图书馆学术知识管理系统建设与实践

2022-09-02张赛男北京科技大学图书馆

文化产业 2022年24期

张赛男北京科技大学图书馆

根据知识是否能够清晰有效地被表达和转移，一般可以将知识划分为显性知识和隐性知识。其中隐性知识通常指那些非正式的、存在碎片性和偶发性特征的片段。这些非公开出版的、灰色的、具有经验总结性质的知识往往会成为影响机构组织核心竞争力的关键因素。现提出的学术知识管理系统利用开源软件搭建，对图书馆经年产生并且大量存在的知识资源如策划设计、培训方案、案例成果、经验总结等进行分类整理并储存共享，从而避免图书馆知识资源流失，促进知识的共知共享和传播创新。该模式可有效降低图书馆管理运营成本，强化图书馆核心竞争力。

研究背景

随着大数据技术的蓬勃发展，以数据密集型为特征的科学研究日益突显其重要性，由此引出的数据管理和运用已经成为科学研究活动中的重要组成部分，因此，建立科学的数据知识仓储也变得十分重要。目前国内外主流数据仓储主要分为四种类型：机构数据仓储、学科数据仓储、多联学科数据仓储和单一项目数据仓储。但就数据仓储的整体性而言，目前国内外数据仓储主要应用在公共服务领域，通常用以存储和处理基本数据，并且首要目标是在大型机构中实现数据再现。而面向中小企业的团队研究以及较为零散的流程数据库的构建却没有得到充分关注。

针对科研数据存储管理的强烈需求，国外开发了一系列数据管理平台和系统软件，如英国非营利性组织开放知识基金会基于开放数据推广研发的开源数据管理系统CKAN，为编目、存储和访问数据集提供了一个强大的平台；英国Digital Science公司支持建立的科研数据共享平台Figshare以创新的形式展示研究图表、数据、视频等内容，提升了研究内容的价值；此外，还有一系列可存储学科数据的数据仓储，如Dryad、DataStage、DataBank以及ScholarSphere等。国内一些优秀的数据知识管理平台如Baklib、语雀、看云、飞书文档、钉钉文档等，为科研团队提供了各具特色的存储和数据共享功能。

图书馆知识管理的目标是应用计算机技术构建一个全方位的开发、获取和应用知识的决策系统，即知识管理系统，对科研信息资源进行智能化管理，以实现信息的远程交流、知识化分类、智能采集和服务等诸多功能；对馆员实施激励机制，推动馆员间知识交流，促进有益的知识共享，激发馆员的创新意识与能力，丰富图书馆的知识资产等。

研究意义

图书馆目前的科研工作存在两个问题：一是学术信息来源分散，信息获取不及时，一些培训、会议以及论文征稿信息获取源头不固定，往往容易错过重要信息；二是馆员学术成果没有得到有效存储，缺乏时间上的连续性以及回溯功能。图书馆学术知识管理系统的目标一是及时收集分散的图书馆业界学术资讯，并对其进行集中整理，统一发布，如此，馆员就能及时获取第一手资讯并根据具体情况选择学习，这将有助于增强馆员的业务能力、科研能力与综合素质；二是知识管理系统能够对图书馆员的历年学术成果进行集中收集储存，分门别类，使科研学术产出具有连续性，可以提高图书馆的科研实力，有助于图书馆管理工作与评价工作的顺利开展；三是学术知识管理系统能够将以往的包括通知发布、论文收缴、项目申报等在内的人工重复性工作系统化、规范化，并能规范学术活动，提高管理工作效率，为馆员业务考核、人事管理等工作提供参考依据。

案例实施过程

技术路线

图书馆学术知识管理系统采用B/S架构，系统采用WCP开源知识库开发部署，由java、js语言进行开发，系统使用springMVC、spring、hibernate等框架实现主要架构功能，由lucene提供全文检索功能，并使用其他若干主流开源项目。数据库管理系统默认使用mysql，部署在tomcat等主流中间件服务器上。在服务器上进行配置后，用户不仅可以在网页端使用，还可以在手机移动端使用。

系统框架设计

图书馆学术知识管理系统采用B/S系统架构，采用分层结构设计，通过中间服务层实现用户与数据的交互，充分运用了低耦合的设计思想。从逻辑上可以将系统划分为三层：存储层、服务层和应用层。在服务器端部署完成后，可以在客户端通过浏览器进行访问，也可以通过移动端浏览器访问。它具有团队知识库建设的一整套功能，包括知识创建、知识更新、知识推送、全文检索、office文档下载和知识评价等功能。在前台界面还可以实现统一检索、知识置顶推荐、知识分类管理、在线提交等功能。

图1 知识管理系统逻辑框架（作者自制）

内容组织管理

系统主要分为统一检索、小组管理、知识置顶推荐、常用知识、知识分类等栏目。知识分类又分为学术成果、学术资讯、申请提交、常用下载等栏目。学术成果收集了馆员历年文章、获奖、培训、科研课题项目，学术资讯会定期发布图情业界最新会议、培训及新闻通知消息。此外，还可以在线提交馆内科研项目申请，分权限进行隐藏查看。常用下载挂接图书馆及学校常用科研规定及工作手册等。具体组织方式如下。

图2 知识管理系统内容组织（作者自制）

系统功能

知识管理系统通过集群应用和分布式网络存储技术，将工作中大量各种不同类型的存储片段集合起来协同应用，提供数据存储、管理、业务访问的应用解决方案。重点功能概述如下。

数据获取和导入

图书馆知识管理系统为用户提供了一个灵活的信息入口，如在线文档、系统、网页，其还可以使个人专业技能中的信息以相对平滑的方式导入系统中，从而形成可表示的、标准化的、统一的数字信息。导入方法支持知识的直接创建、网络知识的下载、文件资源的打包上传等，满足了不同知识内容的不同存储和呈现需求，方便了知识的导入。

知识分类机制

本案例提供了一个方便、可用的知识分类体系。一个混乱的知识库不仅难以为用户提供有用的信息，还会给管理员带来维护上的困难，用户也很难找到合适的知识。所以在将数据导入知识库系统之初，就必须有合理的分类机制，并且支持单独或分批进行分类设置和调整。本案例知识管理系统知识分类如下图所示。

图3 知识管理系统知识分类（作者自制）

分布式搜索模式

本系统由lucene提供全文检索功能，能够提供一框式模式搜索，从知识库中的碎片化存储到完整的知识体系，再到分布式的知识库集合、文件集合等，进行关键字、全文及附件等的检索。每一篇知识文档都建有数据标签（关键词），能够聚合相关知识，并在知识文档的下方进行拓展展示。

图4 知识标签与相关知识聚合（图片来源：案例系统截图）

管理权限分级

知识管理系统中的每个用户都拥有自己的用户名和密码。在系统的各个层级，管理员可以为使用者分配资料资讯的作业许可，个人知识拥有者还可以为这个知识的使用者分配作业许可。为方便管理，按图书馆的机构分类，使用者可以归入多个群，也可以加入其他群。本案例根据图书馆的组织机构将部门划分为信息服务部、书刊服务部、资源建设部、技术部、办公室等，并由学术委员会投票选举部门成员作为学术委员会委员，分管图书馆学术科研工作。

层级知识发现

知识管理系统必须能够以简洁明了的方式呈现知识，能够让使用者明确了解本系统的结构。本案例参考了windows资源浏览器分级分层的展现模式，目的在于对使用者屏蔽原始数据的烦琐细节，从原始数据中提炼出有意义的、简洁的知识，直接向使用者展现。基本任务流包括数据分类、数据聚类分析、关联度和相关性分析、时间序列分析、信息流重构与展现等。与此同时，用户也可以直接使用框架型搜索功能，在进入系统后能够立即定位知识，为用户提供了快速检索所需知识的入口。

泛在模式的知识容纳

知识的更新在很大程度上取决于知识管理系统的用户。他们所累积的知识是最宝贵的财富。通过实例分析，可以在使用者学习过程中为其引入大量的文字、图形、图表、压缩文档等信息，从而高效地将有价值的信息输入知识体系中。要保证知识的正确性，就需要在最后的过程中进行多层次验证，以防止信息的重复和劣质信息的流入，保证知识体系的完整性。

协同合作能力

总的来说，与技术素质和生产率有关的工作整体合作水平较差。但是，涉及创意和反应的知识，要求参与者有很强的合作精神。比如，团队会议和策略制定往往需要更多人进行更多的沟通。区别于个人网盘，知识管理系统根据应用场景的需要，加入了团队的概念。团队与图书馆真实组织架构中的部室一一对应，各团队组建完成后，系统也会为该团队自动建立一个团队协作的文件夹，用于该团队内成员在该文件夹中上传或下载相关团队资料。同时，系统也会为用户提供一个用户消息平台，使用户能够对特定人员或群组发送站内消息，并在对方登录系统时及时提醒，实时回传阅读状态，方便科研学术活动的沟通交流，促进团队协同工作。

案例成果及效益

本案例建设时间为一年左右，每周进行一次数据更新，力争形成一套完备、规范的图书馆科研学术知识管理系统，实现科研数据的有效存储共享，及时扩散通知学术信息，提高图书馆整体学术水平及研究能力。经过对科研团队用户数据管理需求的明确，对关键技术的研究与实现，图书馆知识管理网络版本已搭建完成，并开始提供下载和相关服务。

本案例系统目前已能提供馆员学术成果搜集整理（论文、获奖、会议、专著、培训、科研课题等）、学术资讯传递（通知公告、图情会议、业务培训、学术新闻、工作总结等）、课题通知、提交申报、常用知识下载等多重功能；创建知识类别57种，实现了图书馆科研知识管理的基本功能。截至目前，系统提供馆员注册账户全覆盖，实现了科研生态过程全部网上操作的目标，为馆员学术发展、图书馆知识积累等提供了有效保障。