基于RFID技术的档案管理应用分析

文/山东省菏泽市单县社会保险事业服务中心 丁春玲

一、概述

近年来，随着计算机信息技术、物联网、互联网科技的应用，我国档案管理的现代化水平越来越高。无线射频识别（又叫射频识别技术，简称RFID），是一种自动识别技术，是通过无线射频方式实现双向数据非接触通信，对射频卡或电子标签记录媒体进行读写，实现数据交换、目标识别等预期效果。因此，RFID技术又被认为是21世纪最具发展潜力的信息技术之一。

（一）RFID技术原理。RFID（Radio Frequency Identification），无线射频识别，是物联网核心技术，作为一种非接触式自动识别技术，它是通过无线射频信号自动识别目标对象，并据此获得相应数据。一套完整的RFID由3个主要部分组成：标签（Tag）、阅读器（Reader）、天线（Antenna）。其中，耦合元件、芯片组成标签，每个标签有唯一电子编码，附着于物体标识目标对象；阅读器，读取（写入）标签信息的设备，分为固定式或手持式两种；天线，在标签与阅读器二者之间传递射频信号，实现标签与阅读器有效连接。随着计算机、扫描仪、信息软件等在档案管理中的深度应用，设计基于RFID技术智能化档案管理系统，提升档案智能化、自动化管理水平，可显著提高档案存放、查阅、盘点、销毁等效率。

（二）RFID技术优势。与条形码、二维码相比，RFID技术应用于档案管理具有显著优势：1.高速读取。RFID技术应用于档案库房盘点，布设RFID天线位置，可隔空一次采集多个档案信息，无须接触档案盒，也无须找到标签位置，便可实现高速信息读取。2.重复应用。RFID标签固定于档案盒，无须取下。变更档案盒著录信息，仅需对RFID标签内容进行修改、重新写入标签信息内容即可。3.实时监测。RFID标签贴于档案盒，档案存放位置、是否借出、归还以及完整性等信息可随时显示于计算机终端设备，监测与管理更加便利。4.安全可靠。将认证、加密等技术应用于RFID技术，能够在档案库房外读取RFID标签信号的可能性缩小，降低信息泄密的可能性。5.高效便捷。RFID技术能够同时扫描识别、快速读取若干标签信息，且RFID标签存储容量大，可达兆级字节。

二、基于RFID技术的档案管理系统设计

RFID技术优势，使其在推动档案管理现代化方面发挥着越来越重要的作用。因此，基于档案管理功能内容，结合RFID技术应用，在设计基于RFID技术的档案管理系统应包含档案管理的架构、支持系统运行的硬件设备和保障档案信息化管理的流程设计。

（一）管理架构。将RFID技术应用于档案管理，其管理架构主要包括五个方面内容：一是数据中心。管理终端与中心数据服务组成数据中心，也是整个管理架构的核心，其功能目标是要实现馆藏档案信息存储及管理。二是内务管理。档案设备管理终端、标签发行、终端打印组成档案内务管理系统，其功能目标是要实现档案信息RFID标签制作与新建档案装入。三是流通管理。包括档案借阅、归还和防窃管理，其功能目标协助档案管理者在档案借阅时将相关信息写入标签，归还时查验档案，并与RFID标签信息互相验证。四是查询系统。利用RFID技术查询实体档案库藏具体位置，以及档案文件简介，其功能目标是要借助智能移动终端设备查询档案具体位置。五是账号管理。对档案借阅、查询、归还，以及管理者的身份账号及该账号所对应的系统功能、权限进行设置。

图1 基于RFID技术的档案管理系统设计

（二）硬件设置。RFID技术功能实现由标签及其信息项设定、阅读器、天线等硬件设备共同组成。一是标签信息设定。包括档案入库时间、档案编号、档案名称、档案类别、档案密级、档案保管期限、档案内容摘要，标签定位其预存位置编号、类型及档案区间和数量。设定标签信息是安装的前提和基础性工作。二是标签安装。选用NXP公司ICODE SLI-SY标签，将设定好的标签信息封装成纸质不干胶或卡状，粘贴于对应的档案或档案盒。三是阅读器安装。阅读器通常安装在档案室墙壁或天花板，额定110-240V电源适配器，通过网口与计算机互连，覆盖局域网，将网络传输至主机服务器，实现标签信息在一定范围内传输。四是天线安装。RFID技术中天线安装需要根据档案库房大小、布局等定制，实现最佳信息收发效果。

（三）流程设计。根据RFID技术及档案管理系统特点，在整个流程系统设计中包括馆藏档案信息采集（标签信号读取、门禁信号采集等）、馆藏档案监控管理（出入监控、开关监控、摄像头监控等）、系统管理（日志填写、档案盘点）等。在相关信息录入及修正等若干基础数据模块搭建后，需要将采集档案数据信息与在位信息对应，并实现档案信息与在位信息集中显示于数据库，实现档案数据库与OA系统信息共享。档案的价值在于其利用。以档案利用流程设计为例（见下图），借阅库藏档案时，管理系统会将审批通过的特定档案“合法”借出，并将“借出”信息写入借阅卡片，借助借阅一体机，利用RFID技术实现档案合法出库及数据库实时更新，还可在终端设备中设置相应借阅期限，系统会自动提醒到期未还档案。

图2 档案利用流程设计图

三、基于RFID技术的档案管理流程

通过预先设计指定的操作流程，借助RFID技术应用，便可实现档案有条不紊地高效管理。基于RFID技术在档案管理系统中的应用特点，结合档案管理业务流程，开发设计相应的简化服务流程，实现入库、查阅、销毁、盘点和安全保障全闭环管理。

（一）入库。就新收集到的档案而言，需要对其进行编目，重点是要做好新入库档案类别、密级、年份等信息入库编目，并利用管理器将信息“写入”RFID标签，再将写入后的数据信息传输至计算机主机服务器数据库，利用局域网等技术，实现档案数据信息调用共享。新档案入库时，管理系统中会读取相应入馆档案信息，并将其与标签中的信息匹配绑定。后期，借阅归还时，可直接定位放至相应位置。

（二）查阅。档案查阅是发挥馆藏档案价值的重要载体，也是RFID技术现实应用的重要表现。档案管理员通过系统查询到相应的档案编目号及其存储位置，经核对无误后发起出库操作。这时，馆藏档案系统模块会根据其存储位置及编目号，快速查找到档案所在位置，并作出出库指令，存储位置指示灯会亮起，然后迅速准确调阅所需档案资料。在整个查阅过程中，监控管理系统会将出库的RFID档案信息反馈至整个档案管理体系，由档案管理人员对其档案信息进行确认，并做出入库登记记录。

（三）销毁。利用RFID技术协助档案销毁管理，主要体现在档案销毁子系统。在新档案入馆伊始，就将入馆档案的保管期限完整写入RFID标签，并将其存放于档案管理子系统的数据库中，当保管期限届满时，档案管理子系统会作出相应的提示，决定是否对其进行销毁处理。管理员根据到期馆藏档案实际，作出销毁或延长保管期限决定，使整个销毁工作更加准确、完整。

（四）盘点。档案管理者根据档案管理的实际需要，定期或不定期对馆藏档案进行相应盘点。RFID技术的应用，使档案盘点工作更加便捷，在档案管理子系统中发起档案盘点的操作指令，馆藏中的RFID阅读器便会对馆藏内的档案资料、存储位置信息等进行核实，一旦出现与实际不符，则需人工现场进行核实，并做出相应的修改处理。

（五）安保。RFID技术应用于档案管理，能够做好档案实时监控，通过监控管理子系统获取不同管理区域内的情况，一旦发生异常，会实时启动报警功能，能够有效防止档案被毁或被盗。例如，防毁功能管理，利用RFID技术将入馆档案重量、大小及页码等物理特性输入数据库，档案借出归还时利用RFID技术与其预先存储的物理特性进行对比分析，异常情况需进行核验。防盗管理是RFID技术的一大显著特点和优势，入室馆藏的档案均处于阅读器读取范围之中，在档案管理子系统中未指示出馆或其他安全操作的，相应监控系统会监测到RFID作出的出库操作，防盗系统会发出警报提示。

四、RFID技术在档案管理中的功能实现

RFID技术与计算机系统应用结合起来，通过授权、赋标、溯源等，实现RFID技术在档案管理系统中的入库、查阅、销毁、盘点及安保功能。

（一）授权。利用RFID技术，授权档案管理人员相应的管理权限，使其掌握档案管理相应职责。具体来说，首先是收集档案馆藏监控系统操作序列号、硬盘序列号等，然后利用RSA加密算法等将相关序列号进行加密，并将其与档案管理人员的身份信息（如工号、姓名等）进行绑定，赋予相对应的管理权限。

（二）赋标。即，利用档案馆（室）前台档案管理系统，将馆藏档案信息进行标签绑定、登记。馆藏档案信息实现RFID标签绑定及登记后，便可借助档案管理人员授予的权限快速、精准查询相关的档案资源。

（三）溯源。利用RFID技术中溯源查询模块，将档案入库、借阅、归还、查询、销毁等流转状态全景式追溯，掌握馆藏档案是否被借阅或是否依然处于保管状态之中，并通过精准追溯其最近利用者或利用时间，便于档案失泄密或丢失等责任的认定。

五、档案管理系统中RFID技术应用效果

RFID技术应用于档案管理系统中，利用其强大的自动识别功能、数据信息存储功能，能够快速定位馆藏档案，准确高效盘点档案，为档案利用者提供个性化服务，全流程跟踪档案利用环节，有利于保障档案安全，具有显著的现实应用价值。

（一）快速定位。随着馆藏档案越来越多，快速查找到档案所藏位置，是后期满足档案调阅、查找、利用的现实迫切要求。利用RFID技术，只需要读写器扫一下标签，便可识读出档案室馆藏与标签中信息相匹配档案的具体摆放位置，无须在库房中逐一翻阅、查找，极大提升了库房中档案查找效率，服务体验感更强。

（二）高效盘点。随着馆藏档案利用频率和数量的不断增加，库房密集柜/架上的档案摆放是否准确，馆藏中的档案资料是否安全，都需要在日常档案管理过程中经常性地进行盘点，也是档案管理中的一项重要内容。利用RFID技术可一次性识读出若干个RFID标签中的信息内容，能够帮助档案管理者及时分辨出档案出入库状态，盘点效率和准确性显著提高。

（三）特色服务。RFID技术能够实现档案个性化特色管理服务。例如，将RFID标签粘贴于档案借阅证，这时，档案借阅者通过借阅证入库借阅资料，档案管理系统将标签中的信息与系统中关于档案管理权限进行比对，作出是否出借的决定，无须人工手动审批。此外，还可以将RFID标签信息输入档案管理系统，利用智能手机登录档案管理App，随时查阅馆藏档案详细情况，增强档案服务的针对性、实效性和个性化。

（四）流程跟踪。档案管理系统中应用RFID技术，能够实时跟踪、记录库房档案出库、入库等流转的时间、地点及人员信息，实现档案全流程跟踪管理，增强了档案管理的安全性。例如，通过RFID技术能够第一时间记录档案出库、入库的时间及查阅人员，当需要了解馆藏档案信息时，只需要与档案管理系统中的信息进行比对，便可第一时间掌握档案下落，增强了档案的安全管理。

六、结语

“为党管档，为国守史，为民服务”是新时代每一名兰台人的初心与使命。新时代，档案事业发展步入新阶段，需要广大档案工作者“不忘初心、牢记使命”，学会将现代化信息技术手段应用到档案管理中，不断满足人民群众日益增长的信息需求。将RFID技术应用于档案管理系统中，发挥科技在档案管理中的巨大能量，不断提升档案管理能力和水平，助力档案管理信息化水平再上新台阶。