软件中心应收账款管理数字化转型研究

蔡玉琴 丁宁 厉沅珏

摘 要：本文以数字化转型大背景为研究基础，通过对软件中心自身状况的了解，发现了软件中心在管理方面存在的部分问题，如数据孤岛、业财不融合、管理没有形成闭环等，并针对每一个发现的问题提供了数字化的解决办法，提升了部门效率，降低了软件中心风险，并为事业单位的财务数字化转型提供了参考。

关键词：财务数字化转型;应收账款管理 ;问题和对策

（此文系2021年上海市会计学会立项课题SHKJ2021ZC01成果之一）

一、引言

财务信息化减少工作量的同时也对会计行业造成了巨大冲击，会计行业与计算机、互联网联系愈发紧密，按照传统理论与方法执行的财务会计工作已经无法满足现阶段对财务会计岗位的需要。

随着信息大爆炸时代的到来，原有的信息技术不足以支撑海量数据的分析，大数据、云计算应运而生。云计算概念的提出，为会计信息化提供了坚实的基石。会计信息化的本质是将信息技术应用于会计领域，从而使会计信息能更高效的利用，促进会计信息化的产业发展。财务数字化转型作为经济数字化转型的重要部分，成为了数字化转型中作推进中的不可忽视的部分。

有一个热门词汇“大智移云”在很多地方被提到，“大智移云”指的是“大数据、智能化、移动互联网和云计算”，这几个关键词指的是目前热门的新兴技术，它们相互联系、相互融合、相互支撑，概括了未来全新的互联网生态，引领了未来产业的发展方向。“大数据”指巨量的数据资料，移动互联网提供了数据采集和传输的技术，智能化和云计算为数据分析处理提供了技术支撑。在IT技术迅速发展的时代，数据成为一项重要的资产，能够最大化利用这项资产的企业将在时代的转折点掌握先机。数字化转型的目的，就在于最大化利用数据，发掘数据资产的价值。数字化转型指的不仅仅是简单的信息化，而是要将工作流程自动化、智能化，实现数据的共享，同时完成对海量数据的统计分析。推动业财融合的根本目是要学习数字化的管理思维、行政思维，将数字化的内核融入到业务中，在單个企业层面上，其目的在于提升业务水平，促进企业的健康发展;在宏观层面上，则是要促进产业转型升级，保证国家经济健康、平稳、持续发展。

二、上海计算机软件技术开发中心应收账款管理现状

上海计算机软件技术开发中心（简称“软件中心”）于1984年由原国家科委批准成立，是上海科学院直属事业单位。软件中心长期致力于软件技术标准研究和软件应用技术研究，通过技术服务和成果应用推动产业发展，逐步形成了“服务行业，发展产业”的核心理念，为我国软件行业做出了众多开创性贡献。

应收账款是单位流动资产的一个重要组成部分，是指企业因对外赊销商品或劳务而应向购货单位收取的款项。以软件中心2021年财报为依据，应收账款占流动资产13%左右，面对竞争日益激烈的市场，一方面，为争取更多的业务，产生部门赊销无可避免;另一方面，客户不及时回款，占压流动资金，使单位面临商业风险。应收账款管理已然成为了财务管理的一项重要内容。

三、软件中心应收账款管理存在的问题

通过对自身现状的清查与反省，我们发现软件中心对于应收账款管理的行政流程上有可以改进的空间，可以总结为以下方面：

应收账款作为资产负债表一项非常重要的科目，根据软件中心规章，财务部应认真登记客户往来账，每月向中心的业务部门统计、发布“应收账款统计月报”并协助业务部门催收应收账款，而业务部门则对应收账款催收负有责任，每个月财务部会下发应收账款指标，一月一核对。

软件中心规章考虑到了财务部门和业务部门的交流沟通问题，并给出了相应的规定，但是在实际操作过程中，软件中心没有严格按照规章处理，形成了一些漏洞。具体可以概括为三点：

第一，业务部门有些合同没有及时录入应收账款，这违反了及时核对应收账款的规定，而没有及时录入的后果就是应收账款的账龄将被低估，从而财务部门将会高估应收账款被收回的可能。

第二，合同回款回收时间没有人关注，在收到回款之后，业务部门的人没有及时录入系统，这导致财务部门不能第一时间获取到重要的财务信息，造成数据的不互通，产生“数据孤岛”。

第三，业务部门和财务部门的信息沟通不畅，由业务部门负责对回款的监督和催款工作，财务人员无法及时获取业务部门催收的进度，以便随时根据回款进程进行财务上的调整。虽然根据规章，负责应收账款的财务人员应与业务部门保持联系，与之核查所有应收账项（至少每月一次）。但是在实际操作上业务部门和财务部门的沟通可能存在延迟或者差错，对于应收账款的处理和记账工作不及时、不到位，对软件中心的工作效率造成负面影响。

对于获取业务方面的管理，即投标过程的管理，软件中心也存在一定的问题。在业务操作流程中，横向收入由业务部门的合同构成，业务部门提交合同申请，签订后开票、执行合同约定、最后客户回款，然而投标信息有缺失，在系统中只能看到审核申请这一步，之后的投标记录和投标结果却是不可见的，即业务员提出要投标，后面什么信息都没有，对于投标申请之后的事项软件中心一无所知，整个投标、签订合同、收款过程管理没有形成链条，各个投标过程之间是孤立的，软件中心不能够对此进行监控，风险较大。另外，投标的记录和结果实际上是非常有用的信息，但是目前软件中心对投标信息的数字化分析不够重视，在技术上也需要进一步的开发。

软件中心采购管理也存在“数据孤岛”。目前软件中心在支付上使用上海市财政管理平台。财政管理平台有其标准化、保证信息安全的优点，然而财政管理平台无法与其他系统对接，数据“困在”平台中，形成了所谓的“数据孤岛”。另外，政府采购、自行采购及招标的信息存于业务部门，而财务部门能获取的信息只有付款记录和收票，采购管理系统与ERP系统并不互通，由此也产生“数据孤岛”，其他部门的人无法利用业务部门已有的信息，不能数据共享，降低了工作效率。整个操作流程直观的来说就是采购管理系统是孤立的，同时财政平台与ERP系统也无法互通数据，三个信息系统都被割裂开了。因此在采购管理的流程中，软件中心需要消除数据孤岛、提升数据透明度。

各职能部门（大致分为是销售、生产、会计三个职能部门）拥有自己的数据库，并根据需求采集业务活动中的数据，用本部门的模式对数据进行处理，然后将处理完成的数据交给信息使用者使用。从图示来看，各职能部门对数据的采集、存储、处理、报告过程是并行的，并且没有沟通额渠道，不存在交集。在这样多线并行的管理系统中，数据孤岛自然形成了。

数字化转型完全可以解决这三个问题。在当前财务信息化发展迅猛、国家推动事业单位数字化转型的时机下，如果能加快推进数字化进程，利用数字化本身存在的内在优势，对这三个问题进行改善和解决，将有利于软件中心业务水平和财务质量的提升，也可以为事业单位数字化转型提供一个可借鉴参考的案例。

四、软件中心应收账款管理改进对策

（一）应收账款问题改进对策

财务数字化转型促使企业在财务领域运用云计算、大数据等技术来重构财务组合和再造业务流程，提升财务数据质量和财务运营效率。针对应收账款问题第一点，软件中心在财务数字化转型这样的浪潮背景下，可以使用数据改造和数据标准化的方法，通过将财务合同管理系统与ERP系统相连接，一键获取客户信息、收入合同信息，这能使得应收账款被及时记录。

在财务合同管理系统中，可以增设一个专门的合同评审板块，业务人员必须输入项目名称、联系人、分类、总金额等有关合同的具体信息，在各类信息填写完备后才能获得签署盖章。在合同签订后，业务人员必须上传签署合同的电子版留档，线上归档信息化手段可以提高合同管理的准确性和完整性。另外，在填写合同评审的时候，可以增加“回款计划”这一维度，定下明确日期，将合同履行节点细化，即，合同履行节点日就应当对收入进行确认，防止一个合同总共开出一张发票，无法确定应收账款具体何时应当确认为收入的问题。同时，系统应自动提前几天弹出开票提醒，强制在明确的时间点内开票，产生应收账款。

针对应收账款问题第二点，“回款计划”维度实际上就可令系统提醒业务人员，在该明确日期之后就应当开始关注应收账款催收，此时可以使用双管齐下的方法提升效率：通过企业网银系统记录数据的获取，财务部门获取回款信息，将该信息下发至业务人员处，令其认领;或是通过客户告知，业务人员主动提交回款记录，回款、发票、合同来将应收账款的收回及时记录，进一步加强对应收账款的监管。

针对应收账款问题第三点，在合同管理系统统计下，每月末，财务部可以获取签订情况统计表——多少合同审批、多少合同废止，合同废止的原因是什么，废止合同的经办业务员是谁，同一个业务员是否存在过多废止合同等信息一目了然;开票回款统计单——签订的合同开了多少票，回款多少，哪些有截止性问题都可以显示出来;不仅如此，财务人员和业务人员可以随时获取全生命周期的表，他们可以自选标签取得自己需要的数据，业务和财务信息互通，消除“数据孤岛”。

该解决办法可以概括为“业财一体化集成”。业财一体化集成可以理解为，业务和财务工作一体，业务决策的制定和执行与财务结果可以同步得出。财一体化确保了信息流畅沟通、加强企业内部控制和精细化管理等。业财一体化的实现有很多阻碍，但是数字化转型为业财一体化提供了技术支持。将财务合同管理系统与ERP系统以合理的逻辑连接，有利于对应收账款的管理和监督，提高中心的业务效率和财务质量。

（二）业务获取管理问题改进对策

通过数据改造的方法，可以促进业财融合的进程，解决业务获取过程和结果的不透明性。在投标活动中，存在两种可能——成功或失败，因此可在投标系统中增加新模块，将系统从投标申请进一步延伸，提供两种情境，若投标失败，业务员需要提请关闭投标申请并说明失败原因，这样系统中就会留存一个失败记录，绩效考核部门可以通过统计每位业务员的失败率来考察员工业绩，这样可以有效减少员工贪污、克扣的可能。若投标成功，那么业务员会经历多个步骤：业务发起-买标书-中标通知书，随后系统会弹出合同审批流程，若中途终止需要提供理由（不填的话系统会催促业务部门负责人），这样的一个必填选项使得整个参与过程都会记录，业务何时申请，何时中标，合同何时签订，履约义务何时完成，应收账款何时记录，回款何时收到……它串联了合同管理全生命周期，将业务活动从一开始就纳入到监管之中，大大降低了风险。

技术上，软件中心通过将规章中要求的几项流程全部统合到同一个系统中，或者是在各系统间跳转，将投标管理系统与合同管理系统链接起来，为业务人员流程审批减少麻烦，使他们可以在一个界面中完成从投标申请到填写合同的全部操作，提升效率;同时还能给予他们在舞弊方面的压迫，防止他们贪污，减少软件中心在评标费上可能的损失。

另外，针对这个问题，软件中心不仅要从数字化手段上对此着手解决，更要对基层业务部门人员加强合规教育，三令五申，要求按照規章进行，否则通过合规部门对合同不予盖章、财务部门不予拨付投标保证金等行为强制加强合规监控。

此外，本文也已提到，评标的结果是一项有价值的数据，软件中心可以利用大数据技术，对投标记录和投标结果进行分析，可以从投标的行业项目、单一业务员的投标成功率、中标合同的收入区间等多方面对软件中心的横向收入进行分析，并在分析之后对软件中心进行优化，这有利于提高投标成功率，提升软件中心横向收入，降低投标风险。

（三）采购管理问题改进对策

由于软件中心的独有性质，它必须使用上海市财政平台，而财政平台作为上海市级的数据平台，无法直接链接到软件中心的系统中，本文计划令软件中心对系统进行间接链接。政府采购信息、自行采购信息及招标信息存在于ERP系统中，而财务部门只有付款记录和收票，为了加强对采购招标的管理，需要对采购管理与ERP系统进行优化。

软件中心新建一个费控数据库，这个费控数据库会导入财政平台付款信息作为实际付费信息，同时把采购管理与ERP系统的数据导入作为预算信息，三方对照，三者形成数据共享，提升数据透明度，实现合规风控和工作效率的提升。该解决办法同样符合业财一体化的思路，采购、招标业务与财务工作一体集成，在采购招标相关的业务决策作出后，财务系统可以迅速做出反应，得出财务结果，业务与记账同步匹配。

此外，该费控系统还有数据统计分析的功能，可以帮助软件中心根据预算数据和实际付费数据进行比对，根据不同明细科目如应付账款等对采购和招标业务进行分析，提出更科学化、专业化的建议和指导，提升软件中心的业务水平。

如果能实现业财一体化，业务部门与财务部门的合作将会更加紧密，业务与财务互相推进，形成良性循环，达到数字化转型的真正目标，而非是表面的信息化。

五、结语与展望

本文通过对软件中心自身状况的了解，以数字化转型大背景为研究基础，发现了软件中心在管理方面存在的部分问题，如数据孤岛、业财不融合、管理没有形成闭环等，并针对每一个发现的问题提供了数字化的解决办法，提升了部门效率，降低了软件中心风险。

软件中心作为一家高科技事业单位，财务部门的管理工作也应当与时俱进，走在时代的前端。虽然目前软件中心的财务数字化转型已经取得了显著的进展，但是由于数字技术具有自生长性和可供性等特性，传统财务管理在数字创新和数字化转型的实践中面临挑战。鉴于此，本文认为未来可以从两个方面进一步推进财务数字化转型的研究。

首先，在数字化转型的地基方面，应持续加强数字化基础设备管理和数字化平台构建的研究。财务管理人员需要重视数字基础设施和数字化平台的建设。例如，软件中心可以发挥自身科研优势，财务部门可以对技术部门提出需求，通过技术部门自行研发财务平台软件、业务数据统计分析软件等加快促进财务数字化转型。

其次，软件中心应当考虑到内部条件和外部环境，平衡财务数字化带来的工作效率提升和由此产生的成本。例如，软件中心应当考虑数字技术在促进组织协调和产生新的优化的财务流程，促进财务平台在数字化转型中协同发展，消除数据不流通等问题给软件中心节约的成本与开发新的数字化软件新增的成本之间的平衡。

最后，在数字化转型的结果方面，软件中心需要进一步关注软件中心应对数字化转型带来的摩擦阶段。在财务数字化转型后，软件中心应该加快软件中心员工真正使用优化后的财务数字化流程的脚步，让他们摒弃过去的老办法，舊思路。

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