近十年高校毕业生档案管理研究综述

■高建明 陈 雯

一、数据来源

2022年5月9日，通过中国知网（www.cnki.net）网站，以“篇名”为检索项，以“高校毕业生档案管理”为检索词，检索出近十年（2012年1月1日-2021年12月31日）文献数据63条，全部为期刊论文，其中学术期刊53篇，特色期刊10篇。

二、检索数据分析

（一）论文发表年度分析

从总体来看，近十年高校毕业生档案管理论文发表总量不多，平均每年度发表论文6.3篇，从高校毕业生档案管理工作的重要性来说，业界对高校毕业生档案管理工作的关注度并没有那么高。分年度来看，2014年、2016年和2018年，这三个年度的论文发表数量高于年度平均数，分别为10篇、10篇和8篇，其余各年度论文发表数量均低于年度平均数，其中2012年、2013年、2015年、2017年和2021年，这五个年度的论文发表数量接近年度平均数，分别为6篇、6篇、5篇、6篇和5篇，2019年和2022年这两个年度相对较少，分别只有4篇和3篇，年度数量分布类似正弦函数曲线，有“大小年”之分，表明各年度论文发表数量不均衡。各年度论文发表数量见图1。

图1 各年度论文发表数量

（二）论文期刊来源分析

经统计，63篇论文共刊发在40种期刊中，总的来说分布较为分散，较集中的刊发在《办公室业务》《兰台内外》《兰台世界》《黑龙江史志》等4种档案类期刊，共22篇，占总发文量的35%，说明对高校毕业生档案管理工作的研究，以档案界为主。其中，《办公室业务》刊发论文最多，共11篇，占发文总量的17.5%，说明该期刊对于高校毕业生档案管理工作的关注度高、持续时间长，也说明高校毕业生档案管理领域学者对该期刊较为关注。另外，《长江丛刊》《山西青年》《现代经济信息》《明日风尚》《中国大学生就业》等5种期刊各刊发了2篇，占总发文量的16%，《时代教育》等31种期刊各发表了1篇论文，说明多类期刊关注高校毕业生档案管理方面的研究工作。主要文献来源分布见图2。

图2 主要文献来源分布

（三）论文研究主题分析

分析图3可知，业界对于高校毕业生档案管理这一专题的研究，主题主要集中在“高校毕业生”“毕业生档案”“档案管理”“毕业生”“档案管理工作”“存在的问题及对策”“档案管理系统”“档案管理问题”等，总的来看论文研究的主题领域较宽泛，但包含“高校毕业生”“毕业生档案”“档案管理”三个主题的论文分别有53篇、50篇和42篇，说明对高校毕业生档案管理这一专题的研究主题高度集中。另外，从论文主题可见，有4篇论文围绕高校毕业生档案管理系统的设计与开发开展研究，应该说为自然科学类论文，分别刊发于《现代电子技术》《软件》《电大理工》《祖国》等非档案类期刊。

图3 论文主题分布

（四）论文被引频率分析

经统计，被引0次的论文共26篇占论文总量的41.3%，也就是说近一半的论文未被引用过；被引1次和2-4次的论文各16篇，均占论文总量的25.4%，两者合计占论文总数的半数以上；被引5-7次的论文共3篇占论文总量的4.8%，分别是被引用5次的《后大众化阶段高校毕业生档案管理的问题及对策》，解梅于2016年10月5日发表在《兰台世界》，被引用6次的《“互联网+”视角下高校毕业生档案管理水平提升对策研究》，章莉于2020年2月19日发表在《档案与建设》，被引用7次的《高校毕业生档案管理现状及对策探索》，吴志锋于2013年6月15日发表在《湖北经济学院学报（人文社会科学版）》；被引8次及以上的论文共2篇占论文总量的3.2%，分别是被引用8次的《高校毕业生档案管理的问题与对策研究》，徐宏江于2013年3月20日发表在《中国大学生就业》，被引用10次的《大数据时代下基于SSM框架的高校毕业生档案管理系统的研发设计》，吉豪杰于2018年11月15日发表在《软件》。从以上分析可以看出，绝大部分论文的被引次数在4次及以下，一方面说明这些论文未能引起业内学者的关注，另一方面说明相较于设计方法类的论文，理论研究型论文参考价值相对较低，吉豪杰的《大数据时代下基于SSM框架的高校毕业生档案管理系统的研发设计》被引用10次，为被引次数最多的论文，可以一定程度上反映这一问题。

图4 论文被引次数统计

（五）作者及机构分析

从图5作者分布图来看，高建明、赖丹香2位作者各发表了3篇论文，孙柏国、呼俊财、贺小芹3位作者各发表了2篇论文，其他作者均各发表了1篇，说明高校毕业生档案管理研究领域的学者较为分散，影响力较大、成果较为集中的学者不多，可以说比较匮乏。另外，经对作者机构分布分析，63篇论文作者共来自51个机构，其中高等学校27个，地方人社部门20个，其他机构4个，说明来自高等学校和地方人社部门的学者为高校毕业生档案管理研究领域的主力，值得一提的是，发表论文数量前5位的作者均来自地方人社部门，可见相较于高等学校地方人社部门研究高校毕业生档案管理的学者相对集中一些。

图5 论文作者分布统计

三、论文内容分析

从论文性质来看，除前文所述的4篇自然科学类论文外，其他59篇论文均为社会科学类论文，本文以59篇社会科学类论文为研究对象，对论文研究的内容进行分析。

综合分析59篇社会科学类论文内容发现，来自高等学校的学者研究内容主要着眼于高校毕业生毕业离校前的档案管理，例如解梅、董雪梅、吴志峰等；而来自地方人社部门的学者，其研究内容主要着眼于高校毕业生毕业离校后的档案管理，例如赖丹香、高建明、呼俊财等。虽然两个群体研究的侧重点不同，但论文基本都是围绕高校毕业生档案的重要性、存在的问题、提升策略等三个方面开展研究。

（一）概念辨析

对于高校毕业生档案国家有关法律法规没有规范的定义，档案学界也没有一个统一的解释，但学者对于高校毕业生档案的理解差别不大。综合董雪梅、高远飞、张爱娇、严飞四位学者的观点，可对高校毕业生档案给予以下较为明晰的释义，即“高校学生档案一般是指学生在高校学习期间形成及续存相关档案的所有记录总和”“是学生在校期间学习、生活、参加社会活动等各方面的记录和反映”，主要包括高中时形成的档案（毕业生登记表、体检表、高考有关材料等）和大学时形成的档案（入学登记表、成绩单、毕业生登记表、报到证等）两部分，“是大学生个人情况的真实历史记录”“是大学生就业及其今后各单位选聘、任用、考核的主要依据”。高等学校的档案管理工作主要侧重于档案的收集、整理以及转递，地方人社部门的档案管理工作则主要侧重于保存和利用。

（二）高校毕业生档案及其管理的重要性研究

从高校毕业生档案的释义和内容可以看出，高校毕业生档案对毕业生个人来说非常重要，冯金兰认为“毕业生档案是对学生在校期间现实表现的最原始记录”“其原始性、真实性和重要性是不可取代的”，彭寿英认为高校毕业生档案“具有保密性”“具有唯一性”，王兵认为高校毕业生档案“具有极高的可信性和可追溯性”，赖丹香认为“档案是大学生步入社会最重要的凭证”，徐宏江认为“毕业生档案是人事档案的重要基础”。

从高等学校档案管理工作重要性的角度，部分学者提出了以下观点，冯金兰、晋晓辉、张爱娇三位学者认为，“毕业生档案管理水平是学校教书育人成效的生动体现”“毕业生档案管理关系高校的发展与声誉”“档案管理的健全反映了高校管理水平”；王克付认为“对高校而言，学生档案是其教学、管理、后勤服务等方面的‘成果鉴定’，是对高校办学水平的全面评估，也是浓墨重彩的一笔精神财富”。从高校毕业生档案管理保存和利用的角度来说，严飞认为“加强对毕业生档案管理，可以为大学生就业以及企业人才招聘提供能力考察的依据”，冯金兰认为“毕业生档案是学生走向社会的最佳通行证”“优化毕业生档案管理，是切实提高毕业生就业率的有效途径”，罗勇认为“有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务”。综合以上，高校毕业生档案是毕业生各方面表现的综合体现，不仅极为重要且不可或缺，这也是高等学校和地方人社部门需要高度重视档案管理工作的原因。

（三）高校毕业生档案管理存在的问题研究

《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《流动人员人事档案管理服务规定》以及各级地方出台的法律法规等，对高校毕业生档案管理工作做出了具体要求和安排，但在实际工作中，由于各种原因高校毕业生档案管理工作仍然存在诸多问题，经对检索论文的综合分析主要有以下几个观点。一是吴志峰、周海松、王国宗、樊丽君、韩艳平为代表的众多学者认为，高等学校对档案管理工作不够重视，工作体制机制不够健全，档案专门机构设置不达标，毕业生本人档案意识淡薄，导致“死档”“弃档”“断档”“口袋档案”等现象比较普遍。二是呼俊财、王颖、谢达辉、高建明、马英鑫为代表的学者指出，高等学校及地方人社部门档案管理模式单一，档案管理工作信息化、数字化程度不高，对信息化技术的运用较为缺乏。三是苏全玉、王颖、谢达辉、张娜为代表的学者认为，档案管理工作人员普遍存在知识老旧、综合素质水平较低的情况。四是呼俊财、吴志峰、王国宗、高建明为代表的学者指出，高校毕业生档案转递工作不规范，存在封面信息填写标准不统一，通过普通快递转递毕业生档案的情况，增加了档案丢失的风险。五是杨迪、谢达辉、曹丽娜、张娜为代表的学者认为，高校毕业生档案利用率低，有时候不能及时服务于高校毕业生就业创业，例如曹丽娜认为“管理人员过度重视档案的保存性而忽视了对档案的利用”。

（四）高校毕业生档案管理提升策略研究

对于如何做好高校毕业生档案管理工作，针对高校不重视、体制机制不健全、毕业生意识淡薄的问题，贺小芹认为要“加快构建统一完善的档案管理机制”“构建科学合理的档案管理工作流程”，沈红霞认为要“加强毕业生对档案重要性的认识、完善学生档案管理制度”，彭宗忠指出要“加强在校生档案意识的宣传教育”。针对高校毕业生档案管理工作模式陈旧、信息化程度不高的问题，王颖认为要“利用信息化手段提升毕业生档案管理的方法”，高远飞认为要“推动毕业生档案管理网络信息建设，实现信息化管理”，高建明认为“决策部门要大力推动档案管理信息化水平建设工作的开展”。针对高校毕业生档案转递存在的问题，吴志峰认为“高校要重视毕业生档案的价值，规范档案转递工作，必须严格按照《普通高等学校档案管理办法》的相关规定及时将档案转递到相关的企事业单位、人才交流中心，杜绝随意搁置档案、自带档案等不规范的现象。”周海松认为“要进一步规范学生档案转递的方式，优化转递流程，尽量防止学生档案丢失”。针对高校毕业生档案利用率低的问题，赖丹香认为要“破除‘重管轻用’，充分开发和利用档案信息资源”“既要重视档案的管理，也要重视档案的运用”，王婷认为“相关档案管理部门要转变服务意识，由静态存管变为主动服务，积极了解社会对人事档案的需求动向，大力拓宽服务领域，使毕业生档案的利用价值得到充分挖掘和发挥。”

四、总结与展望

档案学界对于高校毕业生档案管理工作的研究，指出了高校毕业生档案及档案管理工作的重要性，揭示了高校毕业生档案管理工作存在的问题，给出了做好高校毕业生档案管理工作的举措。近十年高校毕业生档案管理工作研究，应该说研究领域较为宽泛，涵盖了高校毕业生档案管理的各个方面，得出的结论非常系统也很科学，对高等学校、地方人社部门，乃至用人单位如何做好高校毕业生档案管理工作具有很强的借鉴意义。