基于大数据时代高职院校学生档案管理研究

文/滨州职业学院 贾勇

作为培养人才的基地，高职院校不仅要为学生提供丰富的教学资源，以便他们通过学习夯实专业知识，提升专业技能，为日后成为优秀的建设者奠定基础；还要通过各种有效举措，解决学生在学习过程中遇到的各种问题，为他们提供良好的学习环境。作为高职院校管理工作的详细体现，学生档案管理工作的重要性不言而喻。当前，传统的管理方式已经不能满足社会的发展，相关人员需要通过多种途径，探索应对挑战的策略，以提升工作的质量与效率，为解决学生后顾之忧创造良好的条件。

一、大数据时代高职院校学生档案管理工作的特点

大数据时代的到来，促使高职院校学生档案管理工作有了许多明显的改变，具体表现为：

（一）档案数据呈现出倍增的趋势。高职院校在运行的过程中，需要保存所有与学生有关的信息，以便准确记录他们的大学生活，为他们日后好好学习创造良好的学习环境。在传统模式下，高职学校只需要对学生个人信息、学习成绩等基本情况进行详细录入，以便企业或者使用者更加了解学生的实际情况。然而，在大数据时代，与学生有关的资料出现成倍增长的趋势，最为重要的是，这些资料的种类很多，既有简单的文字信息，又有与学生有关的声像、视频等等，这在一定程度上增加了录入、保存等工作的难度。如果相关人员对于学生档案的管理依然采取过去的模式，那么是很满足社会的需要。另外，海量档案数据信息的出现，还增加了查阅的难度。在这种情况下，高职管理人员唯有在管理方式上做出科学的改变与调整，才能够将海量的档案数据信息进行全面录入，确保学生档案信息的安全性。

（二）档案数据信息来源的多样化。此前，高职管理人员获取学生档案信息的方式相对单一，多半靠学生口述，然后管理人员将其中的关键点整理成册，形成独属于学生个人的档案。期间，除非是出现相对较大的事情，需要记录成册，否则管理人员只需要根据科学的方式进行保存即可。然而大数据时代的到来，则让学生档案管理工作发生了翻天覆地的变化。当前，管理人员获取学生档案信息的渠道很多，可以是学生的讲述，也可以是其他学生的转述，还可以是学生在社交平台上的表现等等。为了更好地记录学生的成长，管理人员将学生档案信息进行了科学的分类。例如，记录学生基本信息的档案、记录学生心理健康的档案、记录学生思想工作的档案等等。这些信息相互关联，构成了完整的学生档案数据信息。

二、大数据时代高职院校学生档案管理现状

（一）档案人员缺乏专业的能力。档案人员的专业能力，直接决定着高职院校学生档案管理工作的质量。如果他们的专业能力较强，那么就能借助于先进的网络技术，对于学生有关的海量信息进行科学整理与归纳，并依据一定的标准进行记录和保存，以便日后能够让使用者在相对较短的时间内找到自己所要的学生档案信息。因此高职院校有必要构建专业的档案管理队伍，以便能够最大程度降低不良因素对于档案管理工作的负面影响，提升档案管理工作的科学性。然而，在现实中，多数高职院校没有做到这一点。由于学生档案管理工作并非高职院校的日常工作，因此高职院校负责人对于这方面的关注度不够。在这种情况下，学生档案管理过程中，个别人员不够专业，他们多半由濒临退休的教师或超编闲杂人员构成。这些人员或许有各种各样的优势，但他们在学生档案管理工作中最为明显的劣势是专业能力不够。换言之，他们意识不到学生档案管理工作的重要性，更意识不到自身缺乏专业能力对学生档案管理工作的严重影响，因此在实际工作中表现敷衍。于他们而言，档案管理工作就是简单的文档整理，无须花费太多的时间与精力。个别档案管理人员对于信息化办公持对抗态度，这在一定程度上影响了高职院校学生档案管理质量的提高，不利于高职院校日常活动的有序开展。另外，未能给学生档案管理部门提供一定的支持。高职院校以为社会培养更多优秀的人才为己任，在日常运行中比较注重对学生专业能力的培养与强化，但缺少对档案管理工作的重视。部分高职院校为了节省开支，给予学生档案管理人员的薪资是最低的，在资金方面，很少为档案部门提供先进的设备等等，至于培训档案人员的机会就更少了。在这种氛围的影响下，学生档案管理人员很难从工作中获得成就感，很难树立终身学习的意识，这在一定程度上影响了档案管理效率的增强。

（二）学生档案管理工作评级机制不够科学。科学的评价机制是保障学生档案管理工作得以有序推进的关键措施，是指导学生档案管理人员工作的方向。如果评价机制缺乏科学性，那么档案管理就无法看到自己的不足，无法制定科学的改进措施，无法提高自身工作的质量。因此，高职院校有必要构建科学的评价机制，以便让学生档案管理人员有法可依，有章可循，然而多数高职院校没有做到这一点。由于高职院校对于学生档案管理工作缺乏足够的重视，片面认为学生档案管理工作保证与学生有关的资料不丢失即可，所以对于如何保管学生档案、整理学生档案等没有严格的规定。这种不严谨的态度导致学生档案管理工作的质量始终无法有效提高。以前学生档案信息相对较少，有保存价值的资料也不多，即便工作机制不够科学，对于管理工作的负面影响也是相对较小的。但是随着大数据时代的到来，学生档案信息的数量、规模、种类等突飞猛进增长。在这种情况下，如果依然采取原来的管理制度，根本无法满足学生的各种需求。另外，评价内容过于单一。多数高职院校对于学生档案管理工作的评价标准是档案信息存在即可。换言之，只要管理人员在工作中能够保证学生档案资料不丢失，就算工作到位。由于评价内容过于单一，最终形成的评价根本不能对学生进行指导。换言之，学生档案评价体系的作用并未得到充分发挥，这导致管理人员不能客观看待自己的工作，即找不出工作中的优势以便继续保持，也找不出工作中的不足以便进行改正，这会严重影响他们工作质量的提高。此外，由于评价体系不够科学，即便是出现学生档案遗失、损害等情况，管理人员也不会受到严重的惩罚，无非就是被指责几句。由于惩罚力度过轻，个别学生档案管理人员产生了偷懒的念头，其他管理人员受到他们的影响，也很难在工作中尽职尽责。这在一定程度上促进了不良风气的产生，对于提升高职院校学生档案管理工作是非常不利的。

三、提升高职院校学生档案管理质量的措施

（一）提高学生档案管理工作人员的专业能力。相关人员需要深刻认识到学生档案管理的重要性，意识到档案管理工作人员的重要性，在具体工作中通过多种途径，探索提高档案管理工作人员专业能力的高效措施，以便他们的专业能力得以有效提升，为日后提高工作质量与效率奠定牢固的基础。首先，定期制定培训计划。高职院校的负责人需要根据学生档案管理人员的具体情况，制定有针对性的提升计划，其中既包括对他们专业能力的强化，以便他们通过学习学会利用先进的科学技术解决遇到的难题，最终实现工作质量的提高；又要包括对他们责任心等方面的强化，促使他们在实际工作中能够保持正确的工作态度。对于一些大问题，制定科学的预防方案；对于一些小问题，提高对其的重视，从而有效降低由于人为操作不当对学生档案造成的损害；还要包括对他们进行信息化技术的培养。在大数据时代，过去的管理方式已经远远不能满足高职院校的发展，在这种情况下，档案管理人员必须加强对信息技术的应用，利用信息技术便捷、快速等优势，使学生档案管理工作朝着现代化、科学化、标准化的方向发展。在培训方式的选择上，相关人员可以采取面对面授课这种互动性相对较强的方式，也可以选择通过社交平台强化管理人员专业能力的方式。总之，要保证培训内容的科学性、针对性，以便对学生档案管理人员产生积极的影响。其次，加强考核。培训最终的目标不是档案管理人员了解与自身工作有关的知识即可，而是保证他们能够学以致用，懂得利用自己所学的技巧解决工作中遇到的难题，从而为提高档案管理的质量创造有利的条件。想要完成这个目标，相关人员还要加强对学生档案管理人员的考核，以便他们将所学的知识牢牢记入头脑中，并通过合理的方式应用到工作中。比如，相关人员可以通过笔试、实践操作等方式，检测档案管理人员对于所学内容的掌握程度。对于表现优异的人员可以给予物质或者口头的奖励，以此来强化他们在学习过程中的成就感，以便他们形成良好的学习观念，以积极的态度参与到培训过程中；对于表现较差的人员，可以给予科学的指导或者适当的惩罚，促使他们意识到自身的不足，并寻找改进的策略。如果档案管理人员学习态度太差，高职院校可以对其实施清退。同时，引进优秀的人才。学生档案管理工作质量的提高，离不开优秀的专业人才的支持。因此高职院校可以加强对优秀人才的引进力度，通过提升工资、丰富福利等方式，吸引优秀的人才加入档案管理工作中，以便能够整体提升学生档案管理队伍的质量，为日后开展档案管理工作奠定牢固的人力基础。

（二）构建完善的档案评价体系。学生档案管理工作如果缺乏全面而科学的评价，那么提高质量无从谈起。科学的评价体系是学生档案管理工作开展的保障。因此，相关人员需要通过各种有效举措，认真分析当前档案管理工作的不足，针对档案丢失、损害等情况，制定严格的档案管理流程。同时丰富评价的内容与方式，以便档案管理评价体系的作用得以充分发挥，从而促进档案管理工作质量有效提高。首先，丰富档案评价体系的内容。在大数据时代，学生档案管理人员不仅要做好与学生有关信息的记录工作，还要做好整理、储存、调阅等工作。因此对于这项工作的评价，不是保管好即可。相关人员需要以此为基础，丰富档案评价体系的内容。例如，给档案丢失制定高、中、低三个级别，然后根据学生档案管理人员的表现，对其工作进行科学评价。比如将预防措施的内容纳入评价体系中，看档案人员是否能够在工作中落实所制定的预防措施，为学生档案管理工作的有序推进创造良好的条件。比如将管理人员在培训中的态度纳入评价体系，看他们在培训时是否能够保持积极主动的态度等等。其次，加强对先进技术的应用。评价内容的增多，势必会增加评价人员的工作量。如果评价人员依然采取过去的评价方式，那么很难取得良好效果。在这种情况下，评价人员可以加强对先进技术的应用，借助于先进技术便捷强大等功能，提高评价工作的质量，以便能够对档案管理人员进行全面指导，促使他们改掉自身的不足，为日后提高工作质量提供良好的基础。

（三）加强对信息化设备的投入。信息化设备是提高学生档案管理的基础。如果高职院校不能为学生档案管理人员提供先进的信息化设备，即便他们专业能力再高超，所起到的作用也是有限的。因此相关人员需要加大对信息化设备的投入，以便档案管理人员有趁手的工具。首先，提高重视。相关人员需要对投入资金进行有效的控制，确保购买信息化设备所用的资金不会被其他项目挪用。其次，设置信息化设备专项基金。学生档案部门在需要购买新设备时，可以通过专项基金获得资金，从而减少申请的时间。

四、结语

综上所述，在大数据时代，原来的学生档案管理模式已经远远不能满足社会发展的需求，在这种情况下，相关人员有必要做出科学的调整，以便准确记录并保存与学生有关的一切信息，为日后使用者提供良好的参考依据。此外，高职院校的负责人需要加强对学生档案管理工作的重视，为档案人员提供学习与进修的机会，以便能够提高他们的专业能力，促使他们逐渐学会通过所学知识解决工作中遇到的难题，最终实现工作质量的有效提高。条件允许的情况下，负责人还要为学生档案管理人员提供信息化设备，使他们的智慧获得发挥的机会，为提升高职院校学生档案管理质量创造良好的条件。