生态环境监测机构科技档案管理规范化、标准化建设探析

2022-07-01河南省南阳生态环境监测中心沙柳

办公室业务 2022年11期

文/河南省南阳生态环境监测中心沙柳

生态环境监测机构科技档案是一种具有保存价值的知识形态的历史记录，是在各种生态环境监测活动中所形成的，用客观真实的生态环境监测数据来反映当时的生态环境质量状况。生态环境监测数据档案、生态环境监测报告、生态环境监测技术规范档案、环境评价质量报告书等都属于科技档案资源的范畴。其中，生态环境监测数据档案的内容涉及辖区范围内地表水、地下水、大气、噪声、土壤、辐射、生物、固体废物等生态环境质量监测，还涉及各企事业单位所委托的生态环境状况监测等，档案内容项目丰富、种类庞杂，数目繁多。

一、加强生态环境监测机构科技档案规范化、标准化的重要性

（一）生态环境监测科技档案为地方政府决策提供依据。生态环境监测科技档案资源中并存着两种信息资源：它既反映了特定历史时期生态环境监测机构的监测水平、发展状况和当时社会的发展水平、文明程度；又是对生态环境监测工作活动过程真实而直接的历史记录，是对生态环境监测工作成果、技术人员的学术思想、人类治理环境污染成败经验的动态过程的历史记载。环境监测科技档案资源作为一种客观的意识知识形态，具有不能比拟、不可替代的唯一性。其原始监测数据为生态环境污染事故的调查和仲裁提供执法依据。

（二）生态环境监测科技档案为科学研究提供信息服务。生态环境监测科技档案蕴藏着巨大的科学技术价值，它是生态环境监测工作人员在其长期业务活动中，依据一定的科学手段得出的群组数据，通过对这些数据的汇总、梳理、统计，评价得出某一时段的环境质量状况。体现了不同阶段生态环境监测工作活动针对不同的工作研究对象和不同的研究内容所完成的不同种类、不同形式、不同技术手段和不同名称的技术成果档案材料的汇集，凝聚着生态环境监测人员的辛苦劳作和智慧结晶。

（三）生态环境监测科技档案为提高监测水平提供支撑。无论是生态环境科技档案中的数字数据，还是声像音频数据，呈现的都是监测机构的监测水平以及发展情况，动态展现了生态环境监测技术的发展运行轨迹。这些科技档案资源能够及时总结过去某段历史时间内生态环境监测工作的经验、方法、手段、技术，指出工作中存在的缺陷和不足，从而加强监测能力、提升监测管理水平。

二、生态环境监测机构科技档案管理工作中的常见问题

（一）生态环境监测科技档案管理工作被边缘化。生态环境监测机构的工作重心往往在实验室能力建设、实验数据的比对与分析、人员的持证上岗考核能力、监测项目的考试开展、期间核查状况等等。在工作实践中，与一线工作相比，环境监测科技档案管理工作往往处于弱化边缘的位置，具有固定性、模式化的工作特点。此外，很多机构往往只在档案管理制度方面做表面功夫，没有在工作实践中真正建立起严格的档案管理责任制度，导致出现个别档案管理人员工作态度消极、作风散漫、缺少实干能力等问题，严重制约了档案管理工作的顺利开展。

（二）生态环境监测科技档案管理人员观念淡薄、监管不够。在一些基层环境监测机构中，由于事务繁杂、人员缺乏，档案管理工作职位调动较为频繁，往往存在一人多用、身兼数职的情况，有些单位的档案管理人员为临时聘用人员，导致环境监测科技档案管理工作人员缺乏相应的专业技术能力和素养，不能够关注与掌握最新的档案知识动态，不能完全熟悉相应的工作流程和工作规范，更不能严格执行《生态环境监测档案管理规范》和《环境保护档案分类法》等业内标准，最终出现归档滞后、装订杂乱、无迹可寻的混乱现象，给科技档案的安全、保管、使用、查询等带来极大的隐患，严重制约了档案管理工作的顺利进行。

（三）生态环境监测档案室的管理往往硬件设施匮乏，陈旧落后。许多生态环境监测机构对档案管理工作重视不够或由于办公条件有限，不能做到库房、装订与办公三室分开。一些单位用生锈铁皮柜、复合板书柜等设施存储档案资料，档案存放杂乱无章，无法避免生锈发霉返潮的问题；且没有采购专门的档案管理系统软件，更无法做到“互联网+”的业务管理模式，无法实现档案资源的共享。进而使得档案目录的检索还依赖于传统的手工查找，许多档案资料不能进行准确的分类和管理，耗时费力。此外，一些监测机构对档案室的防护措施不够完善，对于纸质档案和电子档案的管理，“六防”措施不到位。

三、生态环境监测机构科技档案管理规范化和标准化建设的举措和对策

党的十九大报告指出：“推进社会主义民主政治制度化、规范化、法治化、程序化。”由此可见，进一步推进生态环境监测机构科技档案管理工作的规范化与标准化尤为重要。

（一）推进档案工作精细化管理，实现科技档案管理规章制度的规范化和标准化。传统的档案管理工作中出现种种问题的根源是粗放式管理思想。因此，实现精细化管理、建立长效机制是推进生态环境监测机构档案管理工作规范化、标准化的首要任务。首先，要树立档案规范化、标准化管理理念。档案管理部门要加大档案规范化和标准化管理的宣传力度，牢固树立档案管理规范化与标准化这根弦，实践中将规范化理念与自身工作有机结合，进一步巩固档案规范化工作成果。其次，要从生态环境监测机构档案管理工作实际出发，从档案内容、交接形式、交接时间、保管方法等各环节着手，最大限度实现管理制度的细化，使科技档案管理不仅满足流程详尽、步骤清晰的要求，也能实现考察、审核、评价的可量化操作。

（二）提高档案管理人员水平，实现科技档案人员队伍建设的规范化与标准化。在生态环境监测机构人才队伍的建设进程中，首先，应培养并树立档案人员的责任意识，严格遵守标准化档案建设的各项规章制度要求，熟悉科技档案管理的各项技能，不断提升自身的业务专项能力。其次，应加强档案管理人员的技能训练，贯彻“引进来，走出去”的学习培训思路，应有计划性、针对性地制定一套科技档案管理人员培训方案，利用网络、大众媒体等媒介平台，组织观看讲座、学习班、研讨会等，并定期开展业务培训，切实提升档案管理人员的业务专项能力。最后，为调动档案管理人员的业务兴趣，生态环境监测机构应建立相应的鼓励绩效机制，激发档案管理人员的工作积极性与主动性，为本单位档案的标准化与规范化建设贡献专业力量。

（三）加强档案室硬件建设，实现科技档案能力建设的规范化与标准化。提高档案室能力建设水平，需要生态环境监测机构加大资金投入力度，为档案室配备现代化的档案保护硬件设备，如确保库房温度恒定的中央空调、存放影像档案的防消磁柜、去湿除尘一体机、干粉灭火器和灭虫设备等。此外，应严格落实“三室”分开制度，要配备标准化的档案专用库房存放档案资源，库房内务必保持通风干燥，温度、湿度恒定，严格落实防尘、防虫、防盗、防潮、防火、防光的“六防”要求，最大可能延长纸质档案的寿命。以河南省南阳生态环境监测中心为例，2021年，为提升档案管理水平，投资近8万元对档案室进行了硬件设施配备，在原有半自动档案密集架的基础上又购置了档案室恒温灭菌一体机、防消磁柜、指纹保密柜，安装了防盗门、摄像头、报警器等设施，大大提升了档案管理工作的水平。目前，河南省南阳生态环境监测中心的档案室能力建设在全省生态环境监测系统名列前茅，受到河南省生态环境系统业内同仁的一致好评。

（四）严格完善立卷归档要求，实现科技档案操作实践的规范化和标准化。生态环境监测机构建立完善的立卷归档制度，应当从以下几方面着手。首先，在档案收集整理完毕之后，便进入立卷归档的环节，档案管理人员应准确把握科技档案的重点部分，对档案的重点进行筛选，对各个监测项目进行准确区分、归类，避免在立卷归档的环节出现档案资料冗余、重复的现象。其次，为确保科技档案的完整性，在立卷归档的环节中，档案室应在收集完毕所有科室所转交的档案资料之后，再进行立卷归档工作，只有完整的档案资料才能发挥出最大的价值。

以河南省南阳生态环境监测中心整理归档2021年1月国家总站监测分离例行监测的项目为例，按照原始记录在前、监测报告在后；监测任务通知单在前、监测报告审签在后的原则，保持项目编号的一致性，进行立卷归档、编写页码、录入目录。最后按照《生态环境监测档案管理规范》的要求，在每份文件的首页上方空白处加盖档号章。

（五）规范档案信息化网络建设，实现科技档案数字化的规范化与标准化。规范档案信息化网络建设，建立数字化档案数据库平台是实现数字化科技档案规范化与标准化的最终发展方向。所谓数字化档案数据库，是在对纸质档案进行扫描、电子转码、信息存储、录入数据库的基础上，对三者的完美融合。建立先进的环境监测数据库平台，需要引进环境监测档案管理专用的电子软件系统。首先对现行环境监测纸质原始档案资料进行收集整合，利用扫描仪等设备将现存的纸质原始图文资料进行扫描转码，然后输入计算机进行信息登记，最后对已录入的信息进行分类、整理、组卷、存贮，从而建立环境监测档案电子数据库。环境监测档案数据库平台的建立，可实现环境监测数据档案与文书档案、实物档案、声像档案一体化管理，高效快捷，节约空间，确保档案资源的最大整合与充分利用。环境监测数据库应以单位的局域网为平台，与各业务科室互联互通，用户只需要进入专用电子档案软件系统，在网络工作平台上就可以完成对资料搜索、查询、调阅、打印等工作，实现网上审核、传输、上报等管理任务。此外，数字化档案数据库平台建设的核心部分是建立具有性能良好、安全稳定的终端中心机房，因此，应完善网络设备、终端主机设备、储存设备、人机交互设备的安全保护。