大数据背景下机关事业单位档案管理的创新途径

刘英淼

摘要：大数据技术下的电子档案管理，对档案数据的检索效率进行了有效提升，对档案管理中的风险实行了有效控制，可以更好地为用户提供优质服务，但是也面对着一定的威胁与挑战。

关键词：大数据时代;档案管理;电子化;对策

1大数据对电子档案管理的重要性

在电子档案管理中，顺应大数据时代发展潮流，可以实现为电子档案储存、传输、查阅及寻找等方面提供便利，还可以根据不同个体需求，精准进行电子档案检索。另一方面，可以减少档案管理部门人员冗杂的现象，减少人力资源方面的支出，在相关单位建立专业数据库之后，可以实现数据统一化的管理。其次，有利于节约成本，并延长档案保存寿命。打破了原有纸质档案的外在表现形式，电子档案可以保存在硬盘或者是云储存空间中，不需要使用大量的纸张进行统一管理，节约大量纸张。电子档案对储存环境没有过多要求，只需要一台电脑，一个终端或者一个硬盘，就可以长久大量保存电子档案信息。同时在提高办公效率的基础上，提高了企业的经济效益。

2大数据时代电子档案管理存在的问题

2.1专业的电子档案管理人才不足

大数据时代，电子档案管理涉及多种技术、软件、硬件的应用，管理环境的变化对管理人员提出了很多新要求。通过对部分医院、学校、企业内的电子档案管理状况进行分析可以看出，专业的电子档案管理人才不足这一问题十分普遍。这也导致信息技术和大数据技术在电子档案管理中的应用程度相对浅显，技术优势没有充分转化为管理优势。例如，很多高校至今没有在档案管理相关专业开设相应的电子档案管理课程。在企事业单位内，对于一线档案管理人员的培训相对较少，很多档案管理人员虽然对电子档案较为熟悉，可以较好地处理将传统档案转化为电子档案这些简单工作，但在档案信息分析、电子档案整合中则十分被动。在一些大型的企事业单位内，电子档案数量众多，且存在一定数量的涉密档案，这对档案管理人员带来了很多新的挑战。大数据时代下，若一线档案管理人员的电子档案管理能力明显不足，那么企事业单位在相应的管理中便会处于十分被动的状态。

2.2电子档案管理机制不健全

目前，传统档案工作人员还不能完全适应电子档案管理，还有待经过一段时间的学习和培训，以不断提高其综合素养和业务能力。同时，电子档案的经济价值极高，却不能被很好地挖掘和利用。所以，只有将大数据领域的专业人才不断引进和培养，科学处理和分析电子档案，才能实现电子档案的经济效益。目前，电子档案还缺乏清晰的管理标准，未能构建健全的管理机制，还有各自为政的现象，不仅使档案管理工作效率降低，还阻碍了档案管理工作的进一步发展。

2.3电子档案管理存在一定的安全隐患

众所周知，电子档案基本是在移动硬盘或计算机硬盘中存储的，所以若缺乏电子信息档案管理相关制度，在利用电子档案时，就会造成损坏或不可读的情况，严重威胁电子档案的安全。另外，由于电子档案管理系统在建设过程中存在一定的不足，导致利用信息技术处理档案的过程中，也会遇到死机、电源中断、系统失灵等情况，这些突发状况都会导致档案数据的丢失。

3基于大数据的电子档案管理问题的有效措施

3.1完善管理制度

想要提升电子档案管理的方法，首先需要将电子档案管理的相关制度进行完善。在完善制度时，要与单位的实际发展情况充分结合，保证制定出的制度是切实可行的，可以让工作人员进行充分落实的。然后在制定管理制度的内容时，需要明确管理人员的工作内容，将管理人员的工作职责进行清晰地展现，促使管理人员在工作时知道自己的任务是什么，保证电子档案管理工作的顺利进行以及提高管理工作完成的效率。

3.2加强电子档案的安全防护

针对当前网络系统的安全隐患，单位的档案管理部门也要提高警惕，尽快完善网络数据备份和信息恢复管理系统。在计算机或者其他网络系统发生安全事故时，能够对关键信息和重要信息及时有效恢复。切实加强电信网络的安全管理。通过密码验证获取用户注册信息、输入密码调阅用户口令和密码限制用户访问权限。安装先进的网络防毒软件，建立安全防火墙来有效防止勒索病毒和恶意黑客对档案的攻击破坏和非法篡改。及时发现并修补系统管理软件的安全漏洞，对系统防火墙和防病毒管理软件进行全天候自动维护升级，提高系统档案实时上传、下载时的安全级别和档案访问安全权限。

3.3提高管理人员能力水平

事业单位应当加大对档案管理工作的重视力度，通过设置专门的档案管理部门，增添专业的档案管理相关设备，引进专业档案管理人员来推进档案管理工作的创新与改革。对在职的档案管理人员进行专业的现代化数字档案技术培训，定期检查档案管理工作的具体情况，管理人员进行定期的工作汇报。通过实践来发现改革过程中存在的问题，及时解决问题并提升档案管理的能力水平，完善档案管理工作内容。提升档案管理工作人员的能力水平，这样才能够推动事业单位内部管理改革工作的实施。

3.4重视档案管理体系建设

基于大数据时代，加强电子档案制度化建设。信息化时代对电子档案工作的设计要求更高，极度重视顶层设计以及总体规划的实现程度，才能保障各个阶段的档案管理不出纰漏。贯彻落实档案管理的制度化与合理化。在我国电子档案管理制度改革的基础上，对档案管理工作的合理性、机密性和科学性加以落实，将各个行业中现存档案的实用价值最大化，并对档案传输中可能存在的风险，进行及时发现和阻拦。这就要求相关部门进行制度规范，实行责任落实到个人的制度，保障各行各业能够充分有效地融合自身的数据信息，实现规范、安全、科学的跨行业流动档案数据信息。除此之外，要从大数据信息的应用着手，建立更高级别的档案信息管理中心。根据具体情况，将档案分成公开和保密等多个层次加以储存，根据不同情况推进档案管理标准，根据不同单位的要求实行档案输送方式，促进档案管理体系的进一步发展。

3.5优化电子档案管理方法

电子档案管理与传统的纸质档案管理在管理方法上有很大的不同，因此要想提高电子档案管理工作的质量，档案人员必须改变原来的档案管理方法，形成或优化新的电子档案管理方法，保证电子档案管理规范和科学。在电子档案管理过程中，可能会面临档案被更改及档案丢失等问题，因此，需要通过优化档案管理的方法來确保档案的真实性和完整性。此外，应特别注意维护原始档案的真实性，若纸质档案与电子档案同时存在，应实行双轨制的档案管理模式，将原始档案纸质版进行存档，以此留存电子档案的原始证据。

结束语

总而言之，电子档案的优势得到了广泛认可，纸质档案与电子档案共存会成为基本趋势，因此，大数据时代下进行针对性更强的电子档案管理改革与创新也显得尤为重要。各档案管理单位需要动态进行电子档案管理分析，发现单位内部存在的电子档案管理问题，不断提高各单位电子档案管理能力，避免电子档案管理流于形式。

参考文献

[1]薛晓萌.浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊[J].办公室业务，2020（16）：96+98.