新时期地勘单位科技档案管理的有效策略探讨

文/北京市水文地质工程地质大队（北京市地质环境监测总站） 许倩

自从我国工业化进程加快以后，根据工种的差异性分配不同的任务尤为常见，科技档案逐渐出现在了社会大众的视线之中。相比而言，发达国家对于科技档案管理的重视程度比较早，并且将该项内容与国家生产建设紧密联系在了一起。伴随着科技力量的不断增强，我国对于科技档案开始重视起来，并且提到了足够高的位置。目前，很多管理单位开始注重科技档案管理工作，其中地质勘探单位是其中之一。在当前社会发展的全新时期，信息技术成为支撑各个行业发展的重要动力，地质勘探单位应该将科技档案管理工作摆到重要位置，充分借助互联网技术优化科技档案管理工作，实现科技档案的信息化管理。

一、互联网技术对科技档案管理工作的影响

（一）满足当前信息化社会发展的步伐。在互联网快速发展的时期，信息技术已经渗透到各个行业中，使我国进入跨越式发展时期。首先，地质勘探单位的办公更加自动化、智能化。传统的科技档案管理工作以人工管理和归档为主，无论是在工作效率上还是质量上，都明显存在不足。利用信息技术代替传统的科技档案管理方式，能够提供更加精准、快捷的科技档案管理服务。如果地质勘探单位没有进行大刀阔斧的改革，那么科技档案管理工作信息化建设就无法真正推广开来，尤其是在单位其他工作已经实现信息化改革以后，科技档案管理工作不发生变化，这样一来，负责档案管理的环节与其他环节会形成一种断裂的关系，地质勘探的信息化建设也就没有办法顺利开展。科技档案本身存在的价值自然而然无法发挥出来。所以，地质勘探单位将信息技术与科技档案管理项目融合在一起，不仅能够满足当前企业快速变化的趋势，更是对社会发展形势的一种适应。

（二）解决档案供需矛盾。科技档案管理工作所占据的地位是极高的。如果仅仅关注档案的管理工作或者归档工作，就无法体现出科技档案管理工作的深层次价值，还会致使该项工作出现混乱的问题。科技档案管理为后续的利用、储存奠定了基础，利用则是档案管理的价值，二者是相互协作配合的。如果没有办法考虑到科技档案的信息化管理工作，那么在档案管理以及利用上就会出现一定的矛盾。信息技术融入科技档案管理之中，能够有效解决这一矛盾。传统的档案袋、档案柜、档案箱变成了电子档案，既延长了保存的时间，还让科研工作的开展更加高效、便捷。此时，科技档案管理工作的价值便完全体现了出来。

（三）能够实现档案资源共享。从某种程度上来看，档案管理工作很容易陷入一种封闭的状态中。如何解决这种现象是相关人员需要格外关注的内容。互联网技术的应用转变了当前档案管理工作的方式，提升了档案管理的实效。地质勘探事业单位科技档案资料的数量是比较多的，而且涉及的范围也比较广，对于企业甚至行业的发展来讲，都是极为重要的资源。为了促进我国在地质勘探领域有更大的成绩，科技档案资源共享工作逐渐被重视起来，成为人们关注的重点内容。目前，我国从事地质勘探项目的事业单位数量比较多，地质勘探科技档案成为各个行业争抢的重要资源。我国从事地质勘探项目的企业虽然多，但是缺乏统一的行业管理标准，也没有构建档案资源共享平台，很多地质勘探项目的研究内容没有办法进行再次利用，降低了地质勘探项目的使用效率，从而造成了人力、财力和物力上的浪费。

二、当前地质勘探科技档案管理工作中的问题

（一）现代化管理技术掌握不到位。市场经济发展对于企业工作的开展有着一定程度的影响。地质勘探单位的档案管理工作在讲求经济效益时代，处于劣势的地位。从经济效益层面来审视，可以发现科技档案不能直接为企业带来明显的经济效益。因此，企业在该项工作建设方面往往存在着不关注的问题。更多的经费用在地质勘探研究项目中，并没有认识到科技档案管理工作所具有的经济价值。档案管理人员在经费不足、设备不新、技术不先进的状态下，相关建设工作没有办法深入开展，其项目建设只能停留在表面，没有将其落实到工作的各个环节。尤其是当前互联网时代，地质勘探单位科技档案管理工作人员的专业水平不高，自然无法满足档案管理信息系统建设的需求。通过对科技档案管理人员进行相关的培训，可以发现大部分人没有经过正规的信息技术培训，因此没有办法适应科技档案信息化建设工作。理论基础薄弱、实践操作能力不达标，是影响档案管理的重要因素。就算有部分企业开始开展档案管理工作，也可能因为没有专业人员操作而成为摆设，发挥不了真正的效用。

（二）档案管理流程不规范。地质勘探单位的科技档案管理工作与其他行业的档案管理工作有着一定的区别。科技档案需要立卷、归档、分类等工作项目流程，流程多且比较复杂。出现这些问题的主要原因是由于地质勘探科研项目是一个漫长的过程，短则几年，多则十几年甚至几十年，在时间的跨度上比较长。同时，档案管理人员的流动性比较大，几十年可能只能够进行一个科研项目研究，但是却能够轮换十几波甚至更多的档案管理人员。在档案管理人员离职交接的时候，因为一时疏漏，导致档案出现落下、丢失的现象。因此，企业需要对档案管理的流程进行规范化要求。在档案管理人员离职或者对接的时候，每一步都需要按照规定的流程进行管理,这种严格的规章制度能够防止科技档案出现丢失或者损坏的现象。很多地质勘探单位的科技档案管理人员虽然对档案管理制度和流程比较了解，但是对于地质勘探项目的认识却不深入。因此，很容易使后续的科研项目没有办法正常开展，尤其是在地质勘探数据查找方面有着较大的难度。很容易导致科研项目缺乏连贯性，没有办法将档案按照地质勘探的进度整合、收集在一起，给后续的地质勘探项目档案资料查找工作造成较为严重的困扰。

（三）档案服务思路不清晰。地质勘探工作的开展需要科技档案管理工作提供辅助作用。这是传统档案管理方式所不具备的。目前，很多单位对于该项管理工作的认识并不到位，导致管理出现了逻辑性的错误。无论是档案管理人员还是企业管理人员，对于科技档案管理工作的了解程度都不高。具体体现是当科研项目快结束的时候，项目管理工作处于最初始的状态。科技档案管理信息化平台建设是企业先进性的体现。想要做到这种效果，管理人员需要具备高水平的信息化意识，能够梳理出科技档案管理的思路。并且通过适当的学习掌握科技档案管理工作的内涵。

三、新时期地质勘探单位科技档案管理的优化对策

（一）重视资料归档环节，将其与项目验收视为同一环节。地质勘探单位的多数领导主观性认为项目申请、立项、审查以及评审工作都与企业自身的经济效益紧密相关，因此，单位对这些环节的重视程度比较高。但是当项目通过评审以后，单位对于资料的汇交以及归档工作重视程度显著下降，在他们的意识，只要项目通过了审核，那么就意味着整个项目已经快结束了，其他工作都是辅助性的，没有太大的实际意义。虽然相关机构开始重视起资料汇交环节，并且还建立了一些处罚措施，如延长评审时间、增加黑名单机制等等，这些措施在一定程度上增加了地质勘探单位对于资料汇交的重视程度。仅仅依靠这些措施是远远不够的，资料汇交环节主要针对项目阶段性取得的成果以及搜集、整合的原始资料，而且这些资料大多数情况下会存储在各个地质勘探单位，而这些单位的重视程度并不高，当然也有可能存在单位递交资料不及时甚至直接不递交的问题。除此之外，还会有一些科技人员将一些关键性的技术资料私自保存起来，只递交一些最为普通的资料。解决这些问题，首先要做的便是从意识形态上，提升单位科技人员对于科技档案管理工作的认识，能够从主观思想上严格按照项目申报流程开展相关事项。

（二）加强档案管理以及项目对接工作。地质勘探类型的工作大多呈现出一种零散式分布的特点，他们在野外工作的时间比较长，而且需要较为深厚的专业知识的支撑。当然，在面对这种情况的时候，档案管理人员想要及时对阶段性内容进行汇总、整合，形成报告和数据库明显是不可能完成的。另外，对于科技项目的整个过程来讲，项目组的技术人员对于科技项目是最为了解的，他们掌握了一线的项目进展资料。因此，企业可以尝试将科技档案的立卷工作放在项目研究小组之中。目前，互联网技术手段的应用，资料呈现的方式除了纸质版以外，还有数字版和电子文档的格式。不过，每年的标准和规范都会适当调整，地质工作人员想要高质高效完成这些任务，必须对于科技类型的文档有着全面的了解，并且通过不断跟踪调查、研究建立一个长期的灵活机制。项目的负责人需要固定派遣一个人紧紧跟随着项目的科研小组，随时记录相关的资料，将地质勘探人员手里面的材料集中整理到一起，进行统一的保管。档案室工作人员需要按照要求，亲身参与到整个项目过程中，并且定期对对接人员或者是陪同人员进行培训，逐步将档案管理工作与项目进行对接。

（三）探索并建立全国原始地质资料目录互联互查平台。就目前的地质勘探科技档案管理现状进行分析，可以发现全国各个资料馆中的成果以及原始资料在整个项目科技档案中所占的比例还是比较小的，简单来讲，各个地质勘探单位资料室是保存大量项目资料的主要场所。通过对整个科研项目进行分析，可以发现阶段性的成果资料在实际工作中的价值是比较高的，因为这些资料本身蕴含了丰富的内容，且细节比较好，因此可以参考的意义会更强。现阶段，企业可以构建起一个平台，将不同单位保存的地质资料目录进行共享，从而实现目录的相互联系和相互查探。在实际工作开展的过程中，一旦我们需要某个文件，那么可以与存在的单位进行联系，以此保证每个单位都能够最大程度了解地质科技档案，这样能够减少工作重复的现象出现，地质勘探资料的经济以及社会效益也可以得到全面发挥。

（四）发挥科技档案的内部服务功能。目前，很多单位在收集了科技项目档案的管理资料以后，直接将其锁进了文件柜里，处于一种封闭的状态，别人很难浏览和借阅。档案的存在价值主要体现在应用以及服务上，当项目研究结束或者保密期结束以后，单位可以尝试将科技档案进行公开，尤其是在单位的内部进行公开，对于后续的资料查找以及馆藏档案研究都有一定帮助。同时，单位还需要尽可能实现科技档案数字化发展，可以邀请计算机行业的编程人员设置相应的软件，也可以构建网络服务平台，将纸质版的资料通过扫描形成电子版，然后上传，这样就可以显著提升高科技档案的管理水平，进而拓宽科技档案的用途。

（五）提升档案管理人员的信息技术应用水平。科技档案管理人员的信息素养与管理效果是密切相关的，想要提升档案管理人员的信息技术应用水平，可以尝试从以下几个方面入手。首先，单位需要提升档案管理人员的信息素养。对此，企业需要对人员进行培训，比如讲座、成人教育等方式，让他们进行相关内容的学习。其次，需要将理论知识与信息化技能的应用进行整合，帮助他们形成科技档案信息化管理思维。最后，要注重单位优秀人才的引进，地质勘探单位可以尝试通过人才引进的方式。在人才招聘时，需要在档案管理人员招聘要求上适当增加信息技术应用能力方面的要求，提升档案管理人员的整体素质。

（六）整合档案资料整理流程。现阶段，档案管理工作出现了较为明显的松散问题，无法满足各个阶层的需求。因此，企业需要加强科技档案资料的管理流程，根据部门或者资料类型的不同，将它们细化为不同类型的档案内容，从而简化管理的流程。同时，还要保证科技档案管理的规范化和科学合理化。企业应该明确档案管理人员在不同工作中的具体内容，严格按照机动的要求来进行档案收集、储存以及利用。不过这种规范化整理流程的建立绝非是一件简单的事情，而是需要通过不断改进与优化，加强不同部门之间的协调配合程度，让科技档案信息化管理平台建设更加完善。

四、结语

综上所述，地质勘探单位科技档案管理势必要与当前社会发展形式进行结合，促使其向着数字化、电子化的方向进行转变。构建科技档案网络管理服务平台是一种必要的举措，可以将各种信息化的资源进行整合，为后续各项地质勘探工作的开展提供便捷性的服务，从而将科技档案的优势发挥出来。