纸质档案管理与电子档案管理的融合

刘寒冰

摘 要：随着信息化建设技术在行业中的渗透，许多公司和机构也已开始重视档案信息化建设工程，而常规纸张档案和电子文档技术的结合也形成了现代档案管理工作进程中的必要选项。在这个现实背景下，本文以纸质文档保管和电子文档保存为研究对象，在阐释二者含义的基础上，剖析了其中的差别，并就二者的融入途径进行探讨。

关键词：纸质档案;电子档案;融合

引言

信息技术在人类社会发展史中有着不可磨灭的作用，人们的工作形式、学习方式正是在信息技术的作用下才得以多姿多彩。现代的电子档案管理已不仅限于传统的人工管理，而且也越来越趋向电子化、网络化，电子档案管理模式也得到了蓬勃发展。相比于纸质档案保管，电子文档保管确实具有许多优点，但在某些方面仍难以完全取代纸质档案管理。因而，探索二者的融合路径，促使二者优势的充分发挥尤为重要。

1纸质档案保管和电子文档保管中存在的差异

目前，因为科学技术能力和经验等各方面的原因，电子设备文件的存储技术手段与纸面文件一样变得非常不成熟，因此在实际工作中出现了如下差别：（1）纸面文件信息内容和电子设备文件档案存储期限上的差别。传统纸质档案的归档时限一般规定为，在文档产生后至德二载的上零点五年内向本单位档案管理机关移送，以便于查考使用。电子档案可于文书办理结束后及时存档，由已形成档案的各科室采用网上传输的方法，传递给本单位的档案管理机关，并完成必要的移交程序，以形成网络电子交接文据。（2）纸质档案和电子产品档案的归档方法不同。电子文档在生成过程中要及时实行数字签名、身份验证、信息确认和密码保存等，以确保电子文档在传递、处理中不致发生错误，从而维护档案管理机关所获得的电子文档的原始性、真实性和准确性，并提高电子文档的法定凭证有效性。（3）纸本文档和电子设备文档在存储方式上也存在着区别。目前，以纸质档案为主体的防护科技重要内容有：文档组成材质的物理耐久性和优化文档储存环境科技这一方面，它主要是涉及气温、相对湿度调控管理的科技、防尘、防光、防毒气等科技这一方面，对损坏文档加以恢复的科技，如：去污、去酸、字迹恢复等方面，这些重点是根据组成文档的物体材料本身破坏的因素和后果，而加以防范和处理的。电子文档载体易衰老变质以及资讯多媒体、储存媒体介质的形成与发展等，均会影响电子文档的长久可读性。

2电子文档保管和纸质文档的融合

2.1管理模式的融合

目前，尽管诸多企业及单位有意识地进行了档案管理的信息化建设，但出于多种因素的限制，纸质档案与电子档案的融入现状不容乐观，致使二者的优势仍为相对独立的状态。由作用优势上来看，电子档案无论是在信息传输、处理模式，抑或是开发应用中均实现了便捷与高效，但随之而来的网络安全问题也令管理人员苦恼，因而为规避这一问题，管理者仍会采用纸质档案管理模式。对此，首先需要在管理模式上进行融合，实现双套制与双轨制。何为双套制？具体而言是指为达到统一管理档案的目的，将电子档案转化为纸质并加以备份，如此便为纸质档案赋予了数字化的特征;而基于双轨制，我们可以简单理解为档案在生成、使用过程中的关系，这种关系会随档案的有效利用而出现改变，这一模式下，可促进纸质档案与电子档案的融合过程。

2.2电子文档保存和纸质文档保存之间的关系互动

电子文件保管和纸质档案管理之间的互动，是基于二者的共存性和对其的有效管理而产生的，这二个档案管理的基本形式都是二套系统。在各个档案系统中的人内部都有各自独特的积极机制，但在二个档案系统内部也必须彼此磨合、相互依赖。二者既要完成各自在管理系统内的工作，也有必要根据各自的特点相互配合，完成双方需要共同履行的社会责任。在电子档案保管与纸质档案保存的两种系统之中，二者相互作用能够推动二个存档系统各自的技术进步从而丰富了各自功能，使各自系统工作的效能明显的提高，这对于现代档案管理来說有着积极的意义。电子档案保管和纸张档管互动作用的表现主要包括如下方面：首先，电子档案保管对纸张档案管理的负面影响，而前者则能够加快对后者的改进速率。纸质档案管理也受电子文档些影响，这直接加速了档案管理过程，对电子文档一体化的发展也有着关键的意义。另外就是电子档案管理工作的实物管理系统的模式也促进了传统纸质文档保存，而实物系统和固定的关系文档则是传统纸质文档存储的基石，有了二者必须形成好的关联才可以对文档进行信息检索。电子档案存储由于具备了快速搜索的功能，再加以网络的使用，读者可以比较便捷地查阅到自己所急需的信息，同时电子文档存储也能够按照各种的需求而形成各种各样的信息联系，对于纸质文档由于对电子档案的实体管理的简单，能够利用软搜索功能而比较快捷地查询所急需纸质文档。其二，在传统纸质文档保存的不利影响下，电子商务档案保管也应该显得更为规范化。二者都能够在相互作用下取长补短，从而进一步发展壮大，并建立一个综合管理体系。

2.3管理流程的融合

我国现阶段已步入了稳定发展时期，电子商务、电子政务等在企业管理中占据着重要地位，办公网络系统也日趋完善，这为纸质档案、电子档案二者的有效融合提供了有力的支持。为促使二者更好的融合，也需要针对管理流程进行改善与优化。分析档案管理的整个流程，涉及了较多的工作内容，包括档案的鉴定、整合归纳等，要求管理者能够做到统一形式上的管理，这不仅应体现在后期的归档工作中，也需要落实到最初的鉴定工作、整理环节中。

3结束语

综上所述，在纸质档案保管和电子资料保存结合的进程中，纸质资料保管的容量逐渐缩小，电子资料保管的容量将随着现代计算机技术的成长日益走向扩大。当今档案保存事业中仍面临许多困难，档案保存工作者既要通过科学技术的措施提高对电子资料保存安全的保护意识，推动电子资料保存工作，同时也要对纸质资料加以必要的保存，通过二者完美地结合相互弥补，搞好档案保存事业。

参考文献：

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