信息化背景下科技档案利用价值和利用路径探析

文/陕西黄陵煤化工有限责任公司 宜玉琴

科学技术档案记录了科学项目的研究步骤、科学研究和最终结果。通过对科技档案的管理，档案管理人员可以为决策者提供重要的科学依据，提高决策水平，有效促进科学研究工作的开展。对此，档案管理部门应准确把握信息化背景下科技档案利用在理念转变、技术更新以及方式创新上的机遇，进一步把握信息化背景下科技代档案利用模式的改变、存在的突出问题及优化措施，为科技档案工作的创新发展提供机会。

一、科技档案利用的演进与趋势

（一）推动利用理念转变。长期以来，机关事业单位的科技档案资源都处于封闭管理状态，一直未能完全摆脱“管控为先”的档案管理理念，而信息化时代的来临给科技档案利用带来的最为直接的影响是从“管控”向“服务”的价值取向转型，主要体现在以下两个方面：一是能够促进传统科技档案利用“静态思维”向“动态思维”的转变。信息化背景下科技档案数据体量急速增加、快速迭代，传统档案管理的“长周期”正无限缩小，更加注重数据库的动态更新和实时完善。给科技档案资源利用提供了现实借鉴，即档案管理部门应在保证档案真实性、完整性的基础上更注重过程性和碎片化档案资源的收集，应当定期或不定期收集科研项目或科技攻关中所有有价值的信息，不断增强科技档案的动态建设程度。二是促进科技档案利用的“完整性优先”向全面性的转变。信息化时代，数据的收集和处理方式都发生了巨大变革，而随着科研院所、高校对外交流的不断增多，一个科研项目需要多个行业、部门共同参与，更注重跨行业、跨领域的数据整合。在此影响下，科技档案利用打破了常态下的“重此轻彼”现象，更注重科技档案资源来源和需求的多元化。

（二）推动利用技术革新。技术革新是信息化推动科技档案利用创新发展的重要内容和关键所在。信息化背景下，无论是数据的收集、归档和管理，或是档案信息资源的个性化利用，都给档案管理部门的计算机技术、数据库技术、多媒体技术提出更高要求，进一步推动了科技档案利用技术的创新发展，主要表现在以下两个方面：第一，信息化建设打破了传统科技档案以纸质和电子文本为主的静态管理弊端，从传统手工管理转变为信息化管理。随着软硬件设施的不断完善，档案管理信息系统、自动归档以及云存储的应用愈加普及，不仅提高了档案管理的精度，也借助网络化传输和数字化存储大大提高了管理效率。同时，未来随着人工智能、区块链等新兴技术的推广与应用，与科技档案利用的融合也会带来新的改变。第二，数据库技术的发展给数字化科技档案资源建设带来新的思路。首先是资源收集和利用的范围更加广泛，随着人们信息获取与传输习惯的改变，科技档案在填写、申报、归档上也更加依赖线上操作，由此产生的过程性数据也成为科技档案的重要内容之一。其次是数据内容更加丰富，信息化时代档案数据量明显增大，随着收集数据种类的不断增多，这一趋势将愈加明显，传统实体档案逐步开展数字化工作，这些移交和转化都大大提高了数据存量。与此同时，档案数据类型不断增多，不仅包括传统意义上的成套档案，包括过程性信息，也逐渐成为档案保管的对象。最后是数据价值密度降低，科技档案的形成要经过一系列严谨的收集、归档和价值鉴定，由于数据类型和规模的急速增长，很多档案长期以来无人利用，整体信息资源的价值密度逐渐降低。

（三）推动利用服务创新。信息化时代科技档案利用服务创新主要体现在三个层面：一是资源服务。利用多渠道、多主体的档案资源收集与自动归档技术实现档案智能收集、检索与查阅，极大提高了科技档案资源的利用率。二是服务空间。利用信息技术一方面能够在线下提供自助服务终端，线上也能够为集成各项功能提供统一的服务端口，VPN的应用让职工能在外网访问内网内容。三是利用方式。随着信息化的不断推进，科技档案数据类型更加丰富，囊括了所有现有技术条件能实现的数据载体而不是单一的文本化数据。这促进了科技档案资源利用从原有简单的纸质或文本数据发展为集音频、视频、图片等多种载体相结合的多媒体信息资源管理与利用。

二、信息化背景下科技档案利用价值分析

信息化背景下，科技档案利用的理念、技术和方式都发生了深刻改变，这要求管理人员根据信息化时代科技档案利用的新特点，全面分析影响和制约科技档案价值的相关因素。科技档案具备二元价值属性：既具有一般档案的参考、凭证等基本价值，也具备因技术、内容的特殊性而形成的特殊价值。从科技档案二元价值的视角来看，其利用价值的影响因素主要包括技术、内容、时间和来源。

（一）技术价值。技术价值通常指科技档案所记录和反映对象技术水平的高低，也是科技档案的核心价值，是科技档案利用最主要的内容之一。通常来说，科技档案的技术水平越高，其利用价值也就越高，其保管期限越长。在传统档案管理环境下，管理部门通常会对科技档案的技术水平进行分级：纵向的如国际领先、国内领先等；横向的如高校科研项目、科研院所项目、企业项目等等。信息化背景下，通过合理编排的内容分析，科技档案的技术水平更加具备可视化，也更易利用。但需要注意的是，对技术水平的认定除量化考核标准外，在利用时也具有一定的主观性，因此其信息化的利用对管理人员的科技素养和服务意识提出了较高要求。

（二）内容价值。内容价值是指记述和反映科技生产活动过程成果的科技档案材料内容的重要程度。一切科技项目的过程性和结果性材料，技术水平、意义等都体现在内容中。需要注意的是，要区分内容价值和技术价值。从构成上看，内容价值所包含的信息种类和范围要更加多元，如记录了某种事实的技术报告、技术数据、设计文件、工艺文件、依据性文件和原始性文件等。因此相比于技术要素，内容要素的价值密度更低，在利用时应注意两点：一是应做好数字化资源建设工作，包括内容来源、内容数字化建设等；二是注意甄别内容是否具有利用价值。

（三）时间价值。时间价值是指科技档案形成时间的早晚、特定时段对其价值大小的制约和影响。在考量时间价值时，我们要将科技档案放在整个人类文明历史中进行价值审视。一般来说，时间价值对科技档案利用价值的影响主要取决于研究视角。如在历史、人文和考古类的研究中，形成越早的科技档案价值越高。如果从实际应用的价值来看，形成时间越晚的科技档案价值越高。在信息化背景下，发挥时间价值要做好科技档案的整合与组织，注重需求端的调研，提高档案服务能力。

（四）来源价值。来源价值是指科技档案的形成者或科研项目负责人等主体对科技档案利用价值影响的大小。来源价值具有较强的个性化属性，如研究者或研究团队的知名度、职称、社会评价、单位登记等等，都影响着科技档案的价值。当科技档案的来源是个人时（如著名专家学者、两院院士、业内学科专家等），形成的图纸、数据的价值就要高于一般人所形成的。作为单位作者而言，现代大型工业企业集团所形成的工业档案、设备档案要比技术设备相对落后的小工厂形成的档案价值大。借助信息化的优势，档案管理人员能够突破传统档案管理的时空界限，与个体和单位更多地互动，如搭建信息共享平台、加强科研项目交流合作等等，吸引更多的团体参与科技档案的建设与利用，以最大化发挥科技档案的价值。

三、信息化背景下科技档案利用路径探析

从影响科技档案利用的技术、内容、时间和来源价值出发，档案管理人员要进一步发挥信息化的理念、技术和服务优势，以不断提高自身科技素养和信息化利用理念，突出技术价值；以加强科技档案资源收集与管理、完善数字资源建设，凝练内容价值；以丰富档案服务与利用方式，提高档案服务能力，发挥时间价值；以建立跨领域协同工作机制，积极参与项目建设，保证来源价值。

（一）强化档案管理机构科技素养，提升服务意识。信息化背景下，科技档案利用的范围、途径进一步拓展，方式更加多元，这有利于打破传统管理常态下科技档案“管理”与“利用”割裂的情况，档案资源更多地进行精细化加工和处理，以图片、视频、音频和文创产品等更为丰富的方式呈现。因此，在实际的服务过程中，科技档案资料突破了原有的参考凭证，更重要的是深化了档案的科研价值、情报价值和科研服务与管理价值。档案管理部门应突出科技档案资源的科研服务、科研管理，树立面向用户的科技档案服务理念。一方面，提高档案管理与工作者的科技素养，通过培训引领、主题宣传、氛围营造的方式对国内外突出的科技档案利用项目进行普及。也可以通过成果展示、项目展示等方式提高社会公众的科技意识；另一方面，强化服务意识，重视用户的意见。在项目和业务开发方面试点采用自下而上的方式，顺应大多数用户的诉求，有针对性地开发科技档案利用项目。

（二）加强科技档案资源收集与管理，完善数字资源建设。当前，科技档案资源仓储已成为我国科研机构、高校等部门信息资源共享工作的方向，这能有效拓展传统档案收集模式下存在的信息体量小、种类少、关联度不足等问题，充分提高档案资源质量。首先，应明确科技档案收集与管理的目的，区别于传统的分散式档案收集模式，要基于科技档案资源的特征开展专题信息资源的组织与开发，充分体现科研项目的特征，除简单的参考和凭证类档案收集外，还要重点开展与本单位相关的科技资料，如过程性数据、调研报告、研究报告等。其次，进一步扩大档案的来源。档案管理者应提高信息搜索能力，主动向各个渠道的记录者搜集，这一工作的重点在于甄别档案的价值和标准。同时，通过多元化的手段激励科研人员自发提供档案。科技档案资料不应局限于专家学者，实验员和基层科研人员记录最方便和直接，产生的信息量也较大，档案管理部门应为该部分群体提供便利渠道和奖励措施，以激发基层科研人员提供档案的积极性。

（三）丰富档案服务与利用方式，提高档案服务能力。信息化背景下，丰富科技档案服务与利用方式，应更贴合受众的文化认知需求。首先，在思想层面，应转变工作思路，加强用户需求层面服务的创新，不断提高服务的专业性、社交性和技术性。具体而言，应综合线上线下的渠道加强对用户的调研，基于用户对交互模式、指令解读、个人兴趣、文化与语言差异的不同偏好来重构档案资源组织形式。同时，开发易于传播的档案服务模式，考虑互联网和新媒体的传播特征，脱离一般实物载体的桎梏，基于档案的文化意蕴和特殊价值符号进行载体创新，如运用视听传播服务提供动态的科技档案服务模式。其次，基于科技档案特征开发专题档案服务与利用方式，即由若干个独立主题的档案组成的，具有一定的内容或专业的联系，或者各自从不同侧面反映同一主题与对象的档案资料。这一专题档案的表现形式、内容种类较为丰富。一方面，应依托科研项目展示；另一方面，应依托微信公众号或短视频平台分模块推送，进一步扩大档案的影响范围和利用主体。

（四）建立跨领域协同工作机制，积极参与项目建设。应进一步挖掘现有馆藏资源的关联数据与项目，主动参与到科研项目中。首先，基于现有档案特征，在完善数字资源的基础上重组信息资源，构建科学技术研究档案信息资源平台，整合高校及科研院所的科研档案，实现集中管理、集中开发，形成完备的数据库，集成科技档案资源，集成检索服务、科技查新服务、科技成果转化服务等，构建一站式的服务平台，便于科技部门实施数据统计、科研评价等科技管理工作。其次，促进档案部门与其他学科进行合作开发。这一层面应探索与档案相关学科高校和科研院所的合作研发，在学科种类上应在档案学的基础上探索人力资源保障、法律、社会工作等高度相关学科的信息资源开发。此外，还应让档案管理人员对科技课题或项目的技术方案、技术路线有详细的了解，清楚各种技术文件的内在联系与因果关系，能够为指导科研人员科学合理归档提供借鉴。