高校后勤物资采购存在的问题及对策研究

2022-09-28宋戈扬

高校后勤研究 2022年8期

宋戈扬

高校后勤物资采购存在的问题及对策研究

宋戈扬

[四川大学]

近年来，政府采购改革不断深入，高校采购管理相关政策不断推陈出新，高校后勤管理与服务不断涌现新事物和新业态，特别是在疫情防控常态化、经济下行压力加大、预算减少的背景下，高校后勤物资采购工作面临着更大的压力和挑战。文章通过研究高校后勤物资采购过程中存在的问题，从完善内控制度、加强采购预算与计划管理、提高人员专业化水平等方面提出对策和建议，旨在为高校后勤物资采购工作提供参考和借鉴。

高校后勤；物资采购；采购管理；采购内控

一、前言

高校后勤物资采购是为学校教学科研及师生学习生活提供后勤物资保障工作的重要组成部分。因高校后勤物资采购涉及领域多、需求种类繁杂、数量庞大，因此工作强度大、专业性要求高。本文通过分析当前高校后勤物资采购存在的问题，结合政府采购政策和高校采购工作实际，提出相应的对策和建议，具有一定的现实指导意义和参考价值。

本文定义的后勤物资采购范围，主要包括食堂物资、学生公寓用品、维修材料、低值易耗品等货物采购，也包含食堂经营、学生公寓热水供应、空调租赁服务、物管、安保等后勤服务采购或经营权的管理。高校后勤物资采购既是政府采购的一个组成部分, 又具有相对的独特性和专业性。

二、高校后勤物资采购存在的问题

（一）后勤物资采购计划性有待加强

高校后勤物资采购因品类多、需求量大，且采购需求受季节变化、突发事件、疫情防控等因素影响，本身就容易出现计划之外的采购需求，这给采购计划编制带来挑战。实际工作中，采购计划大多由后勤领域各基层单位依据自身业务提出采购需求，基层单位往往缺少中长期规划，主管部门又缺少有效的统筹和调剂规划能力，容易加剧采购分散，进而导致采购成本偏高，造成采购效率和资金使用效益的降低。

（二）采购周期长、效率低，采购信息化水平普遍不高

后勤物资采购包含了预算审核、计划编制、采购执行、签订、预约验收、财务报销等环节，周期长工作多，需要需求用户、主管部门、财务部门、采购部门多方协同，后勤物资品目种类繁多、供应商分布广，市场价格波动大。基于这些特点，传统的人工作业难以满足采购管理需求，只有通过信息化的手段提高工作效率，因此采购信息化水平是制约后勤物资采购的重要因素。后勤物资采购部门，由于缺少信息化顶层设计，经费不足，信息专业人才欠缺等因素制约，高校后勤物资采购相较政府采购、互联网电子商务等领域信息化水平普遍较低，采购周期普遍偏长。

本文将从采购立项到完成供应商合同签订定义为采购周期，通过抽样统计2020和2021年四川省15所高校的后勤物资采购周期。数据（如图1）分析表明，采用政府采购方式时长一般在2-3个月，学校自行组织的集中采购也在20至45天，基层部门组织的零星采购也会在15至30天，这说明高校后勤物资采购存在较大的效率提升和优化空间。

图1 部分高校采购周期市场统计分析

（三）采购岗位编制紧张，人员不足

大多数高校没有设立专门的后勤物资采购部门，一般由学校采购主管部门承担大部分后勤物资采购任务，后勤部门也承担一些预算偏小和需求零散的零星采购工作。由于受职能分工和人员编制限制，后勤物资采购人员不足情况较为普遍，这也在客观上降低了采购效率。扣除采购部门行政管理等非采购业务岗位，以实际投入采购工作的岗位统计（如图2），大部分高校分配到后勤物资采购的人员在1.5至2个岗位的区间。

图2 部分高校采购人员投入数据分析图

（四）采购人员专业水平不高，业务学习和采购经验积累慢

采购工作复杂多样，采购人员只有掌握相关的法律法规、财经和市场供给信息等知识，才能更好地履行采购职能，提高采购效率，实现资金合理使用。但高校后勤负责物资采购的人员多为行政管理人员转岗，缺乏系统的专业知识基础，采购经验积累不足，业务水平偏低，容易出现政策把握不准，过程操作不规范等情况。

（五）采购过程竞争不充分，缺少量化价格评价能力

后勤物资，特别是食堂食材原料等物资价格受地域、季节、市场周期等因素影响较大，波动性强，业界很难形成稳定的价格判定标准，必须引入市场竞争机制，通过性价博弈出较优方案。但由于后勤物资采购相对分散，能够吸引供应商的关注度和参与度参差不齐，加之采购部门缺少高效率信息化手段，采购需求很难高效推向市场吸引供应商，容易导致供应商竞争参与不够，竞争不充分，导致采购价格虚高。

（六）采购过程监管薄弱，廉政风险隐患较大

当前，高校后勤物资采购普遍未能实现有效的全过程监管，表现为从采购计划编制、采购方案确定、采购交易执行、物资验收入库以及供货商服务质量评价分析等环节都缺少体系化的内控机制设置，未能实现闭环管理，亟待健全事前预警、事中监督和事后审计。[1]另外，部分高校后勤物资采购过程中，从采购计划、采购技术参数确定、采购文件编制等环节由某一位岗位人员进行“一条龙”操作，缺少不相容岗位设置，是物资采购工作的廉政风险点，隐患较大。

（七）物资验收管理不完善，缺少规范性效益评价

现行高校物资采购工作重点放在后勤物资交易达成，款项及时支付等环节，存在对所采购物资验收管理不标准或不严格的情况，也缺少必要的采购效益评价，无法对物资的使用提供研究和分析所需的数据，无法为下一次采购行为提供可靠的决策依据，也造成后勤物资效益分析和评价困难。

三、对策及建议

基于以上对高校后勤物资采购存在不足的分析，为解决存在的问题，借鉴国内同行的先进做法，本文提出一些对策与建议。

（一）统筹采购需求，强化预算与计划编制，实现全流程管理

主管部门首先要做好全口径后勤物资需求管理，实现全校需求统筹，以此为基础，才能科学制定采购预算，高效完成计划编制，这也是后勤物资采购保障供应、减少浪费的有效途径。因此，重视采购预算和计划编制管理工作，对采购物资的品种、数量、质量、价格等做出全面要求，充分考虑各种影响因素。[2]

1.应参照《政府采购需求管理办法》的相关规定，切实规范采购需求，尤其是大宗物资的采购需求，避免盲目性和随意性。

2.采购计划要有整体性和前瞻性，要分层分类管理，比如对餐饮保障要及时掌握节假日、季节变化带来的就餐人员变化，灵活调整计划，防止供应脱节或浪费发生。

3.以采购预算为龙头，建立覆盖预算计划、采购执行、合同签订、履约验收、效益评价等环节的全生命周期管理，实现采购过程全程规范化、制度化。

（二）做好用好工作指南，加强培训，提升采购人员专业能力

一是加强政治理论学习，引导招标采购人员树立正确的人生观、价值观和事业观，进一步提升物资采购人员爱岗敬业、诚实守信的职业道德及思想素质。二是注重并加强业务知识学习及能力培训，使采购人员具备以下四种能力：即专业知识的掌握应用能力、商务谈判能力、良好的沟通能力和对市场的判断决策能力。三是重视工作经验的总结和传承，做好内部业务知识的分享机制建设。四是加强行业交流和相互学习，在兄弟院校已有的成果上继续优化创新。

2019年四川大学承担并完成的重大课题成果——《四川省高校后勤物资采购工作指南》，由四川省教育后勤协会共享到省内所有会员高校，供高校后勤采购部门在职能规划、流程设计、能力建设和团队培训工作中参考，以期形成合规高效、标准化程度高、适应能力强，且具备四川高校特色的后勤采购管理和实操规范，并基于这种规范深化从业人员培训和业务交流，以提高后勤采购工作人员业务水平。

（三）多措并举，完善采购内控机制，降低廉政风险

各高校应根据实际情况，建立和完善后勤物资采购内控机制，以规范后勤物资采购过程，促进采购工作效率和经济效益的提升。建议从以下方面完善内控。

1.完善采购管理制度和工作规范，做到有章可循，从制度上预防舞弊行为发生的几率。

2.重构采购流程，按照“不相容岗位分离”的原则，完成需求部门、决策部门、执行部门等内部关键岗位的职能分离和流转机制设计。

3.加强采购队伍建设，促进其综合素质和能力的提高，对关键岗位进行重点监督和定期轮岗，对重要环节由两人以上共同办理。[3]

4.将常规监督与专项检查有机融合，对重点采购项目或关键工作环节进行专项检查。[4]

5.通过采购信息公开的方式来加强外部监督，提高学校后勤物资采购的透明度。

6.严格执行采购纪律监督问责机制，参与采购的各工作各岗位应自觉接受审计、监察部门的审计监督。

（四）加强采购信息化、数字化建设，提高效率

新形势下采购模式正向信息化、数字化和智能化发展。高校采购部门应全面推进采购信息化，并逐步参与数字化采购转型。一是加强后勤物资采购信息化建设，规范采购业务流程，形成后勤物资采购预算、采购计划、采购实施、合同管理、履约验收、资产建账、效益评价、信息公开为一体的智能化管理系统。二是通过采购品类标注化、管理流程自动化、供应商平台协同化等手段，不断升级采购信息化及数字化水平。三是加大网上竞价、电子招投标、采购商城等互联网+采购交易执行环节的建设投入，提高自动化采购占比，提升采购工作效率，减少人员工作负载。

（五）加强验收管理及效益评价，提高采购效率和效益

加强物资验收过程管理和责任负责机制，是采购履约验收和开展采购效益评价的关键，也是对供应商诚信的考核和对采购及验收工作人员工作的监督。因此，要重视并做好物资验收管理及效益评价工作。一是严格按照采购合同约定，及时组织专员进行验收，验收结束后，验收人员应签署书面验收报告，对于未验收通过的，应要求供应商在规定期限内进行整改，整改完成后进行复验。二是注重效益评价，重点对物品质量、价格水平、供应商服务能力等多个因素进行综合测评，实现定量与定性相结合，从而科学客观地进行效益评价。三是加强档案管理和经验总结，为今后物资采购计划编制和供应商选择等提供依据和参考。[5]