高校“智慧财务”服务模式的现状分析及建议——以X高校为例

付红艳

(湘南学院 湖南郴州 423000)

自各高校执行财政部2017年10月颁布的《政府会计制度》后，均对自身财务信息化系统进行了更新升级，尤其是综合类高校，由于这些高校的资金筹措渠道多元化、办学形式更加多样化，这就会导致财务工作量加大，“智慧财务”的转型需求也是迫在眉睫[1]。实施新《政府会计制度》既是机遇又是挑战，只有把数据信息在高校各相关部门之间共享起来，把财务部门的定位从“职能财务”向“智慧财务”转型，才能实现高校财务服务模式质的转变[2]，也是高校财务管理将要接受的一次重大挑战。然而实现“智慧财务”对于高校来说是一项非常复杂的系统工程，需要组织领导、顶层设计、技术支持、第三方服务平台、财务部门等共同努力才能完成。

近年来，各高校资金的来源渠道日趋多样，教育和科研经费总量也与日俱增，导致科研等项目经费的管理难度加大。与此同时，需要核算的主体增多,业务种类日益繁多[3],大幅度增加了财务经办人员的报销工作量与财务人员的核算难度。新政府会计制度对财务信息化的要求不断在提高；“智慧财务”逐渐代替传统的财务管理服务模式，并将为高校财务管理的科学决策和高效管理提供重要依据。目前，高等学校的财务核算系统能够实现从其他平台提取数据并自动生成会计凭证还为数不多；尚且未能有效搭建财务共享信息数据库；业财融合还有待进一步提升。高校“智慧财务”的发展，不但可以使财务工作流程得以简化，推动业财一体化，提高财务工作效率，还能减轻高校财务人员的工作负担，不断提升高校财务的管理水平[4]，促进高校教育事业稳定发展。

1 以X高校为例，分析“智慧财务”发展现状

1.1 X高校“智慧财务”发展整体框架

目前X 高校财务处业务主要包括收缴学生学费、发放教职工工资薪金、发放学生奖（助）学金、管理科研及设备资金、全面把握资金预算、资金筹措并实施财务监督等。针对在互联网大数据背景下对目前遇到的报账繁琐、报账难、审核复杂等问题，X 高校积极推动财务信息化平台建设，推动财务服务效能提升，更好服务师生。现阶段，X 高校“智慧财务”建设通过数字化应用，搭载人工智能技术，开发出了具体的应用模块，实现了有效运作，推动了传统财务工作中的窗口排队、票据审核、线下审签由“线下”转为“线上”，取得了良好的效果。

整体框架具体如图1所示，目前包括极简报销、项目授权、工薪平台及查询模块，具体情况见图2。

图1 整体框架流程

图2 操作平台模块

1.2 X高校“智慧财务”服务操作模式

在会计核算业务模块通过信息网络实现数据共享，做到了预算、授权、报销、工资薪酬、出纳、结算、报表等信息共享。系统按照“事先授权、分类申报、汇总交送、即送即收”的总体思路设计，相关信息发布平台上多终端（电脑、触摸屏、智能手机）同步展示进度流程，达到网上电子交易的智能化报销与进度实时关注，实现网上智能报销、网上审批、网上查询（收入、缴费、项目使用情况、报销进度）[5]。第一步，事先授权。财务处将工作经费、项目经费分别向各单位财务系统维护员、项目经费负责人授权。第二步，线上填录报销信息。登录智慧财务平台中的“极简报销”，在各经费项目预算限额内分类填制报销申请单、生成和打印报销汇总单。第三步，线上办理签批手续。经手人与证明人在票据背面签字以后，根据现有制度系统自动推送完成领导签批手续，报销汇总单主要核准预算经费开支来源、金额与结算付款信息。第四步，提交报销单据。完成线上填报和审批的报销单据直接提交至计划财务处收单员面审即可，即送即收，不必到报账大厅排队报账。

2 X高校“智慧财务”服务模式存在的问题

2.1 缺乏票据智能识别平台

虽然X 高校实现了网上填报、网上审批和预约报销，但是报销人需识别手中的原始凭证，选择对应类型，报销的发票附件上传时需要自己判断报销类别，如什么是差旅费、什么是办公费等，报销人员需要自己选择科目类别。报账业务涉及的人员广泛，很多教职工并不了解财务这块的业务，无法正确区分会计科目，到财务人员审核环节需重新区分，加大了财务人员的工作强度。

2.2 缺乏部门信息共享数据库

目前，X 高校虽然已经建立起了“智慧财务”网络体系，但还是存在“数据孤岛”“信息孤岛”的问题[4]。在“大智移云”这个大数据背景下，资金流管理是财务管理的主要内容，目前X 高校各部门均有一套自己的办公系统和数据库，如科研部门、教务部门、资产系统、人事管理系统等，未能实现一体化建设，各部门系统融合性差。各项业务数据及财务数据难以通过有效的方式进行连接，实现融合。只能通过人工来对数据进行传递，数据传输无法实现自动化，财务信息化建设也受到了阻碍。缺乏共享数据库，影响了整体规划，从而制约了学校财务发展等。

2.3 信息安全保障有待加强

网络信息化时代，信息安全地位日益凸显。财务信息化平台对信息安全同样有着更高的要求，但是平台又具有一定的开放性。一是需要利用互联网技术促进财务数据共享。二是旨在方便让学校师生可以通过“智慧财务”实现各种业务的办理，让数据多跑路、师生少跑腿，这就无形之中会给信息带来安全隐患。比如：不法分子对财务数据的窃取或破坏，会导致财务信息泄露，严重则会给学校及个人造成不同程度的损失。X高校的财务信息系统的网络安全是由学校的网络信息中心负责，网络信息中心目前对于财务信息系统的安全评估与分析还欠到位。同时，在财务工作人员中，有些人员在计算机这块专业知识上处于比较薄弱环节，再加上缺乏安全保密意识和必备的信息安全防范能力，无形之中会使财务信息系统陷入危险的境地，无法让信息安全得到充分保障[6]。

2.4 宣传及业务培训有待加强

X 高校各部门报账人员流动性大，经常随时更换报账人员，很多报账人员目前对学校的“智慧财务”平台还处于一知半解状态，相关的报销规定和报销程序理解不到位，报账员尚且如此，其他教职员工要掌握“智慧财务”的使用则更为困难[7]。有相当一部分不清楚报销流程的人员，经常跑去财务处报销审核窗口咨询报销相关业务，比如票据上传不规范、不按要求粘贴票据、报销手续不全等问题，造成报销一笔业务多次往返财务部门，耗费大量的人力和时间，也在无形中增加了报账难度[8]。

3 X高校“智慧财务”服务模式平台的优化建议

3.1 完善第三方智能服务平台

通过与电子票据的认证接口对接，在报销人员上传票据时能够自动验证发票真伪且具有记忆功能，防止票据重复报销。当票据及附件上传时，系统自动识别票据信息，通过分门别类，实现归类到日常报销、差旅费、酬金及暂付款四大类中，进行自动填报。目前，网上预约系统，需要经办老师单独进国税网站验证发票。经常有教师反映由于各种原因，票据验证既费时又费力。“智慧财务”完善第三方服务平台，与电子票据认证接口对接后，能显著提高教师及财务工作人员的工资效率。票据填报完提交后会根据学校财务报账审签流程及嵌入的相关财务制度，自动流转审批。加强了内控，有利于学校财务管理。

3.2 建立“智慧财务”数据融合共享系统

X 高校在建设“智慧财务”期间，迫切需要解决的一个难题是怎样建立“智慧财务”数据融合共享系统，实现各部门数据的互联及共享。在“大智移云”背景下，通过加入财务共享服务中心平台，利用大数据库，在平台实现科学、合理预算编制和费用报销，简化财务办理流程，合理有效配置资源[9]。财务管理涉及的数据信息量大且广，需要与学校各部门之间取得紧密的联系和数据共享，如高校科研部门所管理的科研经费、教务部门所管理的实习经费、资产管理部门管理的资产数据及经费、人事部门管理的工资薪金经费、学生部门的学生奖（助学金）经费等，都需要与各部门现有的独立系统相关联。通过资金流管理为主线，围绕财务大数据构建一个集互联财务管理与业务管理于一体的综合性高校财务管理平台，连接学校各部门，如科研系统、教务系统、资产系统及人事系统，融合各项业务及财务数据，使财务业务信息实现一体化，搭建起一个可共享、可管理数据联动的一站式财务数据共享平台，打破信息孤岛，从而全面提升X高校的财务智能化水平，为X高校的师生提供一站式智能财务管理平台。

3.3 加强网络信息安全防护

高校“智慧财务”建设的共享数平台，要求各部门之间的信息以及数据的共享，这样一来，数据安全就显得极其重要，必须加强网络信息安全防护。一是强化财务网络信息安全意识。财务人员要提高网络信息安全意识，加强自身业务和网络信息安全学习，对网络信息问题不能自作主张，强化专业维护意识。二是强化财务网络安全制度保障。X高校需要进一步完善学校的网络安全管理制度和规范，通过及时修订和完善财务数据管理制度中存在的不足，加强校园网络平台安全管理，确保“智慧财务”信息化平台不受攻击和破坏，为“智慧财务”提供坚实堡垒。三是强化财务网络安全责任落实。将财务管理的职责落实到每个财务人员身上，通过实名制操作系统，不得修改他人权限等确保保障数据安全。财务部门及信息化中心应该同时配置专门且专业的网络安全维护人员，日常维护和管理“智慧财务”系统，做到定期升级和维护各类财务应用软件；及时备份和存储财务数据；对防火墙及杀毒软件日常检查；管理和保护做好服务器登录密码的管理和保护工作等。通过强有力的管控网络信息安全，来确保财务数据的安全性、稳定性，保障“智慧财务”建设网络环境的安全[10]。

3.4 加强业务宣传培训

俗话说“隔行如隔山”，为了让报账员更好地服务科研教学人员，财务部门要做好业务培训工作，梳理各业务流程及规范，比如：差旅费（科研、非科研）、因公出国、公务接待、会议、外出培训、资产采购等各项业务规范，各业务报销经常会出现问题的要件、要点以及疑点、难点解答等，对于“智慧财务”网上预约报账及上传附件流程、网上审签等，可以制作简易手册发放到各部门、二级学院等，制作宣传展板放至财务处显眼位置。与此同时，还应通过组织培训，系统讲解“智慧财务”报销相关知识，让报账员及教学科研人员更好、更快地接受财务新的服务模式。为不断适应人工智能时代日新月异的变革，更好地做好高校“智慧财务”服务模式，不被新技术所淘汰，所有财务人员也需要不断丰富自己的相关业务知识，做好信息技术的知识储备，全面提高自身的综合素质和业务水平，成为合格的复合型财务人员。作为学校，也需要进一步重视财务人员发展，激活财务工作者推动财务创新发展的积极性，营造规范、科学、高效、便捷的财务环境，激活教职人员创新创造的潜能，为高校发展提供更好的财务组织保障。

4 结语

随着“大智移云”时代的发展，更多的高校开始建设“智慧财务”服务模式。高校的财务信息化建设是“智慧财务”建设的非常重要的步骤，不仅能有效提高学校工作效率，还能不断促进科研水平的发展。但是在建设工程中，高校的管理人员和财务人员应该时刻保持清醒和理智，因地制宜，结合学校发展实际，以有利本校发展为宗旨，制定符合该校师生要求的“智慧财务”信息化平台。该文以X高校为例，X高校根据现有条件完成了“智慧财务”服务模式的萌芽阶段，服务模式的转变更好地服务了师生的需求，对该高校教育事业的发展具有重大意义。对X高校“智慧财务”提出的建议仅供参考。在“智慧”系统建设过程中，可能会出现各种各样的问题和阻碍，财务人员要顺应“智慧财务”的大趋势，学会积极处理问题，善于沟通、正确引导。通过与学校发展战略相结合，不断提升自身素质，提高工作质量，完善财务管理及服务水平，推进高校事业健康有序发展。