主要包括教学、学生工作、课堂、实验室、成人教育以及图书管理等方面的内容，通过完善档案分类管理标准，实现对高校档案工作的有效管理。其次，要建立高校档案分类的严格管理标准。在落实具体分类管理制度后，要求高校档案管理时，严格按照要求实现分类管理，并且在第一时间落实档案的具体内容以及管理细则，最终为教学评估提供可行性依据。

（三）建立大数据高校档案信息化管理模式。高校档案管理环节，要建立完善的信息化管理模式，以此来提升档案管理质量。针对目前计算机管理流于形式的管理问题，需要从多个角度出发，完善信息化管理手段。首先，要建立完善的信息化管理系统。高校在引入计算机系统后，要实现对纸质档案的电子化管理，将相关档案以及数据化的形式存储在计算机中。对于高校各个阶层的管理，设置不同的权限，以此来确保数据信息的安全性。学校领导层以及管理员具有对档案的增加、修改和删除等权利，教师针对档案教学环节具有管理权利，财务人员在财务活动环节具有管理权利。而学生以及其他工作人员则仅仅具有查阅的权利。其次，要建立大数据信息化管理系统。针对高校档案的信息化管理模式，要建立数据信息化管理系统，可以与阿里巴巴或者腾讯公司的云服务合作，为高校提供针对性的云服务模式，要求档案上传到云空间，在不同的节点之间设置保密权限。在提供账号和秘钥的情况下，可以实现对云空间数据的查询。另外，在大数据技术的应用中，检查人员根据大数据的计算图示，可以分析高校的教学等级，实现对其系统化的评估，之后在人为检查更正的基础上，实现对高校教学能力的客观判断。

（四）全员参与，提升档案管理人员的综合素养。

高校档案管理环节，要实现对档案人员的综合管理。首先，要鼓励全员参与到档案管理环节。高校档案管理涉及多个部门和细节，在具体的管理中，需要多个部门的协作才可以确保档案的完善性以及有效性。因此，高校要鼓励员工积极参与到档案建设中，在完成教学、设备以及财务等工作活动中，第一时间将相关内容上传到网络，实现对档案的动态管理。其次，要加强对档案人员的综合培养。高校针对自身的档案人员管理，要建立完善的培训模式。基础知识培训时，要求档案管理人员具有档案管理能力、档案管理标准以及档案管理创新能力，可以适应高校的档案管理工作，并制订大数据培训计划。针对档案管理工作，要对工作人员的大数据以及云计算操作能力进行综合培训，使其在掌握档案管理规范的基础上，结合大数据技术，实现对档案的信息化管理，进而提升档案管理水平。

四、结语

高校档案管理，是体现自身综合能力管理的重要环节，且在迎评阶段，可以体现出本科综合教学能力。可见，高校档案管理至关重要，然而现阶段，高校在档案管理环节，仍然存在一定的不足，在制度、信息化和人员素质等方面仍然有待进一步优化。基于此，本文主要探究本科教学评估阶段的高校档案管理。在详细分析高校档案以及重要性的基础上，对高校档案管理问题及建议进行深入分析。针对制度问题，要建立完善的高校档案管理制度；针对管理标准，要建立明确的档案分类管理标准；针对信息化技术，要建立大数据高校档案信息化管理模式；针对人员素质，要不断提升档案管理人员的综合素养。希望通过本文的分析，可以为迎评阶段高校档案管理工作的优化提供可行性借鉴。