档案社会服务业发展动因和理论基础

孙芳芳/浙江大学

徐林娟 胡广成/杭州远大档案技术有限公司

档案社会服务业自20世纪90年代伴随着档案社会服务机构的诞生而产生。党的十八大以来，在以习近平同志为核心的党中央坚强领导下，档案事业发生了历史性变革，推动了档案服务业的快速发展，使其日益成为保障和促进档案事业发展的重要支撑。目前，浙江省、福建省、广州市、株洲市等地建立了档案服务行业协会等社会团体。据统计，浙江省档案服务企业已达5000多家，每年新成立档案服务企业400多家，预计到“十四五”期末，行业年产值将达到50亿元，从业人员超过5万人。档案社会服务业发展的动因是什么？又有哪些理论可以支持其可持续发展？正确认识这两个问题，有助于促进未来档案社会服务业的健康发展。

1 档案社会服务业发展动因

档案服务业发展迅速、前景光明的原因，主要有以下三点：一是市场有需求；二是国家的政策导向和政策支持；三是档案社会服务机构不断壮大。三者关系见右图。

1.1 市场需求

档案社会服务业快速发展最重要的内在原因和推动力是市场的需求。档案社会服务的需求方通常会出于提升本单位的核心竞争力、降低管理成本和提高档案管理水平的考虑，寻求档案社会服务。

当前，很多政府机构和企业事业单位，都通过档案服务外包将自己做不了、做不好或需要付出较高代价去做的档案工作交给档案社会服务机构去做，通过谈判达到降低交易成本的目的；利用档案社会服务机构的专长和优势提高劳动生产率和提升本组织档案管理水平；通过外包档案工作，把主要精力放在核心的、关键的业务上，不断提高自身竞争力。

1.2 国家相关政策的引导和支持

国家相关政策的引导和支持是档案社会服务业发展的根本原因，也是档案社会服务业发展的强有力保障。20世纪90年代，政府购买档案服务在上海、深圳、杭州等地开始起步、探索，从无到有发展起来，经历了从适应到推动转变、从经验积累到制度规范、从低层次密集劳动到高层次科技设计的转变，这离不开国家相关政策的出台和推动。

2013年，国务院办公厅下发《关于政府向社会力量购买服务的指导意见》，对政府购买服务改革工作作了专门部署，明确了这项工作的指导思想、基本原则、目标任务和总体要求。2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布《“十四五”全国档案事业发展规划》，其中明确提出“鼓励、引导、规范社会力量参与档案事务”。近年来，国家档案局就档案服务外包相继出台了DA/T 67—2017《档案保管外包服务管理规范》、DA/T 68.1—2020《档案服务外包工作规范 第1部分：总则》、DA/T 68.2—2020《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》、DA/T 68.3—2020《档案服务外包工作规范 第3部分：档案管理咨询服务》、DA/T 68.4—2022《档案服务外包工作规范 第4部分：档案整理服务》等一系列管理性行业标准。2021年新修订《档案法》对档案服务外包作了专章规定，并要求加强对服务机构的行政监管。

档案社会服务业发展动因分析图

于是，在“购买服务”成为普遍现象的背景下，档案服务的需求快速增长，越来越多的单位依据政策选择将档案业务外包给专业的档案服务机构；越来越多的档案服务机构应运而生并快速发展，承担档案社会服务各项工作。

1.3 档案社会服务机构的壮大

档案社会服务机构的壮大是档案社会服务业发展的外在原因。档案社会服务机构的壮大主要表现在三个方面：一是机构数量急剧增加，机构规模不断扩大。如浙江省在20世纪90年代只有不到10家档案社会服务机构，现如今已有5000多家档案社会服务机构；许多机构努力提升自身规模，小规模机构向年产值500万、1000万的中型规模机构发展，中型规模机构向年产值上千万的大型机构发展。二是服务范围扩展。最初的档案服务内容主要是实体档案规范化整理，现在是全方位服务，包括智力服务、技术服务，涵盖了档案实体整理和寄存、档案数字化和信息化、电子档案管理、档案业务咨询和设计、档案软件开发、档案修复、档案用品经营、档案信息资源开发利用、档案培训、档案中介服务项目监理等。三是档案服务质量提升。档案服务机构通过提升档案服务质量，帮助委托方通过档案年检，通过进馆验收，通过国家、省、市级档案工作验收。档案社会服务机构在自我发展壮大的同时，客观上起到了极大推动档案社会服务事业快速发展的效果。

2 档案社会服务业的理论基础

档案社会服务业的兴起和发展有客观的需求，有环境的支撑，也有理论的基础。这些理论主要有服务外包理论、知识共享理论、文件运动规律理论和项目管理理论，它们不仅为档案服务行业发展的必然性做了论证，也为档案服务行业业务的开展提供了科学指导。

2.1 服务外包理论

服务外包理论中对档案社会服务具有意义的是社会分工理论、社会交换理论和委托—代理理论。

2.1.1 社会分工理论

亚当·斯密在《国富论》中指出：劳动生产力上最大的改进，以及劳动时所表现的更多的娴熟程度、技巧和判断力，似乎都是分工的结果。有了分工，同样数量的劳动者就能完成比过去多得多的工作量。原因有三个：第一，劳动者的技巧因为专业而日益精进；第二，通常从一种工作转到另一种工作会损失不少时间，分工可以避免这种损失；第三，由于专门机械的发明，一个人能够完成许多人的工作。社会分工的优势就是让擅长的人做自己擅长的事情，使平均社会劳动时间大大缩短，生产效率显著提高。

档案社会服务是社会分工的结果，同时其自身也存在着进一步分工的需要。过去各机关、企业事业单位的档案工作是由本单位的档案馆、档案室进行的，专业化程度比较低。随着科学技术的发展和档案工作的现代化，档案工作越来越需要专业化程度更高的服务机构和服务团队来承担，越来越需要运用专门的设备和工具，解决批量化档案规范整理、档案数字化、电子档案管理等现代档案管理的问题。专业化档案社会服务机构和服务团队的优势就是能提供更优质的服务产品，能提高工作效率。从社会分工理论角度看，档案社会化服务就是让专业机构做自己擅长的事，提供优质高效的档案服务，实现共赢目的[1]。

2.1.2 社会交换理论

社会学家霍曼斯的社会交换理论认为，任何人际关系，其本质就是交换关系。只有这种人与人之间精神和物质的交换过程达到互惠平衡时，人际关系才能和谐，而且只有在互惠平衡的条件下，人际关系才能维持。

社会交换（social exchange）的范畴主要涉及地位、感情、信任、荣誉等。根据社会交换理论，信任仅仅产生在社会交换中。信任关系中双方都试图最大化自己的利益，并且尽可能降低风险，这种风险主要是信任中的施信方（通常是委托人）要面对受信方的机会主义行为和无法有效完成预期任务的风险。根据这一理论，人们会权衡社会关系中潜在的利益和风险，当风险超过回报时，人们将终止或放弃这种关系。

档案社会服务的过程中，不仅存在经济交换，即基于商品或有形服务产品的交易和交换，这种交换可以通过合同来加以约束，而且还存在着社会交换，即情感和信任等的交换。档案社会服务除了提供过硬的技术之外，还需要有良好的服务态度、工作作风，以获取服务外包发包方的信任，建立互信互利的长期合作关系。所以，根据社会交换理论，如果承包方在和发包方的交换关系中，出现情感危机和信任危机，那么就会危及双方利益。所以，在档案社会服务中，诚实守信、加强感情投资也是非常重要的。

2.1.3 委托—代理理论

委托代理理论的中心任务是研究在利益相冲突和信息不对称的环境中，委托人如何设计最优契约激励代理人。为了避免因信息不对称以及利益冲突所带来的低效率风险，设计适当的委托—代理程序和协调与激励机制就变得非常重要。根据委托代理理论，外包就是在产品/服务的供需双方（代理人和委托人）之间建立起最为有效的合同安排。所以档案社会服务中前期的充分沟通协商、合同制订和项目方案设计就变得尤为重要。

2.2 知识共享理论

知识共享理论主要研究知识共享的定义、动机以及影响知识共享的因素和作用等。在知识共享研究领域的一些成果对档案社会服务机构的建设具有理论依据作用。如在知识共享的概念上，Senge认为知识共享是组织学习的过程，即组织内员工之间、团队之间的学习过程，在这个过程中，个体知识成为组织知识，组织的重要任务就是促进学习的持续进行。知识是一种“有效行动的能力”。曹兴等认为，知识共享指的是组织内员工、团队和组织之间通过各种共享手段（如知识网络、会议、团队学习）共享各类知识（包括显性知识和隐性知识，也可能是信息、观点、建议、专长或经验等），经过消化、吸收实现知识的转化，甚至通过再创造使原有知识得到进一步的扩大和创新，最终形成组织的知识财富的过程[2]。

档案社会服务机构作为专门从事档案社会服务的专业机构，存在着专业知识和技能的交流、传播、更新的需求，这就需要运用知识共享理论，建设学习型企业，不断提炼和传播专业知识和相关知识，加强岗位培训和职业教育，营造知识共享和知识创新的氛围，畅通学习交流的渠道，以实现全员知识共享和专业能力提升、提高创新能力、完善工作方法，最终获得有效行动力、提升服务绩效、提高产品质量、满足顾客需求。

2.3 文件运动规律理论

文件的运动规律在纸质环境中和电子环境中的表现是不同的，根据这种不同，形成了两种理论，即文件生命周期理论和文件连续体理论，这些理论对档案服务机构从事档案业务具有专业指导意义。

2.3.1 文件生命周期理论

文件生命周期理论揭示了纸质文件从形成到销毁或作为历史档案永久保存的生命过程，根据文件价值形态的变化和流转情况的变化可划分为文件的制作形成、文件的现行使用、文件的暂时保存和文件的永久保存四个阶段，对不同阶段的文件需要不同的保管场所和管理形式[3]。

根据此理论，有条件的档案社会服务机构可以建设档案寄存中心，为存储空间有限的企事业单位提供档案寄存服务并提供日常档案查询服务。档案社会服务机构可以针对不同阶段的档案文件开展专业性的收集、整理、著录编目等，设计相应的档案管理体系和创建各项具体工作的规范标准等，使档案工作专业化。

2.3.2 文件连续体理论

文件连续体理论是20世纪八九十年代随着电子文件的大量产生而产生的，其基本观点如下。一是根据1996年澳大利亚制定颁布的文件管理国家标准AS 4390—1996，文件连续体的概念为：“文件存在的整个领域。指从文件创制（包括创制前文件保管系统的设计）到文件作为档案保存和利用管理的全过程中连贯一致的管理体制。”二是文件连续体具有四维空间，见下图 。三是在四维空间中文件可以同步运动。四是根据四维空间可以采取相应的文档管理方法，如鉴定前置、元数据与文件结合归档。

文件连续体理论为档案社会服务机构开展不同维度的档案文件条目数据库建设和全文数据库建设和共享提供了理论支持，也为电子档案的源头控制和电子文档一体化管理系统设计提供了理论支持。

2.4 项目管理理论

项目管理理论起源于第二次世界大战期间，发展于20世纪后30年，是一种先进的管理理论。

项目管理理论认为项目是为了创造某一独特的产品或服务所做的临时性努力。每一个项目都有其项目生命周期，它是项目从产生到结束，从概念阶段到开发阶段、实施阶段和结束阶段的整个生命过程。项目管理就是为按时实现项目目标，并符合既定的成本、质量和性能要求，对项目的各个阶段各个方面进行计划、监督和控制，以及对所有的项目相关者实行动员的过程，在这一过程中项目管理的组织和领导是项目成败的关键。

档案社会服务就是为客户提供独特的产品和服务，这种独特的产品和服务完全符合项目概念，可以用项目管理的理念、原则与方法来有效开展管理，如组建项目团队、规范项目流程、实行项目考核，使档案社会服务有效和高效。

总之，档案社会服务业的发展在新时代有其生存和发展的必然性。为了更好地推动档案社会服务业健康发展，档案社会服务机构应该抓住发展良机，进行改革创新。应以相关的重要政策和理论为指导，积极配合档案行政管理机关，深化相关政策和标准的研究以及推行；应积极推进科技创新，努力促使档案服务由底端劳动密集型整理向计算机化的数据集成和开发转型，由单一服务向涵盖高中低端的全方位服务发展，由传统的中端档案室服务延伸到业务领域的文件前端控制和档案馆的后端服务的一体化服务；应大力开发新软件、新设备、新用品；应加强创新人才的培养，以应对发展的机遇和挑战。