新时期公共管理模式下探究“四能”效应提升高校办公室行政管理效率

摘要：高校办公室是学校教育教学过程中一个重要的服务部门，发挥着引领规划、综合协调、内外沟通作用。在新时期国家高等教育新发展任务的背景下，推进去行政化的步伐越来越快，对行政执行的要求也越来越高，使得办公室的职能跟不上时代的要求，管理过程也出现了一些问题。本文通过新公共管理的视角来分析高校办公室的工作效率，通过对办公室的制度构建、职能机构、智慧设施、人员意志四个方面的研究，提出“四能”效应促进高校办公室管理成效的办法，从而提升办公室的工作与服务质量。

关键词：新公共管理;高校办公室;“四能”效应

一、高校办公室的管理现状

高校办公室是连接学校内外、沟通上下的枢纽部门，承担复杂、灵活的综合性行政事务，作为教育教学的十字衔接口服务部门具有十分重要的作用。在新时期，高校办公室不仅承担办文办会的日常业务工作，还承载推动学校治理能力现代化改革的重任，是学校的枢纽机构、核心部门和改革先驱组织，不但重要而且繁忙，在高校的行政管理中发挥了重要的作用。随着工作的日益增多，复杂性、随机性、数量多的业务成为了阻碍办公室高效运转的当前的障碍。本文针对当前高校办公室工作的特点剖析问题的原因，结合公共管理理论，就办公室“四能”制能、职能、智能和志能的多元管理途径进行探索。

二、新時期高校办公室公共管理存在的问题

运用公共管理模型，从事务的客观、主观原因分析，针对新时期高校办公室管理过程，从制度、体系、环境、人员的四个方面进行研究，探究发现办公室还存在“四能”不足的问题，主要是“制能”制度构建不完善，“职能”职责划分不清晰，智能“软硬件”设施不匹配和“志能”人员素质不够高等方面的问题。

（一）制能不全，办公室制度管理缺少量化环节

制能是指制度效能低下，制度建设不够健全。新时代，缺乏行之有效的行政管理理念是高校办公室的通病，办公室的工作职责和管理制度受制于传统的行政管理体制内，制度缺乏操作性，如同眼睛看到了远景但是身体依然在家中，缺乏行之有效的管理理念是锁住高校办公室进步和提升的根本问题。二是目标定位模糊是办公室工作效率打折的弊病。办公室素有“不管部”之称，也就是暂时没有归属的职责和任务就交由办公室来负责。随着上级部门越来越精细的任务和高校自身发展越来越精准的需求，在一些新出现的业务暂时未有准确的分管部门或者是承接对象，于是承接新任务的担子就摊到了办公室的行政管理领域。尽管办公室的直接服务对象的是学校领导，分担学校的任务也无可厚非，但是这些与办公室的管理职能是不相符的新任务将原有的目标打乱，长期以往也会模糊了管理职能。由于新的工作毫无指导意见和经验可借鉴，工作人员不得不花大量的时间和精力研究工作完成任务，从而极大的降低了办公室的工作效率。

（二）职能模糊，多头管理与连带责任划分不清

一是多头管理。由于办公室的机构处于上下左右的中间纽带环节，这也往往造成多头管理的产生。传统的管理模式是逐级负责制，办公室成员工作向办公室主任负责，主任则向分管的校领导负责。目前高校的机构设置是书记、校长2位主要领导，以及若干位分管校领导，办公室的职责是向主管领导负责。但是由于办公室的枢纽位置关系经常会统筹多个部门开展业务，工作汇报中需要多个部门的分管领导参与管理和决策，办公室尽管处于协调位置但仍需执行分管领导的管理，这就在一定程度影响了服务主管领导的质量和效率。在具体执行任务过程中，由于办公室某位成员负责多部门的联络工作，则存在其他部门领导直接向办公室的成员部署具体工作任务的情况。多头管理造成了办公室业务分散的问题。二是连带管理。连带管理是指，与自身无直接关键的的事物因为其他事物有联系而产生了连带关系进而与自身产生了联系。某项任务有时会同时涉及多个部门的业务，各项业务权重适中没有孰轻孰重，由于办公室负责协调工作于是就变成了由办公室负责统筹，办公室连带管理了本不属于自身业务的工作，这也正是公共管理学科的“红带子”现象，即让人眼花缭乱的各种组织行为以创造和保留整体的公平和效率的提高。让办公室通过很复杂的管理程序来进行综合协调以此来完成一件本来并不复杂的工作，目的是为了实现各部门的公平，从而保障程序的安全，像极了公共管理学的“Mickey Mouse”，花费很大而收获很小，不仅占用了办公室的行政资源，还耽误了办公室的本职工作。

（三）智能落后，软硬件不匹配

去行政化改革一直是高校推进治理能力现代化的一项措施，旨在简政放权，释放学术和科研活跃度，促进教学自主性、多学科交融性发展，从而提升办学质量的措施。然后受到传统管理模式的影响，很多高校为了去行政化而去行政化，为了达到上级去行政化的考核指标而降低行政管理成本、裁减与合并职能部门、减少行政办公人员，良好的改革初衷却演变为只减少硬件却不配套软件，多部门综合到一个职能部门导致了行政管理复杂化;其次是办公经费减少后导致了长期不更新办公设备，很多行政人员使用的电脑、打印机超过10年之久，自动化、信息化的软件也跟不上学校工作需求，而影响了办公效率。同时，“去行政化”的工作落实有偏差，变成了仅仅减少行政人员却不优化行政工作，老职工退休后不再新招人员补充，空余的工作就整合到一个更大的办公室当中由其余行政人员分担，于是出现了频繁加班、周末无休的现象。随着更加精准的工作任务和更加严格的管理要求，“时间紧、任务重、难度大”的工作强度导致了行政人员常态化的加班，长期以往致使行政人员工作疲劳过度，磨灭工作热情与挑战意志，更是严重影响青年教师的身体健康。工作复杂、软硬件不足、是导致人员疲惫、降低管理效率的又一重要因素。

（四）志能懈怠，职业发展通道缓慢

高校办公室的行政管理职业发展相对单一，发展途径基本受限，无法转到其他专业岗位，但是教师岗位或者辅导员岗位就能转到行政管理岗位。由于高校行政机构是匹配政府机构进行设置的，职能与要求也相应接轨，但是晋升机制却独立考评，政府机构晋升机制是设立职员制，但是高校行政管理并未实行职员制，行政工作人员只有晋升到领导岗位才能提高薪资待遇和收入，但是由于领导岗位很少，很多人从上岗到退休都是普通行政人员，很多行政人员无法提升领导岗，并非行政人员工作不突出，干活不努力，而是缺乏专门针对行政人员的晋升和评聘机制，再加上行政工作的与所学专业基本不匹配，因此提升学历并不能真正促进行政工作的改善，仅仅对个人的知识或者阅历进行提升，加上行政管理岗位并没有高学历就匹配高收入或者优先晋升的机制，因此行政人员的职业发展和晋升缓慢也成为制约发展的重要因素。

三、高校办公室推行多元途径优化“四能”效应策略

（一）健全制能，明确办公室综合服务的定位。

一是健全制度建设，是发挥“制能”效应的基础。在新公共管理的视野下，高校应当在发展蓝图内整合资源，完善组织架构，打造一支高素质、高标准的人才队伍。高度重视办公室行政管理工作，准确定位办公室作为学校发展参谋助手和智囊团的方向，细化工作职责和管理权限，进而发挥出办公室处于纽带掌握综合信息资源的优势，集中资源力量谋划学校发展。针对办公室的这些目标需求，在组织架构的建立上配备对应的专业过硬、能力突出、服务主动等方面的人才队伍，运用同类对比、结果导向需求的科学方法测算人力的配置，队伍配置包含多结构、多层次、多种类，建立梯度队伍的规划将避免“既当将军又当士兵”的人才奔波于各项简单和重要的工作局面。二是科学设置机构。突破传统的等级制度和管理控制型组织结构，采取更为直观的扁平化组织机构。独立的科室将使得业务更专业，任务分配更有针对性。每个科室设置1名负责人，根据业务量配备若干名干事，日常工作不交叉，重要工作共协作，搭建协同参与工作模式。扁平化的管理不仅精简了人员，更能促进行政人员的专业提升，突出人员的主觀能动性，掌握更多主动权甚至是部分决策权，增加了工作积极性和创造性。

（二）完善职能，引入过程评价与职业发展机制。

一是建立量化考核机制。新公共管理注重的是结果导向和绩效管理，转变职能是深化办公室行政体制改革的前提，转变职能需要建立可量化的考评机制，采取可视化的目标制度，推行每日任务汇报措施。制定计划是工作的开始，由于行政人员对目标和任务的理解程度不同，明确目标将能够统一思想缩短决策过程，准确的把决策者对任务的理解仔细划分，并充分与行政人员沟通探讨，达成目标共识，帮助行政人员更好理解目标采取准确行动。下级汇报制和上级过问是落实任务的有效途径。行政人员在工作中不仅要发挥主观能动性积极完成任务，更要适时汇报工作进度为决策者提供信息和进度，决策者事务繁重但具有丰富的经验，不仅帮助行政人员解决提出的问题和困难，也应当把任务中的关键点和重要点及时告知，避免工作走弯路，节约时间提高工作效率。二是建立全程评判激励机制。激励过程不仅是看结果，也应当将过程考察与结果考评想结合。行政工作的目标是完成，却很难获得优秀的结果评判，因此要建立全程评判激励机制，不仅考评结果，也考察工作的过程，对工作数量、完成效率、创新亮点等多元过程进行考察记录，评判的过程坚持一视同仁、公共公正，为行政人员提供科学的评判依据。即使是合作工作也能有效的划分主力和助攻，避免吃大锅饭的现象。充分借助“新媒体”、“互联网+”的资源共享体系，借鉴优秀的、成功的办公室行政管理经验和模式，充分发挥奖惩的激励措施，对于工作中有想法、有创新的做法应当给予肯定，对工作中有消极怠慢、亦或者态度不端的情况也要及时指出，通过绩效管理体系激发人员的工作能动性，以发挥更好的行政管理效果。三是引导蓄能，建立专业职称评聘机制。行政管理人员与专任教师、专职辅导员有所区别，专任教师从事专业知识的教授和科研工作，专职辅导员从事学生服务与管理工作，而行政管理的工作与专任教师和辅导员均有区别，从事学校发展建设与改进优化专业性、服务型的综合共和，开辟与专任教师、辅导员相类似的行政管理职称评定，根据岗位制定工作量、工作实效率、工作准确率、创新性、开放性的考核指标，并从“德、能、勤、绩、廉”等方面综合考评，提供科学的职称评定机制。

（三）更新智能，推动互联网+协同办公模式。

互联网+时代，技术手段在不断的更新，要推进多元的智能技术助力高办公室管理智能水平的提升。一是建立办公室微信和公众号，发布通知信息，更新公务程序指南，开辟业务进度反馈栏目，保障学校师生能够实时了解学校最新办公动态，同时便于反馈信息，统计工作进度，实现多部门协同工作提高效率。二是推进无纸化系统的运用，发挥多媒体的便捷和高效。无纸化的系统不但能够自如播放视频动画，还能提供高效的会议服务，例如会议发言记录、共享文件界面、发布无记名表决、系统性存储资料等多方面功能，不仅节约办公资源，还能提高了会议质量，提升了办公效率。

（四）提高志能，内培外送全面提升人员综合素质。

一是加强思想教育。思想是方向，对行为习惯起着指导作用，正确的观念将能够激发人员创业干事的能力，增加面对困难任务时候的挑战信心，反之则会使得工作态度不端正，阻碍工作的开展。因此要加强积极的思想教育，通过组织参加学校邀请专家开展政治理论学习，召开部门的定期学习心得分享会，研读国家时政文件，每日学习强国以及人员自学等途径，全方位的进行政治理论学习，提高人员的思想观念，强化服务意识，从而提升人员创业干事的精气神，减少工作拖沓的问题。二是内学外培提高业务能力。组织开展外出学习培训，参加行政管理、公文写作、公务礼仪等方面的学习培养，促进服务工作的提升;增加与其他行业、同类院校办公室成员的学习交流;鼓励行政人员利用网络信息资源主动学习，掌握国家最新时事政治，保持坚定的政治立场，培养扎实的政治理论素养，综合提升办公室行政人员管理能力和工作效率。三是提升技术水平。鼓励办公室行政人员努力学习提升学历，在研究领域投入时间和精力，为学习履职外出实践提供机会和政策支持。提倡无纸化办公，推动办公室多媒体、数字化、智能化交互式办公，优化行政辅助能力。开展word、ppt办公软件技能竞赛，提高工具应用能力，更要鼓励办公室行政人员坚持创新学习，熟悉phyone数据抓取、谷歌翻译、阅读器等程序软件，从而提高信息收集能力获取最新的资源数据，提升视野格局从而提高对事物的分析能力，帮助工作质量的提升。

四、结语

从新时期公共管理发展视野看，高校办公室行政管理的不断精准，要求在不断提高，作为综合协调部门将对学校的整体规划和发展起到重要作用，同时对外沟通协调与对内服务的质量将影响学校各方面工作的开展。因此，提升“四能”效应，健全规章制度、完善机构设置、设置全过程评价奖励机制、更新智慧设备，强化思想教育、内学外培全面提升人员素质，从而有效的提高高校办公的行政工作效率和服务质量，更好的为学校发展出谋划策，搭建好各部门沟通协调的桥梁，扮演好服务师生的热心工作者身份，为学校推进治理能力现代化的进程贡献力量。

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作者简介：黎砾（1988.11），男，壮族，广西宜州人，学历：本科，职称：无，从事公共事务管理、行政管理、秘书学研究。