教育信息化项目管理咨询设计应用分析

2022-09-07康苹朱伟利任河王翠

项目管理技术 2022年8期

康苹朱伟利任河王翠

(1.北京市工程咨询有限公司，北京 100124；2.清华大学，北京 100084)

0 引言

加快教育信息化建设，是对全面推动教育现代化、扩大优质教育资源共享、提高教育质量的有力支撑。随着大数据、云计算、人工智能等新一代技术广泛应用于教育领域，教育信息化进程加速。

在教育信息化整体提升过程中，教育系统项目投资连年增长，虽然项目数量多、资金总量大，但是具体到单体项目较小，因此项目决策和管理中并没有像政务信息化项目那样普遍开展咨询设计。随着资金绩效管理要求的进一步提高，教育信息化项目需要借鉴政务信息化项目相对成熟的管理要求，在项目过程中着重开展咨询设计，以提升项目建设实效。

1 教育信息化项目管理中存在的问题

教育信息化项目主要应用现代信息技术促进教育改革与发展，以提高教育现代化水平，一般具有以下几个特点：总体资金量大，单个项目资金量小，投资额较大的项目很少；项目施工主要集中在寒暑假，有些项目还有“保开学”的要求，对施工进度有严格限制；项目立项决策的考虑因素主要聚焦在培养人才和校园安全两大方面；项目以财政性资金为主，执行周期以当年为主。

教育信息化项目论证决策阶段主要存在以下三个方面问题。

1.1 项目建设缺乏顶层设计

信息化项目立项时，需要重点研究如下内容：项目的总体规划是否清晰，远期规划和近期目标是否适合建设时序和实际需求；建设单位已有信息化建设情况如何，包括建设年代、运行情况；项目之间是否存在重复建设；建设内容是否符合建设单位的职责范围，有没有跨越职能；需求是否分析透彻，深度是否达到要求；项目产生的数据资源是否有整体的规划、合理的应用；项目的投资模式是否合理；项目的运营模式是否合理，如很多学校信息中心能力较弱，适合购买服务，不适合实施新建项目；项目后期运维是否有合理的方案。大部分教育信息化项目缺乏顶层设计，申报材料缺乏全局观念，论证内容不够充分，不足以支撑项目立项决策。

1.2 轻视软件建设

教育信息化项目建设往往重“硬”轻“软”[1]，主要原因是在当前绩效追踪、严格审计的背景下，硬件的投资在价、量的认定上有优势，对上汇报和项目展示效果更加明显，而软件、服务等软性内容的评断往往以经验判断、专家评审会或其他主观评价为主的方式进行，价、量不易考量，效果也不容易被评估。这种项目执行风险的差异导致项目管理方在项目立项上有重“硬”轻“软”的倾向。教育信息化的本质是为了提升教育质量，推动教育水平提升。经验和研究表明，只有变革教育体系的流程、结构、理念等，才能使未来教育成为优质教育[2]。云技术、移动学习、泛在学习等以网状思维、分布式认知方式带来了超越时空的学习体验[3]，因而对课堂的重构、对教与学方式的变革成为学校信息化项目的研究重点，即软性内容也是教育信息化项目的重要方向。

1.3 项目造价明显高于市场价

教育信息化项目造价没有严格、科学的体系，对比电子政务类项目，明显高于市场价。要解决这一问题，需要参考其他行业的成熟经验，对造价进行合理划分。教育信息化项目涉及内容一般包括软硬件采购、软件开发、运维服务、弱电施工：软硬件采购在政府采购范围内的参考政府采购网价，不在政府采购范围内的可以进行三方询价或者参考最近中标价、合同价；软件开发可以按功能点拆分分解需求分析、开发、测试阶段性测算；运维服务参考往年合同价、上一个运维期故障率；弱电施工采用广联达等造价软件测算，并提供图样支撑。

2 咨询设计在全过程项目管理中的具体实施

根据教育信息化项目进度要求严、金额小的实际情况，将可研和设计阶段合并，统称为咨询设计，一步完成项目立项、可行性研究、初步设计的实质工作内容，既能“提质”，又能“增效”。在实践中，教育信息化项目咨询设计可以划分为以下三个阶段。

2.1 设计报告编制阶段

设计单位围绕建设目标、建设内容、建设方案、实施方案、招标采购方案、投资概算、施工图设计、风险及效益分析等内容，开展项目设计报告编制工作。详细流程包括项目启动、需求分析、方案和预算讨论、专家论证、报告编制，如图1所示。

教育信息化项目具体包括以下三方面内容：

(1)基础设施建设类。基础设施建设即学校运行基础的信息化配套项目，主要涵盖学校校园网、无线网、安防监控、入侵报警、电子巡更、有线电视、公共广播、视频会议、校园一卡通、智慧班牌、录播系统等，此类项目占教育信息化60%以上的投资。

(2)教育教学管理类。教育教学管理即对学校的人、财、物进行科学的管理，对学校的教学进行科学规划管理，保障学校有序、安全地运行，主要涵盖校长听评课、新高考志愿填报、选课走班、职业生涯规划、市区教育管理平台等。

(3)其他个性化需求。包括不同地区、不同主体的特色需求，常见的有电子书包、翻转课堂、创客教育等。

2.2 项目报批阶段

设计单位协助建设单位做好项目设计的报批工作。在项目设计审批过程中，设计单位参加向项目主管部门解释设计文件内容的工作，提交从评估到正式批准期间所需版本的设计文件，并配合建设单位报出正式报告；设计单位在项目评审会上对项目的建设内容和技术方案进行答疑及沟通；设计单位配合建设单位申报项目审批部门，并持续配合做好项目评审、补充材料、修改报告，以确保项目及时通过项目评审。

2.3 项目实施阶段

项目实施阶段详细流程如图2所示。

(1)招标阶段。咨询设计单位根据设计报告中的项目招标采购方案、招标环节做好技术支撑，协助建设单位编制招标计划，并详细论证招标文件技术需求，包括系统功能指标、接口内容、性能要求、集成环境和服务要求等。

(2)项目前期。咨询设计单位在工程实施前、施工单位中标并进场后，向施工、监理单位说明设计意图，解释设计文件，进行设计交底，确保设计思想完整传递到施工和监理方。

(3)项目实施。承建单位在施工过程中根据实际实施情况提出一些变更，设计单位参与技术变更的研判与确认，对技术变更引发的投资变更做出判断、提出结论，并在变更单上签字；设计文件内容发生重大变化的，如有特别需要做设计变更，设计单位按照规定对原设计文件进行变更。

(4)竣工验收。设计单位参与项目初步验收和最终验收，确认项目是否按设计意图实施。设计单位根据需要配合决算编制单位提供必要的技术支撑，同时根据建设单位要求，设计单位应配合完成审计部门对项目的审计工作。

3 教育信息化咨询设计的项目管理应用分析

借鉴政务信息化项目实践经验，在部分教育信息化项目中引入咨询设计，开展专业咨询设计和概算编制，对项目需求分析、项目目标、技术方案、投资概算等进行进一步细化和量化，有利于对项目建设各环节的管理和监督，确保项目可落地实施，降低项目管理风险。

3.1 加强信息化建设重要环节，提高教育信息化项目的规范性、专业性

信息化项目包括项目立项、初步设计、招投标、实施、竣工验收、工程决算环节[4]。设计作为信息化建设的重要环节，是项目实施、验收的重要依据。教育信息化建设涉及政府部门、学校众多，信息技术多样且日新月异，信息化建设需求复杂，实施进度要求高，对设计能力和经验的要求越来越高，因此教育信息化项目开展咨询设计工作，能够保证项目立项、实施和管理的规范性、专业性。

3.2 适应项目绩效管理导向的新形势，提高教育信息化项目的财政投资效益

当前，财政资金使用绩效管理要求日益提高，为规范大额资金管理，在使用中要注重量入为出、统筹安排、绩效导向[5]，发挥好资金引导和杠杆作用，提高财政资金使用效益。引入咨询设计，安排专人开展专业性、规范性的项目设计工作，重点对效果产出进行测算和评价，形成结构完整、重点突出的设计报告，为事后绩效评价提供充足依据，进一步适应项目绩效管理导向的新形势，提高财政投资效益。

3.3 适应政府采购管理的新要求，降低教育信息化项目管理风险

为适应主管机关对项目管理的要求，教育信息化集成项目一般为财政资金，按照政府采购管理“应采尽采”的要求，能定点采购的尽量进行政府采购，其余部分以及达到招标限额的政府采购部分进行公开招投标。因此，一个教育信息化集成项目将会被划分为多个子项目、多个合同，产生多个项目开发商、集成商和产品供应商。此类信息化项目在方案的集成环节可能会出现较高风险，进而导致在整个项目实施过程中出现方案风险、选型风险、设备采购风险、实施风险等一系列风险同步提升的连锁效应。