人事档案在医院人才管理中的作用探析

2022-07-01宁德市闽东医院李翠华

办公室业务 2022年12期

文/宁德市闽东医院李翠华

医院发展的核心竞争力是人才。随着新医改的不断深化，分级诊疗实施、医师多点执业的落实等政策形势变化，人才的竞争将更加激烈。医院组织人事部门如何发现人才、培养人才、考核人才，从而合理地使用人才，充分发挥各类人才资源的优势，是医院人才管理工作的重点。

一、人事档案在医院人才管理中的重要性。

人事档案是人才成长经历和个人基本情况的原始记录，是考察和了解人才的重要依据。《干部人事档案工作条例》对人事档案的内容和分类进行明确规定，主要包括履历类材料，自传和思想类材料，考核鉴定类材料，学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料，政审、审计和审核类材料，党、团类材料，表彰奖励类材料，违规违纪违法处理处分类材料，工资、任免、出国和会议代表类材料，以及其他可供组织参考的材料等方面的内容。是反映人才政治品质、思想认识、学习工作经历、工作作风、专业素养、工作实绩、道德品行、遵纪守法、廉洁自律以及社会关系、家庭状况等情况的历史记录材料。2018年，中共中央办公厅下发《关于加强公立医院党的建设工作的意见》，明确要求公立医院要在党委领导下，遵循党管干部、党管人才的原则，加强人才队伍建设，抓好思想道德建设和医德医风建设。因此，组织人事部门需要通过进一步加强人事档案管理，为加强公立医院党的建设，落实从严治党、从严管理干部的要求，加强人才队伍建设，提供完整、准确的人事档案参考依据。以下将对人事档案在医院人事人才管理工作中三个方面（管理人才的选拔任用、专业人才的考核评价、后备人才的培养使用）的重要作用进行阐述。

（一）管理人才的选拔任用。根据医院工作需要，在党委领导下，按照干部管理权限，通过一定程序选拔医院各行政职能科室的科长，临床、医技科室的科主任、护士长等中层管理干部，做好各科室的行政管理工作。中层管理干部是每个科室的领导者和组织者，拥有一定的管理权，是否选拔任用合格人才担任管理职务，关系到整个医院的发展。因此选拔管理干部必须坚持把政治标准放在首位，要选拔勇于担当、敢于负责、实绩突出、善于作为的干部，防止“带病提拔”。在干部考察工作中要规范人事档案“凡提必审”工作。这就要求在日常的人事档案管理中强调收集“保证真实准确、鲜活及时、全面规范”的档案资料。在“凡提必审”工作中要坚持客观公正、实事求是，程序规范、从严把关的原则，审核的内容包括：一是档案材料收集是否齐全；二是档案“三龄两历一身份”等信息是否准确；三是档案内容是否真实，个人经历的起点、交点、节点是否符合干部成长的一般规律；四是档案专项审核后填写的信息是否与专审结论一致；五是档案材料整理是否规范，手续是否完备；六是在涉及干部教育、任免、调配、考核、奖惩等方面是否有详细记录；七是档案材料记载是否客观，档案记载内容的关联性是否合理，是否有影响干部使用的情形等。通过审查完整、准确的人事档案材料，为组织人事部门考察干部工作提供全面的基础资料，为选人用人把好档案关。

（二）专业人才的考核评价。医院的竞争主要取决于医学专业人才的竞争，而医学专业人才的职称晋升竞争制度是一种重要的激励措施，通过客观、公正、正确地考核、评价人才，竞争上岗，有利于调动医务人员的工作积极性，调整优化专业技术队伍结构，逐步建立充满活力的专业人才队伍，建立合理的人才梯队结构，促进优秀人才脱颖而出，带动学科的建设和发展。以我院为例，近5年平均每年参加高、中级专业技术岗位职称竞聘人数约300人，受专业技术岗位职数限制，我院每年通过竞聘晋升高一级职务的人员不到60%（包含有职数聘任和院内聘任），竞争十分激烈。为了做好竞聘工作，医院研究制定相应的竞聘考核方案，结合对专业技术人员医疗、教学、科研、质控管理等方面的要求，通过细化、量化的各项考核指标，如从医风医德、工作业绩、学历、工龄、职务、资格、指令性任务完成情况、技术能力、论文、科研、教学、医疗纠纷或投诉情况、医疗质量考评等方面的日常考核情况，结合个人述职考核，综合评价专业技术人员的各方面能力。因此，要求人事档案对个人医风医德表现及专业方面的成长有详细的记录，如人事档案中的学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类的材料。包括学历学位，任职（执业）资格和评聘专业技术职务，发明创造、科研成果获奖、入选重大人才工程，著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料，具有较大的参考价值。同时还应根据人才职称管理工作的需要，不断丰富人事档案的内容，收集积累有案可查的准确资料，便于相关数据及信息的提取，有利于为职称竞聘考核工作提供翔实的依据。

（三）后备人才的培养使用。为促进医院优秀年轻人才快速成长成才，将有发展潜质的人才纳入人才资源开发体系，通过实施医院发展战略的培养计划，发挥各专业梯队核心人才中坚力量的作用，建立后备人才的选拔培养机制，加强后备人才的培养及合理使用，不断完善人才梯队建设。后备人才梯队建设是一个系统工程，人才选拔前需要做很多基础性工作，如后备人才的分类分层盘点，分序列构建素质能力模型等。岗位层级可以划分为高级、中级、班组长级、初级，其中高级和中级层定为关键岗位，班组长和初级层则从岗位的专业性、贡献度、风险性、稀缺程度等多个方面进行盘点，查找分析对医院发展至关重要但同时又较难从外部招聘到任职者的岗位。要求人事档案对个人信息有详细的记录，利用人事档案的信息材料，为医院人才分析管理提供基础信息，通过一定程序确定关键岗位后备人才人选，并尽快在医院内部进行后备人才的开发和培养。

二、人事档案管理存在的问题

通过分析人事档案在人才工作中的重要性，梳理人事档案管理中存在的问题，归纳起来主要有以下几点：

（一）规章制度不够健全。目前，多数医院经过干部档案达标升级、档案专项审核等工作，已基本建立初步的人事档案管理方面的专项制度，但在制度的内容涵盖方面，还存在权责划分不够清晰，程序规定不够明确，具体做法不够细致等问题。

（二）内容不够完整常新。部分人事档案内容老旧，补充收集不及时，没有根据人员的动态及人事人才管理工作的需要，及时更新档案内容，有部分材料缺失或记录不完整。

（三）档案管理不够专业。部分单位缺少专门的档案管理人员，人员专业化工作能力低，习惯性依靠以往的工作经验，没有及时认真学习档案管理的新规定及专业理论知识，未按规范进行科学管理。

（四）未充分应用信息化管理。人事档案信息量大，且随着医院的发展，档案信息呈现多元化数据模式，不但有文字，还有图片及各种视频、音频资料等。传统的人事档案管理多依赖纸张和手工管理，档案资源占据空间大且不利于档案信息的快速提取，查询利用费时费力，管理效率低下。

三、加强人事档案管理的措施

（一）健全符合医院人才管理工作需要的人事档案管理制度。在人事档案管理的收集、整理、归档、保存、利用等各个工作环节建立健全相应的管理制度，并做好制度的落实。同时，还要根据医院卫生技术人员占主体的特点，注重个人医风医德表现及专业成长业绩材料的收集和归档。制定档案管理人员明确的岗位职责，促进人事档案管理规范化。

（二）加强干部档案专项审核。加强对干部“三龄两历一身份”、政治表现、奖惩情况、业绩成果、家庭成员和社会关系等重要信息的审核，对审核登记的问题进行汇总分析，准确掌握各类问题的具体情况，档案材料记载不一致的，按照相关原则综合研判、予以认定；材料缺失的，通知相关人提供佐证材料。材料不齐全、不完整、不规范的，采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范；档案造假的，严肃进行查处。

（三）PDCA管理。PDCA循环又称戴明环或质量环，是指将质量管理分为四个环节，即Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和 Act（处理）。通过把PDCA循环管理运用到人事档案管理中，以提高人事档案管理质量。如根据档案管理的内容，制定年度总体计划和目标（P），包括年度应收集或补充收集人事档案材料的内容，应完成的目标任务。对参与整理审核档案的人员进行专项培训，熟悉档案管理的各项规章制度等。在实施阶段（D）根据总体目标及人事人才管理工作的需求，对档案进行鉴别、审核、认定等，去伪存真，保证完整性、真实性及实用性。在检查（C）阶段，通过落实实施的情况，将发现的问题总结归纳，如档案专项审核过程中发现重要信息记载不一致等，要分析具体的原因。在处置（A）阶段采取积极主动的方式进行整改，并根据（C）阶段存在问题的原因，与各类员工做好反馈和沟通，或者组织定期培训讲座，将管理过程中存在的问题，通过宣讲，督促员工认真填写或提供规范的人事档案材料，加强员工对人事档案重要性的认识。通过以上四个阶段的循环，促进人事档案管理规范化、科学化，提升人事档案的质量。

（四）加强信息化管理。当前处于信息化时代，应用信息技术实施人事档案管理是走上科学化管理的有效手段，不仅能够提高人事档案管理水平和工作效率，还可以最大限度减少直接查阅纸质档案的次数，防止档案在查阅过程因人为的磨损或涂改、丢失等，造成档案内容的缺损，有利于延长档案的寿命，保护档案的完整和安全。在现代化信息管理技术的支持下，可以对人事档案资料进行有效归类和管理，在繁杂的人事信息中迅速提取需要的人才资料，还可以通过设置人事档案信息系统访问权限，在一定的管理范围内实现人才信息资源共享，极大方便人事档案信息的提取、存储、共享、分析和处理，有利于管理者更好地发现、管理和培养人才，为医院人才资源配置和使用提供精准指导和服务。

（五）实现人才的分类管理。通过加强人事档案的信息化管理，对医院人才进行有效梳理，如按管理人才、专业人才、后备人才或按高层次人才、中坚人才、初级人才等进行合理分类，对人才分层分类盘点，对岗位的贡献度、专业性、稀缺程度、风险性等多个方面进行分析，为人才管理策略提供参考。人事档案管理人员要充分了解医院人才发展的战略需求，根据人才培养、使用的需要，有目的、有针对性、有重点地做好人才档案的收集和管理工作。