念好“快、实、新”三字诀高质量做好“两类档案”归集工作

2022-09-14丽水市档案馆

浙江档案 2022年8期

叶庆/丽水市档案馆

为坚决打赢疫情防控和脱贫攻坚两场硬仗，根据国家档案局和浙江省档案局、档案馆关于做好脱贫攻坚和疫情防控档案工作的有关要求，丽水市档案部门念好“快、实、新”三字诀，高站位、高质量做好脱贫攻坚和疫情防控“两类档案”归集工作，确保“两类档案”应收尽收、应归尽归。

1 高站位履行主体责任，助力“两类档案”归集工作的“快”部署

丽水市档案部门自觉扛起政治责任，把“两类档案”归集工作作为全市档案工作的重点高位推进。早在2020年2月疫情暴发之初，丽水市档案部门第一时间发布《新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档指南》，指导各级各部门开展疫情防控工作文件材料收集、整理和归档工作。2021年6月，丽水市又分别召开各县（市、区）档案局局长、档案馆馆长和市属有关责任单位“两类档案”归集工作部署会，对“两类档案”归集工作提出具体要求，明确工作总体目标、工作时间节点和阶段性任务，并要求各县（市、区）档案主管部门和市属有关责任单位认真贯彻落实习近平总书记重要指示批示精神，从讲政治的高度，深刻认识做好脱贫攻坚和疫情防控档案归集工作的重大意义，把这项工作完成情况作为档案部门服务党和政府工作大局的具体行动和生动实践，切实加强组织领导，确保“两类档案”归集工作落到实处。市本级和各县（市、区）档案部门均落实由主要领导亲自抓、分管领导具体抓、业务骨干重点加强业务指导的责任体系，建立辖区范围内“两类档案”归集工作组织网络，并按照既有工作体制迅速对“两类档案”归集的相关工作内容进行梳理，有条不紊推进“两类档案”归集工作。2022年4月，丽水市再次印发《关于做好脱贫攻坚和疫情防控“两类档案”数据汇交工作的通知》，对工作进行再部署再落实，明确要求各县（市、区）和市属有关责任单位按照规定时间节点报送“两类档案”数据，并对数据报送方式和数据格式进了明确细致的规定，确保相关单位按时保质完成“两类档案”数据汇交工作。

2 深突破聚焦重点难点，推进“两类档案”归集工作的“实”到位

由于“两类档案”涉及单位多、时间跨度大且内容庞杂，各机关单位尚有一些零散档案还未开展数字化加工，一些项目档案没有及时归档，“两类档案”归集工作的推进有一定难度。丽水市档案部门将工作重心下移、力量下沉，主动对接并走访脱贫攻坚和疫情防控领导小组及成员单位，对相关单位“两类档案”收集归档进行全面精准指导，及时掌握各单位“两类档案”归集工作动态和进度，并通过电话和浙政钉答疑、制作“两类档案”归集操作手册等多种形式，全方位、立体化阐述“两类档案”归集工作的具体要求，及时帮助县（市、区）档案部门和市属相关责任单位解决“两类档案”收集、整理和移交工作中遇到的困难和问题，不断夯实脱贫攻坚档案和疫情防控档案工作基础。同时，各地加大“两类档案”归集工作的监督检查力度，将“两类档案”归集工作纳入年度督查项目高位推进。丽水市本级设置档案工作检查场景，并与市委督查室、市保密局联合开展脱贫攻坚档案工作和新冠肺炎疫情防控档案工作专项执法检查，及时督促各地、市属有关责任单位按照规定时间节点抓好“两类档案”归集工作；各县（市、区）档案部门在各自区域内开展“两类档案”归集专项督查工作，加大对有关单位和乡镇（街道）“两类档案”归集工作的检查督导力度，形成一级抓一级、层层抓落实的良好态势，及时发现存在的问题并要求限期整改，切实提升“两类档案”工作成效。在紧盯进度的同时，丽水市档案部门同步开展“两类档案”质量检查工作，并将数据质量检查的关口前移，严格按照“两类档案”目录和数据规范格式要求对“两类档案”进行审核把关，减少数据报送和整改的频率，切实提升全市“两类档案”数据的质量，确保归集的“两类档案”符合国家档案局和省档案局的要求。在经费保障上，各地积极主动与地方财政、疫情防控指挥部和农办等相关部门对接，多方位为“两类档案”归集争取工作经费，建立多元的资金保障机制，其中松阳、庆元采用疫情防控指挥部购买档案外包服务的方式，对辖区内疫情防控档案进行集中统一整理。

2020年1月，庆元县人民医院医共体行政总务医技党支部医护人员请战宣誓（吴维红摄）

2020年2月，庆元县人民医院临时隔离病房建设工地连夜施工（吴维红摄）

3 小切口聚焦数字赋能，探索“两类档案”归集工作的“新”路径

具有丽水特色的“1+10+N”数字档案协同管理系统，涵盖了市、县、乡镇1300余个立档单位，共有电子文件和纸质档案数字化成果1467.6万条、原文2165万件，数据容量17TB，其中包含了大量的“两类档案”。丽水市档案部门认真对照脱贫攻坚档案和疫情防控档案规范管理的相关要求，突破传统档案数据上报的路径依赖，充分运用数字化改革的思维和理念，创新实行将“两类档案”归集由线下归集转为线上归集。从“小切口”入手，改版丽水市“1+10+N”数字档案协同管理系统，将其作为数字化改革场景应用的专题模块，分别设立脱贫攻坚档案和疫情防控档案两个专题。市属相关责任单位和各县（市、区）及乡镇（街道）机关档案室甚至不需要将“两类档案”与其他档案分开整理，在保持“两类档案”原有状态的前提下，只需要将归到“1+10+N”档案协同管理系统的原生电子档案或纸质档案数字化成果，通过关键词检索并将检索结果推送到“两类档案”相应专题库，系统就可以自动完成“两类档案”的归集工作，实现“两类档案”便捷化、智能化归集。

截至2022年6月底，全市各级国家综合档案馆均已建成“两类档案”专题数据库，已累计归集疫情防控档案目录数据92196条、数据容量948GB，脱贫攻坚档案目录数据332793条、数据容量7743GB，初步形成了内容丰富、载体多样的“两类档案”专题数据库。下一步，丽水市档案部门将认真提炼“两类档案”归集工作的经验和做法，深化“两类档案”的开发利用，围绕“新时代新成就国家记忆工程”这一重点，积极开展建设共同富裕示范区、数字化改革和实施碳达峰碳中和行动“三类档案”数据库建设，并紧盯重要活动和突发事件档案，扎实把新时代党领导人民实现中华民族伟大复兴的奋斗历程记录好、留存好，为“新时代新成就国家记忆工程”建设打下坚实基础。