PDCA循环在公立医院党支部党建档案管理中的应用

文/济宁医学院附属医院 孙晓霜；济宁医学院康复医学院 高尚(通讯作者）

公立医院党的建设工作历来受到党中央、国务院的高度重视，新的历史时期对公立医院党建有着一系列新的要求。党支部作为医院党组织开展工作的基本单元，在贯彻执行上级党组织安排部署、做好支部内党员管理教育、落实“三会一课”等组织生活制度的过程中必然形成大量内容丰富、形式多样、具有较高保存价值的档案材料。这些档案材料是党支部党建工作的真实记录和重要载体。以党的建设引领医院创新发展，实现党的建设与医院发展深度融合，需要这些党建档案提供翔实史料和参考依据。将PDCA循环理论应用于党支部党建档案管理工作中，有利于优化党支部党建档案管理流程，有效提高党建档案质量，对全面提升公立医院基层党建档案管理标准化、规范化建设水平具有重要意义。

一、公立医院党支部党建档案管理的重要性

在深化体制改革和全面从严治党的大环境下，公立医院基层党建工作应全面加强。一套系统、完整的党建档案能够充分说明党支部在组织建设、制度建设、组织生活、党员管理、评先选优、考核评价、阵地建设等各方面是否真正做到科学谋划、流程规范、形式创新。因此对党支部党建档案进行科学化、制度化管理，能够有效提高医院党支部标准化、规范化建设水平，切实提升医院基层党建组织力，提高党建工作效率。

二、公立医院党支部党建档案管理工作现状

近年来，曾普遍存在于公立医院各级党组织的“重业务、轻党建”思想已逐步得以转变，基层党建力量不断增强，多数党支部能够严肃认真地开展党建工作，积极创新党建活动形式，严格落实上级党组织安排部署、党员教育活动和“三会一课”、主题党日等组织生活制度。然而目前，公立医院党支部党建档案制度建设仍有待完善，跟踪检查机制还不健全，档案移交手续不够严格，对党建档案管理人员的培训教育也不到位，在实际工作中，有些党支部由于缺乏归档意识，在开展组织活动过程中没有及时留存纸质材料和影像资料，忽略了资料的归档工作，导致党建档案不够完整；有些党支部即便具备足够的归档意识，却因为认识不足，无法准确判断活动过程中产生的一系列材料哪些需要归档，导致党建档案不够规范；有些党支部能够做到及时、完整地归档，但在党建档案管理人员发生变动时未能认真做好移交工作，导致部分资料遗失，党建档案归档不连续。

此外，公立医院党支部的党建档案管理工作多由本支部内医疗、医技、护理或行政管理人员兼职负责，缺乏系统的党建档案管理知识和管理经验，尤其是临床科室人员，由于业务工作繁忙，对党建档案的收集、存档工作往往只能利用闲暇时间匆忙进行，对党务工作内容把握不清、分类不细，对党建档案管理方面的标准要求熟悉不够、了解不深，无法真正严格按照科学、严谨、系统、规范的原则从年度、来源、内容等方面对不同类别、不同形式、不同级别的党建资料进行细致准确地分类归档，导致在党支部党建活动过程中产生的具有保存价值的档案材料得不到及时收集、系统归纳、规范留存，使其信息价值大打折扣。

三、PDCA理论概述

世界著名质量管理专家戴明博士提出的PDCA循环（又称“质量环”或“戴明环”）由Plan（计划）、Do（实施）、Check（检查）、Act（处理）四个阶段组成。其作为全面质量管理所应遵循的一套科学的工作程序，能够使任何一项工作合乎逻辑从而有效进行，使工作质量和工作效率在一次次循环中不断推进、稳步提升。具体而言，PDCA是一个发现问题、解决问题的闭环，周而复始、螺旋上升（如图1所示）：在计划阶段（P），分析现实情况，找到问题原因，确认主要因素，设定目标计划；在实施阶段（D），依据计划布局，执行具体操作，确保实施进度，实现预期目标；在检查阶段（C），对标目标设定，检查执行情况，明确实施效果，反馈存在的问题；在处理阶段（A），固化成功经验，剖析问题原因，修订目标计划，进入下一循环。

图1 PDCA循环及上升示意图

PDCA循环并非原地踏步的单一循环模式，其每一次循环都应针对现行情况解决部分问题，达到一定效果，进而总结经验教训、提出新的目标，在一个更高的层面上再次循环、再有提高。在这样不断发现问题、解决问题的过程中，“计划、实施、检查、处理”四阶段是一个完整、统一、连续的有机整体，环环相扣，缺一不可。其中“处理阶段”尤为重要，通过对失败教训的及时总结和对优秀经验的肯定推广，使管理工作在下一循环中避免出现重复的错误，确保质量管理全过程有效持续推进。

四、PDCA循环在公立医院党支部党建档案管理中的应用

（一）计划阶段（Plan）。本阶段旨在为医院党支部党建档案管理工作的开展制定质量方针与质量目标。在充分分析工作现状的情况下，找到各党支部普遍存在的典型问题和个别存在的重点问题，提出应对策略，从而使医院各党支部在开展党建活动的过程中产生的相关具有价值的材料得到有效收集与保管。就目前公立医院党支部党建档案管理工作而言，普遍存在档案管理制度不完善、追踪检查机制不健全、移交手续执行不严格、管理人员培训不到位等问题。医院首先应完善基层党建档案管理制度，由各党支部指定专人负责本支部党建档案管理工作，制定相应的人员培训计划和年度归档计划，列出标准统一的党建资料存档目录和要求。

（二）执行阶段（Do）。本阶段要求在明确计划任务的情况下制定出工作实施方案，并严格按照方案执行。各党支部党建档案管理人员确定后，医院应积极开展线上或线下的党务知识培训，定期或不定期召开基层党组织党建工作交流会，引导党建档案管理人员树立正确的管理意识，提高其档案管理专业水平和业务能力；针对党支部党建资料存档目录中列出的各项内容（包括：党支部花名册、支部相关制度、“三会一课”材料、主题党日活动材料、发展党员选票、评先选优材料、党组织书记履行全面从严治党责任和抓基层党建述职评议考核材料、组织生活会材料、党支部年度工作总结和工作计划、基层党组织党费收缴台账等）给出清晰的存档标准和参考模板，对党支部“三会一课”、主题党日等组织生活的开展、记录工作提出明确要求，确保档案材料在形成过程中系统、规范、准确。各党支部党建档案管理人员要积极参与相关专业培训，熟练掌握存档范围和管理标准，及时整理填充党支部党建活动产生的相关材料，严格按照要求进行及时有效归档，做到党建档案分类准确、材料齐全、编排有序。

（三）检查阶段（Check）。本阶段对实施阶段各项工作的执行效果进行检查与评估，对执行进度予以监督，及时统计汇总党建档案管理工作质量达标情况和工作过程中产生的问题。医院可依托“党建查房”等相关制度的建立，将党建档案存档及管理情况列为党委领导班子成员到各党支部进行党建工作指导检查的重点项目之一，严肃认真记录检查过程中挖掘出的工作亮点和问题，列出相应整改措施。同时，定期对各党支部“三会一课”、主题党日等组织生活的开展、记录等情况进行督导检查，制定督导检查问题清单，详细列出各党支部存在的开展不及时、记录不规范、材料不完整等问题，及时反馈给各党支部书记和党建档案管理人员，并作为“党建查房”等工作的重要参考。

（四）处理阶段（Act）。本阶段对检查结果进行分析，并与第一阶段所制定的党支部党建档案管理质量方针目标进行对比，确认目标完成情况。要将好的经验做法标准化，在各党支部党建档案管理工作中推广应用；对于检查过程中未能立行立改的问题，及时到各党支部进行跟踪检查，督促整改落实；重点剖析各党支部党建档案管理工作中普遍存在的共性问题，探究原因、寻找对策，如确实与当前制度要求和目标设定不契合，则将问题转入下一循环，通过制度完善和目标修订，推动医院基层党建档案管理工作稳步提升。此外，医院要注重对各党支部党建档案管理人员的持续培训，不断丰富其党务知识储备，加强对档案管理新方法、新规定的学习，并结合第三阶段检查情况有针对性地为其答疑解惑，促使档案管理工作的质量与效率显著提升。

五、PDCA循环的应用成效与思考

在PDCA循环过程中，档案管理人员能够及时发现党支部党建档案在收集、整理时存在的问题，立行立改、举一反三，严把“入口关”，有效保证党支部党建档案资料的归档质量；通过完善制度、落实责任、明确标准、加强培训，帮助党支部党建档案管理人员树立正确的档案观，提高认识、强化意识、掌握常识，在档案日常管理中做好党建档案资料查阅使用的记录和转入转出的登记，避免出现移交漏洞，有效提高党支部党建档案管理的规范程度；通过对党支部党建档案管理工作的定期或不定期督导检查和干预整改，将一个循环周期内没能得到解决的问题转入下一循环，结合当前医院发展思路、基层党建工作要求以及文书档案管理特点，有效推动党支部党建档案管理质量和水平的持续提升。

PDCA循环是档案管理的重要工具，能够使档案管理工作更具条理化、标准化和程序化。但在实际开展公立医院党支部党建档案管理工作时，还是要充分做好这一质量管理工具的应用把握，避免因为阶段化、流程化的工作而产生惯性思维，忽略对档案管理人员主观能动性的充分发挥，忽略对档案管理新标准新要求的跟进学习。

六、结语

党支部党建档案作为公立医院基层党建工作的重要载体，是公立医院基层党组织标准化、规范化建设的重要组成部分。建立健全系统规范的党建档案资料，对于党支部总结经验、开展工作具有重要指导作用，有助于推动基层党建工作持续创新、不断突破、更具特色，实现基层党组织全面进步。将PDCA循环理念引入公立医院党支部党建档案管理工作中，运用科学的方法不断优化管理流程、完善管理制度、提高管理的质量和效率，能够促使党支部的党建档案管理工作尽快步入良性循环，切实提高公立医院基层党建档案管理工作的整体水平。