数字化背景下机关文档业务对接工作探讨

文/长江航运总医院 李晖

聚沙成塔，集腋成裘。档案在正本清源、守正创新的新时代发展中发挥着重要支撑作用。“让历史说话，用史实发言。”习近平总书记对档案工作的定位是“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”围绕经济社会发展和高质量发展需求，全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设，以走向依法治理、走向开放、走向现代化为引领，推动档案大国向档案强国转变，提供全方位的档案信息支持和决策参考成为“十四五”时期档案工作的重中之重。

数字时代，档案资源走向数字化，档案实体呈现虚拟状态，档案管理网络化，档案载体形式多元化，档案利用瞬间纵横时空，档案传递更具有知识性。档案的管理状态彻底突破了传统载体的束缚，实现了管理与利用工作质与量的极大飞跃。这些变化始于档案工作的前端，即文件材料的形成与运转。目前，各级机关、团体、企事业单位管理工作都已经不同程度地启用了信息管理系统，快捷、高效的软硬件运行环境成为办公的必备条件。办公自动化系统、各业务系统的实施使文件材料从形成开始就以数字形式依附在计算机系统、通信网络系统，存储于磁盘、光盘、云端等不同载体上，标志着在档案的全面收集管理之初，已经构建起强大的文件基础数据库，成为今后转换为档案的宝贵“源”数据。文书是档案工作的前端，质量的高低直接关系着档案资源的真实性、完整性、系统性。数字时代对外部设备的依赖性更要求可用性和安全性。为充分发挥档案工作助力国家治理体系和治理能力现代化建设的需要，必须从源头开始抓治理。基层档案业务在文档一体化方面越来越明显。

一、基层文档工作现状

（一）工作观念更新。随着时代节奏感、工作节奏加快，成本管理、经济效益观念强烈，对档案管理的收管用要求全新，要求档案工作围绕中心工作，服务大局创成效的责任感、紧迫感强烈；档案载体形式多样化，档案接收征集机制在不断创新，大数据中心建设已经成为档案资源体系建设的必然方向；各种现代管理手段的介入导致在线归档、远程办公、无接触式服务成为日常办公必需；利用需求多样化，多维度、模糊查询、在线检索成为新的主要检索方式，线上+线下同时运行，调阅使用率高，针对性、有效性要求高，使数字、智慧型档案服务更适应高效性工作的需求。

（二）档案部门工作模式前延。同步指导管理改变了档案部门曾经的被动局面，为档案工作的主动作为提供了更为广阔的空间。文档一体化的融合节奏，随办随归加快了档案的归档节奏，进一步保证了档案收集工作的完整性、准确性与系统性。

（三）专业人才素养和队伍建设不适应数字时代业务工作需求。档案工作处于转型升级和高质量快速发展时期，经济社会的多样化需求与档案人才队伍建设匹配之间仍然存在着明显矛盾。基层档案工作力量薄弱，档案专业人员自身业务知识、技能结构不均衡，导致对文书的指导力量的不足。随着国家一系列档案工作外包服务规范先后出台，对基层档案工作在技术上的不足提供了一定的后盾。

（四）基层档案信息化建设水平比较低。国家力推档案共享服务建设，基层机关数字档案室建设、档案信息资源共享平台以及办公自动化系统、各业务管理系统与电子档案管理系统的对接运用还在摸索阶段，相应的标准规范还不完善。尤其在电子文件和元数据真实性、可靠性、完整性和可用性的全面落实上还不能保证。机关档案工作面临着信息化建设急需的转型升级。

二、强化归档前端指导力度

（一）完善文书管理机制。新时期，档案管理体制与体系在不断健全完善。文书工作属于机关办公业务的最基础环节，衔接各项业务环节的运转，人们的关注重点往往忽略了这个环节，然而这个环节却是档案工作的“源”。档案工作秉承统一领导、分级管理的工作原则，只有进入档案管理的环节，文书才能完成其“源”的职能。为了更好地完成这项衔接，档案部门应当充分利用机关各部门的工作机制与职责，建立完善本机关文书与档案长效协调管理机制。抓住人的因素，注重分管领导、中间执行层、责任人三个层次间的沟通，在办公室（或者负责档案管理的综合机构）主持下，建立良好的联合协调机制。重要问题通过文档管理协调机制共同协调解决。本机关各级领导的同步支持与重视释放出强烈的积极信号，是收集管理顺利开展的关键。档案管理工作对文书部门要具备动态化应变能力，以达到最终的管理目的。建立完善有效的文书管理绩效考核机制，可以将压力与责任层层压实，为这一基础性职能工作持续稳定发展铺平道路。

（二）实施操作规范，完善清单管理制。2021年1月1日，新修订的《中华人民共和国档案法》对档案信息化建设新增1章7项条款，从法律层面上确认了电子档案在确保“来源可靠、程序规范、要素合规”的前提下，对完成归档的电子文件自动赋予档案身份。电子文件只有完成归档，在相关元数据保障的条件下，与纸质传统载体档案具有同样的法律效力。从而解决了电子文件在运行过程中的不确定性，提供了比纸质传统载体更安全的保障措施。档案部门为前期文书工作提供分类实施明确、操作性强的清单管理制度，提供持续稳定的针对性强、操作实用有效的依据，强化文档统筹协作的力度。既开展了归档前期预立卷工作，随办随归，又为档案人员开展全面收集、整理、归档提供有力的支持，在统筹协作中，提升了整个机关信息运行效能。

（三）办公自动化系统、业务系统运行前的准备。办公自动化系统、业务系统运行前，档案部门应当按照《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）、《档案著录规则》（DA/T 18-2010）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）及国家综合档案馆相关电子档案移交进馆的管理要求，建立完备的数据收集录入方案及策略、映射表，提前嵌入本机关的电子文件归档方案、归档范围、保管期限表，让基层文书人员操作之初就自动进入标准化的有序归档前站的文件相关信息著录工作。文件自进入办公自动化系统、业务系统运行时，尽可能让文书与业务系统自动捕获需归档数据，包括对应的元数据，从文件开始就必须收集齐全完整，参照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63）等相关归档规定建立规范完整的映射表。一旦完成与电子档案管理系统的归档对接，标准化归档数据包提交后进入档案数据库，档案部门完成电子文件真实性、完整性、安全性、可用性的“四性”检测要求，归档、整理、编号、编目，电子文件即完成从“文件”到“档案”的身份转换。

图1 文档管理对接流程图

（四）文档业务技能的提升。文书人员在电子文件运行之初就已经进行分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、系统配置、用户管理等基本功能操作，数据建库、批量扫描、数据校对、数据挂接、上载、备份等工作已经属于文书与档案基础性日常操作工作，档案工作从接收检测、接收登记、确认接收文书部门提交的归档信息包后完成与文书部门的对接。国家相对应的电子公文标准与规范比较多，涉及公文格式、数据结构等等，复杂繁琐的数据运转所要求的业务技能成为不可小觑的工作环节。电子文件归档和管理是一项系统工程，涉及档案人员、信息化人员以及业务人员等多部门协同。不仅涉及计算机专业知识，同时也涉及信息资源管理领域知识，具备相关的实操经验，以保证在面对庞大的数字档案信息资源时，文书档案人员能够根据用户需求，充当“导航”角色，将整合后的电子档案信息提供给利用者，文档人员需要必要的专业知识和业务培训。

三、加大电子档案管理信息系统与业务系统的对接

数字中国建设与新修订的《档案法》对基层机关升级档案管理工作以及档案信息化建设提供了充分的保障。这是一项系统工程，需要在档案网络基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设四个方面投入建设。数字档案室建设是目前机关档案工作必须走的一条路，是现阶段和以后一段时间的档案工作趋势。十四五规划数字档案室以“重点突破带动整体推进”的策略实施已经铺开，均衡发展、协调推进的数字档案室建设新局面已经显现。相关各项档案信息化建设不断推出标准规范。《档案法》《机关档案管理规定》都有明确条款允许单套制（仅以电子文件形式）归档。只有加大对应电子系统的功能对接，补短板、强弱项，以促进经济、政治、科技、文化等全面发展为中心，解决存在的各种实际问题，才是解决矛盾的关键。

四、正确解决安全保护与几方面的关系

网络运行存在着多重不确定性，海量资源下鱼目混珠，良莠不齐，对比之下彰显档案资源真实性的可贵。只有做好安全保护才能释放档案更大能量，实现高效档案管理与服务利用。按照国家档案局《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》《数字化档案室建设指南》《信息安全技术网络安全等级保护定级指南》（GB/T 22240—2020）标准，档案信息管理系统根据受众的不同对各自的网络运行安全等级保护要求各有不同。机关档案利用是设置利用权限的。根据身份认证、利用审查、利用内容分级使用、领导审批、追踪利用效果等方式加强对档案的利用与保密工作。

图2 文档转换流程图

现在各级档案部门力推开放利用，并不是降低对保守国家秘密的要求，而是在严格执行有关保密法规的基础上，有序地、正确地执行开放档案的政策。“保而不用”不仅会失去保的意义，更会失去档案的存在价值。因此，利用是在保密基础上的利用，无限制地利用会造成对医院利益的损害。对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，在利用过程中引导利用者合理有序地利用档案资源。要在开放工作平台上，提高信息获取效率，实现信息获取的便捷性。

数字时代给全社会带来翻天覆地的变革，载体形式的多样化，对档案信息的需求越来越凸显。档案部门有着得天独厚的资源优势和专业优势，需要充分发挥、释放档案资源的巨大潜能。适应数字化建设的需要，建设高质量档案信息库势在必行。档案人员不仅是档案工作的管理者，同时也是信息资源的服务者，需要加强档案管理信息化建设的力度，强化前端对接，注重档案信息资源整体管理与开发利用，以最大程度和最优质的服务促使档案管理工作协调运转，使得数字时代的档案管理价值得以体现。