数字化背景下高校校友档案管理策略研究

孟祥福

西安工程大学 陕西西安 710000

数字化技术的大范围推广给高等教育工作带来广泛深远的冲击，并直接加快了高校各方面的进步。当然，随着数字化融入高校工作的各个系统，档案工作的数字化转型也迫在眉睫，急需积极采取措施建设高效工作档案化。利用电信技术为根基建立起来的信息化技术对高校各类档案资料的即时获取、查阅、处理等方面，从质的角度加快档案信息收集、检索和处理的方便程度。有了技术支撑，纷繁复杂的业务信息平台将在全球互联网的框架下得以生根发芽，这将大大提高档案服务的质量。因此，本文就如何做好数据时代的高校校友归档工作提供了指导。

1 数字化背景下高校校友档案管理工作价值

首先，数字化档案管理使信息库的管理更加方便。对于高校校友信息建设和管理来说，高校校友档案信息数字化系统的建设有两方面主要内容。一方面，可以整理归纳各行各业的校友资料库，并且记录了高校校友在校期间的重要档案信息。另一方面，则是侧重于实时归档的管理和归档文档的保存。因此，当需要运行特殊的档案管理查询时，查询者可以执行查询并快速获取档案，这对获取高校校友信息的档案工作人员来说非常方便。

其次，高校数字化档案管理可以更加确保原件和相关档案的安全。历史时期存档的主要问题是，这些档案大多以纸质文件的形式保存，这非常不方便，因存储不当而损坏的档案可能永远丢失。因此，使用数字化档案管理可以确保档案信息的安全性。同时，文件加密数字网络传输和上传文件中的原始信息，并对其进行编码和保护，可以防止档案信息被更改。

最后，提升高校档案管理效率和质量。使用高校数字化档案管理是维护校友档案创新的好方法。如果没有一个好的校友档案管理系统，我们就无法有效地进行校友档案管理和使用。在高校纷繁复杂的档案中，首先是由于档案资料很多很杂，其次是由于有些原件只有一份，在信息技术不发达的过去，备份寻找这些档案花费的人力物力难以想象。因此，构建方便好用的校友档案管理系统是非常具有挑战性的。在传统的看法中，通俗地讲，档案管理就是把一些信息写到纸上，之后放在一个文件袋里，这种方法太落后，太低效了。因此，确保档案管理信息技术和校友档案创新的持续改进和发展至关重要。

2 数字化背景下高校校友档案管理现状

2.1 高校愈发重视校友档案工作

当前，高校的声誉、社会影响力和发展来自校友的成就、助力和期望。校友是母校永远的财富和骄傲，校友是学校最宝贵的资源。因此，对高校校友信息的归档和整理是推进学校发展不可或缺的力量。在我国，各个大学都非常重视校友资源的开发和利用。国内高校对校友服务在整个生命周期中的认可和尊重不断增加。根据教育部第五轮学科评估总体规划，人才培养是重中之重。大学和学院除了关注整体数据外，还应该关注校友跟踪。一所学校的校友资源在传播学校品牌、提高学校声誉和提升学校影响力等方面非常宝贵。在当今时代，大部分高校都开发建立了各种系统机制来收集校友的意见，并大力推进促进人才培养、科学研究和社会服务方面的制度改进。

2.2 高校校友档案管理的内涵、外延不断拓展

高校保存校友档案，其中包含对校友在今后的工作、发展中有用的文件。这些档案涉及校友在校期间和毕业后的情况。除了作为传统意义上工作分析的基础外，校友档案还保持着校友与母校之间的联系。校园记忆和极其宝贵的教育资源都包含在其中。基于“三个完整教育”的理念，档案管理也是高校管理和教育过程中不可分割的一部分。过去，高校会花更多的时间建立校友档案。在数字化时代，高校更加重视校友档案工作体系的建设，建立全面的校友档案体系。发展校友档案的意义和内涵进一步帮助了校友在其生活和工作的各个阶段。

2.3 数字化发展对高校校友档案管理带来新挑战

目前，我国正在推进全面数字改革，将数字改革作为全面推进改革、加快数字化发展的总战略。为了更好地推进高校档案管理工作，高校档案管理相关人员务必解决数字化档案平台建设率较低、档案资料数字化程度较低、受众使用体验差等严重不足问题。这些缺点的暴露无遗是高校档案信息化前进路上的障碍，相关工作人员必须要想方设法改进克服。

3 数字化背景下高校校友档案管理存在的问题

3.1 政策体系有待进一步构建和完善

数字化背景下，高校校友档案管理的政策基础还不够完善，且执行困难。与其他类型的档案相比，高校校友档案的建设和发展相对滞后。除了与大学相关的档案材料外，还与行政、教学、科学研究和其他档案有许多联系。将校友档案单独列为一个类别也不符合当前的科学状况，并且各个高校对于校友档案的管理的理解和政策也不一致。因此，有关高校校友档案的相关规章制度普遍缺乏系统的思考和建设。

另外，在对校友档案进行整理归纳时，缺乏专业的归纳与整理程序。例如，高校在进行学生文件(学生毕业论文、荣誉证书等)档案进行整理时，内容过多，缺乏专业知识。近年来，各个学校已经逐渐开始重视学生记录的收集，并规范程序。已有研究表明，大多数高校已经发布了关于校友档案管理工作的通知。各高校已经开始更加重视校友档案管理工作。另外，为了便于档案的转移和传达校友和校园故事，档案管理的内容分为思想政治教育、科学研究和创业。

3.2 多元主体权利义务有待进一步明晰

目前，高校档案收集工作相对薄弱，主要集中在党群行政档案方面，宏观档案和综合档案对档案的收集贡献最大。由于档案管理方法一直没有创新，极少出现一些生活日常记录和校园工作值得纪念的事情记录，主要是一些比较正式的文件资料，虽说文件资料很重要，但是记录日常生活的图片、语音、视频资料也是必不可少的。可见校友档案工作具有一定的非一致性(复杂、特殊、个体性)等特点，所以，在新阶段的校友档案工作中必须要考虑这些要求。为了档案工作的建设和发展，必须让大家都参与进来，集思广益，广泛收集意见。如何激发广大校友参与校友档案建设的热情，共同推进和发展校友档案的工作建设，对数字化校友档案管理具有极其重要的现实意义。

另外，校友档案的管理需要通过宣传推广来促进。目前高校校友档案管理主要存在两个问题：一方面是前端理解不足，效率低。对于学校收集到的校友档案，第一步归纳整理工作是由一些学生档案管理员进行处理，很明显这些人员不是经验丰富的档案人员。另一方面对于专业的档案管理人员来说，他们对传统的档案管理工作很在行，经验也很丰富，但在信息化校友档案工作等方面经验和方法是很欠缺的，很多方面需要自己慢慢摸索，这就降低了效率，产生了一定的懈怠情绪。此外，管理体系相对封闭，开放式共同治理并不广为人知。大多数学校都有优秀的校友工作，但校友档案非常缺乏。创建校友信息管理平台方便开展校友工作，一些校友部门参与校友档案管理，并致力于提高校友特定数据的利用率和共享率，但是对于档案的信息化建设基础很薄弱。

3.3 高校校友档案数字化改革基础较弱

长期以来，学校对展示大学档案存在限制，人力和财力都相对有限，并且高校档案的数据基础却十分欠缺。大多数学院和大学的校友记录不标准、不集中，并且使用了多种系统。由于档案数据的利用率较低，而且高校档案工作人员提供的服务水平较低，因此缺乏对高校校友信息的关注、记录和整合，无法实现校友档案的数字化。大量高校还未建成档案数据网上平台、数字化管理方案等系统。在新时代、新模式下，运用全球化方案、数字化思维和全面网上构想，更新迭代校友档案的基本架构，实现校友档案工作的“上网过程”，是每一位高校校友档案工作者责无旁贷的任务。

4 高校校友档案数字化建设策略

4.1 搭建校友档案数字化管理服务平台

高校校友档案数字化在改进高校工作和保护其数据方面起着重要作用。此外，我们的目标是通过资源共享进一步促进我国高校校友档案管理的发展。然而，尽管有这一政策，档案服务部门必须努力整合现代信息技术，建设高校校友档案中心，并创建一个与其他机构联系的交流平台。用通用的标准数字化高校档案，这样可以提高档案工作的一致性和可移植性。此外，要全面建设高校校友档案服务信息中心，必须为其提供多样化、丰富的服务。作为高校校友档案数字化服务建设实施的一部分，实现了校友档案信息自动录入、重要资料上传下载、资料归纳等功能。

从前文看出，搭建高校校友档案信息数字化服务平台可以保证当前高校校友档案查询工作的安全稳定提升，确保有权限的管理单位方便快捷地随时获取档案等信息资料，快速发现缺点、优化问题、改进提高。信息化平台可以方便档案的管理更新迭代，大大提升效率，减少人力物力的支出。

4.2 优化校友数字化档案管理软件

为了确保我国高校校友数字化档案馆的高效建设，必须使用功能全面的档案管理系统软件作为主要支持。为了高质保量地完成这些任务，档案系统软件的全过程将涉及大量的工作，包括档案系统软件的架构和设计、档案系统资源的综合整理、档案系统资源的备份和扫描。为了在我国建立强大的数字文件系统，我们需要符合中国标准的软件。同时，为了完成高校档案数字化的重点工作，高校校友有关部门要继续高度重视，加大投入，积极引进国内先进软件。各高校要继续优化校友档案资源信息数据库，方便高校档案管理工作者管理和维护校友档案信息。

4.3 培养数字化档案管理专业人员

在新时期的档案管理中，大量的档案资料给管理带来了很高的难度。以往的低效率档案管理策略无法满足现阶段档案管理需要。对于高校校友工作者来说，应当充分调研理解这一迫在眉睫的需求，创造性地建立档案管理现代化模式，也就是采用一定的现代化方法提升档案管理效率。高校要有组织地对校友档案工作者进行定期的培训，使高校档案管理人员具有各种自动化管理的技能，确保各类档案信息的自动化管理高效进行。因此，要实现档案数字化管理，高校校友档案管理人员必须及时参加培训，不断提升档案管理专业知识。另外，高校档案馆管理人员必须更加重视校友档案管理工作，同时，他们应该学会如何不断提升校友档案管理的快捷程度。突破传统档案管理模式低效的缺点，为高校校友档案管理事业的发展做出贡献。

结语

经过前文论述，时代更迭变化，高校档案管理也遇到了很大的挑战，档案工作也应该日益更新才能满足新时期纷繁复杂档案管理的需要。身为高校档案馆的工作者，不能一心只读圣贤书，应该积极投身到信息化档案管理的信息化进程中来，建设信息化的档案管理制度，完善信息化档案管理人员的用人制度，加快高校档案信息化管理的更新迭代，进而减少高校档案工作的人力、物力的时间和工作成本，提升高校档案管理的高效性，促进高校档案工作的长足发展。