合同档案规范化管理探索和思考

文/海南省海口市人民医院 陈文媛

对事业单位合同档案管理工作来说，能够促使整体的社会服务质量以及相关的工作水平不断优化，对于事业单位的长远可持续发展具备重要作用。但是现阶段传统的档案管理方式存在很多问题有待优化，无法适应合同档案管理的规范化标准，因此需要对合同档案管理工作进行全方位的改革和创新，优化管理水平，为事业单位的健康发展持续保驾护航。

一、合同档案形成过程中的特点

（一）权威性。事业单位在合同的签订以及变更和废止过程中，需要依照国家的相关法律法规以及签订合同的规定，同时也需要保障其符合事业单位的合同管理办法。相关规定在合同签订之后，就表明其已经具备了法律效力，在合同条款中所明确的双方需要履行的责任和义务，需要严格履行。同时，甲乙双方的关系是在法律范围之内，需要被我国的相关法律法规所制约。例如医院在和其他单位签订合同时，需要以法人的名义进行签订。

（二）广泛性。对于合同档案的常规化管理，涉及范围较广，包括内部财务部门、审计部门以及监督管理部门，不同部门由于其岗位职责以及内部制度的差异性，在合同管理等相关工作的执行过程中会对不同岗位设置不同的岗位职责，并设置合同管理专职人员和兼职人员，构建出一个综合性的管理体系。只有通过这些相关部门的共同努力，才能进一步展现出事业单位合同签订的价值和作用。在事业单位出现无法协调的法律矛盾时，可以根据合同的条款，将相关的档案以及资料从管理系统内调出，同时通过综合管理部门来对其展开相应的处理，有效解决其中的法律纠纷，在整个调解的过程中所构成的资料和信息，都应该划分到医院的合同档案管理工作中，对其进行科学合理的归档。

（三）分散性。在事业单位，合同档案种类较为丰富多样，在事业单位的管理部门、业务部门、财务部门都会涉及，尤其是对于一些事业单位的社会配套服务项目来说，各类大型设备的合同需要同时签订涉及较长的时间，同时也与很多部门和管理人员息息相关，会导致合同文件具备一定的分散性特征。

二、合同类档案的特殊作用

（一）法律佐证作用。合同档案能够全面展现出合同签订过程与经过，如变更以及废止过程中的动态变化，能够有效记录法人以及个人的经济活动。将其作为参照依据，在各类经济活动中能够展现出来的价值和优势越来越显著，和其他类型的档案相比，有着无法替代的重要作用。首先是合同档案具备一定的法律佐助作用，合同在签订之后，就代表其具备了一定的法律效力，在各类条款中明确指出双方具备什么样的权利，应该履行什么样的业务，以及两者之间的关系，这样的关系在法律法规范围之内，需要接受法律法规的制约。从合同的签订之日，一直到合同的废止之日，都受法律约束。若是甲乙一方违反了合同中所规定的细则合约，同时给对方造成了经济或其他损失，需要承担一定的法律后果，并承担违约责任。合同档案能够更为真实有效地记录合同签订一直到合同废止的整个过程，在出现法律纠纷时，合同档案的存在代表的不仅仅是对合同的档案记录，同时也是进一步解决法律纠纷，或进行仲裁的重要参照依据。

（二）法律约束作用。合同双方从合同签订之日起，就代表其具备了法律约束力。所有合同都是甲乙双方为了达成某种目的而签约的，为了顺利达成这个目标，甲乙双方都会履行自身的责任和义务，在法律法规的范围之内，保障其自身行为的规范性，依照合同所规定的条款和依据，履行自己的义务，避免对他人的权利造成损害，因此合同档案具备一定的法律约束作用。

（三）避免或减少经济损失。合同档案能够保障签订双方减少企业经济损失在合同依照法律法规签订之后，就具备了法律效力，双方需要严格依照条款类的约定来对义务进行履行，若是在履行过程中出现了合同变更，或是一方无法履行责任义务，则容易出现合同纠纷，合同档案的存在，能够为其提供法律上的参照依据，避免当事人出现经济损失，减少当事人的经济损失。

三、合同档案规范化管理的策略

（一）建立健全合同档案管理机制。始终秉承着合同档案管理的统一领导、分类化管理原则，构建出标准化的合同档案管理责任制（如图1），明确规定档案管理的归档范围以及保管的具体年限，促使合同档案管理工作真正实现有章可依，走上正规化、标准化以及规范化发展历程。首先，必须明确规定归档的范围，合同的签订履行和终止需要经历漫长的过程。在整个过程中，会出现大量的文书类资料，这些资料信息是合同档案管理工作的重点。其次，合同涉及的内容以及具体类别存在一定的差异性，因此合同档案的归档内容有所不同，包括合同签订过程中的各类文件资料，如会议记录以及招标文件等等。合同履行时会出现补充协议。包括大型设备采购合同中需要通过设备采购项目立项，向上级领导请示，在事业单位体系内进行询价，以及招标等，在不同环节出现不同的文件资料，如设备的采购申请以及招标文件和中标通知书等等。保管年限，应该依照合同档案的时效性特征，将合同档案划分为不同的保管年限，包管年限的设定上，应该基于合同的履行时间，对于一些重要的合同档案，可以延长其保管年限。再次，立卷要求，应该始终秉承着集中化统一、分类化管理的工作原则，以年度作为单位，根据合同的不同类型来展开立卷归档。合同应该保障一式两份，其中一份进行归档，另外一份进行复印，以供相关工作人员进行查阅。最后，是归档时间，合同在签订并盖章之后，可以和合同正式签订之前所产生的文件资料共同移交到档案室中，合同执行时所出现的相关材料，应该根据其标准化的步骤进行分类归档。如各处室名称代码用前二字的拼音首字母，如遇相同则取前三位，如基建处用“JJ”表示，后勤管理处用“HQ”表示。保管期限按国家规定，分为长期、定期，分别以“CQ”“DQ”表示。签订日期用“年——月——日”表示，如2016年1月10日，记为“20160110”。主题词用两字或三字表示既可。合同序号用三位阿拉伯数字编号，如001、002。

图1 合同档案管理机制

（二）从全局考虑。在展开合同档案管理工作时，需要与传统的文书档案管理模式进行有效划分，关注合同档案管理过程中存在的各类不确定性影响因素，有效规避传统档案管理模式中可能出现的档案遗漏问题。举例来说，事业单位在和其他相关组织签订与经济业务活动相关的合同时，需要严格依照相关法律法规以及标准化程序来签订档案，并对其展开更为细致化的检查，及时将档案合同中存在的缺陷和不足进行纠正，通过更为标准化以及规范化的要求，对合同进行整改以及调整。因此，在开展合同档案管理工作时，需要从全局角度，对档案管理部门以及活动产生部门展开综合性的协调，进行沟通和交流，对其中的具体内容进行协商，保障职责的精准履行，对合同的落实状况进行动态化跟进，确保各类职责履行精准到位，展现出自己在经济管理过程中的价值和优势。

（三）做好合同档案移交管理，确保档案质量。对于合同档案管理部门以及相关工作人员来说，档案移交是其中的重要职责，移交过程的质量好坏，将会直接影响整体的档案管理水平。在档案的移交方面，主要划分为两个不同的阶段：首先，正式展开档案移交工作之前，合同档案的行政部门应该保障资料的完整性，避免档案资料出现缺陷和录像的问题。其次，档案移交时，档案管理工作人员需要将卷盒以及相关的编号事先准备齐全，并对资料的完整性以及是否出现遗漏进行综合性的全面检查，若发现档案签订日期以及档案合同名称等重要因素缺乏，应该将其要素补全。对于一些合同签订名称无法展现出合同签订内容的档案资料来说，管理人员需要将企业合同内容进行全文阅读，并在名称上标注出合同的重点内容，以方便后续查找。同时，依照相关的档案管理规定对其展开有效排序，将其中的合同档案涉及部门、签订日期、涉及金额、标准名称以及附件进行综合性登记，避免在日后产生不必要的工作纠纷。

（四）及时归档。在构建出事业单位档案管理机制之后，需要将档案管理制度进行精准落实，并保障档案及时归档。因此需要相关的管理工作人员掌握归档流程，明确合同的具体内容，对相关的待办事项进行综合性全面统计。在对档案进行归档时，需要相关工作人员进行现场见证，在第一时间进行签证，对各项内容进行核对之后，再加盖公章，并由相关的责任人现场签字，完成以上规范化的操作流程之后，需要将合同及时归档，避免出现档案遗漏的问题，有效规避不必要的经济损失。

（五）做好合同档案归类管理。从本质上来说，合同档案的归类工作相对来说较为繁琐和复杂，需要相关的管理工作人员具备较强的耐心以及足够的毅力，保障合同档案的高效率、高质量。归类是确保事业单位常规化工作稳定向前推进的重要基础。针对合同档案展开科学合理的归类，能够促使档案规管理质量全面提升，确保档案的利用价值逐步优化，实现管理质量质的飞跃。在合同类档案管理工作方面，相关工作人员可以依照事业单位内部部门展开分类，将合同的具体签订材料、变更材料以及终止材料展开集中管理，避免相关资料分散，有效规避和其他案卷出现混淆的问题。可以依照档案管理部门的分类习惯，对其展开统一编号，例如可以按照科室名称的缩写字母、保存期限合同、签订日期以及合同的具体编号来对其进行编号。在展开档案分类工作时，需要先将合同依照年度来进行划分，再依照不同部门的职能进行划分，最后依照档案的保管日期进行划分，最终构建出一套行之有效的归档办法，以方便相关工作人员对其进行检索。另外，还可以依照档案的类型选择不同的档案管理模式，基建档案中需要通过纸质版和电子版两种保存模式互相结合，将单位的基建状况、项目建设水平、基础设施的资金、人力投入等记录清晰，为财务部门和相关行政部门提供必要的信息需求；声像类档案需要将其保存在档案系统中，做好档案的存储和备份，以备不时之需；文书类档案需要分门别类进行归档，也可以在档案管理系统中通过扫描存储为电子档案。

（六）实现合同档案管理信息化,提升服务效率。伴随着我国经济技术以及互联网技术的高速进步，我国也正式进入到新媒体时代，能够为社会大众提供更为丰富多样的生活和工作体验，也进一步促使我国的档案信息化管理工作发展进程逐步加速。将信息技术使用在合同档案管理工作中，应该通过电子计算机来对其展开辅助管理，构建出电子化的管理档案，并运用信息技术自身所具备的强大查阅检索功能，促使档案管理工作以及后续的合同档案资料利用变得更为明朗。事业单位需要对信息技术和传统合同档案管理模式之间展开深度融合，建立健全档案管理体系，实现档案管理、档案运用、档案检索等相关工作的信息化，保障档案电子管理机制的优化，构建更为数字化、电子化的档案管理体系，保障合同档案管理工作高效率、高质量，为事业单位的发展和建设保驾护航。

（七）注重投入，完善设施。设立专业的档案管理库房，设置独立的档案管理室，保障在档案管理工作中办公、阅档、库房独立化，除了将现阶段的档案进行存放之外，还可以保留未来5年的档案存储余量。投入足够的资金添置与档案管理相关的设备，保障整个档案管理环境的完善性，真正实现防火、防潮、防尘，避免出现档案文书资料破损、褪色等问题。与此同时，还需要配置数码相机、中央空调、温湿度计等设备。

四、结语

综上所述，伴随着时代的发展和社会的进步，进一步优化合同档案的管理水平是事业单位发展的必经之路，因此需要根据实际业务的发展，保障长远稳定可持续发展，将信息技术作为依托，保障信息档案移交、归档、分类、管理等相关工作的标准化和规范化，并将规范化管理制度作为保障，有效落实各类管理责任，帮助事业单位减少不必要的法律纠纷，以实现可持续发展。