基于国际赛事组委会形式的多项目管控模式研究*

陈戎 沈蕾 童琳 范腾飞 虞岚婷

(1.2022年第19届亚运会组委会，浙江 杭州 310016；2.杭州市第七人民医院，浙江 杭州 310063；3.浙江工业大学之江学院，浙江 绍兴 312030；4.国科大杭州高等研究院，浙江 杭州 310024)

0 引言

多项目管理和单项目管理既有相同点又有不同点，相同点是多项目管理延续采用单项目管理中的理论知识和管理方法，不同点是多项目管理主要是基于组织管理的角度关注不同项目之间的协调和控制，从而实现组织战略目标[1]。多项目管理在项目复杂程度和技术难度上要远远高于单项目管理。

场馆及设施是2022年第19届亚运会举办的基础和硬件保障。该届亚运会总共确定了56个竞赛场馆、5个亚运村和分村、31个训练场馆，在赛事筹办期内多个复杂项目同期建设给管理带来了巨大的难题与挑战。本文立足负责亚运会场馆和设施建设的2022年第19届亚运会组委会(以下简称“亚组委”)内设机构场馆建设部，针对场馆建设规模庞大、系统复杂、多项目等特点，利用多项目管理的基础理论与技术工具，分析介绍场馆建设过程中应用的“杭州亚运场馆建设多项目管控模式”工作机理、创新管理策略与方法，探讨总结该模式的管理成效与存在的问题，以期为今后筹办大型国际性赛事活动提供参考。

1 杭州亚运场馆建设多项目特点

1.1 场馆建筑形式多样、体量较大

由于亚运会赛事确定的40个比赛项目对场馆空间要求各异，展现的场馆建筑形式多样，如承担帆船帆板赛事的亚帆中心以海域基础设施为主、配套用房建筑为辅，承担棋类赛事的中国棋院杭州分院项目以高层办公楼形式为主，承担高尔夫赛事的西湖国际高尔夫球场以赛道草坪修缮为主，见表1。常规的体育场馆建筑体量规模也较大：56个竞赛场馆中坐席数10 000座以上的场馆有15个、3000座以上的场馆有36个，规模定义为大中型体育场馆的占比86%，亚运主村由108栋高层住宅组成。形式多样、体量较大的场馆建筑导致建设周期长、技术要求高和影响因素多的管理困境。

1.2 场馆布局分散

所有竞赛场馆、训练场馆以及亚运村和分村分别分布在杭州、湖州、绍兴、宁波、温州、金华6个城市，地域分布较广，不同区域的配套政策、配套基础设施等存在差异，给统筹管理带来困难，在组织管理上存在时间、费用、效率等多方面的差别。

1.3 建设性质各异

为贯彻节俭办会的理念，亚运会场馆及设施充分利用现有和在建场馆。在56个竞赛场馆中，新建场馆仅有12个(占比约20%)，改造场馆26个，续建场馆9个，临建场馆9个。不同的建设性质导致前期审批进程、设计与施工难度、建设周期均不相同，给多项目整体推进与管控带来挑战。

1.4 项目权属错综复杂

亚运会场馆及配套设施按照产权归属可分为浙江省属场馆9个，杭州市属场馆5个，杭州市辖区属场馆31个，协办城市市属场馆16个；训练场馆中省属场馆16个，杭州市属场馆3个，杭州市辖区属场馆4个，协办城市市属场馆8个。产权归属的多元化，导致建设管理过程中纵横向协调难度增大。同一属地不同权属的场馆建设项目，由于行政主管部门的管理权限不一样，适用的政策也不一样。

1.5 建设周期要求高

按照亚运会筹办里程碑计划节点，新建比赛场馆(包括亚运主村)、改造提升场馆分别应在2018年6月前、2019年3月前完成项目前期并全面开工；所有比赛场馆、亚运主村建设应分别在2021年3月、2021年12月完成竣工验收。整体建设周期短，建设管理难度高。

1.6 建设承发包模式多样

随着建筑市场运作模式与国际接轨进程的深入，建设承发包模式也逐渐呈多样化的特点：在56个比赛场馆项目中，EPC模式23个，施工总承包模式21个，PPP模式4个，引入社会投资项目8个。EPC、PPP模式的推广应用，使得设计施工的边界进一步模糊，要求建设管理高度集成化，对管理效率提出了更高要求。

表1 2022年第19届亚运会场馆及设施项目

(续)

1.7 赛事需求繁杂

场馆建设部作为组委会内场馆建设需求整合统筹部门，汇集了亚奥理事会、亚洲各级各项体育组织、组委会各业务口(竞赛、媒体、安保、信息技术、后勤保障)、场馆业主(赛后利用)等各种功能建设需求，需求量庞大、事项繁杂且存在大量的交织和矛盾，有的需求仅出现在洲际赛事，在一般体育场馆建设运营中不常出现，且与现行的国家、行业建设标准规范相冲突。因此，如何统筹归并需求、统一建设标准并管控标准落地成为建设全过程管理的难题。

2 顶层设计与职责分工

亚运场馆建设既是确保亚运会成功举办的关键和保障，也是城市建设和经济社会发展的重要内容。鉴于亚运场馆建设的上述特点，杭州市人民政府与亚组委共同研究制定了《关于加快2022年第19届亚运会场馆及设施建设的实施意见》，将场馆建设与城市建设相结合，各主协办城市举全市之力完成场馆建设任务，具体分工为：亚组委场馆建设部负责明确亚运会场馆及设施的使用功能和技术标准，跟进设计审查、全过程监督和赛事功能验收，编制亚运会场馆及设施建设、运行计划表；场馆及设施责任单位(城市侧有建设任务的区、县(市)政府和市有关部门)作为场馆及设施建设的筹资、建设主体，承担建设职责，落实项目建设、工程验收、安全管理、资金保障、监督检查及赛事运行等工作。亚运场馆及设施建设管理三层次模型如图1所示。

为进一步明确亚组委场馆建设部和城市侧市级相关单位在场馆及设施建设方面的职责分工和工作内容，杭州市人民政府与亚组委又共同制定了《2022年第19届亚运会场馆及设施建设管理办法》，根据建设不同阶段做了进一步分工，如图2所示。

3 立足场馆建设部的职能多项目管理对策

亚组委场馆建设部在场馆建设实施阶段主要承担编制标准、赛事功能设计审查、计划编制、过程监管与协调以及赛事功能验收相关职责。但由于建设项目数量众多，每个项目的复杂程度不相同、开始与结束时间不一、建设周期交叉更迭，项目的独立性与交替性并存，项目管理界面日趋复杂。选择合适、高效的项目管理组织形式、进度与质量管控手段，能够减少实施项目间的资源与目标矛盾，缓解多项目管理环境下的各项矛盾。

3.1 组织构架与人力资源管理优化措施

按照亚组委既定的职能式组织架构，场馆建设部的原职能组织构架如图3所示。

为更好地为项目执行层的场馆建设责任单位与建设单位服务、避免多头管理、提高职能部门间项目管理的效率，按照项目地域、权属等特点建立项目化的片组联系制度，优化形成片组化的多项目管理组织构架。其中，项目协调员即各处室原工作职员，每位项目协调员均负责联系几个场馆建设责任单位或建设单位，负责联系协调项目的部内业务联系、指导、审查等工作；项目联系员隶属于3个片组，由片组长统筹片组内相关工作，片组长与各处室负责人共同参加每周由部长牵头召集的部务会议，属于部室内中层管理人员；由于片组长与各项目协调员的人选来源于各处室，其日常管理归属所在处室，呈现弱矩阵的组织构架，如图4所示。

各片组长之间经常会通过沟通会、协调会的工作机制实现以下几个方面的协同：①通过收集并整理多个项目信息，通过项目群(Program)管理(多个项目之间在项目流程、项目交付物等方面彼此相近，可以相互借鉴，以某一个项目为模板，比较快速高效地完成类似项目)，实现项目管控尺度统一并标准化，降低项目之间同类问题产生的概率；②部内资源优化配置机制实现项目组合(Portfolio)管理，主要针对第三方技术咨询机构或各处室的专业技术人员开展相关图审、现场检查、技术指导工作的统筹问题，避免同一时间并行项目之间的资源冲突；③作为各项目管理经验与教训交流分享的平台，降低各项目出现类似问题及风险的概率[2-4]；④代表项目跨处室、跨部室进行合作与协调，协同完成项目群和项目组合管理。基于上述职能，片组长间的协调沟通机制已具备准项目管理办公室(Project Management Office，PMO)的特点。

3.2 进度管理措施

亚组委场馆建设部管理层次处于协调、管控层，因此立足场馆建设部所承担的进度管理主要是事关亚运会筹办总体进程的建设里程碑节点、事关体育建筑或体育工艺质量的关键性实施节点等的计划编制、跟踪、检查及纠偏工作。通过建立卓有成效的二级计划常态管控和一级应急纠偏管控体系，所有场馆均按时完成建设任务。“2+1”进度管控体系见表2。

表2 “2+1”进度管控体系

在合理编排进度计划时，运用WBS进一步细化分解工作单元并编制主要管控时间节点：在编制年度计划时按照基本建设程序的里程碑事件，施工及验收阶段根据体育场馆及亚运赛事的特点，增设赛事功能竣工及验收。在项目均进入施工阶段后，根据项目建设性质、体育场馆通用工序，分新建项目、改造与续建项目两类，细化主要管控节点。根据特殊体育工艺季节性施工特点或场馆赛后利用的要求，个性化地增加或减少管控节点，如根据浙江地区气候的特殊性，针对足球训练场及橄榄球训练场的天然草种植工艺，分草茎或草毯两类编排增加进度管控节点；高校场馆的开工时间尽量安排在寒暑假，以减少场馆改造对教学的影响；对于临建或续建的场馆项目，相应减少前期阶段的时间控制节点。

在计划跟踪与反馈时要求项目协调员每周对照月度计划赴现场检查并反馈，对存在偏差的项目及时下达工作联系单，要求建设单位采取相应赶工措施纠偏。在日常考核方法上，依托场馆建设推进工作领导小组机制，建立以投资完成率与形象进度为主要指标的“龙虎排行榜”，将月度排名简报、季度排名通报与红绿黄预警及时报送项目责任单位、主管部门、省市主要领导，形成项目强力推进的良性机制、促成项目间比学赶超的竞争氛围；在年度考核方法上，将亚运场馆建设年度建设目标与责任单位年度考核指标相匹配并赋分，进一步落实主体责任、强化场馆建设的进度管理。

应急纠偏管控主要适用于项目实际进度与里程碑节点偏差较大的情况，一旦触发应急纠偏机制，场馆建设部将派出专人(项目协调人或片组长)直接深入项目现场，督导建设主体核算日工作量并按日编排实施进度计划，将日执行情况汇报反馈至部室领导层，并进一步实时抄送责任单位主要领导，督促责任单位调配资源投入项目建设。所有场馆建设过程中仅个别项目启动触发过应急纠偏机制，几个项目在调整计划后均按时完成了建设任务。

项目计划的分类实施、分级管控可以有效保证项目进度顺利实施，保证项目按期完成。

3.3 赛事功能建设质量管控措施

根据分工，场馆建设部主要在设计审查、过程监管和赛事功能验收环节牵头管控赛事功能建设的质量，采取统一技术标准、标准化管理流程、联动式跟踪监督、规范化赛事功能验收等措施[5]，取得了较好的质控效果，8个新建项目在竣工1年后取得市级建设工程优质工程奖，场馆硬件设施获得亚洲(国际)各单项体育协会与亚运会各竞赛项目技术代表的好评。

在统一技术标准方面，场馆建设部技术部门根据亚运赛事确定的40个比赛项目研究制定了各赛事大项的《竞赛场馆、训练场馆建设要求》《绿色健康建筑设计导则》《智能建筑设计导则》《电气配置导则》《建筑室内空气污染控制技术导则》等多个技术标准，在设计审查、过程监控、赛事验收各阶段均以此为标准开展相关工作。

在标准化管理流程方面，根据设计不同阶段，牵头制定了方案设计、初步设计、施工图设计(体育工艺专项设计)的技术审查要点与标准化工作流程，如图5所示，审查要点包含规划条件、总图交通流线、各层人员流线、竖向流线、无障碍设计(贵宾和观众流线)、平面功能布局、竞赛场地布置、特殊功能用房(兴奋剂检测)、体育工艺(草皮地板等)、转播系统(主转播机位、卫星车)、场地照明(LED)、电子设备(大屏、计时计分等)、场地扩声、绿建星级、智能(BIM)等。

在联动式跟踪监督方面，场馆部专业技术资源有限，而建设质控需全专业覆盖，纵向通过竞赛部门联系亚洲(国际)、国内各单项体育协会专家以及各竞赛项目技术代表在关键性体育工艺施工环节赴现场开展技术指导与检查；横向通过场馆建设推进工作领导小组平台，对接建设相关主管部门开展对赛事功能支撑系统的阶段性、全面的质控检查，如建设工程联合执法大检查、建筑材料质量专项检查、电气配置专项检查、特种设备专项检查、无障碍专项检查、空调及通风系统专项检查等。

在规范化赛事功能验收方面，牵头组织相关部室成立验收组，并制定体育工艺专项验收流程、赛事功能验收流程，如图6所示。以体育工艺专项检测与验收作为赛事功能验收的前置条件，推行赛事功能验收事前服务、赛事功能预验收、赛事功能最终验收，规范场馆建设主体与各参建单位的前置工作，提高场馆赛事功能验收的一次通过率。

4 实施存在问题

措施实施后，所有场馆建设在进度、质量等方面均实现了既定目标，但在实施过程中也存在一定的问题。

4.1 弱矩阵组织结构的问题

采用弱矩阵式的组织架构管理层级精简，可对项目需求与变化快速做出响应，处室职员或项目协调员均为项目服务，节约人力资源投入，比较适合多项目管理的内部组织结构。但其缺点也是显而易见的：从结构上形成了双向指挥的局面，导致处室职员或项目协调员面临双重的职权关系，容易无所适从，而片组长需要艺术性地维持项目与处室之间权力的平衡，这种结构需要频繁开会协调沟通，易耗费时间。

4.2 新型建设模式给PMO带来的挑战

新型建设模式(EPC、PPP模式等)的推广应用，使得设计、施工甚至运营的工作边界进一步模糊，对建设全过程提出了更高的集成化管理要求，而场馆建设部在业务处室设置、项目业务指导与管控方面仍按照设计、施工割裂的流程实施，对片组、准PMO在调配资源、解决冲突的协调方面提出了更高的权限与效率要求。

4.3 过程性的赛事功能质控考核缺少量化指标

进度管控的过程性(月、季、年)考核指标以投资完成率与形象进度为主，形成项目推进良性机制，取得了较好的成效。在赛事功能质控考评方面，虽然有联动式跟踪监督过程管控机制，但由于赛事功能质控缺少可量化指标、缺失过程性考核控制环节，实践中场馆责任单位或建设主体在过程整改力度执行上缺乏动力，后期的赛事功能验收整改周期长、滞后风险增加。

5 结语

本文基于国际赛事组委会形式，立足负责56个竞赛场馆、5个亚运村和分村、31个训练场馆建设任务的亚组委内设机构——场馆建设部，面对场馆建筑形式多样、规模庞大、布局分散、建设类型各异、权属错综复杂、建设周期短、建设模式多样、洲际赛事需求繁杂等难点，场馆建设部作为多项目建设管理的协调、管控级主体，根据组委会与承办地政府的顶层设计及分工，采用扁平化、强协同的高效组织构架，卓有成效的2+1进度管控体系，标准化、规范化的质控手段，按时保质完成所有场馆及设施建设，但在实施过程中也存在矩阵架构双重指令困境、设计施工融合模式下准PMO协同难、过程性质控考核缺少量化指标等问题，这些优化措施与经验教训可为今后筹办大型国际性赛事活动赛事提供参考。