基于5W1H分析法的固定资产投资项目档案管理优化探究

2022-06-30北京强度环境研究所李淑香

办公室业务 2022年11期

文/北京强度环境研究所李淑香

固定资产投资项目档案管理工作在固定资产投资项目管理工作体系中占有重要位置，可以保证已完成的项目权益不受侵害。在之前，受限于项目实施周期、工作内容等因素限制，导致所制定的档案管理工作计划存在一定漏洞，不仅增加了工作难度，还对实际工作质量造成严重影响。为改变这一情况，档案研究人员尝试使用5W1H分析法对现行工作计划进行优化，提高固定资产投资项目档案管理效果。

一、5W1H分析法概述

5W分析法是5W1H分析法的前身。1932年，美国政治学家拉斯维尔提出了“5W分析法”，在之后，经过多位研究人员的整理，形成了现在所使用的5W1H分析法。

5W1H分析法指工作人员从六个不同角度进行切入，完成问题思考，具体切入点如下：1.对象（What）：企业职责是什么，企业是否需要改变自己所制定的发展计划；2.场所（Where）：企业生产工作的主体是什么，是否可以更改生产地点；3.时间和程序（When）：企业生产流程与具体时间是什么，是否可以进行更改；4.人员（Who）：企业生产人员与负责人员分别是谁；5.为什么（Why）：企业管理人员是否可以更改相关生产参数；6.方式（How）：在实际生产过程中企业会选择哪种生产技术。

二、合理分析选定环节

项目档案管理拥有一定特殊性，在实际工作中，工作人员会面临四项难题，分别是收集、归档、组卷以及排列。基于此，在开展相关工作时，可以借助5W1H分析法降低这四项工作的难度，搭建环节分析侧重标。整体工作模型如图1所示。

图1 基于5W1H分析法的项目档案管理三维模型图

（一）收集。参考《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，以人员（Who）与时间和程序（When）为切入点进行具体分析。

了解员工分配情况，提高对项目整体的掌控力度。在工作中严格贯彻落实“谁形成谁负责”的工作思路，在项目开始前，工作单位档案部门应收集参建单位相关信息，并在合同中明确叙述档案工作相关内容，具体情况如表1所示。

表1 参建单位职责分配表

同时，在后续工作中，应找到合适的档案收集时间。通常情况下，应以项目流程为切入点，在各个阶段结束时，参建单位应完成自身工作，将所收集预立卷移交给档案管理部门，档案管理部门需要核查所接收信息的真实性，发挥自身监督管理职能。

（二）归档。参考具体归档要求，完成项目档案移交。以归档原因（Why）与时间和程序（When）为切入点。了解项目归档工作的重要性，结合相关要求确定归档时间、归档流程以及归档范围。

档案是后期管理人员进行项目验收的重要依据，决定着项目竣工验收工作能否顺利开展。项目竣工验收结束后，档案可以为工作人员开展项目维护、运营等工作提供辅助信息，同时也可以作为法律依据。

（三）组卷。将相关文件进行整合处理，在实际工作中，应以工作场所（Where）为切入点。在不同项目阶段，工作人员选择的组卷方式也存在一定差异。比如项目论证阶段，工作人员所选择的组卷方式为“阶段—问题—来源”，但是在项目施工阶段，工作人员需要根据工作内容制定不同组卷计划，其中针对施工文件，可以选择“单位工程—分部工程—子分部工程—分项工程”这一方式进行组卷，针对监理文件，可以选择“单位工程—专业—阶段”这一方式进行组卷。

（四）排列。根据自身需求对档案文件进行排列，降低后续工作难度，其工作重点为如何选择具体方式（How）。通常情况下，归档文件排列工作主要包括两项，分别是案卷排列与卷内文件排列，在面对不同工作内容时，其排列方式也存在一定差异，常见类型如下：1.对项目前期、管理、竣工阶段形成的文件单独处理，卷内文件顺序应遵守一定的规定，比如批复在前、请示在后；译文在前、原文在后，正文在前、附件在后等等。2.单位工程文件。遵守施工管理文件卷、施工技术文件卷、施工物资卷、施工试验卷及施工记录卷、验收卷完成案卷排列，之后可以对案卷进行细化处理。3.监理资料。遵守管理文件案卷、监理日志卷、监理记录卷顺利完成案卷排列，在进行卷内文件排列时，根据时间、问题顺利进行具体排列。4.竣工图案卷与施工图案卷。根据案卷类型和卷册号进行分别排列，卷内文件则需要按照图号进行排列。5.设备仪器文件案卷。根据设备仪器工作内容进行具体排列，比如可以将设备仪器论证、采购、开箱、验收等当作具体排列标准。

（五）验收。企业结合项目实际完成情况向上级部门递交项目档案验收申请，成立专业档案验收小组，组内成员应包括档案部门、设计部门、施工部门、监理部门等多个部门成员。开展验收工作主要目的为掌握项目相关材料的形成、收集、整理以及归档情况，为后续开展评价奠定扎实的基础。

（六）利用。项目档案利用价值主要体现在为工作人员开展后续维修、管理、扩建等工作时提供数据参考。作为项目的终极目标，在项目竣工验收结束后，企业档案部门所开展的档案管理工作已经与项目建设工作脱节，这里不再进行过多赘述。

三、基于5W1H分析法的固定资产投资项目档案管理优化方案

（一）管理理念：从资源中心到用户中心。长久以来，可以用“重藏轻用”四个字概括固定资产投资项目档案管理工作状态，即在实际工作中，工作人员的关注点多为档案收集、管理以及存储，档案利用率较低。在日常工作中，档案管理人员对用户所提需求关注度较低，只是按部就班，根据传统流程完成相关工作，并没有对其进行创新，严重影响了实际工作效果。伴随社会的不断发展，固定资产投资项目发展势头越来越好，档案管理部门工作强度不断增加。基于此，在后续工作中，应对自身工作理念及传统工作流程进行创新，融入5W1H分析法，以用户需求为导向，挖掘档案资源最大价值，提高档案资源利用率，帮助档案管理工作完成由“资源密集型工作”到“服务主导型工作”的转变。

（二）管理层次：由表层化向深层化发展。我们可以将档案管理部门所掌握内容看作金字塔模型，由下到上依次为“数据—信息—知识—智慧”，在实际工作中，只有具备稳定的底层基础，才可以更好地向知识、智慧方向发展。在之前，档案管理部门的管理手段多为载体管理，比如纸张、照片管理，载体管理的质量都直接影响档案管理质量；在电子时代，载体与信息完成了分离，档案管理部门在开展具体工作时，关注重点转移到了文件本身，期望所制定工作计划不会对电子文件自身特性造成限制。综上所述，虽然在当今社会，固定资产投资项目档案管理部门在开展工作时希望可以开展信息服务、知识服务以及智慧服务，但是受传统问题限制，导致所制定的工作计划、发展计划无法顺利落到实处。伴随信息技术的普及，档案管理工作难度不断下降，工作效率不断提升，对提高档案内容知识性与智慧性有着非常大的帮助。

（三）管理目标：由保管为主到价值挖掘。大数据时代，对于固定资产投资项目而言，数据资源所处地位越来越高，开展信息化、网络化、智能化、社会化工作都离不开数据资源的帮助。除此之外，行业内部竞争关系也发生了改变，由之前的数量竞争、范围竞争转变为软实力竞争，比如信息资源服务信息化水平高低、自身创新能力强弱等等。在开展档案管理工作时，除了需要完成数据整理、分析、存储外，还需要分析档案数据应用方式。对于档案管理部门而言，在众多数据中获得对自己有用的数据可以推动档案管理部门发展。因此，固定资产投资项目档案管理部门在开展工作时，不仅需要完成之前的工作，还应对传统工作进行创新，向档案资源数据分析、档案数据挖掘方向过渡，改变自身工作重点，提高自身在企业集团中的地位。

（四）管理方法：由经验驱动到数据驱动。数据具有客观性与清晰性特点，借助数据，管理人员可以更好地了解企业情况，提高对制定发展计划的权威性与针对性。在大数据时代，“互联网+”工作模式逐渐成为主流，为数据流通提供了更多可能性。固定资产投资项目包含多种类型档案，在日常工作中会产生大量数据，这不仅增加了档案管理部门工作强度，还提高了信息流通难度，导致各部门之间可能会产生“信息孤岛”现象。因此，在实际工作中，档案管理人员可以运用5W1H分析法的相关思想进行具体分析，使用先进技术完成工作交接，提升数据交流速度，提高档案管理水平。

（五）管理手段：由手工管理到智能管理。社会不断发展，档案管理部门管理手段也得到了发展，在此前档案管理工作中，计算机仅能发挥辅助作用，现在计算机可以独立完成档案管理工作，极大地提高了工作效率与工作质量。借助5W1H分析法，提升了各部门之间的沟通频率，提高了管理人员对整体工作的掌控力度。现阶段，我国正在向智能时代发展，人工智能在日常生产生活中的应用率不断提高，自然语言处理技术、模式识别技术、系统仿真、神经网络等等，都可以被应用在档案数据管理当中。比如可以使用智能Agent完成档案资源采集，使用自然语言处理和模式识别完成档案分析整理工作、使用专家系统完成档案价值鉴定工作、使用机器学习提高档案资源利用率等，这些做法对推动固定资产投资项目档案管理工作的发展有着非常大的帮助。