图书馆灰色文献资源建设管见——以辽宁省图书馆为例

敬 莉

[辽宁省图书馆（辽宁省古籍保护中心），辽宁 沈阳 110167]

1984 年实施的中华人民共和国国家标准《文献著录总则》和2009 年修订颁布的中华人民共和国国家标准《文献著录 第一部分:总则》(GB/T3792.1—2009)对文献概念定义均为:“记录有知识的一切载体”。

从这个意义上说，文献是将信息和知识用文字、符号、图像、音频等记录在一定的物质载体的结合体。信息和知识是文献的核心内容，载体是信息和知识赖以保存的物质外壳。通常人们按照不同的标准可以将文献划分为不同的类型。比如人们以文献是否正式出版和流通传播的范围为依据，将文献划分为3 种类型，即将各类正规出版机构正式出版的具有出版号并在社会上公开流通和传播的文献，如图书、报纸、期刊称为白色文献(White Literature)；将非公开发行、内容保密的文献称为黑色文献，黑色文献一般是指非正式出版、没有出版号的出版物；将介于白色文献和黑色文献之间的文献称之为灰色文献。随着现代信息技术的发展，信息知识的载体越来越多样化，文献的类型也越来越呈现出多元化、复杂化的趋势。当前，数字文献已成为人们存储和传播信息知识的主流文献，文献载体、出版方式以及传播手段的多元化，对图书馆文献信息资源建设提出了很多新的要求，图书馆灰色文献资源建设也面临着很多新的问题和选择。

1 灰色文献定义

灰色文献一词最早是以德语“Graue Literature”的形式出现在1976 年的《图书情报学文摘》(Library and Information Science Abstracts)的关键词列表里，英式英语翻译为“grey 1iterature”,而美式英语翻译为“gray literature”。迄今为止，人们对于灰色文献还没有一个统一的定义。1997 年，在法国卢森堡举行的第三次灰色文献国际会议（GL97）上，与会者就灰色文献的定义初步达成了共识，即“灰色文献是由各级政府、学术界、工商界产出的以印刷型和电子格式制作为主并且不受商业出版商控制的文献资料”。据此我们可以将灰色文献概括为一个简洁的定义:灰色文献是没有出版号的半公开文献。

2 灰色文献的特点与价值

与白色文献相比，灰色文献突出的特点是未经正式出版，因而流通范围小，不易获得，难以收藏利用；与黑色文献的保密特性相比，灰色文献又是公开、开放的原始资源，因此，灰色文献有其自身的特点和价值。

2.1 灰色文献的特点

通过相关研究文献的阐释和图书馆灰色文献资源管理利用的实践，我们可以清晰地看到灰色文献的特点：（1）来源丰富。灰色文献多来源于政府机构、企事业单位、协会组织、个人和团体等，是其日常工作、社会交流的文字记录。（2）体裁多样。灰色文献包括学术论文、预印本、专利、商业文献、企业刊物、各类初高级报告、调查报告、技术报告、统计报告、备忘录、最新市场研究报告、会议录、技术规范和标准、非商业翻译资料、参考书目、商业技术文件、未经商业出版的官方文件等。（3）载体丰富。灰色文献的载体包括纸张、胶片、磁盘、光盘、网络等介质。（4）出版灵活，时效性强。灰色文献不受《出版管理条例》的限制，文献发布具有很大的灵活性和随意性，很多灰色文献的发布时间和数量完全由文献所属机构或个人决定，发行周期短，传递速度快。（5）流通范围相对较小。灰色文献通常不通过商业性出版物的流通渠道发行，是只在特定范围内公开的文献。（6）版权问题复杂。由于灰色文献种类繁多，来源复杂，因而涉及版权问题也复杂多样。

2.2 灰色文献的价值

正因为灰色文献不同于其他常见的文献类型，灰色文献不仅具有自身的特点，同时亦有其独特的价值。王世伟先生曾对灰色文献的价值进行过高度概括：①灰色文献具有稀缺性的文献价值；②灰色文献具有不对称的情报价值；③灰色文献具有史料性的历史价值；④灰色文献具有多样性的数据价值；⑤灰色文献具有多维度的社会价值；⑥灰色文献具有参考性的智库价值；⑦灰色文献具有独特性的学术价值；⑧灰色文献具有收藏性的经济价值。笔者在长期的文献征集实践过程中对此有着非常深刻的认识，非常赞同以上的观点。因此在图书馆文献资源建设的过程中必须对灰色文献资源予以特别的关注和重视。

3 辽宁省图书馆灰色文献资源建设实践

辽宁省图书馆前身是东北图书馆，建馆70 多年来，始终重视灰色文献的征集、加工、整理和开发利用工作。虽然当初图书馆对灰色文献的概念还没有明晰的认识，但辽宁省图书馆一直将内部资料的征集、加工整理与开发利用作为一项重要的业务内容，对今天来看属于灰色文献范畴的学位论文、文史资料、统计资料等进行系统收藏和科学管理。

3.1 灰色文献资源建设被纳入采访条例

辽宁省图书馆文献采选工作一直贯彻藏为所用的基本方针，同时将科学性、实用性、系统性、连续性作为文献资源建设的基本原则，面向全省经济社会发展需要，构建重点突出、特色鲜明、结构合理的综合性藏书体系始终是其担负的使命。根据笔者了解，辽宁省图书馆迄今为止共制定过两部文献采选条例，这两部采选条例中都有针对性地对灰色文献的入藏范围进行了详实的描述。详见表1。

通过表1可以看到，辽宁省图书馆从建馆开始就非常重视灰色文献资源建设工作，并根据文献资源本身的不断变化，不断明确灰色文献工作的范围，将灰色文献资源纳入馆藏建设体系，保证了该馆灰色文献资源建设工作的连续性、全面性、实用性与系统性。目前来看，这些灰色文献凝结着时代的记忆，从不同的层面记录着时代发展的印记，是图书馆文献资源体系中不可或缺的重要补充，具有独特的收藏利用价值。

表1 文献采选条例中灰色文献的描述

3.2 灰色文献资源管理与利用设立专门机构

据《辽宁省图书馆年报》记载，该馆在过去20年多年的变革发展中，收藏灰色文献资料的内设机构历经演变，但灰色文献工作不断延续发展，从未停歇。详见表2。

表2 辽宁省图书馆灰色文献建设组织机构沿革

从专门机构的成立与入藏的时间来看，辽宁省图书馆一直重视灰色文献资源建设工作，通过表2 可以看出不同时间段建立的机构部门延续并传承了灰色文献管理与利用工作的发展；通过入藏范围也可以反映出该馆此项业务发展的连续性与系统性。例如博士后论文、统计年鉴、文史资料、人口普查资料等多种类型的文献都在专门机构中延续入藏。随着图书馆界对灰色文献工作理论研究和实践探索的越发重视，2013 年辽宁省图书馆成立地方文献部，专门收藏地方文献，当然，灰色文献成为地方文献建设的重要内容。在此基础上，该馆设立了东北抗联历史资料馆、辽宁作家作品展示馆，开辟了方志、年鉴及内部出版物专区等，让很多极具研究保存价值的内部出版物即灰色文献散发出新时代的光芒，既证明了灰色文献资源的价值，同时也为图书馆灰色文献资源建设实践的持续发展注入了活力。

4 图书馆灰色文献资源建设面临的问题

虽然辽宁省图书馆对灰色文献资源建设做出了很多有益的尝试，但由于灰色文献的特殊性，灰色文献资源建设实践也面临很多现实问题。

4.1 文献本身的问题

首先，灰色文献不同于正式出版的白色文献，其发行范围小、出版信息隐蔽，增加了获取相关信息线索的难度。其次，灰色文献属于不公开发行、非正式出版物，不能通过正常渠道获取。文献征集的范围与方式没有统一的标准模式。最后，灰色文献的出版单位都是根据自身需要进行少量的印刷发行，在征集过程中很难追踪定位。国外关于灰色文献的征集不但渠道多、来源广，最重要的是文献来源稳定。欧洲灰色文献开发协会拥有17个情报中心及文献提供中心为其提供较稳定的文献资源[2]。相比之下，我国图书馆界灰色文献的来源渠道不稳定，并缺乏立法层面的支持，征集来源单一、流通渠道分散。以辽宁省图书馆为例，其主要收藏范围是教学科研机构、政府部门、企事业单位、社会组织以及个人形成的灰色文献，获取文献信息的途径较为单一。在实践中笔者感受到，由于灰色文献没有呈交制度保障，给文献征集工作带来很大难度；由于很多灰色文献来源于政府、企业、社会团体及个人的捐赠，这些被动征集来的灰色文献具有不稳定性。捐赠单位或个人存在一定的顾虑，都持有保守与排斥的态度；有些单位自留内部资料属于孤本，不愿意捐赠或捐赠后不愿意公开数据；部分灰色文献的内容具有一定保密性，也会影响到灰色文献的征集、开发和利用。总之，人们对灰色文献的认知度需要提高，没有认知就没有未来。

4.2 采访人员的问题

由于灰色文献的隐蔽性强，不像正式出版物那样规范完整清晰。采访征集人员要根据少量的信息去查找灰色文献的信息来源，需要有很强的分析能力与鉴别能力。因此专业征集人员需要具有专业素质、吃苦精神与沟通能力，掌握查找方法与技巧，通过信函、网络、电话、上门等形式来征集灰色文献资料。但普通信函收效甚微，很多时候征集人员花费大量时间精力向有意向的单位发送信函常常得不到回复。笔者常年从事地方文献征集工作，常常遇到某些单位不信任、不理解、不支持的现象，大大增加了文献征集工作的难度。

4.3 出版单位的问题

据统计，约有2/3 的灰色文献来源于政府部门、科研单位、高等院校、厂矿企业等，文献类型复杂，涉及面广泛。长期以来，国家针对正式出版物建立了呈交制度，而对灰色文献的出版管理缺乏相应的约束机制。出版单位编辑出版的工作用书、业务资料、学习资料等灰色文献，仅供部门内部或行业内部交流使用，印刷册数有限，因缺乏专业化的管理和保护意识，很难保证这些出版物的连续性、系统性收藏保护。这种散乱无序的状态，给图书馆灰色文献征集工作提出了挑战。

4.4 灰色文献使用问题

据笔者调查了解，目前各公共图书馆都将地方文献资源建设作为核心业务，但地方文献资源流通率并不太高。这有多方面的原因：一是图书馆内部对地方文献资源建设足够重视，但对外宣传的力度仍然不够，用户对地方文献的认知度较低；二是图书馆对灰色文献资源规范化建设方面存在短板，编目索引系统不够完善、文献内容揭示过于简单，不便于用户查找与利用，导致许多灰色文献被长期闲置在书架上，无人借阅；三是灰色文献在版权保护方面存在短板，无论是出版者还是图书馆对这部分文献的开放利用都持谨慎态度，有些灰色文献暂时无法提供对外借阅服务；四是图书馆采集力度偏弱，文献来源单一，短期内无法形成系统化、规模化、特色化的馆藏资源，难以形成系统化、规模化开发利用的优势。

5 图书馆灰色文献资源建设的建议

5.1 制定切实可行的灰色文献采访制度

灰色文献应纳入图书馆资源建设的范畴，各图书馆应针对灰色文献采访工作制订相应的规范和制度，以保障灰色文献资源建设工作有序开展。各图书馆馆应根据各馆的性质、任务、经费、读者对象等，明确本馆灰色文献采访征集、加工整理、保存利用的业务规则和规范标准，将灰色文献资源纳入本馆资源建设和服务体系。灰色文献资源浩如烟海，在具体建设实践中，应遵循针对性、计划性、系统性和连续性的原则，兼顾地方性、综合性、科学性、公共性、特色性藏书体系建设的要求。建立健全地方文献采访制度，加强多载体、多形式、多渠道非正式出版物的采访工作，这是保证灰色文献资源建设工作深化发展、持续发展的关键。

5.2 明确灰色文献资源建设的方向

据笔者调查，国外图书馆灰色文献征集的目的主要是为科研服务，科技领域的灰色文献是各图书馆收集建设的重点。例如欧洲灰色文献情报系统由法国原子能下属的核研究中心，德国的能源、物理、数学情报中心以及英国图书馆文献提供中心等联合创建；美国收集灰色文献的主要机构为美国国家技术信息局。我国图书馆灰色文献征集工作很多是处于一种“自发性的”“零散性的”征集，没有形成制度化的征集组织，没有灰色文献体系化建设的远景规划。随着时代的发展，灰色文献资源建设已经引起图书馆界的重视。根据各馆资源建设的特点和方向，制定适合本馆发展的灰色文献资源建设规划是大势所趋。辽宁省图书馆在灰色文献资源建设过程中，明确规定了采访征集的范围，即党政机关：各级地方党委、地方政府及其职能机构，各级地方人民代表大会的常务委员会和地方政协、各民主党派的地方分支机构，特别是统计机构产出的非绝对涉密的非正式出版的各种载体的文献资料；科研教育机构：地方的社会科学研究院所、一部分地域性较强的自然科技研究机构以及高等院校等产出的非正式出版的各种载体的文献资料；地方企事业单位产出的非公开出版的反映本单位发展、现状及沿革的文献资源；地方群众团体产出的非公开出版的各种载体的信息资源，等等。这就为灰色文献的采访工作指明了方向。

5.3 健全灰色文献管理机制

为加强图书馆灰色文献资源建设，国家有关部门需要制定相应的规范和制度，将灰色文献纳入呈交范围。图书馆应建立健全灰色文献征集、管理和开发利用的一整套管理机制。特别是应该在省级图书馆设立专门的机构和人员，专司灰色文献的征集、管理和开发利用工作[3]，将灰色文献纳入有序的社会信息交流系统，让灰色文献的价值和潜能得以充分释放和有效发挥。与此同时，图书馆必须注意到，灰色文献多属于内部资料，很多内容具有一定的保密性，对传播范围都有着严格的要求。图书馆应该针对此类文献研究制定科学管理制度。例如，设立专门的使用权限访问系统，在文献分编字段中标注保密，利用Interlib 图书馆集群管理系统将文献分编到内部库，地方文献阅览室设立非公开阅览区，对工作人员设定一定的权限，对用户查阅利用设置严格的程序等，既要让灰色文献为人了解和有效利用，又要维护好灰色文献出版者的权益。

综上所述，随着信息技术的发展和互联网的普及,信息无处不在、信手拈来的泛在信息社会已经到来。网络环境下,图书馆作为社会信息中心的地位有着被弱化的迹象，同时图书馆信息资源建设也面临着更多的机遇和选择。面对数量巨大、形式多样的信息资源，灰色文献的类型、载体、出版方式也逐渐变得复杂多样。图书馆如何调整馆藏建设策略,优化馆藏结构，突出资源特色,为读者在信息海洋中领航指路,是当前面临的重要任务。灰色文献具有信息量大、时效性强、涉及领域广等特点,对完善图书馆资源体系、彰显图书馆资源特色、更好地服务经济社会发展有着重要的意义。现代图书馆应该将灰色文献资源的管理与服务纳入业务体系，科学规划，统筹发展。