内控视角下G 高校财务网站建设的创新实践

甘雅善，庄承平，叶玉琼

（桂林理工大学南宁分校，南宁 530001）

0 引言

在迅猛发展的信息化时代，高校财务网站已经成为财务部门的一张名片。优质的财务网站不仅能发布信息、提高服务质量和办事效率、体现宣传部门良好的自身形象，还可以反映财务部门的网络信息服务水平以及最新发展动态。因此，越来越多的高校都重视财务网站的建设过程，以期促进高校财务的建设和发展。

1 高校财务网站建设的现状及问题

《2019 年教育信息化和网络安全工作要点》中指出，高校要深入落实《教育信息化“十三五”规划》和《教育信息化2.0 行动计划》，推动数字资源综合服务普及，印发《高等学校数字校园建设规范》，加快推进数字校园建设与应用。随着高校体制的改革、经费来源多样化、业务活动不断拓展，高校建立与之相适应的财务网站显得尤为重要。而将内部控制贯穿到财务网站建设中已成为必然趋势。根据已有的文献研究成果，不难发现高校财务网站建设还存在诸多问题。

1.1 网站中的机构设置与岗位职责流于形式

大部分高校的财务网站并没有建立起内控组织架构，岗位职责含糊不清，岗位设置制衡薄弱，内部控制关键岗位工作人员的轮岗制度没有得到施行，不利于公众约束监督。不相容岗位分离是内部控制的一项基本措施，但是有些高校并没有真正贯彻实施。比如，出于工作方便的考虑，出纳的岗位职责中既有领取银行对账单，又有编制银行存款余额调节表，这就存在巨大的风险隐患，可能会出现挪用或侵占单位资金，并通过伪造对账单或修改银行存款余额调节表来掩盖舞弊的行为。另外，有些高校在岗位制度的设计中并没有考虑到财务人员暂时离岗时工作交接的问题，通常是临时指派相关人员来兼任，这样容易导致不相容岗位由同一人担任的现象。此外，财务人员长期在一个岗位上没有轮岗，这也存在较大的财务内部控制风险。

1.2 政策制度栏目亟待完善

部分学校政策制度栏目比较混乱，未形成完整体系，仅有少量内容推送，制度的制定游离于内控系统之外，操作性不强，执行力较差。很多高校的制度都是在发展中逐步形成的，通常是高校发现管理中的某方面出了问题，就相应地出台一个制度来规范。例如，今天发现维修费超支了，就编制一个设备维修管理办法；明天又发现公务接待不规范，再补充一个公务接待管理办法。这种制度建设只能防范已经发生过的风险，并不能防范未发生的风险，而且这样构建制度体系无论是在内容上还是在形式上都缺乏系统性和完整性，也没有科学合理的分类，甚至不同部门制定的制度还会出现重复和矛盾的现象，让人无所适从，严重影响制度执行的效果。

1.3 内控业务流程模块有待进一步开发

内控制度需要内控流程作为保障，很多高校都存在财会图表较少、文字性描述内容较多的问题，这样无法赋予财务内控制度直观性与科学性，定量分析欠缺，很难达到财务内控效果。此外，业务流程模块的设置未能与学校经济活动统一，教职工不熟悉报账流程，对报账政策感到疑惑，这增加了报账难度，也不利于财务工作的开展。

1.4 网站系统安全风险防范措施有限

部分高校在财务网站建设中，没有设置区分不同人员进入各自系统模块的功能，不利于浏览者快速查找所需内容，还容易出现无关人员通过网站系统登录网页收集财务信息的行为，增加网络病毒流入的途径，造成财务数据被恶意篡改或丢失。财务系统和网络平台上的数据共享影响着高校财务网站建设的进程，而网络安全成为影响数据共享的关键问题。

2 高校财务网站建设融入内部控制的重要性与必要性

2.1 有助于提升高校财务管理水平

传统的财务管理模式具有局限性，而利用信息化管理模式则打破了时间与空间的限制，它可以将各部门的数据进行整合与分析，结合内部控制等手段还能降低财务风险，实现资源的合理化分配和科学化利用，大大解放了财务人员的双手，提高了工作效率，从而提升财务管理水平。

2.2 有助于数据共享，优化财务管理资源

在我国高校深化教育教学信息化的背景下，高校通过信息化技术手段，能够将经济活动中内部控制的理念、制度、流程、关键环节嵌入管理系统，减少人为影响因素，从而实现对业务风险的有效把控，实现高校精细化管理。高校通过线上线下流程一体化建设，推进“一站式”服务，能改变高校“信息孤岛”现象，既加强各部门之间的沟通与联系，同时也能将相关数据进行整合并实现数据共享。此外，完善各类信息系统，能确保高校业务的有效衔接与相互制衡，使得高校通过财务对业务进行有效监控，实时掌握管理动态，为高校管理者提供可靠的数据支撑，全面提高高校的运行效率。

2.3 有助于防范与管控财务风险

高校资金的使用涉及物资采购、基本建设、教学科研、后勤保障等方面，要使资金得到合理使用并发挥它的最大作用，加强内控制度建设、制定预算管理制度和民主决策制度是有效的必要手段。在构建了财务信息化网站后，高校能够充分发挥其监督功能，实现对财务风险的动态跟踪，及时将各类风险信息反馈至管理者，帮助管理者做出正确的决策，从而提高高校防范风险的能力，并确保高校健康稳定发展。

3 G 高校将内控制度融入网站建设的创新做法

高校财务内部控制是指学校通过制定制度、实施措施和执行程序，进而对学校的经济活动进行风险防范和管控，使高校的各项经济活动形成一个互相联系、互相制约的体系。G 高校通过建立部门组织机构、健全内控制度、梳理业务流程、设置用户管理等措施，实现了将内部控制理论与方法融入网站建设的实践过程。

3.1 建立部门组织机构，落实岗位职责，确保不相容岗位相互分离

业务岗位上应确保不相容岗位相互分离，合理设置部门组织机构（见图1），明确各岗位的职责与权限，避免交叉、缺失或者权力过于集中，形成各司其职、各负其责、相互制约、相互协调的运行机制。“管钱不管账，管账不管钱”就是不相容岗位分离的一个典型做法。目前，高校对财务岗位的设置还需加强，并且财务人员普遍缺乏内控的意识，还不能完全做到各司其职。为提高机构设置的合理性，G 高校通过完善各岗位职能的分工，让授权与执行、执行与审核、执行与记录、保管与记录等岗位相互分离。同时，实行岗位责任制，明确每个岗位的职责及其权利与义务，并经相关岗位人员签字确认，以示定责。

图1 高校财务部设置的组织机构

任何一个岗位，总会出现员工休假或出差的情形，因此财务部门有必要规定一些重要岗位的工作交接制度，避免员工临时休假或出差时出现内部控制“真空”的现象。此外，G 高校实行财务部门关键岗位的定期轮岗制度，建立起层次分明、职责明确的岗位责任体系。通过强制轮换，或者学习交流，安排其他人接替工作，既可以提升员工的工作能力，也可以防止员工长期在同一岗位上可能产生舞弊的现象。

3.2 完善政策法规，健全内部控制制度体系

高校内部控制制度的完善能使高校的经济活动在制度的框架内进行。内控制度应贯穿高校经济活动的全过程，包括决策、执行和监督，从而实现全面控制。当前，很多高校基本是将上级主管部门颁发的文件规定作为自身财务制度执行和落实，而制度的建设是一个动态的过程，应根据国家新规和高校的实际情况制定并不断予以修订和完善。

根据内控制度体系建设的计划，G 高校的规章制度建设主要包含以下几个方面：预（决）算管理制度建设、收支业务管理制度建设、政府采购业务制度建设、资产业务管理制度建设、建设项目业务制度建设及合同业务管理制度建设。G 高校于2017 年就已着手起草内控制度的建设与实施管理办法，通过每周业务学习会，强化内控制度的学习，并结合校内实际情况对管理办法进行多次讨论与修改，逐步建立健全符合学校实际情况的内控制度体系（见图2）。

图2 G 高校制度体系

3.3 梳理业务流程，加强内部控制监督

制度的建立和完善有利于理顺各项财务工作，维持正常的财经秩序，让财务工作顺利进行。但制度的贯彻和落实必须依靠完善的财务业务流程来实现。这些业务流程就是财务制度执行的程序或规则，业务流程越清晰明了，就越能让人充分理解与掌握，而业务流程越规范、优化，制度的执行就越顺畅、高效。因此，规范财务业务的流程是以财务制度为核心，根据财务制度的严肃性，拓宽财务信息获取的渠道与方式，加大财务制度和业务流程的宣传力度，改进业务流程，减少不必要的环节，从而降低财务管理成本，提高财务工作效率。对广大教职工来说，制度是否细分他们不是很关心，他们更想知道哪些情况能报销，哪些情况不能报销，报销需要什么材料，报销的整个流程又是什么。因此我们可以将制度通过流程、指南、图表等方式呈现，达到制度与流程相融合的目的。流程图主要利用符号和图形来表示机构组织结构、职责分工、权限、经营业务的性质及种类、各种业务处理规程、各种会计记录等，能反映业务的本质。该方式还可以清晰地看出内部控制体系是如何运行的、业务的风险点在哪里、控制的措施有哪些，有助于发现内部控制体系的缺陷和漏洞。G 高校在内控体系建设框架下，结合各部门业务管理过程，逐条对业务流程制定、执行过程和匹配程度进行梳理，最终形成业务流程图，确保内控流程严格落地。

3.4 设置用户管理模块，精准服务，防范系统风险

随着大数据、云计算的推进以及社会的发展，高校财务应顺应时代发展潮流，利用网站优势，积极打造各类优质服务平台，服务于师生。不同的用户群体所需要的资讯信息不尽相同。G 高校在学校领导的统一协调下，依托数字化信息技术，整合全校各部门内控信息，促进信息共享，创建了以用户为导向的服务平台。该平台设置成三大模块：学生缴费平台、教职工服务平台、财务人员服务平台（见图3）。高校学费、住宿费等收费项目金额较大，此类收费一直都是高校的重中之重，学生进入“学生缴费平台”随时随地都能缴费。点击“教职工服务平台”，可以快速进入“网上预约报账平台”和“个人收入申报系统”，教职工服务平台涵盖了教职工日常报销、工资查询、个税的申报、经费项目的查询等业务，解决了教职工报账要排队的难题。而随着平台的应用、发展和不断完善，网上预约平台对于传统的会计核算模式可以说是一个创新举措。“财务人员服务平台”则是为财务部门的工作人员设置的管理模块，里面有各种账务系统、收费系统，支持财务人员自动生成记账凭证，月末实现智能对账，还能实现实时账务查询。财务平台将财务人员从信息搜集整合工作中解放出来，使其能够利用网络技术及时统筹与分析高校财务相关数据信息，财务信息资源利用率随之提高，有效节省了人力、物力与财力。这些模块能够引导用户快速找到对应功能，精准对接访问者的需求，方便用户查找，极大地缩短操作时间，提升了广大学生、员工的体验感和满意度，也提高了财务工作的效率。

图3 G 高校财务系统平台模式

在高校财务信息逐步公开的时代，不断提高信息公开的广度和深度有利于公众的监督，促进高校间的学习与交流。基于互联网发展带来的客观存在的安全问题，财务网站一旦运维不当，就容易出现安全漏洞，严重时财务数据还将被窃取、损坏和丢失。鉴于财务信息的特殊性，G 高校对部分涉及工资、学生费用信息等内容设置访问权限，以便保护师生的个人信息安全。通过设置互联网协议（Internet Protocol，IP）地址，输入教工编号、学生学号等限制外来者进入财务相关系统，或者采用虚拟专用网络（Virtual Private Network，VPN）的登录方式，加上登录名和密码，最大限度对网站平台系统的数据进行保护，防范财务系统风险。

4 结语

本文主要分析高校在内控视角下建设财务网站的过程与策略，以G 高校为例，分析其通过健全组织机构、完善内控制度体系、优化业务流程、区分用户模块、防范财务风险等措施实现财务网站与内控制度相融合的过程。网站建设不是一蹴而就的，我们要做好准备，迎接建设过程中所遇到的困难与挑战，探索出一条科学化、规范化、智能化的发展路径，助力高校持续健康发展。