对提升办公室文书档案管理工作的思考

2022-07-03国家图书馆张亚清

办公室业务 2022年11期

文/国家图书馆张亚清

办公室是组织或机构的重要组成部分，起着上传下达、沟通协调的作用，是做好各项工作的重要枢纽。办公室文书档案管理工作是重要的基础性工作，高质量的文书档案管理对单位整体工作起到积极的促进作用。提升办公室文书档案管理质量，能够有效推动各部门工作的正常运转，对一个单位或机构有着重要的意义。

一、文书工作与档案管理的关系

（一）文书工作的定义。文书工作是各级机关、部门的重要的、经常性的基础工作。文书工作人员要有强烈的事业心与高度的责任感、高尚的职业道德素养、较高的业务素质，要具备基本业务知识、公文处理和档案管理、写作知识和应用能力等。文书工作通过文书的制发、处理与管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成各级信息运转与处理的流程。良好的文书工作可以有效推进各部门的工作，促进对内对外联系，为部门领导提供决策支持，体现出较强的政治性、技术性、服务性、时效性，既具有规范性又需要较大的灵活性。

（二）文书档案的定义。文书档案是机关、企事业单位、社会团体在行政管理活动中，具有保存价值的文件总称。文书档案管理就是将机构发挥各种职能、处理各种事务当中形成的归档文件或是价值较高的文件，按照一定的要求和原则进行科学合理管理的过程。基于文书工作的特点，在日常工作中产生及需要管理的文件类型多样、内容交错。且随着图书馆事业和部门业务的快速发展，办公室文书档案在性质和类别上也越来越多，对档案进行清晰的分类成为档案管理的一项重要工作。

（三）文书工作与档案管理的关系。文书工作与档案管理工作相互衔接，紧密联系。正确处理二者关系，对做好文书工作和档案管理工作十分重要。

1.文书工作是文书档案管理的基础。文书工作的主体是公文，档案来源于公文等各类文件。把各种事务办理过程中涉及的重要文件资料，通过整理、立卷、归档等工作，形成档案进行保存。文书处理工作质量高，档案材料收集的完整性就有了可靠的保证。在实际工作中，文书在日常工作中形成或接收的文件，在运转过程中一般不会成为常规意义上的档案，但是经过对工作的全面思考，对涉及信息详尽、清晰、准确记录形成的日志文件，对提高文书工作效率和工作质量，有着非常重要的作用。

2.文书档案管理是文书工作的延续。文书档案管理对文书工作中产生的各类有价值的文档进行整理、保存，并快速、准确、完整地提供信息，使后期档案信息开发利用需求得到有效满足，档案信息价值在开展工作和部门发展中能充分发挥作用。

3.文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进。文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，就不可能有完整齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反之，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。对档案文件进行整理、更新，实际上是对文书工作的全方位检查，对做好文书处理工作是一种促进作用。

二、文书档案管理的难点和问题

（一）涉及文件繁杂。文书岗位是文件流转的枢纽岗位，涉及文件种类繁多、数量庞大，有的工作前后有关联，事务之间又有联系，很难对相关文件进行清晰的分类和存储，给资料查找和利用埋下隐患。

（二）文书岗位人员流动大。以国家图书馆为例，从事部门文书岗位的年限一般为3～5年左右，是人员更替较为频繁的岗位，而每位文书人员的工作风格不同，存档习惯也不一样，给日后的档案查找利用造成一定困难。

（三）人员对档案管理工作重视程度较低。实际工作中，文书人员要处理大量繁琐的日常工作，有时工作比较紧急。对工作过程中产生的文件和过程稿，由于重视不够，或精力不足，会出现保存不完整或者疏于收集、整理、备份，致使有些文件漏存甚至遗失的情况。例如，我部门对某业务应用系统进行升级，需要查阅系统开发时的合同文件。对部门电子档案和纸质档案进行反复搜索、查阅，发现系统开发的各类文件均保存完整，但并未找到相关合同文件。经询问国有资产管理处了解到，因当年的责任分工等原因，此合同由国有资产管理处负责上报。工作流程中涉及的重要文件未被存档，反映出缺少档案完整性意识。

（四）依赖自动化办公系统。随着信息技术的进步，自动化办公系统（简称OA系统）的应用得到普及，很大程度上实现了事务处理和档案管理的一体化，给文件的查询、利用提供了极大便利。但事实上，OA系统并非完全可靠。以国家图书馆为例，馆内的OA系统只能查询2014年7月以后的信息，但因工作需要，经常有同事需要查询2014年以前，甚至更久远的报文和文件资料。这就提醒我们，先进的技术也有其局限性。另外，针对文书档案的信息化管理，电子文件的安全性通常是需要重点关注的问题，计算机系统漏洞、网络故障等外部技术的威胁很有可能导致电子文档丢失，也是档案依赖于OA系统的一个安全隐患。

三、提升办公室文书档案利用率的建议

随着计算机技术和办公软件的发展和普及，电子档案成为文书日常办公、交互的主要介质，文书档案的管理和利用也呈现出新的特点。笔者从工作实际出发，对档案存储和利用提出以下建议。

（一）加强档案管理意识。做好文书档案管理工作意义重大，必须在思想上加强重视。文书档案是部门各项事务的真实反映和记录，它就像一个信息库、资料库，成为部门发展的见证。完整、准确的资料记载，对于领导了解情况、熟悉政策、研究历史、获取凭证等都起着十分重要的依据查考作用。此外，对于每年例行的常规性工作，对日志文件进行完整的保存并进行有效整理，梳理工作流程，能够减轻文书自身的工作量，切实有效提高工作效率。

（二）熟悉、理解工作内容。对于初任文书岗位的人，由于对自身的岗位性质和部门业务工作了解不足，在对待宏观类文件或会议文件时，往往以当前的工作需要作为处理依据，疏于保存和整理，而这些文件会对单位开展业务工作、部门决策提供重要参考。因此，需要文书人员在加强部门业务学习的同时，提高其工作敏感性，厘清工作思路，以更全面的思维处理文书事务、管理文书档案。

（三）规范档案管理流程。具体应做到以下几点：

1.文件精准命名。在不了解文件存储规则的情况下，利用计算机的文件搜索功能查找文件是一种高效方式，这就对文件命名提出了要求。在日常工作中，每天都要新建、修改、接收大量文档，在对文件进行保存命名时，往往采用精简主义，给文件搜索、档案利用带来不便。另外，随着时间的推移或人员的更替，文书时常会被需要确认文档为过程稿还是终稿的问题困扰。因此，文件名命名应尽量完整、明确，避免简写，标明具体的版本及修改、提交时间等信息。

2.档案完整收集。档案完整性是考量档案管理工作的重要标准之一。从横向上看，文书应对经手的各类文件进行系统收集、整理、备案，记录接收和处理时间等；从纵向上看，应该对事务从开始到结束涉及的所有有价值的文档进行保存，并记录事务处理流程、时间节点、涉及人员等信息。特别是对一项重大或持续性工作，往往涉及各方面的大量文件材料，要将有价值的文件进行完整保存而又避免冗余，就需要文书在处理事务时有较强的职业素养和强烈的责任感和档案意识。

3.档案整理更新。对档案进行补充、整理、更新是保证档案文件完整、准确的重要环节。随着人员流动、事务发展等客观因素的变化，需要对其信息进行随时更新、记录。例如，部门人员情况是文书档案的一个重要内容，通过对部门和科组各阶段的人员变化情况进行完整记录，能够看到其发展变化的特点，为部门领导决策提供参考。

（四）明确档案分类原则。档案分类是档案管理的一项重要的基础性工作，如果文件分类不清、文档归位不明、文件材料的组织体系混乱，档案存储就会杂乱无序。在实际工作中，主要根据文件内容、使用频率、文件来源等进行分类，各类别按照层级关系组合为一个有机整体，使档案更加系统有序。

1.严整性原则。档案分类的严整性体现在分类是否具有逻辑性。首先，分类应尽可能包含所有文件，需要对工作内容和档案文件有准确的认识和理解。其次，分类应坚持同一标准，避免文件夹内容相互包含，造成档案归类混乱，查找困难。

2.效用性原则。档案分类本身不是目的，而是科学管理的一种手段。分类层次和类目过少，就达不到分类的目的，而分类层次和类目过多，又使档案管理变得复杂。

3.稳定性原则。不宜频繁变更分类方法和分类体系，但随着文书处理事务的发展变化，必然导致档案分类对象的变化。对分类方法适时进行变动、完善也是必需的。

（五）充分利用办公软件。随着办公软件的不断优化升级，文档处理功能越来越强大，了解、学习和掌握这些技巧和功能，不但能提高文书日常工作效率，也为文件管理提供了方便。例如，通过Excel表格的链接功能，可实现员工信息在多个表格的同步更新。

（六）加强备份管理。现代化存储技术的飞速发展，电子信息的存储方式、存储容量、存储介质都在飞速更新。在文书档案的信息化管理中，文件的安全性是重点需要关注的问题。如工作人员的疏忽或计算机管理系统出现漏洞，则可能导致电子文档的丢失。此外，存储介质损坏，也是档案丢失的主要因素。因此，在选择备份档案的介质方面，有两点建议：一是选择存储容量足够大的介质。随着图书馆建设的发展和部门业务的拓展，档案类型更加多样，数量也会越来越多，档案体量会呈现波峰式增长。二是选择本地保存、移动硬盘、网络空间等两种以上方式进行保存，以确保档案的存储安全。

（七）时常翻阅档案。翻阅档案既是一种工作习惯，也是一种工作方法。时常翻阅档案，能够让文书摆脱处理事务时的思维局限，用更冷静、客观的视角对工作进行回顾，进而对工作迸发新的想法，是一件有意思又有意义的事情。

（八）提升人员的专业技能。例如，可以组织员工学习《中华人民共和国档案法》，了解其中有关文书档案管理的相关规定，加强法律意识，在日常工作中提高自觉性和警惕性。还可以安排相关实践和技术交流活动，邀请业务能力强的老师进行讲解和指导，传递先进、有效的管理理念，增强文书档案管理人员的积极性和自觉性。举办文书档案管理交流会和专题座谈会，让工作人员相互交流工作和管理经验，进而发现自身的不足，改进工作方法，提高工作质量。