新形势下事业单位档案管理工作的革新思路探究

杨黎言

摘要：档案管理工作是通过对档案资源归档、储存，为人民群众提供档案服务。档案信息量大、覆盖范围广，导致档案管理工作难度比较大。互联网信息技术的普及使得信息化管理、数字化管理成为主流趋势，数字化管理模式逐步应用于各行业之中。在互联网环境下，传统档案管理工作已经不能满足单位发展需要，事业单位有必要探索一种新的档案管理方法。本文对新形势下事业单位档案管理工作展开分析，并提出一些针对性优化策略，以期为推动档案管理快速、平稳发展提供一些有效思路。

关键词：事业单位;档案管理;工作思路

城乡档案馆的档案管理工作是一项非营利性的工作，涉及的档案信息范围广，且具有重要的社会价值。而信息技术的发展推动了档案管理工作的发展，使得档案管理工作更加快捷高效。当前，如何提高档案管理效率，提升档案管理工作的价值，也是城乡档案馆需要考虑的重要问题。

一、投入数字化档案管理设备

档案信息化发展有效提高了档案管理工作的效率。因此，事业单位有必要发展信息化档案建设工作。首先，调研单位内部的档案管理情况，并组织相关专家及档案管理工作人员讨论档案信息化建设档案。事业单位要投入充足的资金，做好信息化档案设备引进、系统与档案管理工作的匹配、档案管理人员培养等工作，为档案管理信息化发展奠定基础。数字化设备在运行时的安全性、稳定性、可靠性必须得到保障。城乡档案馆的数字化档案管理系统的建设过程大致为以下几个步骤：调研档案管理工作需求、设置档案信息化建设方案、申请资金、开发系统、运行实施、后期维护保养等，保障信息化档案管理系统和本单位的档案管理现实情况相符合。

二、构建档案共享体系

当前，各档案馆的“信息孤岛”问题较为突出，档案馆之间的档案信息共享机制不畅通，相互之间缺乏沟通，没有建立起系统化的档案资源共享平台和共享制度。这就导致各个档案馆的档案信息分散并重复保管，在档案存储过程中出现误差，重复性的工作增加了档案管理工作人员的负担，也降低了档案管理质量，同时也导致档案信息的查询和利用工作存在诸多不便。因此，建设档案共享体系成为事业单位档案管理工作改革的突破口之一。

构建档案共享系统，首先需要在档案管理硬件设施上做好标准化接口，在技术层面上保证各个档案馆可以共享和传递档案信息;其次，档案管理部门要强化档案共享意识，积极打造档案共享体系，破解“信息孤岛”问题，提高档案信息使用率，同时也可以帮助档案馆实现工作效率的提升，更好地为人民群众提供高质量服务。

三、增强数据分析服务

数字化档案管理系统可以对信息数据进行分析，挖掘数据背后的价值。因为城乡档案馆所涉及的数据信息覆盖面比较宽，因此档案管理工作比较繁杂，应用大数据分析技术对档案信息进行分析，挖掘档案信息需求，深挖档案背后的信息和价值，增加档案的价值，并发现城乡档案馆目前在档案管理工作中存在的问题，及时制定改进措施。

基于此，城鄉档案馆应该加强对档案数字化分析能力的培养工作，使工作人员掌握相关的数据分析方法，提高工作的附加值。同时，城乡档案馆还要重视人才挖掘工作，挖掘更多高素质的档案管理人员，以高素质的档案管理人才推动档案管理工作不断发展。在大数据档案分析系统中，妥善利用数据分析功能、云计算功能，都能使得档案资源发挥更大价值，进一步满足人民群众对档案信息的需求。

四、树立档案数字化管理意识

城乡档案馆要推动档案工作的改革，必须转变档案工作观念，树立数字化管理意识。档案管理工作人员要通过自主学习新知识，提高数字化管理技能。工作理念是影响工作思路的内在因素，必须改变管理理念，使档案数字化成为可能。此外，要把档案利用机制、工作机制、安全机制、保密机制等都纳入档案管理体系中去。

事业单位要做好员工培训。当前，随着档案管理工作向信息化、数字化转型，档案管理人员原有的工作方法、理念已经无法满足档案管理工作需求，不少档案管理工作人员无法适应新的档案管理工作。因此，事业单位要做好培训，组织档案管理工作人员学习信息化档案系统的使用方法，转变档案管理意识，熟练使用现代信息化设备，推进档案数字化管理，从繁杂的信息中提取出有价值的信息，进而有效提高档案管理效率。

五、结语

城乡档案馆要围绕国家档案法规与本校档案工作实际，制定可施行的具体细则做好档案，实现档案资源充分共享，高效便捷服务人民群众，开创档案信息化和智能化管理与服务的美好前景。总之，随着新时期信息技术的广泛应用，城乡档案馆的档案管理工作要改革与创新，在档案管理工作改革过程中还将涌现出许多问题。面 对新出现的问题与困境，档案管理者不应畏缩退却，应牢记档案管理工作服务于人民群众的宗旨，想方设法探索破解之道。

参考文献：

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