智慧博物馆视域下以档案管理为视角提升博物馆基础管理能级研究

赖娜

（上海中国航海博物馆，上海 201306）

1 智慧博物馆概述

1.1 智慧博物馆研究发展

2012年法国巴黎卢浮宫博物馆通过利用IBM MAXIMO资产管理软件优化本馆的服务、运行和管理，被认为是世界上第一个开启智慧博物馆建设的示范。同年，我国也开启了有关智慧博物馆的研究，国家文物局组织召开了第二届物联网应用与发展研讨会，主题是“智慧博物馆”，主要探讨在博物馆展示、服务和管理中物联网所发挥的作用，并成立了文物保护领域物联网建设技术创新联盟。从2014年起，国家文物局组织开展智慧博物馆试点建设，第一批试点博物馆有七家，分别是秦始皇帝陵博物院、内蒙古博物院、广东省博物馆、甘肃省博物馆、金沙遗址博物馆、苏州博物馆和山西博物院。与此同时，我国关于智慧博物馆建设的研究也迈入快速发展时期，在中国知网中以篇名或关键词精确搜索“智慧博物馆”，截至2021年年底共有399篇相关文献，2014年后研究数量呈直线上升，2018年以后更是博物馆研究的热点话题，2018—2021年达267篇，占总量的2/3，年均论文发布量接近67篇（表1）。

表1 2012—2021年CNKI以“智慧博物馆”检索论文发表统计表

1.2 智慧博物馆概念

智慧博物馆建设是以实体博物馆为基础的。近年来世界范围新冠肺炎疫情改变了人们的生活方式，也影响了人们对精神文化的需求，蓬勃发展的物联网、大数据、云计算、移动互联及人工智能等全球化新技术在博物馆领域也逐步广泛应用，智慧博物馆建设成为博物馆发展新趋势。

目前关于智慧博物馆较为通用的定义是2017年文物保护领域物联网建设技术创新联盟编著的《智慧博物馆案例（第一辑）》，其定义智慧博物馆是通过充分运用物联网、云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术，感知、计算、分析博物馆运行相关的人、物、活动等信息，实现博物馆征集、保护、展示、传播、研究和管理活动智能化，显著提升博物馆服务、保护、管理能力的博物馆发展新模式和新形态。

2 智慧博物馆视域下上海中国航海博物馆档案管理现状分析

2.1 上海中国航海博物智慧博物馆建设现状

在智慧博物馆视域下，博物馆基础管理研究也是以新一代信息技术为背景，以对博物馆管理活动智能化为内容，以期显著提升博物馆管理能级为目标。历经十年发展，上海中国航海博物馆搭建了OA管理系统、资金管理系统、固定资产管理系统、物资管理系统、票务管理系统等办公平台。OA管理系统包括行政公文、工作事项的流转、审批、报表汇总，对于涉及资金问题的事项，则通过财务资金管理系统审批，固定资产及物资管理系统则主要涉及固定资产和物料的管理，这三个部分有机组合成了上海中国航海博物馆行政管理的基础，基本实现了博物馆管理线上办公，基本适应当前“互联网+”时代发展要求。另外，在实际工作开展过程中，因工作汇报及审批的便利性以及涉密等特殊情况，各部门都有一定量的纸质文件流转审批，以及相对独立的多个系统分别由各个主导部门管理，也导致了一些问题存在。

2.2 智慧博物馆视域下上海中国航海博物馆档案管理现状

档案管理是博物馆的一项重要的基础性工作。博物馆档案是博物馆运营过程中形成的各种原始记录，是博物馆各项工作办理完成的末端环节，对博物馆各项考核有着非常重要的参考凭证作用。“互联网+”时代，博物馆管理的智能化发展必然要求档案管理实现智能化，档案管理智能化是指档案信息从其记录形成开始到收集、整理、管理、利用全过程的智能化。

上海中国航海博物馆档案管理是以纸质文件为主的，在OA系统档案管理模块中配有电子目录。具体操作方式是以工作事项为立卷单元，汇集OA管理系统、资金管理系统、物资管理系统和固定资产管理系统中所有审批签字文件及附件，纸质审批文件、招投标文件组成案卷。相对于当前“互联网+”时代博物馆智能化发展要求而言，上海中国航海博物馆档案管理方式落后，不能满足当前自动化管理和智能化利用的要求。

造成档案管理落后的原因主要有四个方面。一是档案管理方式落后，以纸质档案加电子目录文件的档案管理方式无法满足当前自动化办公电子文件归档的需求。二是归档范围不明确，缺乏有效的归档依据，一般情况下由经办人员、内勤根据主观理解来判定是否归档。对于多个场合需要作为凭证依据的材料，存在归档混乱的情况。三是档案管理系统缺失，导致各个管理系统的流程结束后管理缺失，各部门打印纸质归档的内容由各部门自行判定，甚至是由经办人员、内勤对于归档工作的理解来决定。各部门依据自身理解认为重要或者机密材料则不纳入归档。四是音频、视频、荣誉奖励等特殊形式形成的材料归档管理空白，一方面是缺乏归档意识，另一方面是光盘管理的可行性较差。上述问题，长此以往下去将造成上海中国航海博物馆基础归档管理的严重缺失。

3 智慧博物馆视域下以档案管理为视角提升博物馆基础管理能级的理论分析

3.1 智慧博物馆视域下档案管理理论

3.1.1 文件生命周期理论

文件生命周期理论是指文件从产生直到因丧失作用而被销毁或因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程，是全方位探讨文件从产生直到转化为档案永久保存或销毁的全部运动过程的理论。

20世纪30年代以来，随着文件数量的激增，政府为提高行政效能、提高文件工作效率，提出对文件进行专门化管理的内在要求。到40年代初，西方档案学者将研究范围扩展至文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，进而提出了文件生命周期理论。20世纪90年代，文件连续体理论产生，被一些学者认为是对文件生命周期理论在电子时代的修正和发展。文件生命周期理论“以普遍联系和运动发展的眼光来审视文件从现行机关产生直到进入档案馆转化为档案整体运动过程，最终科学地揭示出这一运动过程的发展规律和特点，为现行文件确定了一种全面控制和高效管理的宏观指导思想”。文件生命周期理论是把从现行文件到档案归档的整个过程看作一个整体运动过程，通过研究这一整体运动过程的特点，总结这一过程中的规律，从而实现对文件整个生命过程的全面控制，以期提高工作效率。

3.1.2 闭环管理思路

闭环管理是集综合闭环系统、管理的封闭原理、管理控制、信息系统等原理形成的一种先进的现代管理理念，其核心思想是通过有效的管控手段，使管理系统内构成连续封闭的回路，确保其中每一个环节都能有效衔接而不至于脱节。简言之，闭环管理思路就是将工作串成一个“环环相扣，有始有终，缺一不可”的完整链，通过联动达到提升管理水平的目的。

3.2 以档案管理为视角提升博物馆基础管理能级可行性分析

众所周知，每个单位的档案来源是各部门日常工作中形成并办理完成的各种类型的材料，是各个单位的重要财富。以文件生命周期理论和闭环管理思路为依据，归档就是各项工作的最后环节，是工作的结果。各部门管理工作事项、设定工作流程时都以归档这一结果为共同目标，可以突破以多个“我”为中心，形成全方位的管理思路，从而提升管理能级。以结果为基础管理导向，有利于统一管理思路，避免各自为营的分散管理。

以上海中国航海博物馆为例。首先，目前各部门工作流程以本岗位、本部门为出发点，相关工作流程以本项工作办理完成并得到领导认可为标准，所以上海中国航海博物馆基础管理提升应以简化流程、统一工作标准、避免各自为营为切入点。其次，上海中国航海博物馆档案管理以传统纸质档案管理模式为主，档案管理系统缺失、传统纸质文件流转办公和电子化办公并存，工作人员归档意识不强，多个办公系统并存等现状，制约了上海中国航海博物馆档案管理水平，影响其基础管理能级水平。因此，通过提升上海中国航海博物馆档案管理水平，以妥善归档这一终端结果来倒逼各项工作过程的落实，梳理办公各条线流程，从而实现上海中国航海博基础管理能级水平提升，切实可行。

4 智慧博物馆视域下以档案管理为视角提升博物馆基础管理能级的具体措施

在智慧博物馆视域下，结合上海中国航海博物馆实际情况，以档案管理为抓手，统筹提升上海中国航海博物馆基础管理能级，具有理论可行性，也具有现实可操作性。

4.1 以档案管理为抓手提升上海中国航海博物馆基础管理能级的基本思路

4.1.1 搭建档案管理系统，串联基础管理方式

上海中国航海博物馆基础管理有OA管理系统、资金管理系统、固定资产管理系统、物资管理系统、票务管理系统以及部分的线下审批，通过搭建档案管理系统并建立通道将各基础管理系统纳入档案管理系统中。对于档案管理来说，不论是OA管理系统、财务资金管理等信息系统中审批完成的材料，还是线下纸质流转审批完成的材料，都以电子化或数字化方式纳入档案管理系统，相关活动中产生的音视频、获得的荣誉奖励等特殊材料也一并归入档案管理系统。

与此同时，在档案管理系统中设定预归档和档案管理两部分，各部门在工作中实行办理完毕即刻归档到预归档部分，以事项为关键词进行档案整理；档案管理部分设置分级管理权限，各级人员依据自身权限审核、管理和利用档案管理系统资源。

4.1.2 完善归档范围，打通归档思路

完善归档范围，一方面是需要各部门对本部门工作事项及过程形成的各种类型的材料形成闭环清单，并提供相应的材料清单；另一方面是各相关工作人员对归档工作要有客观的认识，不以主观判断或者因其他条件限制而产生不予归档的观点。此外，对于密级文件、各部门认为要自行保管的重要资料等特殊形式，确定是否统一归档管理；财务报销时所需的各类辅助材料原件与部门归档冲突的，需协商落实原件保管方式。通过协商打通各条线归档障碍壁垒，形成切实可行的归档文件清单，落实档案保管范围。

4.1.3 整理归档数据，做好信息开放

以荣誉档案归档为例。单位历年获得的荣誉档案信息在本单位日常工作中使用非常广泛。荣誉数据信息是单位在拟写年度报告、工作总结及数据汇报等材料时需要使用的重要的素材，也是各级各类评比的重要汇报材料；荣誉实物展示也是单位宣传工作的重要部分，一般单位在正门或者大厅醒目位置设置荣誉墙，用以展示本单位近年来荣获的重要的荣誉和称谓，展示本单位的精神风貌。所以，做好荣誉档案归档管理，不只是收集入库，还要做好数据整理并链接到大数据库，以满足单位荣誉信息开放利用的需求。

4.2 以档案管理为抓手提升上海中国航海博物馆基础管理能级的具体措施

4.2.1 加快推进档案系统开发建设

档案管理系统是档案管理智能化建设的基础，是当前“互联网+”时代无纸化办公的必然要求。没有档案管理系统空谈档案信息化建设、智能化服务，无疑是纸上谈兵。为进一步提升上海中国航海博物馆档案管理水平，实现档案管理从传统纸质归档向智能化发展，应该加快档案系统开发建设，构建档案管理信息化智能化服务平台，实现全馆档案信息资源有“家”可归。

4.2.2 建立通道完善多门类档案及时归档

基于上海中国航海博物馆业务丰富，档案资源信息载体复杂多样，传统纸质档案管理并不能实现对档案信息的全面管理。工作人员归档意识薄弱，办公系统归档功能缺失或名存实亡，文件审批方式不统一等原因也造成了档案资源散落。在开发档案管理系统的同时，上海中国航海博物馆应梳理各条线档案信息资源，完善各部门归档范围，落实特殊档案归档细节，通过数字化、信息化等技术手段实现档案资源应归尽归，使全馆档案信息资源实现统一归档、集中管理。

4.2.3 做好档案编研，丰富数据库资源

基于单位多门类档案归档，单位档案是本单位重要的信息资源库，上海中国航海博物馆与几十家单位签订共建协议，与上百家中小学签订馆校合作协议；上海中国航海博物馆年度展览项目近30项，社会教育活动有500多项，其中“航海生活节”“四季三赛”“馆校合作”“研学项目”是逐年连续举办的品牌活动，取得良好的社会影响力；上海中国航海博物馆年均获得个人荣誉和集体荣誉达60项，有些荣誉是逐年连续获得，有些荣誉是逐年升级，荣誉等级也分国家级、省市级及以下；上海中国航海博物馆通过PPT在重要场合进行汇报多达20次。上海中国航海博物馆可以通过档案编研形成丰富的信息数据库，以满足各种不同需求。

4.2.4 打通基础管理系统，实现档案信息共享

加强档案管理的目的是便于档案利用。个人保管便于后续参考是上海中国航海博物馆工作人员归档意识薄弱的一种表现形式，也是造成档案资源散落、管理不全的原因之一。因此，上海中国航海博物馆档案系统开发，不仅要开发档案管理功能，还要打通各基础管理系统链接，实现档案归档、档案利用两条“道路”畅通无阻、便捷智能，为各部门及时归档、查阅利用解决后顾之忧。

注释

①汤铭.卢浮宫变身智慧博物馆[N].计算机世界，2012-04-02（025）.

②[佚名].文物保护领域物联网与智慧博物馆[N].中国文物报，2012-12-14（008）.

③文物保护领域物联网建设技术创新联盟.智慧博物馆案例：第一辑[M].北京：文物出版社，2017

④⑤[佚名].文件生命周期理论综述[EB/OL].（2019-07-25）[2021-11-09].http://blog.sina.com.cn/s/blog_6cebd41b0100lp48.html

⑥黄霄羽.魂系历史主义——西方档案学两大支柱理论发展研究[M].档案学通讯，2004（1）：57-60.

⑦康朝阳.闭环管理对提升企业档案管理工作效率的应用及成效[J].兰台内外，2019（13）：18-19.