通信企业中电子会计档案应用探索

2022-07-23刘策

中国乡镇企业会计 2022年8期

刘策

一、绪论

社会在发展的过程中最不能忽视的就是财务工作，财务工作是通信企业经营生产活动的基础。随着互联网的快速发展和进步，很多企业开始转型数智化，企业会计档案电子化管理也不例外。企业传统的会计工作大部分都是以纸质为主，电子化管理出现之后就可以充分的发挥出会计档案信息的价值，给未来的企业发展打下一个扎实的基础。

数智化的档案管理工作中，主要包括电子、纸质两种档案形式。其中，会计档案电子化是数智化转型的一次重大的变革，把企业日常运营流程形成电子文件，打通档案室和报账服务平台接口，以实现电子会计资料的归集和利用。由于会计档案本身比较特殊，其电子化的探索过程相对慢一些。然而，伴随着数智化转型的快速发展，数智化逐渐渗透到企业财务工作当中，极大的促进了会计档案电子化归档的应用探索。

二、会计档案电子化概述

（一）会计档案定义

会计档案是指企业在公司经营活动中，所形成的与会计核算有关的、并具备一定保存价值的会计资料等，一般包括在会计核算中建立和保存的电子会计档案。

（二）电子会计档案概述

1.电子会计档案的内容。通过报账服务平台与数字档案馆接口，以实现电子会计档案归集、识别、入账、归档、借阅、下载等方面的需求。电子会计档案具有特色化、易用化等特点，其在企业中的实现和应用，可以根据企业经济活动开展的需求，为企业提供全方位的经济活动数据支持，避免企业在经营活动中出现常规性错误，保证经济活动顺利开展。

2.实施电子会计档案管理的必要性。通信企业实施电子会计档案管理的必要性主要体现在几个方面：第一，节约企业成本。实施电子会计档案管理，减少了管理人员费用、库房管理费用，只需要对计算机、相关软件维护的费用，大大降低了企业管理的成本。第二，优化管理模式。电子会计档案可以对资料进行分类储存，同时有索引功能，方便企业查找需要的档案资料，提高了资料的利用率。第三，保证档案的完整性。电子会计档案是对企业经营活动中会计核算等流程中生成的资料的收集，由于是系统直接收集，降低会计档案归档工作受外在因素的影响，确保会计档案的完整性。

三、电子会计档案的优劣势

（一）电子会计档案的优势

1.降低管理成本。传统的会计档案的缺点包括纸质资源耗用多，纸张浪费，已经是电子形式的资料，还要打印出来进行流转、归档。电子会计档案的成本主要为开发成本，虽然前期投入较大，但相对于传统档案来说，极大减少了纸质、库房的成本，对于通信企业长久来说，管理成本减少很多。

2.提高资源共享。由于地区、地域等限制，传统的会计档案难以实现跨地域集中保存，无法跨区申请查阅资料，信息利用率低。同时，整理归档工作繁琐耗时，成千上万的记账凭证需要打印出来，再跟报账单匹配，最后按号排序后再装订，整理档案耗费人力多。电子档案的管理模式中，办公系统可以根据企业的经营活动工作，将产生的会计核算等工作自动生成凭证、报表等，通过办公系统与电子会计档案的接口，实现对这些电子会计资料分类、加工、归档等，实现财务自动化，减少了会计人员的工作量，同时会计资料集中在电子档案系统中，实现了集中管理，也更方便查阅，有效提高了资源共享性。

3.优化储存需求。传统的会计档案存储主要是对纸张的存储，纸质档案的保存对空间温度、湿度均有较高的要求，且频繁的档案调取与借阅导致档案容易毁损。电子会计档案的保存对空间温度、湿度的要求相对较低，由于是储存在计算机上，调取及借阅就方便很多，不容易造成对档案的毁损，但在过程中需要注重对资料的保密性，也需要保障计算机的网络安全性。

（二）电子档案的不足之处

1.缺乏高素质电子档案管理队伍。为确保电子会计档案的建设和管理，高素质、高质量的管理队伍是必不可少的，但结合实际来看，目前的档案管理人员的对电子会计档案的管理技能和专业知识掌握程度不高，容易导致会计电子档案归档过程中出现纰漏，再加上管理人员可能对电子档案的重视程度不高，或受到人为影响，导致会计电子资料受到不良因素的影响，而出现资料数据缺失以及遗漏的问题。

2.电子档案技术要求高。会计电子档案的管理结合了数智化技术的优势，可以实现对会计资料的分析和归档，但相对于纸质档案，电子档案容易受到网络病毒的破坏，导致数据缺失的情况，同时电子档案由于更方便查看，如果缺乏保密技术，数据资料容易出现泄露情况。这也要求管理人员掌握更专业的技术能力，加大了会计档案的管理难度。

四、电子会计档案改善的具体措施

（一）建立健全管理系统

在建立电子会计档案系统的过程中，技术人员还需要进一步加大对系统内数智化建设问题的管理力度。首先，技术人员需要更加准确立足于档案管理工作现状，对系统内涉及到的管理重点问题加以统筹规划和合理部署。其中，关于电子档案接收以及归档等流程还需要进一步加以简化，以提高系统的整体反应灵敏度。其次，技术人员需要进一步提高系统对文书处理问题的关注程度。最后，针对档案管理中的软硬件应用问题必须做好定期维护管理工作，以防止档案资料因系统维护力量不够，而发生丢失问题。

（二）增强管理质量

质量问题一直是企业予以重视关心的问题。为了更加完善对电子档案管理工作的质量管理体系，技术人员应当在认真分析常见数据质量安全问题的前提下，对当前所采取的质量安全保护体系加以完善和优化。技术人员也可以积极使用数据加密技术，对归档数据资料的安全进行管理。在加密技术使用过程中，还可选择将公钥和加密有机地结合的密码管理方法，以提升加密管理水平。

（三）做好人才培养

为了提高档案资料的管理水平，档案管理人员必须坚持严格按档案管理工作标准要求，对归档保管工作内容加以统筹规划和合理实施。与此同时，主体单位方面也应当加大对档案保管人员的引进和培养，从而全面提升档案工作人员的整体素质水平。在必要时也可举办定期培训活动，逐步加强对档案工作人员资质能力和数智化信息技术运用能力的培训力度。

五、通信企业电子会计档案应用探索—以某通信A公司为例

（一）A 公司试点工作组织实施方案

1.工作目标。根据国家档案局、财政部、商务部、国税总局要求，为降低A 公司档案管理成本，达到降本增效，A 公司数字档案馆系统与报账服务平台建立归档接口，财务部门定期将保管期满后的电子会计资料通过归档接口，推送至数字档案馆系统归档，最终实现电子会计资料的在线移交、归档、保存、利用的长效机制，确保电子会计资料归档工作在A 公司的试点任务圆满完成。

2.工作思路。（1）制定“一个方案”。根据国家档案局的相关规范要求，制定会计档案电子化归档的数据结构、格式、保存利用等系列方案，明确电子会计资料归档和移交接收的范围、流程及电子会计档案的长期保存。（2）解决“三个问题”。着力解决电子会计资料归什么、如何归、归哪里三个问题，促进公司会计资料电子化归档的接收、保存及利用，保障电子会计档案移交过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。（3）搭建“数据平台”。打通报账服务平台与数字档案馆系统的归档接口，通过归档接口，实现电子会计资料的接收，按档案格式进行入库存储，并实现档案管理，以保证数据真实性、完整性、可用性、安全性，提升工作效率。

3.组织方式。（1）财务部门、档案管理部门、信息系统管理部门成立跨部门联合工作组，共同负责电子会计资料归档具体组织实施工作。（2）档案管理部门负责梳理电子会计资料归档范围和保管期限。（3）财务部门负责明确电子会计资料归集、报销、入账的业务流程和归档方案，定期将待归档电子会计资料推送至报账服务平台会计档案系统。（4）信息系统管理部门负责数字档案馆系统侧相应功能开发，如报账服务平台和数字档案馆的接口等。

4.项目要求。（1）加强组织领导。加强领导重视程度，明确目标计划，有序开展工作。（2）明确职责分工。加强技术培训和应用推广，按照各自职责做好增值税电子发票电子化归档的业务准备和具体实施工作。（3）健全推进机制。充分认识电子会计资料归档工作的重要意义，落实工作责任。

（二）A 公司电子会计档案归档流程

A 公司本次试点采取系统对接式归档方式，即公司报账服务平台准确、完整、有效接收电子会计资料，并进行四性检测后，将符合要求的电子会计资料在保管期满后传输到数字档案馆系统进行电子会计档案在线存档、借阅管理等。

1.发票归集。电子发票归集有两种方式：一是移动端归集。报账人使用手机端的发票助手或者智慧报账功能，将获取到的电子发票上传至发票池，实现电子发票文件归集。二是电脑端归集。报账人将要报账的电子发票文件直接上传至报账单的“电子凭证管理”板块中，实现电子发票版式文件电脑端归集。

2.发票识别。电子发票完成归集后，报账系统模块通过智能识别，提取发票结构化数据，调用百望接口，实时进行发票查验，根据查验结果判断发票真伪；当判定为真发票后，将识别到的发票号码、发票代码、金额、税额等票面信息，自动关联到报账单的发票明细信息区域中，不需手工录入；报账系统模块排查历史报账单的发票明细信息，对电子发票数据进行重复报账校验，通过校验后进入审批环节。

3.发票入账。报账服务平台报账系统模块与ERP 核心系统无缝对接，通过审批的报账单经接口定时导入ERP 核心系统入账，接口监控平台实时进行监控，减少人工错漏风险；ERP 核心系统入账生成记账凭证信息，按日将凭证文件汇总传输至报账服务平台会计档案模块。

4.资料储存。报账服务平台通过详细记录电子发票归集、报销、入账的背景元数据和过程元数据，遵守规范的程序要求，并实施“四性检测”（准确性、完整性、可用性、安全性）功能，将归集、报销、入账完毕后符合要求的电子会计资料存储于集团报账服务平台会计档案系统。

5.资料移交。待财务部门保管期满后，相关经办人定期在集团报账服务平台会计档案系统提交电子会计资料移交申请，通过归档接口，将待归档的电子会计资料（包括移交目录清单和电子文件）推送至数字档案馆系统整编库中。数字档案馆系统接收到对应电子文件，进行解析处理，每笔凭证按照凭证号形成一个案卷号和一条目录，卷内文件直接挂接相应电子文件。

6.资料归档。在归档界面中添加“生成移交清单”功能，档案管理员对整编库的待归档电子会计资料核对无误后，档案管理员勾选整编库中已整理的案卷生成移交清单，在移交界面中浏览并打印双方签名确认；档案管理员对接收的电子会计资料进行编号、入档案系统档案库，最终形成会计电子档案。

7.档案保管。为保证数据安全性与完备性，报账服务平台和数字档案系统均建立相应的备份机制，根据不同形式文件大小、数量等建立不同的备份策略，采用增量和全量备份相结合的方式，数字档案系统还建立异地容灾机制，进一步防范数据丢失风险。

（三）电子会计档案的借阅下载

1. 会计档案资料借阅。针对已归档的电子会计档案，对普通用户设置赋权限制，相关部门只可查看条目，业务部门如需查阅相关电子文件，按照公司档案借阅审批流程，提交借阅申请，相关领导审批结束后，档案管理员赋权后，申请人可浏览、下载申请的电子文件。

2.会计档案资料下载。在档案库会计档案类“案卷”层级和普通用户的“检索”界面分别添加“批量下载”功能，档案管理员赋权给普通用户后，普通用户可通过勾选案卷，批量下载卷内的附件电子文件，每卷内的附件电子文件以压缩包的形式进行下载；档案库会计档案类“案卷”层级增加“退回”功能，办公室档案管理员对有异常的电子文件退回并反馈退回原因给系统后台，系统后台收到反馈信息后，对异常数据处理后再重新推送归档。

（三）A 公司电子会计档案的管理成效

公司通过贯通会计档案全流程电子化归档，实现财务管理工作无纸化应用，促进财务核算自动化、业务操作快捷化，切实为企业降本增效，具有经济效益和社会效益。

1.会计信息自动化。通过统一设置报账服务平台功能，系统智能生成会计凭证、账簿、会计报表等会计档案，并对会计核算文档的真实性、完整度与可用度自动识别，实现会计核算档案信息资料自主分类、提取、加工与整理，实现财会管理工作数智化，大大提高了财务效能，降低了会计人员的劳动强度。

2.减少公司成本，增加效益。公司在推行会计档案电子化管理工作后，省去了大量会计凭证打印与匹配的工作量，降低了会计档案的管理与工作成本。初步估计纸质成本费用每年可下降约60%，邮寄成本费用、人员成本和仓库成本等费用下降30%，预计减少总成本50%。

3.提高档案管理水平。档案系统既增强了电子会计档案管理的规范化与工作效率，又便于归档借阅。通过打通集中化ERP 系统及档案系统间接口，档案系统接收报账服务平台以及其他行业系统的电子会计信息后，实现数据自动汇集；支持存储财务相关的各类数据，建立数据共享一体化，实现电子会计资料与实物会计资料之间的追溯索引关联，实时记录信息变更、附件更新、借阅归还情况，实现档案全生命周期管理。

4.提升会计档案的利用率。通过数据资源库共享配置，分公司可通过互联网连接数据库，实现会计档案集中化管理。A 公司在实施电子会计档案后，查阅方式简单化，不会因时因地导致无法查阅数据，有效提高了档案资源的利用率。