城乡居民养老保险业务档案管理发展探索

任玉莲 山西省阳泉市郊区城乡居民养老保险中心

城乡居民养老保险业务档案作为社保档案的一部分，贯穿于参保登记、征缴保费、待遇核定、社会化服务、统计、稽核等业务经办全过程，通过实现“记录一生、管理一生、保障一生、服务一生”的跨生命周期管理服务，全面和真实地反映出每一位参保人员履行参保缴费义务、享受养老保险待遇的情况，是参保人员权益维护的重要凭证，也是城乡居民养老保险事业发展的宝贵资料。现立足于本单位当前保险业务档案管理的现状，对做好城乡居民养老保险业务档案管理进行分析探索，旨在促进档案管理与业务深度融合，推动档案管理向规范化、信息化方向不断完善发展。

城乡居民养老保险作为社会养老保险体系的重要组成部分，覆盖了未参加职工养老保险和机关养老保险的广大城乡居民。其因覆盖面广、缴费门槛不高、筹资渠道多样等特点，日益成为广大城乡居民老有所养、老有所依的重要制度支撑。党的十九大报告提出，要加强社会保障体系建设，按照兜底线、织密网、建机制的要求，全面建成覆盖全民、城乡统筹、权责清晰、保障适度、可持续的多层次社会保障体系。山西省从探索建立农村社会养老保险制度，到覆盖全民的城乡居民基本养老保险制度逐步完善，实现了从无到有、从小到大的转变。尤其是近十年来，山西省城乡居民养老保险制度发展迅猛，各项制度陆续出台。随着2021年城乡居民补充养老保险制度的建立实施，城乡居民养老保险制度更加完善，保险的覆盖范围不断扩大，保障力度不断加大，符合参保条件的人员参保意识不断增强，城乡居民养老保险得到了广泛认可。以阳泉郊区为例，农村居民的参保人数占到了参保总量的95%以上。城乡居民养老保险业务档案管理作为推动城乡居民养老保险健康发展的一个重要环节，在满足工作人员和服务对象对保险档案利用基本需求的同时，使档案的记录和凭证作用在日常服务中得以发挥。然而档案管理过程中存在的一些不足，如与业务结合不够紧密，数字化程度不高等也成为制约城乡居民养老保险事业健康发展的因素，这些都对档案管理的发展提出了新要求。基层社保档案管理人员不仅要潜心工作，还要立足于本职，发现问题，善于学习，总结思考，不断探索发现解决问题的新方法、新途径，努力提升管档水平，使城乡居民养老保险业务档案发挥出它应有的作用及价值。

城乡居民养老保险业务档案的形成和分类

城乡居民养老保险业务档案是城乡居民养老保险经办机构在办理业务过程中采用专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体直接形成的具有保存和利用价值的历史记录，是全面、系统记录参保人员参保、缴费、变更、计发待遇等信息的重要原始凭据。根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》中对社会保险业务材料归档范围与保管期限的规定，城乡居民养老保险业务档案主要包括管理类、征缴类、待遇类、统计报表类和稽核监管类五大类。

管理类主要涉及单位及人员参保登记、变更登记、待遇领取资格验证、退休人员社会化管理服务、服务协议管理等材料；征缴类主要包括基金征缴明细及汇总表、收款凭证、会计报表等材料；待遇类主要包括养老保险待遇核定、个人账户一次性支付核定、支付明细表及汇总表、付款凭证等材料；统计报表类包括月、季、年度统计报表，以及社会保险数据分析报告等材料；稽核监管类主要包括社保经办机构内部控制材料、监察材料、稽核材料，以及大案、要案、特殊案件的稽核材料。

以阳泉郊区城乡居民养老保险中心为例，其现有已整理分类组卷归档的业务档案2733卷，其中，管理类1357卷，征缴类178卷，待遇类1145卷，统计报表类20卷，稽核监管类31卷。

城乡居民养老保险业务档案的价值所在

第一，是参保人个人权益的真实记录和有力保障。城乡居民养老保险业务档案是参保人参加城乡居民养老保险的原始记录，业务档案“记录一生、管理一生、保障一生、服务一生”的跨生命周期服务，可以全面和真实地反映出每一名参保人员履行参保缴费义务、享受养老保险待遇的情况，是参保人员维护权益的重要依托。

第二，是保险制度不断发展的历史见证。2009年，山西省开展了新型农村社会养老保险试点工作。2011年，城镇居民社会养老保险制度建立实施。2014年，在新型农村社会养老保险和城镇居民社会养老保险的基础上，建立了全省统一的城乡居民基本养老保险制度。为推动城乡居民养老保险制度不断完善发展，2021年全省在城乡居民养老保险的基础上又推出了城乡居民补充养老保险，保险覆盖范围进一步扩大，保障力度进一步加大，为高龄人员提供了双重保障。业务档案作为制度载体，充分体现了城乡居民养老保险制度出台的历史背景、指导思想、基本原则、组织领导、实施意见、保障范围等要素，真实再现了各个时期的制度。

第三，是保险事业持续发展的基石。不论是完善社会统筹与个人账户相结合的制度模式，巩固和拓宽个人缴费、集体补助、政府补贴相结合的资金筹集渠道，还是完善基础养老金和个人账户养老金相结合的待遇支付政策，抑或是强化长缴多得、多缴多得的制度激励机制，城乡居民养老保险档案都是保险制度可持续发展需要研究和分析的基础资料。通过分析研究城乡居民养老保险档案，了解政策实施状况，对相关内容作出合理调整。以缴费档次为例，从制度初期确定的单一档次到逐步调整为十个档次、十二个档次；再以各级财政补贴为例，省、区、市各级财政在对参保缴费和待遇领取环节设定入口补贴和出口补贴时，以城乡居民养老保险参保缴费和待遇支付档案为基础对缴费档次比例和待遇领取人员结构分布进行分析是必不可少的。

第四，为稽核内控提供有效凭证。根据政策、经办、信息、监督四位一体的稽核内控要求，通过统筹防控业务、财务、信息、档案风险，优化完善经办管理和监督，细化量化标准，规范业务经办，达到控制风险增量，减少风险存量，遏制社会保险基金大案、要案发生，确保不发生系统性风险的目标。近年来，司法、纪检、审计等部门出于办案需要，以及为防范、化解城乡居民养老保险基金支付风险，对基金进行审查监督，档案查询利用是调查取证的主要渠道。随着依法治国的全面推进，公民依法维护个人权益的意识不断增强，将社保业务档案作为法律依据来维护其社保待遇权益的案件逐渐增多。业务档案对经办人员的经办时间、经办过程的记录，可以直观地反映社保人员经办工作是否合法规范，城乡居民养老保险业务档案在其中充分发挥了证据的作用。

第五，具有更为广泛的社会意义。从资金筹集渠道的角度来看，城乡居民养老保险制度的资金筹集由个人缴费、集体补助、财政补贴构成，各年的集体补助水平可以体现当地的集体经济发展状况；对政府代缴人员的信息进行分析，可以进一步了解扶贫政策落实情况；根据待遇领取人员的死亡年龄可以推测出老年群体的预期寿命，并将其与社会平均预期寿命对比，分析具体影响因素，为社会治理提供有价值的建议。

城乡居民养老保险业务档案管理现状

首先，相关人员管档意识薄弱。主管部门领导层将重点放在各项业务环节的管理上，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，使得档案管理工作边缘化，且缺乏先进的管理理念和考核激励机制。近十年，城乡居民养老保险制度不断完善和发展，保险业务的范围、类别和数量都急剧增加，业务档案的工作强度和工作量逐渐增大，档案工作人员疲于对纸质档案材料的日常收集整理，对档案管理工作缺乏创新的热情，归档立卷意识不强，管档责任意识薄弱，忽视了归档过程的关联性及逻辑性，充当保管员的角色。由于管档人员缺乏开拓进取的精神，各类电子文件归档方面存在严重失位现象。

其次，与业务经办缺乏有效衔接。2018年，为了全面提升政务服务规范化、便利化水平和为民众提供高效、便捷的政务服务，全国各地区、各部门都加快了在线政务服务平台建设。近年来，在线服务平台、手机App自助服务成为城乡居民养老保险业务经办新途径。城乡居民养老保险业务经办渠道不断拓宽，服务模式呈线上线下多元化融合态势，网上经办和自助服务成为业务经办的新模式。经办服务新模式使业务档案同时存在纸质档案与电子档案两种形式。管档人员对新生电子档案归档的重要性认知不足，在工作中不愿尝试新的管理方式；电子档案管理会增加档案管理的投入成本；管理层缺乏对档案工作的重视；业务经办受理和审核人员在履行职责过程中未对形成的电子文件进行规范化管理，未按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案工作人员移交等多种因素导致业务在线经办产生的电子档案无法在第一时间得到归档处理，相当数量的电子档案处于自生自灭的状态。此外，多数电子档案与其相应的纸质档案之间未建立统一的管理方法，导致档案管理与新型业务经办缺乏有效衔接。

再次，数字化程度低，管档方式落后。一方面是基层单位不重视高素质档案工作人才队伍的建设，档案工作人员的管档技能和业务水平不高，档案管理人员老龄化、专业知识缺乏、培训力度不够。另一方面是管理层不愿投入过多的人力物力财力进行档案管理设施和场地标准化建设，导致在创新档案管理模式、构建以数字化技术为基础的档案管理模式上落后，从数字档案的生成到归档缺少规范化、程序化、系统化管理，档案资源未得到妥善保存与有效合理的使用，制约了档案管理的长远发展。

最后，档案利用率不高，不能满足多元化需求。随着各项养老保险制度的不断改革发展，保险关系的转移接续要求业务档案实现跨区域、跨险种有效利用。保险业务的流动性对档案管理提出了更高、更新的工作要求，档案利用率亟待提升，以满足对社保档案利用的各种需求。

城乡居民养老保险业务档案管理的发展探索

首先，要充分认识档案管理的重要性。切实加强组织领导，建立和落实档案工作责任制，优化档案工作检查考核机制，将档案管理列入年度目标管理考核体系。加大对档案管理的投入力度，完善档案管理设备设施和场地标准化建设。合理配备专业的档案管理人员，对现有档案管理人员进行培训，提高他们的管档技能和业务水平，并加大对优秀人才的引进力度，建设高素质档案管理人才队伍。

其次，加强档案与业务的深度融合。将城乡居民养老保险业务档案融入业务经办环节，由经办人员收集立卷，实现档案管理与业务工作协同发展。这个过程也是对业务经办再审核、再监督的过程，以确保业务经办合规合法，同时还能为复核、内控、稽核、审计等环节提供完整、准确的资料，降低经办风险。此外，将档案管理功能融入业务经办系统，大力推进网上经办业务，实现档案管理的数字化。在经办过程中实时生成电子档案，提升档案信息化能力，逐步实现档案管理的“存量数字化”和“增量电子化”，这也可以使档案查询利用更加方便快捷，经办效率得到提升。

再次，加强档案管理规范化建设。城乡居民养老保险业务档案是参保人员权利义务最原始、最真实的记录，实现社保业务档案管理的科学化、规范化已成为社会保险经办机构的一项重要任务。修订和完善传统的档案管理制度，针对新型档案与纸质档案的不同特点，从档案的收集、整理、保管、鉴定和提供利用等诸多环节入手，依照国家相关规定，借鉴相关经验，自上而下制定一套科学化、规范化的档案管理制度，使电子档案文件处理和电子文件的保存更加规范化、程序化，进一步提高城乡居民养老保险档案管理工作的标准化、系统化水平。这对实现我国社保体系的整体化、信息化、共享化发展有着重要的推动作用。

最后，加强档案管理信息化建设。2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，将“档案信息化建设再上新台阶”和“档案工作基本实现数字转型”写入发展目标，并体现在各项具体任务中。数字转型已成为助力档案事业高质量发展的重要引擎和必经之路。与其他社保档案相比，城乡居民养老保险档案管理具有涉及人员数量多、时间跨度大的特点，档案管理工作亟待对传统工作方式进行创新。将计算机技术、数据库技术、统计学等运用到档案管理工作中，以提高档案管理工作的信息化水平，实现档案工作数字转型，推动数据与业务深度融合。随着档案信息化建设的深入，数据与内容的开发工具和技术方法的不断更新，基层工作人员应在实现业务数字化的同时，做好顶层设计，构建全国（省）统一的社保档案管理信息数据平台，与业务信息系统实现互联互通，将档案查询利用服务融入区域内“一网通办”服务体系，以促进档案服务均等化、便捷化。基层工作人员通过对服务诉求的实时感知与动态进行分析，主动为各类服务对象提供更具个性化的服务，使城乡居民养老保险档案查询利用更加高效和安全。

总而言之，城乡居民养老保险业务档案管理只有坚持与时俱进，才能更好地适应新形势的需要。科学规范的档案管理可以不断提升保险业务的整体管理水平，做好档案的开发和利用工作。这不但可以实现档案管理的价值，还可以为社保事业的健康发展、可持续发展奠定良好的基础，从而为经济发展和社会进步作出应有的贡献。